II. thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ tại Công ty du lịch việt
1. Hạch tốn chi phí tại Cơng ty Du lịch Việt Nam Hà nội.
1.1. Hạch tốn chi phí trực tiếp.
Chi phí trực tiếp tại Cơng ty bao gồm tồn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện và hồn thành các dịch vụ của Cơng ty. Các khoản chi phí này th-ờng đ-ợc định mức cho từng loại dịch vụ cụ thể.
Để tập hợp các chi phí trực tiếp phát sinh, kế tốn Cơng ty sử dụng tài khoản: TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tài khoản 154 đ-ợc mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và đ-ợc chia thành các tiểu khoản có nội dung sau:
- TK 1541 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế.
- TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển.
- TK 1543 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và n-ớc ngoài.
+ TK 1541: Tài khoản này đ-ợc sử dụng để tập hợp tồn bộ các chi phí trực tiếp liên quan khâu đón khách ở sân bay, bến cơng..., tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách. Do việc bán các Tour cho khách đ-ợc thực hiện theo ph-ơng thức chọn gói nên các chi phí này bao gồm: chi phí th đặt phịng khách sạn, mua vé thắng cảnh, th cơng tác viên, chi phí cho các hoạt động vui chơi, giải trí...
+ TK 1542: Tài khoản này sẽ theo dõi và tập hợp tồn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển, bao gồm: Chi phí mua nhiên liệu xăng, dầu, sửa chữa, chi phí th xe ngồi...
+ TK 1543: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng t-ơng tự nh- TK 1541. Tuy nhiên tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và du lịch n-ớc ngoài (phục vụ khách du lịch ng-ời Việt Nam).
1.1.1. Hạch tốn chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành.
Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành, do công ty thực hiện bán theo ph-ơng thức trọn gói nên chi phí trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục, thậm chí cịn gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong Công ty nh-: Bộ phận vận chuyển, đại ý vé máy bay... Do vậy, việc hạch tốn chi phí trực tiếp bộ phận này đ-ợc phân thành các tr-ờng hợp sau:
+ Tr-ớc khi tổ chức đồn đi, Cơng ty tạm ứng tiền tr-ớc cho h-ớng dẫn viên nhằm phục vụ cho các chi tiêu cần thiết phải thanh tốn ngay, khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 141 Tổng số tiền tạm ứng cho h-ớng dẫn viên trong công ty. Nợ TK 1388 Tổng số tiền tạm ứng cho các công tác viên của công ty.
+ Sau khi hồn thành chuyến đi kế tốn tập hợp các chi phí trực tiểp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK 154 (1541,1543) Chi phí trực tiếp của hoạt động lữ hành. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 141,1388 Trừ vào số tiền đã tạm ứng tr-ớc.
Có TK 111,112 Đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Ch-a trả tiền cho ng-ời bán.
Có TK 51132 Doanh thu dịch vụ vận chuyển của cơng ty. Có TK 138 Vé máy bay nhận từ đại lý.
+ Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của cơng ty thực hiện thì cuối q chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho cơng ty, khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 154 (1541,1543) Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 1368 Phải thu nội bộ (chi tiết từng chi nhánh).
Sau khi hợp đồng mua bán đ-ợc thoả thuận, h-ớng dẫn viên (ng-ời đ-ợc giao nhiệm vụ tiếp đón khách) làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số các dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay) và gửi giấy này đến phịng kế tốn xin ký duyệt.
Đơn vị: Công ty DLVN - NH. Mẫu số: 03 -TT
Địa chỉ: 30A LTK - HN. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính giấy đề nghị tạm ứng Ngày 03 tháng 01 năm 2001 Số: 01425. Kính gửi: Phịng tài chính- kế tốn.
Tên tơi là: D-ơng Xuân Tráng. Địa chỉ: Phòng h-ớng dẫn.
