Ca 1:
1. Vệ sinh cá nhân, kiểm tra đồng phục
2. Nhận bàn giao ca (kiểm tra sổ giao tiền, giao chìa khóa có ký nhận)
3. Đọc sổ giao ca, sổ ghi sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, những công việc nào ca 3 chưa giải quyết, chưa rỏ thì hỏi lại giải quyết
4. Vệ sinh bên trong bên ngồi quầy Lễ Tân, phịng Business (sắp xếp báo chí, các trang thiết bị làm việc theo đúng nơi quy định)
5. Kiểm tra các thiết bị làm việc, đảm bảo trong tình trạng hoạt động tốt (máy tính, máy in, máy fax, bộ đàm, phần mềm quản lý,...)
6. Đảm bảo văn phòng phẩm, các form mẩu đủ để sử dụng trong ngày (nếu hết đi photo và để đúng nơi quy định)
7. Kiểm tra trên hệ thống, trên sơ đồ phòng những phòng đã checkin checkout trong ngày, sang sơ đồ phòng của ngày tiếp theo qua sơ đồ giấy
8. Kiểm tra các files checkout trong ngỳ dựa vào Booking và hệ thơng quản lý (ngày checkin, checkout, giá cả, hình thức thanh tốn, giờ checkout,...)
9. Sắp xếp CMND, passport của khách theo đúng phòng đúng file checkout, bảo đảm trả giấy tờ cho khách khi khách rời Resort
10. Kiểm tra các dịch vụ khách sử dụng đảm bảo thanh toán đúng đủ cho khách khi checkout (theo booking đã đặt hoặc theo Registration form)
11. Thông báo cho các bộ phận liên quan và Bellboy những phòng checkout trong ngày, giờ checkout để mang hành lý cho khách
12. Xin thông tin khách hàng khi checkout (tốt nhất là địa chỉ Email) để tiện việc chăm sóc khách hàng sau lưu trú
13. Kiểm tra tình trạng chìa khóa phịng, đảm bảo khách trả đầy đủ chìa khóa khi checkout
14. Thơng báo cho nhà hàng số lượng khách checkin trong ngày để chuẩn bị welcomdrink
15. Thơng báo cho nhà hàng tình trâng thay đổi phịng: tách giường, ghép giường, đặt extrabed, hoặc những yêu cầu đặc biệt nếu có
16. Chuẩn bị chìa khóa cho vào đúng file, đúng nơi quy định cho những phòng khách checkin trong ngày
17. Làm báo cáo doanh thu trong ngày (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, đặt cọc,...) đảm bảo chính xác so với phần mềm quản lý
18. Làm phiếu xuất hoa và in báo cáo cơng suất phịng cho tuần tiếp theo vào thứ 5 hàng tuần và gởi cho các bộ phận liên quan
19. Làm phiếu xuất kho văn phịng phẩm và gửi cho kế tốn vào ngày 10 hàng tháng
20. Viết extra arrival list gởi nhà phòng và nhà hàng để chuẩn bị ăn sáng, đặt trái cây cho khách nếu có khách lẻ checkin (chưa được báo trước)
21. Kiểm tra và giao chìa khóa cho ca 2
22. Lưu danh sách điện thoại gọi ra trong ca và ghi chú
23. Kiểm tra và điền vào check list những công việc đã làm và ký nhận
24. Viết sổ giao ca những sự việc quan trọng diễn ra trong ca trực, những cơng việc nào chưa giải quyết thì báo lại cho ca 2
25. Bàn giao ca lại cho ca 2 (chìa khóa, quỹ, những cơng việc tồn đọng,...)
26. Thực hiện những cơng việc khác mà Trưởng/ Phó Bộ Phận, Ban Giám Đốc yêu cầu.
Ca 2:
1. Vệ sinh cá nhân, kiểm tra đồng phục
2. Nhận bàn giao ca (kiểm tra sổ giao tiền, giao chìa khóa có ký nhận)
3. Đọc sổ giao ca, sổ ghi sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, những công việc nào ca 1 chưa giải quyết, chưa rỏ thì hỏi lại giải quyết
4. Vệ sinh bên trong bên ngoài quầy Lễ Tân, phịng Business (sắp xếp báo chí, các trang thiết bị làm việc theo đúng nơi quy định)
5. Kiểm tra các thiết bị làm việc, đảm bảo trong tình trạng hoạt động tốt (máy tính, máy in, máy fax, bộ đàm, phần mềm quản lý,...)
