I. Một vài nét về công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ
2. Phân tích tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm trẻ em trong quý I năm 1999 tại công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ.
trong quý I năm 1999 tại công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ.
Mọi nghiệp vụ bảo hiểm dù nhân thọ hoặc phi nhân thọ cũng đều phải qua các b-ớc : khai thác , đánh gía rủi ro , công tác quản lý , theo dõi và l-u trữ hợp đồng , công tác đề phòng , hạn chế tổn thất , công tác giám định .Mà nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ th-ờng là rất dài so với phi nhân thọ. Do vậy việc đánh giá kết quả kinh doanh của nghiệp vụ này sẽ không đ-ợc cụ thể, mà ở đây chúng ta chỉ đánh giá sơ l-ợc kết quả ở quý I năm 1999 . 2.1. Công tác khai thác:
Khai thác là công việc đầu tiên có ý nghĩa quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ nghiệp vụ nào .
Mục tiêu của công tác khai thác bảo hiểm là tác động đ-ợc số đông ng-ời tham gia, thực chất của công tác này là tuyên truyền vận động các đối t-ợng hiểu về nội dung, mục đích , ý nghĩa của nghiệp vụ .Trong khi đó nghiệp vụ bảo hiểm trẻ em không chỉ mới đối với mọi ng-ời dân mà còn mới đối với cả ng-ời làm trong công tác bảo hiểm . Do vậy , công tác tuyên truyền quảng cáo đối với nghiệp vụ này càng quan trọng hơn .
Làm tốt công tác khai thác có ý nghĩa rất lớn đối với việc triển khai nhiệm vụ, tạo cơ sở đảm bảo cho việc triển khai thành công .Thông qua khâu khai thác mới vận động đ-ợc mọi ng-ời tham gia bảo hiểm từ đó có phí bảo hiểm để hình thành nên quỹ bảo hiểm , tạo điều kiện thực hiện các công việc tiếp theo .Ng-ợc lại khâu khai thác làm không tốt , số l-ợng
ng-ời tham gia ít, không đảm bảo nguyên tắc "số đông bù số ít" thì việc hoạt động của công ty khó có thể đ-ợc bảo đảm.
Nhận thức đ-ợc điều đó, công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ một mặt tiến hành các biện pháp tuyên truyền , giải thích trên các ph-ơng tiện thông tin đại chúng về các điều khoản quy tắc chung về bảo hiểm Nhân Thọ , mặt khác công ty chú trọng xây dựng mạng l-ới đại lý , cộng tác viên rộng khắp. Đây là một việc làm hết sức cần thiết đối với công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ và đã thu đ-ợc nhiều kết quả đáng khích lệ .
- Trong 4 tháng đầu năm , công ty đã khai thác mới đ-ợc 4881 hợp đồng. Nh- vậy số hơp đồng có hiệu lực tính đến hết ngày 30 tháng 4 năm 1999 là 25.824 hợp đồng .
Bảng 5: Kết quả khai thác theo từng loại sản phẩm
Đơn vị tính: hợp đồng
Loại sản phẩm Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Bảo hiểm và tiết kiệm 5 năm(NA4) 554 274 473 695 Bảo hiểm và tiết kiệm10 năm (NA5) 33 15 30 39 An sinh giáo dục ( NA6 ) 594 306 634 937
Tổng 1478 595 1137 1617
Nguồn: Công ty bảo hiểm nhân thọ
Xét theo thời gian thì tháng 2 số hợp đồng giảm xuống rồi tăng dần lên trong 2 tháng sau với tháng 4 đạt số hợp đồng cao nhất trong quý I là 1671 hợp đồng .Trong đó số l-ợng từng sản phẩm trên tổng số các hợp đồng không ngừng tăng lên qua các tháng , tháng 1, tỷ lệ hợp đồng an sinh giáo dục trên tổng số hợp đồng là 40,19% ;tháng 2 là 51,42% ;tháng 3 là 53,76%, đến tháng 4 con số này đã là 56,07% .Nh- vậy cho thấy sản phẩm an sinh giáo dục chiếm một tỷ trọng rất lớn trong các sản phẩm bảo hiểm Nhân Thọ , và nó không ngừng tăng lên cả về số t-ơng đối và số tuyệt đối, thể hiện tiềm năng rất to lớn của sản phẩm này.
