Quy trình đấu thầu theo Luật đấu thầu hiện nay gồm 2 giai đoạn: chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu.
2.1.3.1. Chuẩn bị đấu thầu
Theo pháp luật hiện hành, trước khi bước vào đấu thầu trên thực tế, cơ quan nhà nước phải tiến hành một số hoạt động trước đấu thầu, công việc này gọi chung là khâu chuẩn bị đấu thầu. Chuẩn bị đấu thầu bao gồm chuẩn bị kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị hồ sơ mời thầu.
Chuẩn bị kế hoạch đấu thầu.
Kế hoạch đấu thầu là sự thể hiện cụ thể của kế hoạch mua sắm, thể hiện mong muốn của chủ thể có nhu cầu mua sắm, mua gì, mua bao nhiêu và mua vào thời điểm nào. Điều 6- Luật đấu thầu năm 2005 quy định:
“Kế hoạch đấu thầu phải được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản sau khi phê duyệt quyết định đầu tư hoặc phê duyệt đồng thời với quyết định đầu tư trong trường hợp đủ điều kiện để làm cơ sở pháp lý cho chủ
đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu, trừ gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định đầu tư. Người phê duyệt kế hoạch đấu thầu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình”
Thơng thường, những dự án mua sắm nhỏ lẻ, yêu cầu về mặt kỹ thuật khơng cao thì kế hoạch đấu thầu được phê duyệt đồng thời với kế hoạch đầu tư. Những dự án có yêu cầu cao về mặt kỹ thuật hoặc kinh phí của dự án cao (mua sắm thường xuyên của các cơ quan nhà nước) thì kế hoạch đầu tư phải được phê duyệt trước khi phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Kế hoạch đấu thầu phải bao gồm nội dung sau: (i) Giá gói thầu và nguồn vốn;
(ii) Thời gian lựa chọn nhà thầu; (iii) Hình thức hợp đồng;
(iv) Thời gian thực hiện hợp đồng.
Trong các nội dung trên, quy định trọng tâm trong kế hoạch đấu thầu là hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu và quy định về giá gói thầu. Tuy nhiên, các quy định về hình thức lựa chọn nhà thầu đã nêu ở phần trên của luận văn, ở đây chỉ tập trung vào quy định về phương thức đấu thầu và giá gói thầu.
- Về phương thức đấu thầu. Phương thức đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu 2005 gồm 3 phương thức: Đấu thầu một túi hồ sơ, đấu thầu hai túi hồ sơ và đấu thầu qua hai giai đoạn. Phương thức đấu thầu là cách thức mà bên mời thầu sẽ áp dụng để thực hiện cuộc đấu thầu. Tùy thuộc và quy mô, lượng vốn và yêu cầu kỹ thuật của gói thầu mà có các phương thức đấu thầu khác nhau. Mỗi phương thức đấu thầu phù hợp với một loại gói thầu về cung cấp hàng hóa, dịch vụ khác nhau.
Đấu thầu một túi hồ sơ là phương thức toàn bộ hồ sơ dự thầu của nhà thầu được chuẩn bị trong một túi hồ sơ, nộp cho bên mời thầu tại cùng một
thời điểm và sẽ được bên mời thầu mở ra một lúc. Đây là phương thức được sử dụng rộng rãi trong đấu thầu. Theo quy định của Luật đấu thầu năm 2005, phương thức này áp dụng trong mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu EPC.
Đấu thầu hai túi hồ sơ là phương thức mà Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính trong hai túi riêng biệt, cả hai túi này sẽ được mở cùng lúc vào cùng thời điểm. Túi hồ sơ kỹ thuật sẽ được đánh giá trước. Những nhà thầu nào đạt 70% số điểm kỹ thuận sẽ được mở túi hồ sơ tài chính để xem xét đánh giá tiếp. Phương thức đấu thầu này được sử dụng trong những gói thầu mà vấn đề chất lượng được coi trọng hơn cả yếu tố về giá và tài chính là yếu tố phụ.
Đấu thầu hai giai đoạn áp dụng đối với những gói thầu có tính chất phức tạp về mặt kỹ thuật. Nhà thầu sẽ có hai giai đoạn để chuẩn bị hồ sơ của mình và sẽ nộp hồ sơ dự thầu ở hai thời điểm khác nhau. Tại giai đoạn thứ nhất, nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ bao gồm đề xuất kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình. Ở giai đoạn thứ hai, trên cơ sở các ý kiến trao đổi với bên mời thầu ở giai đoạn thứ nhất, nhà thầu sẽ chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất kỹ thuật đã được bổ sung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật về đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung và tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dự thầu. Những gói thầu ở Việt Nam thực hiện theo phương thức này là: Sân vận động Mỹ Đình, Nhà máy nhiệt điện Ơ Mơn, dự án nhiệt điện chay khí Cà Mau, Nhơn Trạch…[31]
- Về giá gói thầu. Giá gói thầu là giá trị ước tính của gói thầu do bên
mời thầu lập và được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu. Tính pháp lý giá gói thầu thể hiện ở chỗ trong trường hợp giá chào của tất cả các nhà thầu (sau khi giảm giá và tính tốn các hiệu chỉnh) cao hơn giá gói thầu thì người có thẩm
quyền phải ra một trong các quyết định: cho phép nhà thầu chào lại giá hoặc xem xét lại giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu.
Chuẩn bị hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu là khung các điều kiện cơ bản nhất của gói thầu, căn cứ vào các yêu cầu này, nhà thầu sẽ tiến hành lập hồ sơ dự thầu để nộp cho bên mời thầu.
Điều 25- Luật Đấu thầu năm 2005, hồ sơ mời thầu được phát hành khi có đủ điều kiện sau:
(i) Kế hoạch đấu thầu đã được duyệt. (ii) Hồ sơ mời thầu đã được duyệt.
(iii) Thông báo mời thầu hoặc danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu đã được đăng tải trên phương tiên thông tin đại chúng.
Hồ sơ mời thầu chính là căn cứ quan trọng nhất để đánh giá và xếp hạng các nhà thầu, nó có ảnh hưởng rất lớn đến tính cạnh tranh, cơng bằng minh bạch và hiệu quả của quá trình đấu thầu. Vì vậy, một hồ sơ mời thầu đạt tiêu chuẩn là hồ sơ mời thầu phải đáp ứng tính rõ ràng, chặt chẽ và minh bạch. Kinh nghiệm của các tổ chức như: WB, ADB, JBIC là lập ra một hồ sơ mời thầu mẫu, theo đó, các nước thành viên sẽ xây dựng hồ sơ mời thầu phù hợp với điều kiện đấu thầu của quốc gia.
Nội dung hồ sơ mời thầu cần phải có: thư mời thầu, chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn xét thầu, các yêu cầu về kỹ thuật và mẫu hợp đồng.
Thư mời thầu là sự mời chào về gói thầu của bên mời thầu đối với các nhà
thầu. Trong thư mời thầu sẽ nêu một số điểm sơ lược về gói thầu, địa chỉ phát hành hồ sơ mời thầu, ngày hết hạn nộp hồ sơ mời thầu và thời gian mở thầu.
Chỉ dẫn nhà thầu là những hướng dẫn cụ thể của bên mời thầu dành
cho các nhà thầu, bao gồm các cách thức và yêu cầu đối với việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu, từ cách niêm phong và ký hồ sơ dự thầu, các tài liệu nhất thiết
phải có trong hồ sơ dự thầu, đến cách tính tốn các chi phí chào giá dự thầu, nêu lên trình tự và cách thức đánh giá các hồ sơ dự thầu, các tiêu chuẩn trao hợp đồng. Phần này cũng bao gồm các quy định về bảo mật trong quá trình xét thầu.
Tiêu chuẩn xét thầu là hệ thống các yêu cầu để xem xét, đánh giá chất
lượng các nhà thầu, nói cách khác, đây chính là sự cụ thể hóa của hồ sơ mời thầu.
Yêu cầu kỹ thuật là các yêu cầu công nghệ, vật tư, thiết bị, hàng hóa,
tính năng kỹ thuật và xuất xứ hàng hóa, dịch vụ. Trong hồ sơ mời thầu xây lắp, hồ sơ thiết kế kỹ thuật phải kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật, trong hồ sơ mời thầu tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ chính là điều kiện tham chiếu, trong đó nêu rõ yêu cầu đối với dịch vụ được cung cấp.
Mẫu hợp đồng là dự thảo hợp đồng sẽ ký với bên trúng thầu. Mẫu hợp
đồng sẽ quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Cơ sở quyền và nghĩa vụ quy định trong hợp đồng mẫu được rút ra từ quy định pháp luật có liên quan.
2.1.3.2. Tổ chức đấu thầu
Đấu thầu phải thông qua các thủ tục cơ bản gồm mời thầu, sơ tuyển, nộp hồ sơ dự thầu, mở thầu, xét thầu, công bố trúng thầu, trao hợp đồng thầu, khiếu nại và xử lý vi phạm trong đấu thầu. Cụ thể là:
Mời thầu và sơ tuyển.
Thông thường, bên mời thầu chỉ mời sơ tuyển với gói thầu có giá trị lớn và có u cầu lớn về kỹ thuật hoặc cơng nghệ phức tạp. Đối với gói thầu tính phức tạp khơng cao, có thể tổ chức mời thầu ngay mà không qua sơ tuyển.
Mời thầu hoặc mời sơ tuyển phải được phát hành bằng ngôn ngữ thông dụng trong thương mại quốc tế, phát hành trên tờ báo có phạm vi quốc tế rộng rãi hoặc trên ấn phẩm thương mại thích hợp hoặc tạp chí chuyên ngành có phạm vi rộng rãi.
Thơng báo mời thầu phải có một số nội dung cơ bản sau: - Tên, địa chỉ bên mời thầu;
- Đặc điểm và khối lượng, địa điểm giao hàng hoặc đặc trưng của dịch vụ và địa điểm nó được cung cấp; thời hạn mong muốn, yêu cầu giao hàng hoặc thời hạn hồn tất cơng trình xây dựng hoặc thời hạn thực hiện điều khoản dịch vụ;
- Bản thông báo khơng được điều chỉnh sau đó về điều kiện tham gia của nhà thầu xem xét theo quốc tịch hoặc khẳng định rằng chỉ giới hạn xem xét trên cơ sở quốc tịch; các cách thức, địa điểm có được hồ sơ mời thầu, giá hồ sơ mời thầu, đồng tiền và phương thức thanh toán với hồ sơ mời thầu, địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ mời thầu.
Thông báo mời sơ tuyển phải bao hàm tối thiểu các thông tin: tên, địa chỉ bên mời sơ tuyển; bản thông báo không được điều chỉnh sau đó về điều kiện tham gia của các nhà thầu; cách thức và địa điểm nhận hồ sơ dự sơ tuyển; giá tiền mua hồ sơ, đồng tiền và phương thức thanh toán; địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ dự sơ tuyển.
Phát hành hồ sơ mời thầu.
Sau khi hoàn thành thủ tục mời thầu hoặc mời sơ tuyển, bên mời thầu sẽ phát hành hồ sơ mời thầu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bên mời thầu phải cung cấp cho nhà thầu hồ sơ mời thầu phù hợp với các trình tự và yêu cầu quy định trong thơng báo mời thầu. Nếu q trình sơ tuyển đã được thực hiện, bên mời thầu phải cấp một bộ hồ sơ mời thầu cho mỗi nhà thầu đã qua sơ tuyển và nhà thầu trả tiền mua các tài liệu đó, nếu có. Tiền bán hồ sơ mời thầu chỉ phản ánh chi phí ấn và phát hành cho nhà thầu.
Hồ sơ mời thầu thường phải bao hàm các thông tin tối thiểu sau: các chỉ dẫn với nhà đầu tư, các tiêu chí và trình tự liên quan tới việc đánh giá năng lực của nhà thầu và liên quan đến chứng minh năng lực nhà thầu, các tài
liệu yêu cầu nhà thầu nộp để chứng minh năng lực của mình, các tiêu chí u cầu đối với nhà thầu có từng loại gói thầu, dự thảo hợp đồng mẫu dể các bên ký kết khi trúng thầu, đồng tiền mà theo đó giá dự thầu thể hiện, các điều kiện về bảo lãnh dự thầu, cách thức, địa điểm và thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu. Bên cạnh đó, trong hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải thông báo một cách chính thức cho nhà thầu về cách thức để nhà thầu có thể tìm hiểu rõ ràng hơn về hồ sơ dự thầu, thông báo về dự kiến họp các nhà thầu ở giai đoạn này, thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, địa điểm và ngày giờ mở thầu, cách thức mở thầu và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, tên và địa chỉ liên hệ của bên mời thầu, bất cứ yêu cầu nào của bên mời thầu đặt ra phù hợp với quy định pháp luật.
Trường hợp nhà thầu có thắc mắc về hồ sơ mời thầu và yêu cầu bên mời thầu giải thích, làm rõ. Bên mời thầu phải trả lời tất cả các câu hỏi do nhà thầu đặt ra để làm rõ hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu nhận được trong thời gian hợp lý dể nhà thầu có điều kiện thuận lợi nhất nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn và bên mời thầu phải công bố việc giải thích đó cho tất cả các nhà thầu về những điều mà bên mời thầu đã quy định trong hồ sơ mời thầu, không được xác định nguồn gốc câu hỏi. Các nhà thầu đều được hưởng quyền ngang nhau về giải thích hoặc làm rõ hồ sơ mời thầu.
Nộp hồ sơ dự thầu.
Nộp hồ sơ dự thầu xác nhận thời điểm có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và việc điều chỉnh và rút lại hồ sơ dự thầu. Pháp luật Việt Nam quy định, hiệu lực hồ sơ dự thầu bắt đầu khi nhà thầu nộp hồ sơ cho bên mời thầu đúng hạn và theo đúng thủ tục thu nhận hồ sơ đã thông báo, việc điều chỉnh và rút lại hồ sơ dự thầu thường được gắn với trách nhiệm bảo lãnh. Bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu để kéo dài thêm thời hạn. Nhà thầu có thể từ chối và được nhận lại bảo lãnh dự thầu và hiệu lực của hồ sơ dự thầu của họ sẽ chấm
dứt tại thời điểm hết hạn. Nếu nhà thầu đồng ý gia hạn đồng thời phải gia hạn bảo lãnh dự thầu.
Mở thầu.
Thủ tục mở thầu tuy chỉ mang tính hình thức nhưng lại được quy định chặt chẽ vì đây là thủ tục thể hiện tính cơng bằng và minh bạch của q trình đấu thầu. Hồ sơ dự thầu sẽ được mở tại thời điểm quy định trong hồ sơ mời thầu, đó chính là thời hạn cuối cùng để nộp thầu hoặc thời hạn cuối cùng quy định kéo dài thời hạn cuối cùng nộp thầu, tại địa điểm và phù hợp với các thủ tục đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Tất cả các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu hoặc các đại diện của họ cần được bên mời thầu cho phép tới dự lễ mở thầu. Tên và địa chỉ của mỗi nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu được mở và giá dự thầu phải được cơng bố cho những người có mặt tại lễ mở thầu, phải thơng báo tới các nhà thầu khơng có đại diện và vắng mặt tại lễ mở thầu về các yêu cầu đối với các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và phải được ghi âm lại và lưu giữ thơng tin về q trình đấu thầu.
Xét thầu.
Thủ tục xét thầu gồm kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu. Khi xét thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ về các hồ sơ dự thầu để giúp cho việc đánh giá, xem xét và so sánh giữa các hồ sơ dự thầu. Không chấp nhận các thay đổi để biến những hồ sơ không đáp ứng thành hồ sơ đáp ứng được. Khi phát hiện các lỗi về số học, bên mời thầu phải hiệu chỉnh và gửi thông báo về việc hiệu chỉnh với nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu chỉ có thể coi là đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu khi hồ sơ đó tuân thủ tất cả điều kiện đặt ra và thuận lợi lợi nhất về mặt kinh tế cũng như kỹ thuật.
Công bố trúng thầu.
trúng thầu công khai, thông báo trúng thầu sẽ được gửi văn bản cho nhà thầu.