CHƢƠNG 3 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.4. Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001 tạ
3.4.3.3. Trao đổi thông tin
Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì thủ tục thơng tin liên lạc nội bộ và bên ngồi về các khía cạnh mơi trường có ý nghĩa và Hệ thống QLMT của tổ chức. Vì vậy PLC cần xây dựng kênh trao đổi thơng tin nội bộ và bên ngoài nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của Hệ thống QLMT.
Trao đổi thông tin nội bộ:
Thông tin nội bộ là thông tin giữa các cá nhân, bộ phận, các cấp liên quan đến Hệ thống QLMT của công ty.
Bảng 3.14: Ví dụ các loại thơng tin nội bộ STT Tên thơng tin
1 Chính sách môi trường
2 Mục tiêu và chỉ tiêu môi trường 3 Chương trình mơi trường
4 Các quy trình hướng dẫn vận hành HTQLMT 5 Hệ thống quản lý môi trường
6 Kết quả quan trắc môi trường
7 Biên bản cuộc họp của ban lãnh đạo 8 Kết quả đánh giá của tổ chức bên ngoài 9 Kết quả đánh giá nội bộ
10 Kết quả xem xét của lãnh đạo
11 Tổng hợp các khía cạnh mơi trường 12 Các khía cạnh mơi trường có ý nghĩa
Thông tin liên lạc nội bộ là kênh thông tin đa chiều từ lãnh đạo xuống dưới và từ các phịng ban chức năng của cơng ty phản ánh lên. Tại PLC, phòng kỹ thuật phụ trách về cơng tác mơi trường vì vậy trong kênh thơng tin liên lạc nội bộ Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm tiếp nhận các thông tin liên quan đến môi trường thuộc nội bộ của công ty và xử lý trong phạm vi của mình đồng thời phải báo cáo với Lãnh đạo công ty, ban ISO nếu thấy cần thiết.
Các phương pháp trao đổi thông tin nội bộ như sau:
- Tại các cuộc họp cấp phịng ban hoặc họp chun mơn. - Thông tin về các yếu tố của Hệ thống QLMT trên các bản tin. - Đưa lên trang Web nội bộ.
- Báo cáo nội bộ định kỳ về tình hình thực hiện Hệ thống QLMT.
- Lập đường dây điện thoại nội bộ để cung cấp các thông tin về Hệ thống QLMT và để phản hồi hoặc khuyến nghị cải tiến hệ thống.
- Kênh thông tin liên lạc giữa các nhân viên mơi trường với các cấp, phịng ban liên quan về chương trình quản lý mơi trường và các nỗ lực để ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục.
Quy trình trao đổi thơng tin nội bộ:
- Cán bộ phụ trách môi trường của công ty chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì các kênh thơng tin về các khía cạnh mơi trường có ý nghĩa và Hệ thống QLMT tới Nhà máy, Kho trung chuyển.
- Cán bộ phụ trách môi trường của công ty thông tin với Tổng giám đốc, ban ISO, phịng Tổ chức hành chính các thơng tin về hoạt động mơi trường hoặc các yêu cầu bên ngồi có thể ảnh hưởng đến hình ảnh hoặc hoạt động kinh doanh của PLC.
- Cán bộ phụ trách môi trường của cơng ty duy trì địa chỉ email, số điện thoại nội bộ để tiếp nhận các câu hỏi, thông tin và các kênh thông tin liên lạc khác từ các đơn vị gửi đến.
Trao đổi thơng tin bên ngồi:
Thơng tin bên ngồi: được hiểu là thông tin mà công ty cung cấp hoặc trả lời cho các bên hữu quan, cá nhân, tổ chức hoặc cộng đồng về các nội dung liên quan đến Hệ thống QLMT của cơng ty.
Bảng 3.15: Ví dụ các loại thơng tin bên ngồi STT Tên thơng tin
1 Chính sách mơi trường
2 Mục tiêu, chỉ tiêu mơi trường (có sự cho phép từ người có thẩm quyền) 3 Khía cạnh mơi trường đáng kể (có sự cho phép từ người có thẩm quyền 4 Chương trình mơi trường (bảo vệ tài nguyên thiên nhiên, môi trường) 5 Các khiếu nại, các đề nghị, tin tức báo chí
6 Sự cố về mơi trường (nếu có): khi xảy ra và khi đã giải quyết xong. 7 Tình trạng khẩn cấp xảy ra
(Nguồn: Trung tâm năng suất Việt Nam)
Quy trình về cách thức tiếp nhận, lập văn bản phản hồi thông tin liên lạc ra bên ngoài được xây dựng như sau:
Tiếp nhận và đánh giá thông tin:
- Phịng tổ chức hành chính có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin dưới các hình thức bằng văn bản, email, điện thoại, tiến hành cập nhật lưu hồ sơ.
- Trong trường hợp cán bộ, nhân viên trong công ty thuộc các đơn vị, phòng ban khác tiếp nhận thơng tin, cần báo cáo lại cho phịng tổ chức hành chính dưới hình thức văn bản, email hoặc điện thoại.
- Phịng tổ chức hành chính tiến hành báo cáo lại các thông tin thu nhận được đến Lãnh đạo công ty.
- Nếu các thông tin liên quan đến mơi trường, phịng Kỹ thuật có trách nhiệm thu thập các thông tin liên quan, thiết lập bản thảo nội dung để trả lời cho các bên hữu quan theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty.
Phương pháp cung cấp thơng tin ra bên ngồi:
- Thơng tin về mơi trường được cung cấp ra bên ngồi dưới hình thức Email, Website của cơng ty hoặc bằng văn bản chính thức.
- Ngồi ra, cơng ty cũng cần tự nguyện thông báo ra cộng đồng các nội dung môi trường như:
+ Báo cáo kết quả hoạt động mơi trường ra bên ngồi. + Thông tin liên lạc qua các báo cáo với các cổ đông. + Tạo đường dây nóng thơng tin liên lạc ra bên ngoài. + Đưa lên các trang Web bên ngoài.
+ Trình bày tại các cuộc họp ngành, của Tổng công ty,… về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức.