4.1. ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC CHỨC
Thụng tin là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, chớnh vỡ thế Lónh đạo cụng ty đó cú sự đầu tư thớch hợp vào tất cả cỏc hệ thống thụng tin: Chủ trương chớnh sỏch của Nhà nước với doanh nghiệp, cập nhật chế độ chớnh sỏch mới nhất của Nhà nước, giỏ cả thị trường, hệ thống thụng tin mụi trường, hệ thống thụng tin kế hoạch...
4.1.a. Đo lường hoạt động của tổ chức
Trong quỏ trỡnh hoạt động, Cụng ty cần thu thập nhiều loại thụng tin khỏc nhau, cú thể phõn loại cỏc thụng tin đú như sau:
* Thụng tin phản ỏnh quỏ trỡnh sản xuất: - Thụng tin về điều khiển quy trỡnh cụng nghệ - Thụng tin về tham số kỹ thuật của thiết bị
- Thụng tin vận hành thiết bị thực tế diễn ra hàng ngày
- Thụng tin về tỡnh trạng kỹ thuật và khả năng làm việc ổn định của thiết bị - Thụng tin về tỡnh trạng hỏng húc thiết bị và việc chuẩn bị phụ tựng thay thế - Thụng tin biến động của nguồn nguyờn liệu, nhiờn liệu, phụ gia, về số lượng cũng như chất lượng và giỏ cả, khả năng cung ứng của cỏc đơn vị.
- Thụng tin về sản lượng sản xuất hàng ngày, thỏng, năm. * Cỏc nguồn thu thập thụng tin
- Thu thập thụng tin từ cỏc Nghị quyết, chỉ thị, chớnh sỏch của Đảng, Nhà nước, chớnh quyền địa phương, nhất là cỏc chủ trương xõy dựng cơ sở hạ tầng.
- Thu thập thụng tin từ sỏch bỏo, tạp chớ, cỏc phương tiện truyền thụng đại chỳng để biết được cỏc dự ỏn mời thầu, tỡnh hỡnh giỏ cả vật tư, thiết bị, nhõn cụng.
- Thu thập thụng tin thụng qua khỏch hàng: cỏc chủ đầu tư, cỏc nhà thầu chớnh sẽ cung cấp cho cụng ty những dự ỏn sắp được triển khai, những yờu cầu về cụng nghệ mới trong xõy dựng... đồng thời là nơi để doanh nghiệp quảng bỏ sản phẩm, thương hiệu của mỡnh trong ngành xõy dựng cơ bản.
- Thụng tin được lấy từ chớnh trong nội bộ Cụng ty: Thụng qua bỏo cỏo đột xuất hay định kỳ của cấp đội: tuần, thỏng, quý, năm, cỏc phũng ban chuyờn mụn và lónh đạo cụng ty sẽ nắm được tỡnh hỡnh sản xuất của từng đơn vị và toàn Cụng ty, tỡnh hỡnh sử dụng cỏc nguồn tài nguyờn: tiền vốn, vật tư, thiết bị...để từ đú đưa ra những quyết định sản xuất kinh doanh cho phự hợp và kịp thời.
- Cụng ty đặt mua định kỳ cỏc loại sỏch bỏo, tạp chớ như: Lao động, nhõn dõn, phỏp luật, Cụng bỏo và cỏc bỏo địa phương để cập nhật cỏc thụng tin thời sự, tài chớnh, giỏ cả...
- Cụng ty cũng trang bị đầy đủ mỏy điện thoại cố định, điện thoại di động, mỏy Fax, mạng internet cho cỏc phũng ban, đơn vị để trao đổi thụng tin trong nội bộ, với khỏch hàng được nhanh chúng thuận lợi hơn.
- Cỏc phũng nghiệp vụ đều được cung cấp đầy đủ mỏy tớnh, cỏc chương trỡnh phần mềm chuyờn ngành hỗ trợ cho việc xử lý thụng tin hiệu quả.
- Cỏc nhõn viờn cỏc phũng ban được đào tạo sử dụng thành thạo mỏy vi tớnh và cỏc chương trỡnh ứng dụng như: Word, Excel, chương trỡnh kế toỏn CA2000,
chương trỡnh thiết kế đường bộ Auto Card- NOVA-NTD, chương trỡnh tớnh toỏn SAP 2000, chương trỡnh quản lý mỏy múc thiết bị, chương trỡnh lập dự toỏn xõy dựng cơ bản...
- Cỏc phũng đều cú cỏn bộ chuyờn trỏch thống kờ nhằm theo dừi cập nhật số liệu của đội bỏo cỏo về, tập hợp, phõn tớch để lónh đạo Cụng ty xem xột quyết định
- Mỗi đội cú một cỏn bộ thống kờ cú nhiệm vụ tập hợp và bỏo cỏo về cụng ty cỏc thụng tin ban đầu về tỡnh hỡnh sản xuất của đơn vị: Khối lượng, sản lượng hàng kỳ, tỡnh hỡnh thực hiện cỏc quy trỡnh quy phạm về đảm bảo chất lượng của sản phẩm; tỡnh hỡnh sử dụng, quản lý vật tư, thiết bị, tỡnh hỡnh thực hiện cỏc định mức sử dụng vật tư, thiết bị; tỡnh hỡnh thu nhập, quỹ lương...