Đề nghị Cho tạm ứng số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Thời hạn thanh toán: Ngày 12 tháng 01 năm 2001 Thủ tr-ờng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ng-ời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
Kế toán lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi số quỹ.
Đơn vị: Công ty DLVN - HN. Địa chỉ: 30A LTK - HN. Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Quyển số: .................. Số: .................. Phiếu chi Nợ: 141 Ngày 05 tháng 01 năm 2001 Có: 111 Họ, tên ng-ời nhận tiền: D-ơng Xuân Tráng.
Địa chỉ: Phòng h-ớng dẫn. Lý do chi: Tạm ứng.
Số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Thủ tr-ờng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn tr-ởng (Ký, họ tên) Ng-ời lập phiếu (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Thủ quỹ
Ngày 06 tháng 01 năm 2001
Sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, h-ớng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hố đơn, bản kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phịng kế tốn.
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (giao khách hàng). Ngày 10 tháng 01 năm 1999. Đơn vị bán: Khách sạn Ha Long Hotel.
Địa chỉ: TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Số TK:... Điện thoại: ....... MS: ....
Họ và tên ng-ời mua hàng: Đoàn ASIA 665 - DLVN. Đơn vị: Công ty DLVN- HN.
Địa chỉ: 30A Lý Th-ờng Kiệt - Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản MS: .......
STT Tên hàng hố, DV Đơn vị tính Số l-ợng Đơn giá Thanh tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) 1 Buồng nghỉ 5 380.000 1.900.000 2 Ăn tr-a 08/01/01 5 60.000 300.000 3 Ăn tối 08/01/01 5 60.000 300.000 4 Ăn tr-a 09/01/01 5 60.000 300.000 5 Ăn tối 09/01/01 5 60.000 300.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
3.100.000 310.000 3.410.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm m-ời nghìn đồng chẵn.
(Ký, ho tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi xem xét tính hợp lệ của các chứng từ chi kế toán căn cứ vào số liệu trên từng chứng từ để vào sổ chi tiết TK 154.
Tại công ty hiện nay kế toán đã mở các sổ nhật biên đối ứng với các tài khoản nh- TK 111, TK 112,.... Đối với tài khoản đối ứng Nợ TK 1541 Có TK 331 cơng ty đã mở sổ chi tiết riêng vì số l-ợng số phát sinh trong kỳ của nghiệp vụ này rất nhiều, Việc tiến hành ghi sổ nhật biên này đ-ợc tiến hành theo quý (đối với TK 1541 và TK 1543).
Các sổ Nhật biên đ-ợc lập riêng cho từng quý trong năm đồng thời trong đó cịn tách và tổng hợp riêng cho chi phí từng đồn đi (đối với TK 1541 và TK 1543) để theo dõi một cách chi tiết. Cuối quý tồn bộ các chi phí trên đ-ợc tổng hợp qua sổ tổng hợp chi tiết Nợ TK 154 (Nợ TK 1541 và Nợ TK 1543).
Song song với việc hạch tốn chi tiết các chi phí trực tiếp phát sinh, việc hạch tốn tổng hợp cũng đ-ợc tiến hành, đồng thời nhằm đảm bảo cho việc đối chiếu đ-ợc thực hiện một cách th-ờng xuyên. Hàng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ.
Khi tổng hợp xong chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết và lên báo cáo kế toán.
