a. Đặc điểm và công tác tổ chức nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty
Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng một khối lợng chủng loại vật rất lớn. Công ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu công cụ dụng cụ khác nhau cho quá trình sản xuất nh thép các loại: thép góc, thép vuông, thép lá, thép inox… nhôm, đồng, bi, gang. Các chi tiết mua ngoài cửa khóa, các loại hoá chất, dầu xăng…. do đó việc tổ chức, quản lý tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng hết sức khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải có trình độ, trách nhiệm trong công việc.
Vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nớc không tự sản xuất, chất lợng không cao mà phải nhập ngoại nh thép lá của Nga, hợp kim, bi…có loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất cồng kềnh nh gang, đồng… có loại khó bảo quản, dễ hỏng nh hoá chất. Từ những đặc điểm này của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi công ty phải có một kho tàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lợng, chất lợng, giá mua của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm của công ty. Mỗi loại sản phẩm của công ty đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, mọi việc xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản phẩm đều phải theo mức này. Song trong thực tế công ty khoá Việt Hà tra xem xét định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chính xác, mọi phát sinh đều là từ yêu cầu của sản xuất, do vậy không tránh khỏi sự lãng phí vật trong quá trình sản xuất
Những đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ ở trên là những khó khăn mà công ty phải đơng đầu trong việc đi mua, bảo quản sử dụng và hạch toán chi tiết vật t, công cụ dụng cụ. Muốn quản lý tốt vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu. Nh vậy mới tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục.
b. Tình hình tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty đợc cung cấp từ các nguồn sau:
Từ mua ngoài: gang, thép của công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá Inox mua của công ty Hoàng Vũ. Các nguồn cung cấp này tơng đối ổn định, đảm bảo cho công ty chủ động sản xuất.
Từ nguồn tự gia công chế biến: thùng giấy, hộp giấy carton, các chi tiết sản phẩm…
Chất lợng vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng, quyết định nhiều đến chất lợng sản phẩm. Vì vậy, vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc quản lý một cách chặt chẽ và hợp lý. Nắm bắt đợc yêu cầu đó, công ty khoá Việt Hà đã tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
ở khâu thu mua: phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ. Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch sản xuất cả năm hoặc cả tháng để xác định số liệu cần thiết phải mua nhỏ nhất để góp phần giảm bớt chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm, đồng thời ai là ngời chuyên chở vật liệu, công cụ dụng cụ. Khi mua vật liệu về cán bộ thu mua phải kiểm tra kỹ lỡng vật liệu, công cụ dụng cụ về số lợng, chủng loại và chất l- ợng.
ở khâu bảo quản: do công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý. Nhng trên thực tế vẫn có hiện tợng hàng mua về không đợc nhập đúng kho, gây nên hiện tợng bị thất thoát, h hỏng, …ảnh hởng đến chất lợng sản xuất.
ở khâu dự trữ: với số lợng vốn có hạn, giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại luôn thay đổi nên công ty thờng chỉ dự trữ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ở mức tối thiếu cần thiết vì có thể dùng vật liệu, công cụ dụng cụ thay thế với điều kiện chất lợng sản phẩm sản xuất ra không thay đổi. Song hiện nay vẫn có một khối lợng vật t tồn động vốn và bên cạnh đó lại có một số vật liệu, công cụ dụng cụ không đủ cung cấp cho sản xuất làm cho công nhân nhiều khi còn thiếu việc làm.
ở khâu sử dụng: để tiết kiệm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ và đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng kỹ thuật đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ đa vào sản xuất ở công ty vẫn xuất theo yêu cầu sản xuất mà không theo định mức đã định, dẫn đên tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.