Bảng 6: Tình hình huỷ bỏ hợp đồng
Đơn vị tính: Hợp đồng
Loại sản phẩm Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Bảo hiểm và tiết kiệm 5 năm (NA4) 29 5 18 Bảo hiểm và tiết kiệm 10 năm ( NA5) 2 0 6
An sinh giáo dục ( NA6 ) 46 78 67
Tổng cộng 77 83 91
Nguồn: Công ty bảo hiểm nhân thọ
Số l-ợng hợp đồng bị huỷ bỏ cũng tăng lên qua các tháng, trong đó số hợp đồng bảo hiểm trẻ em bị huỷ bỏ chiếm một tỷ lệ khá lớn. Chỉ riêng trong tháng 3 nó đã chiếm 73,62% tổng số hợp đồng bị huỷ bỏ. Chính vì vậy không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất l-ợng sản phẩm An Sinh Giáo Dục là hết sức cần thiết để có thể giảm bớt số l-ợng hợp đồng bị huỷ bỏ.
Nhận xét chung:
Tuy tình hình kinh tế quý I/1999 có nhiều yếu tố khó khăn ảnh h-ởng đến hoạt động khai thác , nh-ng kết quả đạt đ-ợc là khả quan, đáng khích lệ , thể hiện ở những mặt sau:
-Sự nỗ lực cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên từ cán bộ quản lý đến cán bộ khai thác .
-Mạng l-ới khai thác ngày càng đ-ợc mở rộng , chất l-ợng cán bộ khai thác ngày càng đ-ợc nâng cao
-Đã hình thành mạng l-ới khai thác với cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh từ cấp công ty , phòng , tổ ,sinh hoạt của phòng khai thác dần dần đi vào nề nếp. Đa số các tr-ởng phòng khai thác , các tổ tr-ởng đã hoàn thành đ-ợc các công việc đ-ợc giao về các mặt nh- : tổ chức khai thác , quản lý duy trì chế độ sinh hoạt hàng ngày , đôn đốc , kiểm tra cán bộ khai thác trong thực hiện các quy định của công ty .
- Các phòng đã chủ động tìm ra các ph-ơng pháp khai thác riêng theo từng địa bàn hoạt động .Tuy nhiên ,vẫn còn xảy ra tình trạng chồng chéo , cạnh tranh giữa các phòng khai thác
-Công tác tuyên truyền quảng cáo đã làm cho nhiều ng-ời hiểu và tin t-ởng vào sự hoạt động của công ty nên đã làm cho nhu cầu bảo hiểm Nhân Thọ tăng .
Một số nguyên nhân dẫn tới việc khâu khai thác có phần chậm lại trong tháng 2 là :
-Số l-ợng ngày nghỉ ,ngày lễ lớn làm cho ng-ời dân không tập trung vào loại hình bảo hiểm này .
-Sự khủng hoảng tài chính khu vực vẫn ch-a khắc phục hết dẫn đến tâm lý vẫn còn hoang mang của khách hàng về sản phẩm bảo hiểm Nhân Thọ .
-Do sự thay đổi về cách thức quản lý kinh doanh của Tổng công ty trong tháng 2 và chuẩn bị hai sản phẩm mới vào đầu tháng 7: bảo hiểm niên kim và bảo hiểm trọn đời .
-Trình độ khai thác của các cán bộ không đồng đều .Một số cán bộ khai thác còn thiếu kinh nghiệm , cũng nh- các kỹ năng giao tiếp còn yếu. Hiện nay, các cán bộ có khả năng khai thác tốt lại quản lý nhiều hoạt động, quỹ thời gian để thu phí định kỳ chiếm thời gian phần lớn trong ngày ,nên ch-a phát huy đ-ợc khả năng khai thác mới .
-Từ đầu năm, hầu hết các phòng đầu sử dụng ph-ơng pháp khai thác thông qua hình thức tuyên truyền, giới thiệu tập thể. Sử dụng ph-ơng pháp có thể khai thác đ-ợc nhiều hợp đồng cùng một lúc nh-ng tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng cũng cao .Để nâng cao chất l-ợng khai thác, công ty đã thay đổi ph-ơng pháp khai thác và khuyến khích cán bộ khai thác tập trung trong việc giới thiệu, khai thác đối với những cá nhân , do đó số l-ợng hợp đồng khai thác mới cũng giảm
- Một số cán bộ còn ch-a xác định đ-ợc đúng đắn nghề nghiệp , ch-a thực sự chăm chỉ, quyết tâm .
- Việc áp dụng quy trình khai thác mới theo quy định của Tổng công ty đã có tác dụng nâng cao chất l-ợng khai thác nh-ng cũng làm cho số l-ợng hợp đồng khai thác giảm .
