1.3. Ý nghĩa, mục tiêu và nội dung của đăng ký kinh doanh
1.3.2. Nội dung của đăng ký kinh doanh
Đăng ký kinh doanh phải bảo đảm các mục tiêu nói trên, nên đã trở thành một chế định lớn của Luật Doanh nghiệp 2005. Nói chung một chế định đăng ký kinh doanh cần phải có những nội dung cần thiết như: Nghĩa vụ đăng ký kinh doanh của thương nhân; cơ quan đăng ký kinh doanh; điều kiện đăng ký kinh doanh và thủ tục đăng ký kinh doanh. Những nội dung này trong từng thành tố phải hướng tới các mục tiêu nói trên khi xây dựng. Việc thiếu phân tích xuất phát từ các mục tiêu cụ thể khi xây dựng có thể dẫn tới các thiếu sót của chế định này.
(1) Nghĩa vụ đăng ký kinh doanh của thương nhân: Hầu như pháp luật của bất kỳ quốc gia nào đều ấn định cho thương nhân nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, có nghĩa là chế định đăng ký kinh doanh có trong pháp luật của mọi nước theo kinh tế thị trường. Bởi thương nhân là người chuyên tiến hành hoạt động kinh doanh với sự tập trung nguồn lực đáng kể cho hoạt động này khiến họ trở nên rất chuyên nghiệp và ham hố tìm kiếm lợi nhuận, vì vậy họ rất có khả năng trong việc gây thiệt hại cho cộng đồng và cho khách hàng của họ (những người tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ do họ bán ra). Để bảo vệ hữu hiệu cộng đồng và người tiêu dùng, pháp luật cần có sự can thiệp mà sự can thiệp quan trọng nhất là bắt thương nhân phải công khai hóa các hoạt động của mình cho xã hội và người tiêu dùng biết. Việc buộc công khai hóa khi bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh được gọi là nghĩa vụ đăng ký kinh doanh. Để thực hiện nghĩa vụ này thương nhân phải cung cấp những thông tin nhất định do pháp luật yêu cầu.
Có quan niệm cho rằng đăng ký kinh doanh cũng được xem là quyền của doanh nghiệp. Nếu nhìn từ giác độ cơ quan đăng ký kinh doanh của Nhà
nước gây nhũng nhiễu, phiền hà cho người đi đăng ký kinh doanh thì quan niệm trên xem ra là đúng. Cách nhìn từ phía thương nhân thực hiện nghĩa vụ của mình mà buộc cơ quan đăng ký kinh doanh phải tiếp nhận để bảo vệ cộng đồng là cách nhìn đúng đắn hơn. Còn việc hạn chế cơ quan đăng ký kinh doanh khỏi gây nhũng nhiễu, phiền hà có thể tiến hành bằng các qui định pháp luật về điều kiện và thủ tục đăng ký kinh doanh.
(2) Cơ quan đăng ký kinh doanh: Hiện nay trên thế giới có hai mô hình cơ quan đăng ký kinh doanh cơ bản. Đó là đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan tư pháp, và đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan hành pháp.
Phần lớn các nước theo truyền thống Civil Law thiết kế cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan tư pháp. Chẳng hạn ở Pháp, các lục sự của Tòa án thương mại là nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh và tiến hành đăng ký kinh doanh dưới sự giám sát của chánh án hay một thẩm phán do chánh án cử ra [18, tr. 68]. Mô hình này cũng được áp dụng tại Việt Nam dưới các chế độ cũ. Ở CHLB Đức, đăng ký kinh doanh thuộc tòa án hành chính. Các tòa án hành chính bang đều có danh bạ thương mại nơi mà tất cả các công ty đều phải đăng ký vào danh bạ này [2, tr. 12]. Đạo luật về đăng ký kinh doanh của Nhật Bản qui định: Công việc đăng ký được quản lý bởi Phòng Công tác Pháp lý do Bộ Tư pháp ủy quyền (Điều 1 và Điều 2).