Mẫu sổ số 2: Sổ tổng hợp chi tiết nợ tk 1541 Quý I năm 2001. STT TK Có Nợ TK 1541 Tiền VND Ngoại tệ (1) (2) (3) (4) 1 1111 455.458.992 2 1112 876.513.313 53.765 3 1122 1.532.537.226 106.473 4 331 7.681.831.514 Cộng 10.546.341.045 160.238 Mẫu sổ số 3: Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Số: 01 Diễn giải Số hiệu Tài
khoản Số tiền Ghi
chú Nợ Có
(1) (2) (3) (4) (5)
Chi trả l-ơng cho công tác viên 1541 1111 5.850.000 Chi phí phục vụ khách trả qua ngân hàng 1541 1121 5.180.000 Chi phí phục vụ 04K- HD18, 02/01/01 1541 331 1.590.000 Chi phí phục vụ 04K- HD 21, 03/01/01 1541 331 2.355.375 Chi phí phục vụ 02K- HD27, 15/01/01 1541 331 986.300 Chi phí phục vụ 05K- HD23, 17/01/01 1541 331 1.255.000 Chi phí phục vụ 06K- HD45, 19/02/01 1541 331 2.675.285 Chi trả l-ơng cho công tác viên 1541 1111 3.580.000
................. ...... Tổng công 3.691.219.365 Tổng công 3.691.219.365 Kèm theo chứng từ gốc Ng-ời lập Kế toán tr-ởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) mẫu sổ số 4: Sổ cái Quý I năm 2001
Tài khoản: Chi phí kinh doanh trực tiếp HĐKDLH Quốc tế. Số hiệu: 1541. NT GS CTGS Diễn giải SH TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số d- đầu kỳ 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 04 khách 331 1.590.000
31/03 01 31/01 Trả l-ơng cho công tác viên 1111 5.850.000
31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 08 khách 331 3.952.000 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ khách trả qua NH 112 6.380.000 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 06 khách 331 4.793.000 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 06K 331 3.109.115 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 03K 331 2.155.800 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 05K 331 1.253.000 .............. ........ Kết chuyển giá vốn 632 10.546.341.045 Số d- cuối kỳ 0
1.1.2. Hạch tốn chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển.
Việc hạch tốn chi phí của hoạt động này tại Công ty cũng đ-ợc tiến hành t-ơng tự nh- hoạt động kinh doanh lữ hành. Các chi phí phát sinh hàng tháng cho
hoạt động này cũng đ-ợc tập hợp trên sổ Nhật biên Nợ TK 1542, đến cuối tháng các chi phí vận chuyển cũng đ-ợc tập hợp lại theo tài khoản đối ứng.
1.1.3. Hạch tốn chi phí trực tiếp của hoạt động đại lý bán vé máy bay.
Với hoạt động kinh doanh đại lý bán vé máy bay của cơng ty, chi phí thực sự phát sinh kể từ khi công ty nhận vé từ hãng hàng không về. Tuy nhiên, do đay là hoạt động đại lý cho nên chi phí mua vé đ-ợc kế toán đ-a vào tài khoản TK 138.
Dựa trên các chứng từ ban đầu, kế toán phản ánh l-ợng vé đã nhập về theo giá giao đại lý trên sổ sách, kế toán ghi theo bút toán sau :
Nợ TK 138 : 2.852.500.222 Có TK 111 : 199.675.015 Có TK 112 : 513.450.039 Có TK 331 : 2.139.375.168
1.2. Hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí nhằm phục vụ cho toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp. Tại công ty hiện nay, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- L-ơng và các khoản trích theo l-ơng của cán bộ nhân viên trong công ty.
- Khấu hao sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ chuyển tiền của ngân hàng.
- Chi phí điện, n-ớc, điện thoại, mua nhiên liệu,...
- Chi phí tiếp khách, hội nghị.
- Chi phí đào tạo.
- Chi phí quảng cáo hội chợ.
- Các chi phí quản lý khác.
Để theo dõi các chi phí quản lý của Cơng ty phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này đ-ợc mở tổng hợp cho tồn Cơng ty và không phân bổ hoặc theo dõi riêng cho từng hoạt động nào.
