CHƢƠNG 3 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.4. Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001 tạ
3.4.3.5. Kiểm soát tài liệu
Thiết lập tài liệu:
Tài liệu công ty:
Thành viên Ban ISO hoặc người được chỉ định chịu trách nhiệm soạn thảo tài liệu. Trưởng ban ISO hoặc người được chỉ định chịu trách nhiệm phê duyệt tài liệu.
Trước khi phát hành, ban ISO thông báo tới các phịng ban, đơn vị (thơng qua thư điện tử) và nhận phản hồi (nếu có) từ các phịng ban, đơn vị. Dựa vào đó sẽ kiểm tra, sửa đổi nếu cần thiết.
Tài liệu các phòng ban, đơn vị:
Nhân viên phụ trách ISO 14001 trong phòng ban, đơn vị hoặc người được chỉ định chịu trách nhiệm soạn thảo tài liệu. Trưởng phòng hoặc người được chỉ định chịu trách nhiệm phê duyệt tài liệu.
Trước khi phát hành, các phòng ban, đơn vị gửi tài liệu đến ban ISO (thông qua thư điện tử) và nhận phản hồi (nếu có) từ ban ISO. Dựa vào đó sẽ kiểm tra, sửa đổi nếu cần thiết.
Phân phối tài liệu:
Tài liệu công ty: Ban ISO chịu trách nhiệm phân phối bản photo các tài liệu đến các phòng ban, đơn vị liên quan. Tài liệu phân phối phải được kiểm sốt thơng qua con dấu kiểm soát.
Tài liệu các phòng ban, đơn vị: Phòng ban, đơn vị phát hành chịu trách nhiệm gửi bản photo tài liệu đến ban ISO. Và có thể phân phối cho các phịng ban khác khi cần thiết. Các bản tài liệu phối phối phải được đóng dấu kiểm sốt.
Bảng 3.15: Đề xuất bảng kiểm sốt phân phối tài liệu mơi trƣờng TT Số tài liệu Tên tài liệu Phòng nhận Ngày nhận Số lƣợng Xác nhận Ghi chú 1 2 3
Kiểm soát tài liệu:
Tài liệu phải được kiểm soát đảm bảo các yêu cầu sau: - Có thể xác định được vị trí để tài liệu.
- Các văn bản của tài liệu ln sẵn sàng có khi cần thiết.
- Các tài liệu lỗi thời cần được loại bỏ nhanh chóng khỏi tất cả các điểm phát hành và các điểm sử dụng, tránh việc vô ý sử dụng nhầm.
- Tất cả các tài liệu kiểm soát cần được xem xét ít nhất một năm một lần và sửa đổi khi cần thiết.
- Trách nhiệm liên quan đến việc biên soạn và sửa đổi các loại tài liệu cần được thiết lập và duy trì.
- Tài liệu trong tồn cơng ty phải được sử dụng một cách nhất quán, phải dễ đọc, có ngày tháng soát xét.
- Thiết lập danh mục tài liệu để dễ dàng kiểm soát.
Bảng 3.17: Đề xuất bảng kiểm sốt tài liệu mơi trƣờng
Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt
TT Số tài liệu Tên tài liệu Nơi lƣu trữ Thời gian lƣu giữ Ghi chú
1 2 3