III. Các khía cạnh quản trị trong doanh nghiệp
4.Quản lý nguyên vật liệu và mua hàng
Nguyên vật liệu, công cụ dụng, dụng cụ…gọi tắt là vật t . Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và chủng loại vật t mà phòng Kinh doanh thực hiện việc mua và dự trữ vật t.
Vật t đợc chia thành 2 loại :
+ Vật t chính: những vật t chủ yếu cấu thành lên các sản phẩm của Công
ty, bao gồm giấy các loại, mực in và các chất phụ gia, bản in, màng OPP, PE.
+ Vật t phụ: vật t chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất nằm ngoài các vật t chính kể trên, bao gồm nh: dầu hoả, dầu luyn, dẻ lau máy, băng dính, chỉ khâu,…
Vật t, thiết bị của ngành in là loại hàng có giá trị cao do vậy đòi hỏi thực hiện việc mua hàng và dự trữ vật t phải đảm bảo đúng quy định và kịp tiến độ sản xuất .
Dới đây là quy trình mua hàng và kiểm tra xác nhận hàng mua vào : a. Xác định nhu cầu mua hàng
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm đợc duyệt, phòng Kế hoạch (KH) thông báo với trởng phòng Kinh doanh về nhu cầu vật t dự kiến bằng phiếu yêu cầu cung ứng vật t.
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế phát sinh trong năm, KH thông báo nhu cầu vật t bổ xung, việc thông báo này có thể bằng điện thoại, có thể bằng phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t.
b. Lập kế hoạch mua hàng
Căn cứ vào Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t của KH gửi tới, Trởng KD kết hợp cùng thủ kho đối chiếu với vật t hiện có trong kho để lập Kế hoạch mua hàng sau 05 ngày kể từ khi nhận đợc .
Kế hoạch mua hàng sau khi lập xong đợc gửi lên phòng Tài chính – Kế toán xem xét để chuẩn bị nguồn vốn mua hàng, trình lãnh đạo phê duyệt .
Khi có sự đồng ý của Trởng phòng Tài chính – Kế toán, phê duyệt của lãnh đạo, Trởng KD tiến hành lựa chọn nhà cung ứng và mua hàng đảm bảo thời gian yêu cầu của KH.
hành mua hàng theo danh sách nhà cung ứng đã chọn sau 01 ngày kể từ khi nhận đợc thông báo của KH.
c. Lựa chọn nhà cung ứng
• Đối với những việc mua hàng có giá trị dới 100 triệu đồng Việt Nam
Tìm kiếm nhà cung ứng, Trởng KD lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng vật t cần mua dựa vào danh sách nhà cung ứng đợc chọn. Nếu là nhà cung ứng mới trớc khi xem xét để xác nhận mua hàng, Công ty yêu cầu nhà cung ứng cung cấp hàng mẫu (kèm theo th chào giá và bảng đặc tính kỹ thuật của sản phẩm của sản phẩm ) đa vào sản xuất thử, KD ghi vào phiếu yêu cầu sản xuất thử vật t trong vòng 7 ngày KH và bộ phận sản xuất có kết quả sản xuất thử đợc các bộ phận ghi vào Báo cáo sản xuất thử vật t. Nếu đạt yêu cầu nhà cung ứng mới đợc KD đa vào Danh sách nhà cung ứng đợc chọn .
Trong trờng hợp vậtt mua thờng xuyên của khách hàng thờng xuyên và giá cả ổn định, phơng thức thanh toán phù hợp và thời gian giao hàng đúng thì không cần gửi th chào giá mà lựa chọn ngay nhà cung ứng. Nếu không đạt những điều kiện trên thì tìm nhà cung ứng khác .
• Đối với những việc mua hàng có giá trị từ 100 triệu đến 200 triệu đồng Việt Nam
Sau khi thực hiện những thao tác trên Công ty áp dụng 1 trong 2 hình thức sau để lựa chọn nhà cung ứng :
+ Hình thức chỉ định thầu: chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của ngói thầu .
+ Hình thức trào hàng cạch tranh : lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở chào hàng của các nhà cung ứng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà cung ứng khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của công ty. Việc gửi chào hàng có thể thực hiện bằng gửi trực tiếp, bắng fax, bằng đ- ờng bu điện hoặc các phơng tiện khác. Trởng KD là ngời nhận hồ sơ chào hàng của nhà cung ứng và trình lãnh đạo .Giám đốc công ty là ngời quyết định chọn nhà cung ứng .