Thông thường các nước theo truyền thống Common Law đặt cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc ngành hành pháp. Chẳng hạn ở hầu hết các tiểu bang của Hoa Kỳ, việc đệ trình điều lệ công ty để đăng ký kinh doanh và tiến hành đăng ký kinh doanh tại “the secretary of state” [28, tr. 31]; Ở Anh, Cơ quan đăng ký kinh doanh đặt tại Bộ Thương mại và Công nghiệp [27, tr. 40]. Ở Singapore đăng ký kinh doanh thuộc Bộ Tài chính và được tiến hành bởi những nhân viên do Bộ trưởng Bộ tài chính bổ nhiệm [2, tr. 15]. Ở Trung Quốc, đăng ký kinh doanh thuộc Cục Quản lý Hành chính công thương. Cục này có trách nhiệm quản lý đăng ký kinh doanh trong toàn quốc [2, tr. 15].
Các mô hình này được thiết lập tùy theo quan niệm về ý nghĩa và mục tiêu của việc đăng ký kinh doanh. Mô hình đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan tư pháp có ý nghĩa lớn trong việc bảo đảm mục tiêu bảo đảm mục tiêu tự do kinh doanh. Còn mô hình đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan hành pháp có ý nghĩa trong việc nhà nước cho phép kinh doanh và kiểm soát các hoạt động kinh tế.
Có lẽ Việt Nam đang hướng tới mục tiêu thứ hai nhiều hơn. Trong Hội nghị Công tác đăng ký kinh doanh 2013 tại Hà Nội đã diễn ra vào ngày 05/4/2013 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì (có sự tham dự của lãnh đạo và cán bộ Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư và cán bộ các Phòng Đăng ký kinh doanh 32 tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc), các phương hướng cải cách đăng ký kinh doanh được nêu ra bao gồm: Hoàn thiện pháp luật về doanh nghiệp và đầu tư; cải thiện và mở rộng hệ thống thông tin đăng ký kinh doanh; tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sau khi đăng ký kinh doanh; Kết nối dữ liệu về doanh nghiệp với cơ quan thuế, cơ quan thống kê; và kiện toàn tổ chức cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương.
Hiện nay ở Việt Nam có quan điểm về việc tập trung hóa cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó nhiều thông tin được công bố trong trang web về đăng ký kinh doanh thu thập từ một số nước theo truyền thống Common Law và Scandinavian Law. Trang web này cung cấp:
“Đa số các quốc gia đều cần tổ chức một hệ thống các cơ quan đăng ký kinh doanh thống nhất, chuyên biệt hoặc thậm chí là một cơ quan duy nhất tập trung cho nghiệp vụ chuyên môn này. Để phát triển được môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp, đặc biệt là ở các nước có hình thức cấu trúc nhà nước đơn nhất (không phải là chính quyền liên bang), việc tổ chức một cơ quan đăng ký kinh doanh đủ mạnh ở Trung ương để hướng dẫn, quản lý và xử lý nghiệp vụ ở tầm quốc gia là cần thiết. Hệ thống cơ quan đăng ký
kinh doanh nên được tổ chức trong bộ máy hành chính nhà nước, thuộc Chính phủ và hoạt động bằng nguồn ngân sách nhà nước là chủ yếu” [12].
Thứ hạng về môi trường kinh doanh
Nền kinh tế Cơ cấu tổ chức
cơ quan đăng ký kinh doanh
1 Singapore
Cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất (ACRA) được sáp nhập từ cơ quan đăng ký doanh nghiệp (RCB) và Ủy ban Kế toán công (PAB)
2 Niu Di Lân Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
3 Hồng Kông Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
4 Mỹ
Hệ thống cơ quan đăng ký kinh doanh gồm 1 cơ quan đăng ký cấp trung ương và 11 văn phòng khu vực
5 Vương quốc Anh Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
6 Đan Mạch Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
7 Na Uy Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
8 Ai rơ len
(Ireland)
Hệ thống cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ có 2 đơn vị (có 1 cơ quan đăng ký cấp trung ương và 1 cơ quan đăng ký cấp vùng)
9 Canada Một cơ quan đăng ký kinh doanh duy nhất
cấp quốc gia
10 Úc Hệ thống cơ quan đăng ký kinh doanh có 9 cơ
quan đăng ký kinh doanh cấp vùng
[12]. Qua các thông tin này, có thể thấy việc nghiên cứu mô hình cơ quan đăng ký kinh doanh bị thiên lệch. Hầu như các nghiên cứu đều tập trung vào
việc nghiên cứu mô hình gần gũi với Việt Nam. Như vậy chúng ta không thể có cái nhìn bao quát và sự lựa chọn thích hợp.
(3) Điều kiện và thủ tục đăng ký kinh doanh: Điều kiện đăng ký kinh doanh có thể được phân loại thành: Điều kiện về người; điều kiện về ngành nghề kinh doanh; điều kiện về nơi đăng ký; điều kiện về hồ sơ và thủ tục đăng ký. Các điều kiện trên là các điều kiện thiết yếu của vấn đề đăng ký kinh doanh và bị ảnh hưởng bởi mục tiêu tự do kinh doanh hay mục tiêu quản lý nhà nước.
Điều kiện về người: Thông thường các nền tài phán đều đưa ra các điều kiện tiêu chuẩn của thương nhân bởi đối với thương nhân đạo đức và khả năng nghề nghiệp rất quan trọng nhằm bảo vệ cộng đồng. Trong điều kiện tiêu chuẩn thương nhân có các tiêu chuẩn liên quan tới người được thành lập, góp vốn, mua cổ phần và quản lý doanh nghiệp. Các điều kiện này càng chi tiết thì càng hữu ích đối với việc chống tùy tiện áp dụng tại cơ quan đăng ký kinh doanh và đối với việc bảo vệ quyền tự do kinh doanh của công dân.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh là những lĩnh vực hoạt động của thương nhân. Việc kiểm soát các lĩnh vực này có ý nghĩa to lớn trong việc điều tiết kinh tế vĩ mô. Ngành nghề kinh doanh có thể được chia thành các ngành nghề bị cấm, các ngành nghề bị hạn chế, và các ngành nghề được khuyến khích. Thông qua việc áp đặt các điều kiện này nhà nước có thể thúc đẩy kinh tế phát triển và bảo đảm sự an toàn của xã hội. Các ngành nghề bị hạn chế vẫn cho phép kinh doanh những với những điều kiện nhất định tùy theo tính chất của từng ngành nghề. Còn đối với các ngành nghề được khuyến khích kinh doanh, pháp luật có thể sử dụng một số giải pháp bằng cách loại bỏ một số điều kiện gia nhập thị trường hay dùng các biện pháp ưu đãi khác. Đối với các ngành nghề bị cấm và các ngành nghề bị hạn chế mục tiêu tự do kinh doanh bị giảm nhẹ nhằm tới mục tiêu quản lý nhà
nước chặt chẽ để bảo vệ cộng đồng. Do vậy khi thiết lập và thực thi các điều kiện liên quan tới các ngành nghề này cần phải bảo đảm tính minh bạch, rõ ràng và chi tiết, cụ thể.
Điều kiện về nơi đăng ký kinh doanh: Các qui định pháp luật về nơi đăng ký kinh doanh cần phải bảo đảm sự thuận tiện của người dân. Việc thiết lập các điểm đăng ký kinh doanh theo địa hạt là cần thiết. Tuy nhiên tùy theo mật độ dân cư, mức độ phát triển kinh tế của từng địa hạt mà thiết lập số lượng các điểm đăng ký kinh doanh khác nhau.
Điều kiện về hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh: Việc thiết lập hồ sơ đăng ký kinh doanh ảnh hưởng tới thời gian đăng ký, chi phí cho việc đăng ký. Do đó điều kiện đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng để bảo đảm vừa đủ cho mục tiêu của đăng ký kinh doanh và bảo đảm cho người dân tiếp cận một cách dễ dàng. Cũng như vậy thủ tục và trình tự đăng ký đơn giản, thông thoáng sẽ bảo đảm tiết kiệm chi phí, công sức cho xã hội. Sự tiết kiệm ở đây bao gồm cả tiết kiệm về phía người dân đi đăng ký kinh doanh và cả về phía nhà nước tiến hành đăng ký kinh doanh. Việc đơn giản hóa làm giảm bớt biên chế của nhà nước, tết kiệm tiền cho ngân sách, đồng thời bảo đảm quyền tự do kinh doanh của người dân. Ở các nước trên thế giới đơn giản hóa thủ tục là một khuynh hướng gây được sự chú ý lớn đối với chính quyền của dân, do dân và vì dân.