2.2. Công tác đánh giá rủi ro ban đầu.
Cũng nh- các nghiệp vụ bảo hiểm khác, bảo hiểm nhân thọ cũng rất coi trọng công tác đánh giá rủi ro nhằm loại bỏ hoặc từ chối không bảo hiểm cho các sự cố rủi ro chắc chắn xảy ra liên quan đến trách nhiệm bồi th-ờng của nhà bảo hiểm. Bên cạnh đó, bảo hiểm nhân thọ còn mang nét đặc thù riêng, việc trả tiền bảo hiểm là chắc chắn, chỉ có thời điểm trả tiền
bảo hiểm là không chắc chắn. Do vậy với những rủi ro chắc chắn xảy ra thì việc từ chối không nhận bảo hiểm là cần thiết.
Yêu cầu của công tác này rất cao, khoản chi cho nó đ-ợc tính vào phí bảo hiểm, nó đ-ợc chi ngay vào thời điểm ký hợp đồng và hiệu qủa kinh doanh của nghiệp vụ cũng phần nào phụ thuộc vào công tác này.
Nội dung công việc bao gồm:
- Đánh giá tình trạng sức khoẻ của ng-ời đ-ợc bảo hiểm, ng-ời tham gia bảo hiểm.
- Đánh giá khả năng tài chính của khách hàng liên quan đến trách nhiệm đóng phí đủ, đúng hạn trong suốt thời hạn hợp đồng.
- Đánh giá hành vi pháp luật của ng-ời tham gia bảo hiểm, xem xét mục đích của ng-ời tham gia bảo hiểm (có lợi dụng bảo hiểm để h-ởng quyền lợi bảo hiểm không ?)
Năm 1998 công tác đánh giá rủi ro phần nào đ-ợc xem nhẹ, hầu hết khách hàng khi kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm xong là cán bộ khai thác viết hoá đơn thu phí và lập tức công ty phát hành hợp đồng. Tuy nhiên ch-a có tr-ờng hợp nào trục lợi bảo hiểm xảy ra.
Năm 1999 để thực hiện phương châm “ tăng trưởng và tăng c-ờng quản lý” công ty đã thực hiện quy trình khai thác mới. Giấy yêu cầu bảo hiểm sau khi đ-ợc đánh giá rủi ro, chấp nhận bảo hiểm thì cán bộ khai thác mới tiến hành thu phí bảo hiểm đầu tiên. Kết quả của công tác đánh giá rủi ro ban đầu rất quan trọng, nó ảnh h-ởng đến chất l-ợng khai thác bởi vì các cán bộ khai thác là những ng-ời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Để thực hiện công việc trên, công ty đã biên soạn tài liệu và tập huấn quy trình đánh giá rủi ro cho cán bộ khai thác và th-ờng xuyên kiểm tra, chấn chỉnh các phòng khai thác trong việc thực hiện quy trình khai thác của Tổng công ty. Tất cả các giấy yêu cầu bảo hiểm đều đ-ợc cập nhật vào sổ, sau đó đánh giá rủi ro theo các yếu tố về sức khoẻ, tài chính của ng-ời tham gia bảo hiểm để xem xét quyết định chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm.
Công ty đã th-ờng xuyên nghiên cứu tìm hiểu các tr-ờng hợp hoàn phí trong vòng 14 ngày, những tr-ờng hợp chết do bệnh tật, tiến hành kiểm tra sức khoẻ những khách hàng có độ tuổi trên 50 và có nghi ngờ về những điều kê khai trong giấy yêu cầu bảo hiểm để đánh giá tình hình sức khoẻ,
bệnh tật và các nguyên nhân gây tử vong cũng nh- khả năng tài chính của khách hàng giúp cho việc hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro.
Đầu năm 1999 công ty đã từ chối chấp nhận bảo hiểm 9 tr-ờng hợp trong đó có 6 tr-ờng hợp bảo hiểm trẻ em, chủ yếu do các nguyên nhân sau:
+ Ng-ời tham gia bảo hiểm không đảm bảo sức khoẻ.
+ Ng-ời tham gia bảo hiểm không phải là bố mẹ trẻ em hay ng-ời giám hộ hợp pháp hoặc không đủ giấy tờ hợp lý cần thiết để nhận bảo hiểm nh- quy định trong điều khoản.
+ Ng-ời tham gia bảo hiểm quá tuổi theo quy định 2.3. Công tác quản lý hợp đồng.
Việc cập nhật cấp nhận hoá đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên và định kỳ đ-ợc tiến hành đầy đủ, chính xác và tạm thời. Hàng tháng công ty đã tiến hành đối chiếu số liệu thu phí bảo hiểm giữa nghiệp vụ với kế toán, đảm bảo chính xác số phí thu trong tháng và số hoá đơn phát hành.