4.1.b. Phõn tớch và xem xột hoạt động
* Cỏc phũng ban nghiệp vụ là những trung tõm xử lý thụng tin:
- Phũng Kế hoạch: xử lý cỏc thụng tin về thị trường việc làm, tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch, tiến độ trờn cỏc cụng trường.
- Phũng Vật tư: xử lý cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh sử dụng vật tư, thiết bị, chất lượng vật tư, thiết bị.
- Phũng nhõn chớnh: xử lý cỏc thụng tin về nhõn sự, an toàn lao động, tỡnh hỡnh thu nhập và đời sống của người lao động, tỡnh hỡnh thực hiện định mức lao động.
- Phũng kỹ thuật - chất lượng: xử lý cỏc thụng tin về cỏc quy trỡnh cụng nghệ mới, tỡnh hỡnh thực hiện cỏc qui trỡnh qui phạm quản lý kỹ thuật, chất lượng, sỏng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý húa sản xuất.
- Phũng Tài chớnh - kế toỏn: Là trung tõm xử lý tổng hợp toàn bộ cỏc thụng tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng thước đo tiền tệ và cỏc định chế tài chớnh.
+ Tổ chức xỏc minh tổng hợp, cung cấp thụng tin trong doanh nghiệp theo quy định để phục vụ cụng tỏc hạch toỏn và quản lý sản xuất.
+ Hướng dẫn, kiểm tra cỏc phũng ban đội sản xuất thực hiện đầy đủ những ghi chộp ban đầu, mở sổ sỏch cần thiết theo đỳng quy định của Nhà nước.
+ Thụng qua cụng tỏc kế toỏn giỳp Giỏm đốc cụng ty kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ quản lý kinh tế của cỏc phũng nghiệp vụ và cỏc đội sản xuất.
- So sỏnh với cỏc kỳ trước: Sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, chất lượng - So sỏnh với cỏc quy định, định mức của Nhà nước: Tỡnh hỡnh sử dụng lao động, sử dụng vật tư, thiết bị...
- So sỏnh với cỏc đơn vị cựng ngành nghề: qui mụ sản xuất, chất lượng sản phẩm, tiờu thụ sản phẩm...
Cỏc thụng tin do cỏc phũng ban xử lý được bỏo cỏo đến lónh đạo cụng ty hay xuống cấp đội bằng cỏc hỡnh thức:
- Bỏo cỏo trực tiếp bằng văn bản
- Bỏo cỏo qua hội nghị giao ban tuần, thỏng hay những cuộc họp đột xuất
4.1.c. Cải tiến hoạt động
Thụng qua việc phõn tớch và đo lường hoạt động của Cụng ty sẽ phỏt hiện được những nguyờn nhõn gõy ra cỏc sự cố và những sự cố cần phải khắc phục. Từ cỏc thụng tin đú, lónh đạo cụng ty sẽ cú điều kiện để đưa ra những quyết định quản lý kịp thời, đỳng đắn.
4.2. QUẢN Lí THễNG TIN, TRI THỨC VÀ CễNG NGHỆ THễNG TIN TIN
4.2.a. Dữ liệu thụng tin và quản lý tri thức
Cỏc thụng tin được truyền đi và lưu giữ tại cụng ty bằng hai hỡnh thức sau: Lưu trữ dưới dạng văn bản: Cỏc bỏo cỏo, cỏc thụng bỏo, cỏc quyết định hay cỏc hồ sơ giới thiệu về Cụng ty.
Lưu trữ bằng cụng cụ điện tử: trong ổ đĩa cứng của mỏy tớnh hay cỏc đĩa mềm, đĩa CD,VCD
4.2.b. Quản lý nguồn thụng tin và cụng nghệ
Thụng tin và dữ liệu theo chiều dọc được truyền tải tới cỏc phũng ban, đơn vị bao gồm cỏc vấn đề phải cú sự chấp thuận của lónh đạo cấp trờn. Trưởng cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm lưu trữ thụng tin trờn tuõn theo quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu và hồ sơ.
Thụng tin và dữ liệu theo chiều ngang như quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, quỏ trỡnh thi cụng... được cung cấp cho cỏc phũng ban, đơn vị trong kế hoạch thỏng, quớ, năm của toàn cụng ty và chi tiết cho từng đội sản xuất được gửi đến từng phũng ban, đội sản xuất để triển khai
Đội cú nhiệm vụ triển khai xuống tổ. Đội lập kế hoạch về sử dụng tiền vốn, vật tư, thiết bị và phương ỏn sản xuất kinh doanh để cỏc phũng ban xem xột tớnh hợp lý, hiệu quả và khả năng cung ứng cỏc nguồn lực theo tiến độ.
Trong quỏ trỡnh sản xuất đội phải tuõn thủ chế độ ghi chộp, mở sổ theo dừi, bỏo cỏo cỏc chỉ tiờu theo đỳng chế độ Nhà nước và quy định của Cụng ty.