Đạo luật công ty 2006 của Vương Quốc Anh qui định: “Hồ sơ đăng ký
(1) Hợp đồng thành lập công ty nhất thiết phải giao cho người tiến hành đăng ký cùng với đơn xin đăng ký công ty, các tài liệu được yêu cầu tại điều này và biểu lộ sự ưng thuận.
(2) Đơn xin đăng ký phải nói rõ- (a) tên gọi dự kiến của công ty,
(b) có đặt trụ sở tại Anh và xứ Wales (hoặc ở Wales), ở Scotland hoặc ở Northern Ireland hay không,
(c) trách nhiệm của các thành viên công ty có được giới hạn hay không, và nếu có thì được giới hạn bởi cổ phần hay bảo đảm, và
(d) công ty là công ty tư hay công ty công.
(3) Nếu đơn xin đăng ký được đệ nạp bởi người đại diện cho những người ký tên vào hợp đồng lập hội, thì trong đơn phải nói rõ tên và địa chỉ của người này.
(4) Đơn xin đăng ký phải bao gồm-
(a) trong trường hợp công ty là công ty cổ phần, mô tả về vốn và nắm giữ các cổ phần ban đầu;
(b) trong trường hợp công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn bởi bảo đảm, một tuyên bố về bảo đảm;
(c) công khai về những người quản lý dự kiến của công ty. (5) Đơn xin đăng ký còn phải bao gồm-
(a) khai báo địa chỉ dự kiến của trụ sở công ty; và
(b) bất kỳ bản điều lệ dự kiến nào của công ty (với điều kiện không được cung cấp điều lệ mẫu).
(6) Đơn xin đăng ký phải được giao tới-
(a) người giữ sổ đăng ký công ty ở England và Wales, nếu trụ sở đăng ký của công ty được đặt tại England và Wales (hoặc ở Wales);
(b) người giữ sổ đăng ký công ty ở Scotland, nếu trụ sở đăng ký của công ty được đặt tại Scotland;
(c) người giữ sổ đăng ký công ty ở Northern Ireland, nếu trụ sở đăng ký của công ty được đặt tại Northern Ireland (Điều 9).
Có thể nói Đạo luật này đặt ra các yêu cầu đơn giản mà ai cũng có thể tiếp cận được với chi phí thấp. Tuy nhiên pháp luật Hoa Kỳ còn đơn giản hơn nữa về hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh. Việc thành lập công ty có sự
khác biệt giữa các tiểu bang bởi Hoa Kỳ là nước liên bang và mỗi tiểu bang có một hệ thống luật lệ khác nhau. Tuy nhiên việc thành lập công ty ở quốc gia này có những đặc điểm chung do có chung một chính sách liên quan tới bảo đảm quyền tự do kinh doanh, do vậy cơ chế đăng ký kinh doanh rất thông thoáng. Thường thì mọi tiểu bang đều đòi hỏi người thành lập công ty phải đệ trình lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền một tài liệu mà có thể có tên gọi khác nhau ở mỗi tiểu bang, nhưng chung qui lại đó là “bản điều lệ công ty”. Đồng thời với việc đệ trình tài liệu này, người thành lập công ty phải nộp một khoản phí. Nếu điều lệ được phê duyệt thì công ty coi như đã tồn tại kể từ thời điểm bản điều lệ được đệ trình. Ngoài việc phải đệ trình bản điều lệ, một vài tiểu bang ở Hoa Kỳ còn có thêm những yêu cầu riêng biệt. Chẳng hạn: tiểu bang Delaware yêu cầu phải đệ trình bản điều lệ cho cả nhà chức trách địa phương nơi có trụ sở chính của công ty; tiểu bang Arizona yêu cầu trong vòng 60 ngày sau khi đệ trình, bản điều lệ còn phải được công bố trên báo phát hành thường kỳ ba số liên tiếp [28, tr. 31].