V. hình thức tổ chức sổ kế toán đối với chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Mục đích của Cơng ty du lịch Việt Nam - Hà Nội là thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh các đối t-ợng khách du lịch quốc tế và khách du lịch trong n-ớc, tăng thu ngoại tệ, góp phần thúc đẩy phát triển của ngành du lịch. Trên cơ sở góp phần xây dựng Đất n-ớc.
Cùng tiến trình phát huy nguồn lực quản lý kinh tế Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội đã không ngừng đổi mới và cải tiến bộ máy quản lý, phong cách làm việc. Nhờ đó mà bộ máy quản lý của Công ty đã đ-ợc tinh lọc, phù hợp, làm việc có hiệu quả cao, đảm bảo đ-ợc yêu cầu khách hàng.
Bộ máy quản lý của Công ty đ-ợc tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, nghĩa là các phịng ban của Cơng ty có liên hệ chặt chẽ với nhau và cùng chịu sự quản lý của ban giám đốc gồm Giám đốc và 2 Phó giám đốc.
Giám đốc: là ng-ời đứng đầu Công ty, là ng-ời lãnh đạo Công ty về mọi mặt
công tác, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm tr-ớc Tổng cục tr-ởng Tổng cục Du lịch và tr-ớc pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Cơng ty .
Các Phó giám đốc: là ng-ời giúp việc cho giám đốc đ-ợc Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của đơn vị. Đồng thời chịu trách nhiệm tr-ớc Giám đốc và pháp luật Nhà n-ớc về hiệu quả do Giám đốc uỷ nhiệm.
Phịng điều hành: Có trách nhiệm chuẩn bị tất cả điều kiện để cho khách
sang nh-: xác định tr-ớc các dịch vụ cho các Tour du lịch của khách hàng tr-ớc khi khách sang, viết ch-ơng trình Tour cho khách và cuối cùng giao ch-ơng trình cho phòng h-ớng dẫn.
Phòng điều hành: Gồm 14 ng-ời (Tr-ởng phịng, phó tr-ởng phịng và 12 nhân viên trong đó có 8 nam 11 Đại học), mối ng-ời chịu trách nhiệm một mạng nh-: Dịch vụ khách sản, Dịch vụ ăn, Dịch vụ vận chuyển...
Phịng tài chính kế toán : Giúp lãnh đạo Cơng ty trong cơng tác hạch tốn
chí phí sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của Nhà n-ớc, xây dựng kế hoạch tài chính của Cơng ty, xác định nhu cầu về vốn của Công ty, tình hình hiện có và sự biến động của tài sản hiện có của Cơng ty.
Phịng thị tr-ờng quốc tế II: Có 12 ng-ời (3 nam, 11 Đại học ). Phụ trách các khách du lịch nội địa và các khách du lịch quốc tế từ các n-ớc, có nhiệm vụ ký kết giao dịch trên các ch-ơng trình du lịch theo yêu cầu của khách, qua các Hãng. Phải th-ờng xuyên theo dõi thị tr-ờng du lịch để nắm bắt đ-ợc tình hình biến đổi của thị tr-ờng Du lịch nhằm phục vụ tốt những dịch vụ của Cơng ty .
Phịng thị tr-ờng quốc tế I: ( trong đó có 11 ng-ời, 3 nam, 10 Đại học ).
Nhiệm vụ giống nh- phòng thị tr-ờng quốc tế II, nh-ng chỉ phụ trách làm việc với Hãng ở n-ớc Pháp và khách hàng nói tiếng Pháp .
Phịng thị tr-ờng trong n-ớc: (Trong phịng có 10 nhân viên 3 nam, 10
Đại học ) Có nhiệm vụ lập ch-ơng trình, bán các ch-ơng trình cho khách hàng Việt nam đi du lịch trong n-ớc và n-ớc ngoài, tổ chức cho khách n-ớc ngoài đang sinh sống tại Việt Nam đi du lịch trong n-ớc. Phòng thị tr-ờng trong n-ớc có nhiệm vụ nh- sau:
+ Tổ chức sản xuất + Làm trung gian
+ Khai thác khách du lịch + Nghiệp vụ bán hàng
+ Tổ chức đại lý bán vé máy bay
+ Tham gia tổ chức du lịch hội chợ th-ơng mại du lịch trong n-ớc khu vực quốc tế.
Phịng h-ớng dẫn: Có 19 nhân viên, 5 nữ,19 Đại học
Có nhiệm vụ nh- sau:
+ Thực hiện các hoạt động Tour do phòng Thị tr-ờng để ra với khách. + Quản lý các danh sách các công tác viên của công ty.
+ Liên hệ với các công tác viên, bổ sung đội ngũ công tác viên theo yêu cầu của công việc.
+ Đ-a đón khách, h-ớng dẫn khách trong các Tour du lịch.
+ Phối hợp với các phòng thị tr-ờng quốc tế, phòng Điều hành để thu thập ý kiến khách hàng, từ đó có biện pháp thích hợp nhằm hồn thiện chất l-ợng các dịch vụ của công ty.
+ Lập danh sách các hoạt động cụ thể hàng ngày của phịng.
Tổ xe: Có 13 ng-ời (1 nữ ,1 Đại học). Làm công tác vận chuyển khách du
lịch đi đúng nơi đúng chỗ theo ch-ơng trình Tour của phịng Điều hành đ-a ra.
Phịng hành chính tổ chức: Có trách nhiệm xậy dựng nội quy, quy chế về
Phịng thơng tin quảng cáo: gồm có 2 chức năng :
- Thông tin : . Thu thập thông tin cả trong và ngoài n-ớc, theo dõi thị
tr-ờng du lịch trong và ngồi n-ớc về tình hình, tiềm năng, và nhu cầu của các Hãng muốn du lịch ở Việt Nam và ng-ời Việt Nam muốn đi du lịch n-ớc ngoài.
. Xử lý thông tin: Ra quyết đinh quản lý giá cả cho phù hợp với thực tế.
- Quảng cáo: Có nhiều hình thức, có thể qua các hội chợ du lịch hàng năm ở các n-ớc để nhằm thu hút khách ngày càng nhiều hơn.
Còn 2 chi nhánh ở Thành phố HCM và Thành phố Huế là bộ phận của
phịng điều hành có trách nhiệm kiểm tra giám sát cung cấp các dịch vụ tại chỗ còn các hoạt động khác do Công ty quản lý.