• Đối với những việc mua hàng có giá trị từ 200 triệu đồng Việt Nam trở lên áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật t hàng hoá . d. Ký kết hợp đồng / đơn đặt hàng mua hàng
• Đối với hàng hoá vật t mua trong nớc
Khi đã đảm bảo sự thoả đáng của các yêu cầu mua hàng đã đợc quy định và tìm đợc nhà cung ứng. KD tiến hành công việc mua hàng bằng thông báo cho nhà cung ứng có thể bằng đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế . Riêng với nhà cung ứng thờng xuyên, vật t thờng xuyên và giá cả ổn định thì việc thông báo này có thể bằng điện thoại . Sau khi thông báo bằng diện thoại, ngời mua hàng phải ghi
các thông tin mua hàng vào sổ theo dõi mua hàng bằng điện thoại .
Đơn đặt hàng phải do Trởng KD ký. Trong các đơn đặt hàng và các hợp đồng mua hàng của công ty phải mô tả đợc các sản phẩm đặt mua một cách rõ ràng, nh : tên gọi , chủng loại, kiểu, xuất xứ của sản phẩm, số lợng, các thông số kỹ thuật bao bì đóng gói phơng thức và thời gian giao nhận, giá cả và phơng thức thanh toán , các yêu cầu kiểm tra và xác nhận sản phẩm mua vào , các điều khoản thoả thuận về chất lợng.
Cụ thể cho từng loại vật t nh sau :
+ Đối với vật t giấy in gồm: bộ đặc tính vật t, màu giấy, khôn khổ giấy, định lợng giấy, hãng sản xuất giấy.
+ Đối với vật t bản in gồm: độ dầy của bản in, tính chất lý hoá học, kích thớc, hãng sản xuất, năm sản xuất .
+ Đối với vật t mực in gồm: tính chất lý hoá học của từng loại mực dung môi phụ gia, màu , các thông số kỹ thuật khác, hãng sản xuất.
+ Đối với vật t màng OPP, PE gồm: độ dày, tính chất lý hoá học, màu
khuôn khổ, hãng sản xuất .
+ Đối với vật t giấy vệ sinh , khăn giấy thơm,giấy hộp gồm: kích thớc, độ xốp, độ dày, màu, hãng sản xuất thời gian sử dụng và bảo quản, vật t đã ký mẫu với nhà cung ứng .
• Đối với hàng hoá vật t nhập khẩu trực tiếp từ nớc ngoài
Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành thơng thảo hợp đồng ngoại thơng với nhà cung ứng, hợp đồng ngoại thơng do Giám đốc ký .
Sau khi hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thơng ký kết xong, chuyển 1 bản hợp đồng gốc đến Tài chính – Kế toán để tiến hành mở th tín dụng, tiến hành các thủ tục thanh toán .
e. Thực hiện hợp đồng
Phòng Kinh doanh và phòng Tài chính- Kế toán thực hiện các thủ tục theo quy định trong hợp đồng mua hàng .
f. Nhận hàng
Đối với vật t hàng hoá mua trong nớc thì đợc giao nhận theo nội dung hợp đồng đã ký kết .
Đối với trờng hợp vật t hàng hoá do Công ty mua là hàng nhập khẩu thì phải thực hiện theo hớng dẫn công việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu .
g. Kiểm tra vật t hàng hoá mua vào
Khi vật t hàng hoá đợc vận chuyển đến công ty, trởng KD trực tiếp hoặc uỷ quyền cho nhân viên mua hàng cùng với phòng Tài chính- Kế toán và thủ kho kiểm tra xác nhận hàng mua vào để đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với yêu cầu mua hàng .
Khi kiểm tra xác nhận hàng mua vào phải dựa trên các thông tin mua hàng đã đợc ghi trong đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng và bộ đặc tính, các vật t đã ký mẫu với nhà cung ứng .
Những dụng cụ dùng để kiểm tra xác nhận hàng mua vào đã hiệu chuẩn theo Thủ tục kiểm soát phơng tiện theo dõi và đo lờng .
Sau khi kiểm tra xác nhận, có thể sảy ra 1 trong 2 trờng hợp sau:
+ Nếu vật t hàng hoá mua vào phù hợp vói yêu cầu mua hàng lập biên bản
kiểm tra xác nhận hàng hoá phù hợp .
+ Nếu sản phẩm mua vào không phù hợp với yêu cầu mua hàng thì nhân
viên mua hàng làm thủ tục trả lại nhà cung ứng hoặc làm thủ tục đa vào nơi để sản phẩm không phù hợp chờ xử lý và ghi vào phiếu tạm gửi hàng. h. Nhập kho
Đối với những vật t hàng hoá có Biên bản kiểm tra xác nhận vật t hàng hoá phù hợp thì thủ kho tiến hành nhập kho .