Giải quyết những đề nghị của khách hàng liên quan đến tình trạng hiệu lực của hợp đồng nh-: thay đổi về địa chỉ, định kỳ thu phí, huỷ bỏ hợp đồng, thay đổi cán bộ khai thác theo dõi hợp đồng... đ-ợc thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời không để tồn đọng và đảm bảo việc theo dõi thu phí không bị bỏ sót và từ đó tính hoa hồng cho cán bộ khai thác một cách chính xác.
Khi có hợp đồng phát sinh các yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cán bộ của công ty đã phối hợp ngay với cán bộ khai thác liên hệ với khách hàng để h-ớng dẫn các thủ tục trả tiền bảo hiểm, xác minh các giấy tờ liên quan hồ sơ trả tiền bảo hiểm đảm bảo đầy đủ, đúng theo quy định của Tổng công ty và nhanh chóng hoàn tất hồ sơ trong thời gian sớm nhất. Trong năm không có bất kỳ một khiếu kiện nào của khách hàng liên quan đến công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm cũng nh- tình trạng hiệu lực của hợp đồng.
Đầu các tháng, công ty thực hiện in kế hoạch thu phí phát cho cán bộ khai thác để thực hiện thu phí định kỳ đầy đủ và theo dõi tình hình thu phí của từng hợp đồng. Phối hợp với cán bộ khai thác kiểm tra đối chiếu tình hình thu phí, nợ phí và có biện pháp để thu. Kịp thời thông báo bằng văn bản các hợp đồng nợ phí theo hai lần: lần 1 sau 30 ngày lần 2 sau 70 ngày
và gửi thông báo chia lãi cho các hợp đồng đã có hiệu lực trên 2 năm giải quyết các yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng, những hợp đồng nhận giá trị giải -ớc và những hợp đồng nợ phí quá 70 ngày theo đúng quy định của Tổng công ty.
Công ty đã tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết tình trạng của hợp đồng nh-: sổ theo dõi các hợp đồng huỷ bỏ, sổ theo dõi thanh toán tiền bảo hiểm, sổ theo dõi hợp đồng hoàn phí, sổ theo dõi hợp đồng thay đổi địa chỉ. Thống kê tỷ lệ thu phí đúng hạn, tỷ lệ phí duy trì của hợp đồng của từng cán bộ khai thác phục vụ cho công tác đánh giá, phân loại cán bộ khai thác cuối tháng việc lập báo cáo nghiệp vụ đ-ợc đảm bảo đầy đủ nội dung, đúng thời gian theo quy định của Tổng công ty.
Tuy nhiên do trình độ, kinh nghiệm của cán bộ cũng nh- ch-ơng trình phần mềm quản lý hợp đồng còn hạn chế nên dẫn đến không theo dõi đ-ợc tình trạng nộp phí của từng hợp đồng. Từ đó không xác định tình trạng nợ phí của hợp đồng và việc xác định nhiều khi ch-a chuẩn xác. Vì vậy Công ty đã tập trung mạnh vào việc giải quyết các hợp đồng nợ phí.
Tính đến hết ngày 31 tháng 5 năm 1999 toàn công ty có:
+ 672 hợp đồng nợ phí trên 30 và d-ới 70 ngày với tổng số phí nợ là 421 triệu đồng
+ 135 hợp đồng nợ phí trên 70 ngày với tổng số phí là 49 triệu đồng. Một số nguyên nhân chính dẫn đến tình hình nợ phí nhiều trong thời gian qua là:
+ Do khách hàng đi công tác xa dẫn đến nợ phí trong một thời gian dài, sau đó khách hàng lại đóng phí đuổi. Vì vậy hợp đồng luôn luôn ở trong tình trạng nợ phí.
+ Khách hàng gặp nhiều khó khăn tạm thời về vấn đề tài chính.
+ Khách hàng không nộp phí nh-ng cũng không ký vào giấy đề nghị huỷ bỏ hợp đồng.
+ Thời gian đầu công ty tập trung nhiều vào khai thác cho nên buông lỏng công tác quản lý hợp đồng, thêm vào đó lại khai thác nhiều tại thị tr-ờng giáo dục. Do đó trong thời gian nghỉ hè, giáo viên các tr-ờng đều nghỉ học. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc thu phí không hoàn thành theo kế hoạch.
+ Việc đối chiếu số liệu, xác định hợp đồng nợ phí, gửi thông báo nợ phí của công ty đến khách hàng trong những tháng đầu năm ch-a thực hiện