2.2 .TÌM HIỂU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
3.2. Khái quát bài toán quản lý khách hàng tại công ty
Quản lý quan hệ khách hàng không còn là một vấn đề mới mẻ, nhưng với bất kỳ doanh nghiệp nào thì đây vẫn luôn là một vấn đề quan trọng. Các thông tin của khách hàng phải được quản lý có hệ thống đồng thời phải dễ tìm kiếm khi có yêu cầu. Bài toán đặt ra ở đây nhằm giải quyết các vấn đề sau: Quản lý thông tin khách hàng, quản lý các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Bên cạnh đó lên các báo cáo thích hợp phục vụ quá trình hoạt động và ra quyết định của Ban Lãnh đạo công ty.
Nhận biết được tầm quan trọng của khách hàng, ngay từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã hết sức chú trọng đến việc thoả mãn yêu cầu khách hàng. Mỗi nhân viên đều có chức năng khác nhau nhằm tìm kiếm, trao đổi và gặp gỡ khách hàng.
Nhân viên Marketing có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc với khách hàng và tư vấn cho các hàng về các sản phẩm, mẫu mã khác nhau cũng như các dịch vụ của công ty. Nhân viên Marketing ghi lại các thông tin khách hàng và những yêu cầu của khách hàng vào phiếu theo dõi.
Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng, nhân viên Marketing tiến hành gặp gỡ và trao đổi với khách hàng.
Nếu các yêu cầu khách hàng đáp ứng được thì công ty tiến hành ký kết hợp đồng.
Các yêu cầu khách hàng sẽ được xem xét và cử cán bộ khảo sát thực tế, xác định yêu cầu khách hàng.
Cuối cùng là gặp gỡ khách hàng và giao nhận sản phẩm theo hợp đồng. Đem lại thành công cho doanh nghiệp là nắm bắt được tâm lý khách hàng, lắng nghe những phản hồi của khách hàng, đáp ứng yêu cầu một cách tốt nhất của khách hàng. Vì vậy, công ty luôn có người phụ trách riêng quá trình bảo trì sản phẩm.
Trong thời gian hợp đồng vẫn còn giá trị bảo hành, khi khách hàng phát sinh yêu cầu, phòng bán hàng sẽ tiếp nhận và lên kế hoạch bảo hành sản phẩm dịch vụ của Công ty.