CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
3.2 Thực trạng chủ đề nghiên cứu tại công ty
3.2.3 Hoạt động nhập khẩu tại công ty
Tác giả qua q trình trải nghiệm tại cơng ty, đã học hỏi và đút kết được quy trình nhập khẩu các thiết bị y tế, tác giả sẽ thể hiện sơ nét hoạt động nhập qua các nội dung
sau đây: diễn giải và phân tích quy trình, sau đó đưa ra đánh giá hoạt động theo quan điểm cá nhân.
* Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế của Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
HỒN TẤT THANH TỐN, NHẬN VÀ KIỂM TRA CÁC CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU
ĐẾN KNIGHT LOGISTICS LẤY LỆNH GIAO HÀNG
NHẬN HÀNG TRỰC TIẾP TẠI CƠNG TY
KIỂM TRA HÀNG HĨA
ĐÚNG SAI
Sơ đồ 3.1: Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế của Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
* Phân tích quy trình hoạt động nhập khẩu tại cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
a. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trước khi đi đến việc ký kết hợp đồng nhập khẩu, bộ phận kho và kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số lượng giữa kho và sổ sách kế tốn, sau đó chuyển số liệu về phịng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch đặt hàng và làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp điền form đặt hàng sau đó gửi nhà cung cấp, tiếp đến sau khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin của đơn hàng về mặt hàng, giá, thời gian giao, địa điểm giao và gửi lại cho công ty.
Sau khi nhà nhập khẩu nhận được đơn hàng từ nhà cung cấp thì hai bên tiến hành ký kết hợp động kinh tế. Mẫu hợp đồng số S008.2019/TVM-NS của công ty như sau: - Hợp đồng thương mại
- Số S008.2019/TVM-NS ký ngày 23/9/2019 - Bên người bán: Công ty NewStar Medical + Địa chỉ: 2 Orchard Turn, Singapore 238801 + Số điện thoại: +04 4 9812 766
+ Số Fax: +60 6 842 7333
+ Ngân hàng của người bán: HSBC Bank Singapore
- Bên người mua: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ + Địa chỉ: 244 Điện Biên Phủ, phường 2, quận 3, TP. Hồ Chí Minh + Số điện thoại: 0942.838.325
+ Số Fax: 0301444104
+ Người đại diện: bà Trần Thị Mỹ Dung
Các điều khoản chính trong hợp đồng gồm có: Bảng điều kiện hàng hóa:
- Mơ tả (tên, hình thức sản xuất, % trọng lượng tịnh, mã hàng, kích thước) và đóng gói (một gói bao nhiều kg, bao bì chất liệu gì, bao nhiều kgs/cnt)
- Số lượng thùng carton cho một mặt hàng (cnts) và trọng lượng của mặt hàng đó (kgs) - Đơn giá từng mặt hàng (USD/kg) theo điều kiện (CIF HCM)
- Tổng số tiền của từng mặt hàng
Điều khoản giao hàng:
- Cảng bốc hàng: Singapore port, Singapore - Cảng dở hàng: Cat Lai port, Việt Nam - Thời gian giao hàng: tháng 3/2020
Điều khoản thanh toán:
Thanh toán bằng phương thức thanh tốn L/C cho ngân hàng Đơng Á, sau đó nhận tồn bộ chứng từ nhập khẩu để láy được hàng
Các chứng từ yêu cầu:
- Hóa đơn thương mại do người xuất khẩu cấp - Trọn bộ vận đơn đường biển
- Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng/ trọng lượng bên người xuất khẩu phát hành
b. Hồn tất thanh tốn, nhận và kiểm tra chứng từ nhập khẩu
Nhà nhập khẩu tiến hành ở L/C trị giá mở L/C lúc đầu là 20% giá trị đơn hàng. Đơn vị mở L/C tại ngân hàng Đông Á – CN Bình Thạnh – TP.HCM với số tiền ký quỹ mở L/C là 20% giá trị của hợp đồng (13682 * 20% = 2763,4 USD) kèm theo bản sao hợp đồng ngoại thương và Giấy đề nghị mua ngoại tệ gửi lên ngân hàng
Trên L/C thể hiện nội dung chứng từ nhập khẩu, yêu cầu nhà xuất khẩu xuất trình đầy đủ bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu, thời gian giao hàng sớm nhất và trễ nhất…Sau khi hàng về thì nhà nhập khẩu tiến hành thanh tốn 80% giá trị L/C cịn lại và đồng thời nhận bộ chứng từ nhập khẩu mà nhà xuất khẩu gửi qua để tiến hành làm thủ tục nhận hàng TKHQ, đóng thuế, vận chuyển hàng về kho.
Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: - Hóa đơn thương mại 4 bản - Vận đơn đường biển 3 bản
- Giấy chứng nhận xuất xứ của nhà máy 1 bản gốc và 2 bản copy - Bảng kê hàng hóa 4 bản
- Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
- C/O form D do phòng thương mại và cơ quan độc lập khác của nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu bằng chuyển phát nhanh sau khi hàng về
- Tờ khai hải quan số 37585 được nhận sau khi bộ chứng từ về đến ngân hàng, đơn vị nhận bộ chứng từ và làm các thủ tục hải quan để nhạn hàng theo quy định.
Sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng HSBC Bank Singapore rằng người mua đã thanh toán tồn bộ số tiền cịn lại theo hợp đồng, cơng ty NewStar Medical sẽ tiền hành gửi B/L gốc cho nhà nhập khẩu công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ.
Sau khi được Knight Logistics gửi thông báo hàng đến, chủ hàng mang B/L gốc đến để lấy lệnh giao hàng.
Từ đây, công ty sẽ gặp phải một số chi phí phát sinh. Một số khoản phí phải đóng khi nhận D/O bao gồm: phí T.H.C (phụ phí xếp dở thu trên mỗi container cho các hoạt động làm hàng tại cảng như: xếp dở, tập kết container từ CY ra cầu tàu, lưu container tại cảng trong khoảng thời gian từ khi dở hàng khỏi tàu đến khi hàng được kéo ra khỏi cảng), phí chứng từ, phí vệ sinh container. Các phí này được thể hiện rõ trên Giấy báo hàng đến của hãng tàu cho từng lơ hàng. Sau khi đã thanh tốn tất cả các phí, nhân viên hãng tàu sẽ giao D/O gồm 4 bản, có đóng mộc ký phát của hãng tàu. Nhân viên của công ty kiểm tra lại bộ D/O trước khi rời khỏi hãng tàu: xem lại nội dung trên D/O đã đúng với vận đơn hay chưa, thời hạn hiệu lực của D/O, mộc của hãng tàu và các hóa đơn đóng tiền tại hãng tàu,… Tại hãng tàu, nhân viên giao nhận phải đóng các khoản phí sau đây:
- Phí D/O: 450.000 VNĐ - Phí THC: 1.700.000 VNĐ
Các thơng tin phải thật chính xác, nếu có sai sót nhân viên giao nhận phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại ngay lập tức vì nếu thơng tin trên D/O và B/L khơng giống nhau thì cảng sẽ khơng giao hàng cho cơng ty, dẫn đến mất phí lưu kho, lưu bãi khi khơng lấy hàng ra kịp thời gian quy định gây chậm tiến độ giao hàng của hàng hóa và gây tổn thất khơng cần thiết cho công ty. Sau khi chỉnh sửa xong, nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào D/O.
d. Nhận hàng trực tiếp tại công ty
Công ty Knight Logistics sẽ thay Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ khai báo hải quan và làm thủ tục lấy hàng cũng như giao hàng đến tận công ty của nhà nhập khẩu. Mọi cước phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục cũng như giao hàng sẽ được Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ thanh tốn theo đúng thỏa thuận giữa hai bên.
Cơng ty Knight Logistics yêu cầu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ giao một số loại chứng từ nhập khẩu, giấy giới thiệu của công ty cùng với Lệnh giao hàng để làm thủ tục Hải quan.
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, Cơng ty Knight Logistics phải mang tồn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lại D/O. Sau khi có xác nhận D/O, Cơng ty Knight Logistics lấy phiếu xuất kho và nhận hàng, vận chuyển hàng về công ty của nhà nhập khẩu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
e. Kiểm tra hàng hóa
Sau khi hàng về đến cơng ty, bộ phận quản lý kho và hàng hóa sẽ kiểm tra lơ hàng nhập xem có đúng yêu cầu chưa. Hàng có bị lỗi hay sai mẫu đơn hàng khơng, chất lượng cũng như tình trạng lơ hàng cịn ngun vẹn hay khơng. Sau đó tiến hành thành tốn 80% giá trị còn lại của L/C theo đúng thảo thuận
Các chứng từ được ngân hàng yêu cầu xuất trình bao gồm vận đơn gốc số HCMY – 18L17569, tồn bộ hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Nếu hàng khơng có vấn đề gì thì tiến hành nhập kho để xuất bán cho khách hàng. Còn trường hợp nếu hàng bị lỗi hay gặp bất cứ vấn đề nào vi phạm hợp đồng. Công ty sẽ đề xuất khiếu nại với nhà xuất khẩu Cơng ty NewStar Medical để có những đền bù thích đáng theo đúng thỏa thuận hợp đồng.