1. Khi doanh nghiệp xác định chắc chắn một khoản dự phòng cho cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp , khi trích lập, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 352- Dự phòng phải trả
2. Khi xác định chắc chắn một khoản dự phòng phải trả cần lập cho một hợp đồng có rủi ro lớn, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 352- Dự phòng phải trả
3.Khi doanh nghiệp xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6415) Có TK – Dự phòng phải trả
4. Khi doanh nghiệp xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí bảo hành công trình, ghi:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Có TK – Dự phòng phải trả
5. Khi xác định chắc chắn một khoản dự phòng phải trả cần lập khác tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 352- Dự phòng phải trả
6.Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu:
(1) Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền, ghi: Nợ TK 352- Dự phòng phải trả
Có các TK 111, 112, 331
(2) Khi phát sinh các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…, ghi:
(3) Trường hợp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình:
Nợ các TK 621, 622, 623, 627
Nợ TK 133- Tjuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 152, 153, 214, 331, 334, 338… + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí, ghi:
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có các TK 621, 622, 623, 627
+ Khi sửa chữa, bảo hành hàng hoá, sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 –Chi phí bán hàng (Phần còn thiếu) Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung (Phần còn thiếu)
Có TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (4) Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:
+ Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ và chi phí bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 –Chi phí bán hàng (Phần còn thiếu) Nợ TK 811- Chi phí khác (Phần còn thiếu)
Có TK 336- Phải trả nội bộ
+ Khi doanh nghiệp trả tiền cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ, ghi: Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ
Có các TK 111, 112
7. Cuối kỳ kế toán , doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập:
(1) Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì chênh lệch lớn hơn được ghi nhận vào chi phí trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6415)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK TK 352– Dự phòng phải trả
(2) Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì chênh lệch nhỏ hơn đượcổhàn nhập ghi giảm chi phí trong kỳ, ghi:
Nợ TK 352- Dự phòng phải trả
Có TK 641- Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
(3) Hết thời hạn bảo hành công trình xây lắp, nếu công trình không phải bảo hành, hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập lại, ghi:
Nợ TK 352- Dự phòng phải trả Có TK 711- Thu nhập khác
8. Trong trường hợp doanh nghiệp được một bên thứ ba chấp nhận bồi hoàn thanh toán chi phí bảo hành, khi doanh nghiệp nhận được tiền, ghi:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711 – Thu nhập khác