6. In báo cáo doanh thu trong ngày, nộp doanh thu cho phịng Kế Tốn trước 15h
7. Kiểm tra các phòng checkin trong ngày trên hệ thống, bảo đảm đã checkin vào hệ thống và ghi lên sơ đồ giấy
8. Nhập thông tin của khách hàng đùng và đủ vào hệ thống (khách Việt thì phải có dấu)
9. Chuẩn bị cho những phịng checkin ngày hơm sau, bỏ vào file đúng nơi quy định
10. Viết phiếu ăn sáng cho khách checkin ngày hôm sau (chỉ viết cho khách Việt), bỏ vào đúng file đúng nơi quy định
12. Chuẩn bị những file checkout cho ngày hôm sau dựa vào sơ đồ giấy và hệ thống
13. Sắp xếp CMND, Passport của khách checkout vào hôm sau vào đúng file, để đúng nơi quy định
14. Viết extra arrival list gởi nhà phòng và nhà hàng để chuẩn bị ăn sáng, đặt trái cây cho khách nếu có khách lẻ checkin (chưa dđược báo trước)
15. Làm inhouse guest list gởi nhà hàng để chuẩn bị ăn sáng cho sáng hôm sau, in gửi nhà hàng
16. Làm arrival list depature list gửi mail đến các bộ phận liên quan
17. Gửi mail thông tin lệnh điều xe cho các bộ phận liên quan (nếu có)
18. Xuất thông tin khách lưu trú trong ngày qua file Export XNC, cập nhật thông tin khách lưu trú trên web XNC
19. Viết phiếu yêu cầu chuẩn bị ăn sáng cho khách đi chơi hoặc checkout sớm gởi nhà hàng và bếp (nếu có)
20. Viết vào sổ giao ca hoặc sơ đồ phòng giao lại cho ca 3 đánh thức khách (nếu có)
21. Kiểm tra và giao chìa khóa lại cho ca 3
22. Lưu danh sách điện thoại gọi ra trong ca và ghi chú
23. Kiểm tra và điền vào check list những công việc đã làm và ký nhận
24. Viết sổ giao ca những sự việc quan trọng diễn ra trong ca trực, những công việc nào chưa giải quyết thì bàn giao lại cho ca 3
25. Bàn giao ca lại cho ca 3 (chìa khóa, quỹ, những cơng việc tồn đọng,...)
26. Thực hiện những công việc khác mà Trưởng/ Phó Bộ Phận, Ban Giám Đốc yêu
cầu
Ca 3:
1. Vệ sinh cá nhân, kiểm tra đồng phục
2. Nhận bàn giao ca (kiểm tra sổ giao tiền, giao chìa khóa có ký nhận)
3. Đọc sổ giao ca, sổ ghi sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, những công việc nào ca 1 chưa giải quyết, chưa rỏ thì hỏi lại giải quyết
4. Vệ sinh bên trong bên ngoài quầy Lễ Tân, phịng Business (sắp xếp báo chí, các trang thiết bị làm việc theo đúng nơi quy định)
5. Kiểm tra các thiết bị làm việc, đảm bảo trong tình trạng hoạt động tốt (máy tính, máy in, máy fax, bộ đàm, phần mềm quản lý,...)
6. Kiểm tra với bộ phận bếp những yêu cầu đặt ăn sáng có đúng hay chưa
7. Chuẩn bị cho những phịng checkout sớm, những hóa đơn dịch vụ khách chưa thanh toán, Passport CMND của khách bỏ vào đúng file
8. Báo bộ phận bảo vệ những phòng checkout sớm, mang hành lý cho khách
9. Báo với các bộ phận có liên quan kiểm tra xem cịn bill chưa post hay khơng trong trường hợp khách out sớm
10. Kiểm tra thông tin khách trên hệ thống, đảm bảo thông tin khách được nhập đúng đủ. Lưu lại thông tin trong Inhouse XNC, gửi mail
11. Kiểm tra lại check list FO trong ngày và gửi mail cho Trưởng Bộ Phận
12. Kiểm tra giá phòng và điều chỉnh giá theo quy định của công ty dựa vào booking và sơ đồ giấy
13. Báo cáo FOM từng ngày và gửi mail cho các bộ phận liên quan
14. Tiến hành chạy tiền phòng và qua ngày trên hệ thống, đồng thời điều chỉnh tỉ giá USD theo tỉ giá ngân hàng
15. Đánh thức khách (nếu có)
16. Kiểm tra và giao chìa khóa cho ca 1
17. Lưu danh sách điện thoại gọi ra trong ca và ghi chú; gởi danh sách điện thoại của ca 1, ca 2, ca 3 cho Trưởng Bộ Phận
18. Xuất bổ sung thông tin khách lưu trú trong ngày qua file Export XNC, cập nhật thông tin khách lưu trú trên web XNC (nêu có)
19. Kiểm tra và điền vào check list những công việc đã làm và ký nhận
20. Viết sổ giao ca những sự việc quan trọng diễn ra trong ca, những công việc nào chưa giải quyết thì bàn giao lại cho ca 1
21. Bàn giao ca lại cho ca 1 (chìa khóa, quỹ, những công việc tồn đọng,...)
22. Thực hiện những công việc khác mà Trưởng/ Phó Bộ Phận, Ban Giám Đốc yêu cầu