Việc hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp tại Cơng ty đ-ợc tiến hành nh- sau:
+ Đối với khấu hao TSCĐ, việc xác định mức khấu hao nhà cửa, trang thiết bị của Công ty cho từng quỹ đ-ợc kế toán TSCĐ theo dõi tính tốn và tổng hợp theo tỷ lệ khấu hao của từng loại:
Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao/quý =
4
+ Sau khi tính đ-ợc mức khấu hao trong q, kế tốn ghi: Nợ TK 642 Tổng mức khấu hao trong quỹ
Có TK 214
+ Khi tập hợp để tính ra tiền l-ơng của tồn bộ cán bộ, nhân viên trong Cơng ty, kế tốn đã phản ánh các chi phí này vào tài khoản 642 theo bút toán sau:
Nợ TK 642 Tổng số tiền l-ơng phải trả Có TK 334
+ Các khoản trích theo l-ơng nh-: BHXH, BHYT, KPCĐ đ-ợc tính tốn theo tỷ lệ quy định và đ-ợc ghi theo bút toán:
Nợ TK 642 Phần trích theo l-ơng tính vào chi phí. Có TK 338
TK 3382 - KPCĐ. TK 3383 - BHXH. TK 3384 - BHYT.
+ Đối với các khoản chi phí khác nh-: Tiền điện, n-ớc, phí đào tạo, tiếp khách, điện thoại, chi phí dịch vụ chuyển tiền,... đã thanh toán hoặc ch-a thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 642
Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 111,112 Đã thanh tốn bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Ch-a thanh toán cho ng-ời bán.
Hàng ngày căn c- vào các chứng từ ghi nh-: hoá đơn thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng tính khấu hao... kế tốn vào sổ chi tiết TK 642.
Cũng nh- hạch tốn chi phí trực tiếp, các chứng từ ghi sổ phản ánh chi phí quản lý cũng đ-ợc lập nhằm đảm bảo cho công việc so sánh, đối chiếu số liệu. Tuy nhiên chứng từ ghi sổ này đ-ợc lập định kỳ theo tháng, cuối mỗi quý làm căn cứ để vào Sổ cái. Mẫu sổ số 6: Sổ tổng hợp chi tiết Ghi Nợ TK 642. Từ ngày 01/01/2001 đến ngày 31/03/2001. ST T TK Có Nợ TK 642 Ngoại tệ VND (1) (2) (3) (4) 1 1111 209.145.086 2 1112 20.715 298.164.874 3 1121 139.631.767 4 1122 576 8.290.754 5 13681 286.037.864 6 13682 150.691.148 7 1388 247.261.472 8 141 41.528.407 9 1421 43.061.710 10 1422 12.570.500 11 214 376.863.836 12 334 600.000.000 13 3382 6.000.000 14 3383 22.476.795
15 3384 6.000.000 Cộng 2.447.724.213 Cộng 2.447.724.213 Mẫu sổ số 7: Chứng từ ghi sổ. Ngày 31 tháng 03 năm 2001. Số: 27
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi sổ
Nợ Có
(1) (2) (3) (4) (5)
Chi trả tiền điện thoại 642 1111 35.895.048 Chi phí hội chợ du lịch 642 1111 1.850.000
Chi phí đào tạo 642 1111 10.588.000
L-ơng cán bộ nhân viên 642 334 600.000.000
KPCĐ 642 3382 6.000.000
BHXH 642 3383 22.476.795
BHYT 642 3384 6.000.000
Trích khấu hao TSCĐ QI/01 642 214 376.863.836
.................. .....
Tổng cộng 856.703.474
Mẫu sổ số 8:
Sổ cái
Quỹ I năm 2001.
Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Số hiệu: TK 642.
gs SH NT TK đối ứng Nợ Có chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số d- đầu kỳ: 0
31/03 27 30/03 Trả tiền điện thoại 1111 35.895.045
31/03 27 30/03 Chi phí đào tạo 1111 10.588.000
31/03 27 30/03 L-ơng cán bộ, nhân viên 334 600.000.000
31/03 27 30/03 Khấu hao TSCĐ Q I/01 214 376.863.836
............ ......
31/03 31/03 Kết chuyển chi phí Q I/01 911 2.447.724.213
Số d- cuối kỳ: