LỊCH
Chuẩn bị cho hướng dẫn tham quan du lịch là một yêu cầu nghiệp vụ rất quan trọng của mỗi HDV. Quá trình chuẩn bị với các thao tác nghiệp vụ sẽ giúp HDV tự tin và dễ dàng trong hoạt động hướng dẫn tham quan du lịch: quá trình đó bao gồm các hoạt động sau đây:
10.1. Lập tuyến tham quan du lịch
Việc lập tuyến tham quan phải dựa vào nguồn tài nguyên du lịch có thể khai thác, dựa vào nhu cầu của khách du lịch và khả năng cung cấp các dịch vụ cho khách du lịch tại các điểm đến.
Quá trình lập tuyến tham quan du lịch cần được bắt đầu bằng việc tìm hiểu, nghiên cứu tư liệu liên quan tới điểm du lịch, các đối tượng có thể lựa chọn cho tham quan cùng với các tài liệu về lịch sử, văn hoá, kinh tế - xã hội của địa phương có điểm du lịch.
Hướng dẫn viên cần thẩm định, hệ thống hóa và lưu giữ những thông tin tư liệu đó một cách khoa học để có thể sử dụng lâu dài.
Sau khi đã có những hiểu biết về nguồn tài nguyên du lịch, về các khả năng lập tuyến tham quan, cần xác định mục đích của các chuyến tham quan du lịch. Mục đích chuyến tham quan du lịch phản ánh những nhu cầu nhất định của khách du lịch mà vì nó, khách bỏ tiền ra mua chương trình du lịch của doanh nghiệp. Vì vậy, xác định mục đích chuyến tham quan có ý nghĩa rất quan trọng.
Việc tìm hiểu xem xét đối tượng tham quan cả trong tài liệu, lời kể và xem xét trực tiếp là bước kế tiếp của HDV du lịch.
HDV cần lựa chọn các đối tượng tham quan cho khách theo tuyến tham quan du lịch. Khi lựa chọn cần chú ý những điều sau:
- Những đối tượng tham quan phải theo hành trình tham quan của đoàn: hành trình này phải được sắp xếp khoa học, hợp lý
- Đối tượng tham quan trên lộ trình, tại các điểm du lịch…cần tránh sự trùng lặp, giống nhau, dễ gây nhàm chán cho khách.
Số lượng các đối tượng tham quan cần lựa chọn cho vừa phải so với độ dài thời gian của toàn chuyến tham quan, với nhu cầu của khách, trạng thái sức khỏe, tâm lý của khách và loại phương tiện di chuyển
39
- Cần lựa chọn các đối tượng tham quan chủ yếu và bổ sung theo mục đích, loại hình tham quan để có thể căn cứ vào tình hình cụ thể mà giới thiệu cho khách những đối tượng tham quan cần thiết.
Lập tuyến tham quan được xác định bắt đầu từ khi đoàn khách rời cơ sở lưu trú bằng phương tiện hay đi bộ đến đối tượng tham quan. Tuyến tham quan được lập cần đảm bảo tính hệ thống và logic cho việc tìm hiểu của khách, tránh sự phân tán rời rạc, không xác định được chủ đề của chuyến tham quan. Mặc khác phải tuân thủ theo trình tự thời gian hay theo chủ đề, thông thường từ đối tượng tham quan này đến đối tượng tham quan khác thời gian di chuyển của khách trong khoảng 10 đến 15 phút.
10.2. Chuẩn bị nội dung thuyết minh
Chuẩn bị nội dung thuyết minh không chỉ là việc soạn các bài thuyết minh mà còn là quá trình chuẩn bị các tài liệu, số liệu liên quan tới tuyến tham quan điểm du lịch…
Việc chuẩn bị nội dung thuyết minh do HDV đảm nhiệm và có thể có sự tham gia của các chuyên gia.
Mục đích của bài thuyết minh được chuẩn bị là thông tin cho khách du lịch về đối tượng tham quan theo nhu cầu tìm hiểu của khách như: văn hoá, lễ hội, tập quán, tôn giáo, nghệ thuật truyền thống….
Ngoài bài thuyết minh, HDV cần chuẩn bị một số nội dung liên quan để sẵn sàng bổ sung thông tin cho bài thuyết minh, trả lời các câu hỏi, giải đáp thắc mắc cho khách không chỉ tại các đối tượng tham quan mà cả trên đường di chuyển, nghỉ ngơi… 10.2.1. Bài thuyết minh
Nội dung bài thuyết minh phải thể hiện những thông tin cơ bản và cần thiết, phù hợp với các mục đích của chuyến tham quan theo một trình tự nhất định mà khách du lịch cần được cung cấp.
*Cấu trúc thông thường của bài thuyết minh bao gồm các phần sau đây: Mở đầu
Cần giới thiệu ngắn gọn và bản thân HDV, người điều khiển phương tiện. Nếu thủ tục này đã thực hiện trong buổi đón khách thì cần chào hỏi và bày tỏ sự vui mừng khi gặp lại khách. HDV cần thông báo chương trình của chuyến tham quan. Sau đó HDV tìm hiểu tâm trạng khách và sẵn sàng trả lời câu hỏi nếu có.
Đồng thời HDV tranh thủ tìm hiểu về đoàn khách nhất là nghề nghiệp, quốc tịch, sở thích tạo mối thân tình từ hai phía.
40
Phần mở đầu cần phải ngắn gọn nhưng xúc tích và không chỉ là hình thức có tính thủ tục trong giao tiếp mà qua đó thể hiện cả sự trân trọng khách của HDV.
Nội dung
Nội dung của bài thuyết minh là phần cốt lõi, chiếm dung lượng câu chữ nhiều nhất trong toàn bộ bài thuyết minh. Nó chứa thông tin về từng đối tượng tham quan nhưng phải trong một chỉnh thể thống nhất, theo một chủ đề lớn phù hợp với mục đích của chuyến tham quan. Các vấn đề trong nội dung thông tin cần được trình bày trong giới hạn thời gian và không gian một cách logic, có tỷ lệ hợp lý theo đối tượng tham quan chủ yếu và các đối tượng tham quan bổ sung. Cũng vì thế, HDV phải xác định được những thông tin chủ yếu cần đưa ra và những thông tin khác có thể tuỳ hoàn cảnh để đưa ra cho đủ liều lượng không làm cho khách mệt mỏi vì phải tiếp thu quá nhiều thông tin hay hụt hẫng vì quá ít thông tin. Điều này cũng phụ thuộc vào kiến thức, sự thông minh và kinh nghiệm của từng HDV, sự đòi hỏi từ phía khách du lịch.
Kết luận
Cuối cùng bài thuyết minh phải có phần kết luận, trong đó HDV phải đánh giá khái quát vấn đề đã giới thiệu trong chuyến tham quan du lịch. Phần này phải làm nổi rõ một lần nữa mục đích của chuyến tham quan đã đạt được đến mức nào. Mặt khác, nội dung thông tin tuyên truyền cho chuyến tham quan tiếp theo và những lời nhắn nhủ mời gọi cũng được thể hiện ở đây cùng với lời cảm ơn của HDV.
Chú ý: nội dung bài thuyết minh không được đưa ra những kết luận, đánh giá phi khoa học, thiếu cơ sở, thiếu độ tin cậy cũng như cần tránh những thông tin quá cũ, lạc hậu. Các tư liệu sử dụng trong bài thuyết minh phải gắn liền với việc chỉ dẫn, minh chứng. Một yêu cầu có tính nguyên tắc cần thể hiện trong bài thuyết minh là phải thể hiện tính Đảng, tính liên hệ với thực tiễn.
10.2.2. Những nội dung khác
Bài thuyết minh được chuẩn bị theo tuyến tham quan dựa vào các đối tượng tham quan trên tuyến, tại địa điểm du lịch, dựa vào độ dài thời gian, cơ cấu và thành phần của khách. Song, một bài thuyết minh dù chuẩn bị kỹ đến đâu cùng không thể bao trùm mọi vấn đề thông tin trực tiếp hay gián tiếp. Vì vậy, HDV cần chuẩn bị sẵn một số nội dung khác liên quan, ở mức độ khác nhau, để có thể kịp thời đáp ứng những tình huống trong tham quan:
41
- Trả lời những câu hỏi, những thắc mắc của khách du lịch về những vấn đề mà họ quan tâm, đôi khi không liên quan trực tiếp đến chuyến du lịch, điểm du lịch, tới các đối tượng tham quan được giới thiệu.
- Trong những hoàn cảnh nhất định có tình huống liên quan tới các thông tin của HDV tại điểm hay người giới thiệu tại chỗ.
Ví dụ: khi thăm những ngôi đình, miếu, chùa cổ, khách có thể hỏi những vấn đề liên quan tới tôn giáo, lễ hội, tập quán của các dân tộc Việt Nam. Cũng có khi trong những chuyến tham quan rừng quốc gia, khách hỏi những vấn đề về văn hoá các dân tộc ít người với việc canh tác nương rẫy, đời sống, giáo dục, hay hậu quả chiến tranh. 10.2.3. Chuẩn bị cho chuyến tham quan du lịch
Việc chuẩn bị cho chuyến tham quan du lịch cũng có tầm quan trọng không nhỏ, góp phần vào thành công của chuyến tham quan nói chung và công việc của HDV nói riêng. Trước tiên dù là chuyến tham quan du lịch ngắn ngày hay nhiều ngày, HDV cần chuẩn bị và thực hiện những công việc sau:
* Đối với HDV:
- Chuẩn bị tư trang (trang phục phù hợp với chuyến tham quan, túi cặp, đèn pin, các đồ dùng khác).
- Kiểm tra sự sẵn sàng của các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ vận chuyển, ăn uống, giải trí…
- Chuẩn bị những giấy tờ cần thiết (chú ý tới giấy phép tham quan, chụp ảnh ở những đối tượng tham quan được qui định).
- Chuẩn bị tiền thanh toán, mua vé…và chuẩn bị cả đồ uống dọc đường…
- Tranh thủ xem lại nội dung thuyết minh về tuyến điểm tham quan sắp thực hiện, nhất là những thông tin quan trọng, những con số…
- Có mặt trước nơi hẹn khách để xuất phát đi tham quan ít nhất là 15 phút, đảm bảo cho sự sẵn sàng của khách.
* HDV cần thông báo để khách chuẩn bị:
- Thời gian và địa điểm xuất phát tham quan, phương tiện vận chuyển khách tới địa điểm tham quan, độ dài thời gian cũng như khoảng cách từ nơi xuất phát tới đối tượng tham quan bằng phương tiện.
- Trang phục phù hợp với điểm du lich, với đối tượng tham quan khác nhau và các phương tiện có thể sử dụng cho chuyến tham quan du lịch.
42
- Chuẩn bị tiền (ngoại tệ hoặc chuyển đổi ra tiền địa phương) ở những nơi có thể mua hoa, hương hay mua đồ lưu niệm.
43