STT Phƣờng Sổ mục kê Sổ địa chính Sổ theo dõi biến động Sổ cấp GCN 1 Tân Phú 5 7 5 6 2 Đồng Tâm 2 3 2 2 3 Đồng Tiến 3 4 3 3 4 Tân Phƣớc 4 3 2 2 5 Tân Hƣng 2 2 2 2
6 Tân Lợi 3 2 2 2 7 Tân Hòa 3 2 2 2 8 Tân Lập 4 3 3 3 9 Tân Tiến 4 3 3 3 10 Thuận Phú 3 3 2 3 11 Thuận Lợi 3 3 3 3 Tổng 36 35 29 31
( Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Đồng Phú)
Trên địa bàn huyện hiện nay đang hoàn thiện dần hồ sơ địa chính, hầu nhƣ các xã, thị trấn đều đã có hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính chủ yếu đƣợc theo dõi thủ công trên các file giấy, chƣa có sự liên kết nhiều giữa cơ quan chuyên môn và các xã, thị trấn. Do đó, cần sự đồng bộ, kết nối, cập nhật giữa bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính.
Việc cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính đã dần đi vào nề nếp nhƣng với tình hình biến động đất đai trên địa bàn huyện diễn ra mạnh mẽ nhƣ hiện nay thì việc quản lý, cập nhật và chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính vẫn chƣa theo kịp những biến động hàng ngày của thửa đất. Vì vậy cần có những giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ địa chính.
2.3.2.3. Cơng tác thống kê, kiểm kê đất đai
Công tác thống kê, kiểm kê đất đai giúp Nhà nƣớc nắm chắc số lƣợng cũng nhƣ các biến động đất đai, có sự chỉnh lý biến động kịp thời, phục vụ yêu cầu kế hoạch hóa phát triển nền kinh tế. Cơng tác thống kê, kiểm kê đất đai đƣợc thực hiện theo Thông tƣ 28/2014/TT-BTNMT ngày 02/06/2014 quy định về thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
Công tác thống kê đất đai: Đƣợc các xã,thị trấn tiến hành vào ngày 01/01 hàng năm (trừ năm kiểm kê) và nộp báo cáo lên UBND huyện. Sau khi nhận đƣợc báo
cáo kết quả TKĐĐ của UBND cấp phƣờng, UBND huyện tiến hành TKĐĐ trừ năm tiến hành kiểm kê.
Nhìn chung, cơng tác thống kê trên địa bàn huyện từ giai đoạn 01/01/2013 đến 31/12/2017 đƣợc thực hiện tốt, đúng theo tiến độ và đảm bảo đúng nội dung, trình tự hƣớng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Các số liệu phản ánh đúng tình hình biến động của các loại đất, có cơ sở pháp lý cao.
Đến nay, huyện đã tiến hành thống kê đất đai của huyện đƣợc triển khai khá tốt. Chất lƣợng thống kê đất đai từng bƣớc đƣợc nâng cao công tác này là tài liệu quan trọng, phục vụ đắc lực trong công tác quản lý Nhà nƣớc về đất đai trên địa bàn.
2.3.2.4. Ứng dụng tin học
Trên thực tế tại tỉnh Bình Phƣớc nói chung và tại huyện Đồng Phú nói riêng chƣa có sự thống nhất về phƣơng pháp quản lý và khai thác, phƣơng pháp lƣu trữ, cập nhật và chỉnh lý các thơng tin khi có biến động về sử dụng đất, thửa đất. Hạn chế lớn nhất của Chi nhánh VPĐKĐĐ là thông tin không thống nhất, thiếu đồng bộ.
Năm 2013 đến 2015 công tác cấp GCN chủ yếu là thủ công (Word, Excel), in GCN thủ công bằng phần mềm Microstation dẫn đến hay sai sót.
Cơng tác lƣu trữ, hồ sơ địa chính vẫn dùng Word, Excel và lƣu trữ dạng giấy là chính.
Cơng tác đo đạc sử dụng Auto Cad là chính, đến cuối năm 2014 và năm 2015 đƣợc bổ sung phần mềm Trimmap, Microstation.
Đến giai đoạn năm 2016 đến nay công tác đo đạc vẫn sử dụng phần mềm Trimmap, Microstation.
Công tác cấp GCN đã đƣợc đầu tƣ phần mềm xử lý hồ sơ dựa trên nền tảng Excel ( do các chuyên viên Chi nhánh văn phòng Đăng ký đất đai thị xã Đồng Xoài thực hiện), phần mềm đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng , nâng cấp nhanh, ít sai sót, hiệu quả đạt năng xuất cao.
2.3.3. Đánh giá thực trạng hoạt động của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Đồng Phú huyện Đồng Phú
2.3.3.1. Kết quả đạt được
Sau hơn 2 năm đƣợc thành lập và đi vào hoạt động Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Đồng Phú dƣới sự phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc, Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan bƣớc đầu đã phát huy đƣợc hiệu quả.
- Viê ̣c cấp giấy chƣ́ng nhâ ̣n quyền sƣ̉ du ̣ng đất đối với các loa ̣i đất đã đƣợc tiến hành cho hầu hết các xã, thị trấn và đến nay tỷ lệ cấp đạt đƣợc rất cao. 01/12/2015 đến 01/7/2018 thì tổng số hồ sơ cấp GCN QSDĐ văn phòng giải quyết đƣợc là 3090 hồ sơ đạt 112%, vƣợt so với kế hoạch đƣợc giao.
- Hồ sơ địa chính ngày càng hồn thiện, đến nay huyện đã có 36 sổ mục kê, 35 sổ địa chính, 29 sổ biến động, 31 sổ cấp giấy. Các loại giấy tờ đã có tính đồng bộ chun mơn hóa. Việc cập nhật biến động, quản lý dữ liệu địa chính đã có chuyển biến, dần đi vào nề nếp nhất là biến động về chuyển nhƣợng, thừa kế, tặng cho,… quyền sử dụng đất nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời khi cần thiết cho các cơ quan, đơn vị có liên quan.
- Thống kê, kiểm kê đất đai đƣợc huyện quan tâm, chỉ đạo thực hiện. Những thơng tin thống kê, kiểm kê đã góp phần giúp huyện đƣa ra đƣợc các phƣơng án quy hoạch và sử dụng đất hợp lý hơn cho các kỳ thống kê kiểm kê đất tiếp theo.
- Có sự thống nhất về trình tự thủ tục chun mơn, đảm bảo đúng quy định của pháp luật trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại chi nhánh. Thời gian thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai đƣợc rút ngắn chỉ còn 1/2 so với trƣớc đây, thủ tục hành chính đã đƣợc rút ngắn loại bỏ những loại giấy tờ, thành phần hồ sơ không cần thiết, chất lƣợng giải quyết hồ sơ ngày càng nâng lên đã góp phần giảm thiểu sự chờ đợi cho ngƣời dân, góp phần giảm bớt tình trạng nhũng nhiễu trong giải quyết thủ tục hiện nay. UBND tỉnh Bình Phƣớc đã ban hành Bộ thủ tục hành chính số kèm theo Quyết định số 1853 ngày 01/8/2017 thay thế Bộ thủ tục hành chính số
kèm theo Quyết định số 3141 ngày 05/12/2016, đồng thời Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc cũng ban hành Quyết định số 01/QĐ-VPĐKĐĐ ngày 05/01/2018 ban hành Quy trình cơ chế phối hợp trong việc giải quyết hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đấtcủa hộ gia đình, cá nhân thuộc thẩm quyền ký Giấy chứng nhận của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và thực hiện công tác chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong nội bộ Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc.
- Hồ sơ về đất đai đƣợc kiểm tra chặt chẽ về tính pháp lý, quản lý tốt việc biến động đất đai.
- Có sự điều hành tập trung, sự chỉ đạo của cấp trên. Các cơ quan ban ngành có sự phối hợp chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh. Việc theo dõi, kiểm tra đôn đốc cũng nhƣ hƣớng dẫn chuyên môn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp GCN, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính,… trong Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai đƣợc quan tâm hơn.
Từ đó, dần khắc phục đƣợc những hạn chế của hệ thống Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất ở hai cấp trƣớc đây.
2.3.3.2. Hạn chế và khó khăn
Tuy đã có rất nhiều cố gắng trong công tác đăng ký đất đai và cũng đã đạt đƣợc những kết quả đáng khích lệ. Nhƣng do mới đi vào hoạt động theo mơ hình mới nên Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai vẫn cịn một số hạn chế, khó khăn cần đƣợc chấn chỉnh, khắc phục nhƣ:
- Việc tiếp cận, nhận thức các văn bản luật và các văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật Đất đai 2013 chƣa thống nhất, vẫn cịn sai sót, phải điều chỉnh nhiều lần, nhất là các hồ sơ đăng ký biến động, tách thửa, chuyển nhƣợng QSDĐ,.…
- Trụ sở làm việc của Chi nhánh VPĐKĐĐ chật hẹp, ngƣời lao động đông, số lƣợng hồ sơ nhiều.
- Nhân lực trong chi nhánh văn phòng đã đƣợc bổ sung, nhƣng việc tập trung hồ sơ theo mơ hình mới ở VPĐKĐĐ một cấp làm cho khối lƣợng hồ sơ quá tải nên
tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn ở địa phƣơng vẫn còn nên chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao.
- Cơ chế tài chính của chi nhánh văn còn chƣa phù hợp. Nguồn thu từ hoạt động của văn phòng còn hạn chế mà các khoản phải chi thì rất nhiều nhƣ: Tiền lƣơng; tiền công; các khoản phụ cấp lƣơng; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; dịch vụ cơng cộng; văn phịng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn; sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định,....
2.3.4 Tổng hợp ý kiến đánh giá về hoạt động của Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Đồng Phú Đồng Phú
Các nội dung lấy ý kiến của ngƣời dân đối với dịch vụ hành chính cơng trong đăng ký đất đai bao gồm:
2.3.4.1. Mức độ cơng khai thủ tục hành chính
Trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính đối với lĩnh vực đất đai thì thủ tục giải quyết hồ sơ công khai, rõ ràng là cơ sở đảm bảo cho Chi nhánh VPĐK vận hành theo đúng quy trình. Tại trụ sở Văn phịng và các chi nhánh đã niêm yết công khai những văn bản pháp quy, các thủ tục hành chính thuộc nhiệm vụ giải quyết của Văn phòng theo quy định hiện hành, trong đó cơng khai rõ: Thành phần hồ sơ, số bộ, thời gian giải quyết hồ sơ, nghĩa vụ tài chính (phí và lệ phí)... Đồng thời TTHC cũng đƣợc đăng tải trên trang cổng thông tin điện tử của tỉnh, ngƣời sử dụng đất có thể xem các quy trình thủ tục và tải các biểu mẫu trực tiếp trên các trang thông tin điện tử này.
2.3.4.2. Điều kiện cơ sở vật chất của Chi nhánh
Việc đánh giá cơ sở vật chất của Chi nhánh là nhận xét,đánh giá khách quan của ngƣời dân khi đến liên hệ công việc.