Đối thủ cạnh tranh
2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán
Trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì công tác chuẩn bị luôn đóng vai trò rất quan trọng.
Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một khâu mà công ty CP Việt Mỹ luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán với các đối tác châu Âu cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm. Nếu công ty đàm phán với đối tác cũ thì công ty chủ yếu chuẩn bị các thông tin về hàng hóa (chất lượng, giá cả,..), về thị trường và thông tin về các đối tác khác. Còn nếu công ty đàm phán với các đối tác mới thì công ty chuẩn bị chu đáo các thông tin về đối tác.
Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán với đối tác châu Âu đều do Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kết hợp với bộ phận cung ứng vật tư của phòng kế hoạch vật tư thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thông tin cần thiết được thu thập từ các nguồn như: sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet (với 80% ý kiến), từ các tổ chức chuyên ngành quốc tế (với 20% ý kiến), từ bộ Công thương, hiệp hội các nhà phân phối Việt Nam (với 60% ý kiến), từ lưu trữ nội bộ của công ty (với 80% ý kiến) và từ nguồn khác như các hợp đồng của một số đối thủ canh tranh.
Công tác chuẩn bị thông tin của công ty được coi là vấn đề thường gặp khó khăn (với 80% ý kiến) trong công tác chuẩn bị cho quá trình đàm phán. Bởi vì, mỗi đối tác sản xuất và kinh doanh các sản phẩm hoàn toàn khác nhau. Các thông tin về đối tác mà công ty thu thập được chủ yếu thông quan những người môi giới hoặc từ trang web của đối tác.
Công tác chuẩn bị thông tin đàm phán của công ty còn thiếu tính đồng bộ và chỉ được đánh giá ở mức khá tương ứng với 3.2 điểm.
Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán:
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với các đối tác châu Âu thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán của công ty chỉ đạt mức khá (với 3.1 điểm). Cụ thể:
- Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu không khí tin tưởng hợp tác với các đối tác. - Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: các nhà quản trị sẽ tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác.
Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Theo kết quả điều tra, phỏng vấn thì có tới 80% ý kiến cho rằng khâu chuẩn bị nội dung đàm phán mà công ty thường gặp khó khăn nhất. Song công tác này công ty lại thực hiện tốt nhất đạt 3.6 điểm.
Cho dù là bạn hàng làm ăn quen biết từ trước hay bạn hàng mới thì trước mỗi cuộc đàm phán với đối tác châu Âu, công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần bàn bạc trong cuộc đàm phán đó. Các thương vụ khác nhau thì nội dung đàm phán là khác nhau. Khi đàm phán với các đối tác châu Âu có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; còn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký trước đó. Còn với các đối tác
mới thì các nội dung đàm phán cần chuẩn bị sẽ nhiều hơn bao gồm: mục đích của hợp đồng, tên, số lượng, giá cả hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, …
Chuẩn bị nhân sự đàm phán:
Về vấn đề chuẩn bị nhân sự đàm phán cho cuộc đàm phán với đối tác châu Âu thì trưởng đoàn đàm phán có vai trò quyết định thường là giám đốc kinh doanh của công ty. Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng là thành phần không thể thiếu, thường xuyên có mặt trong đoàn đàm phán của công ty. Ngoài ra, đoàn đàm phán của công ty còn có chuyên gia pháp lý được thuê ở ngoài về phục vụ cho những hợp đồng quan trọng, còn những hợp đồng bình thường thì đoàn đàm phán của công ty thường không có chuyên gia pháp lý. Các nhân viên nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty cũng có thể được cử đi đàm phán tùy vào đối tác là ai. Hiện nay, công ty không sử dụng phiên dịch vì các thành phần chính của đoàn đàm phán đều có khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Đức thành thạo.
Thành phần đoàn đàm phán của công ty tương đối đầy đủ, các đàm phán viên có khả năng sử dụng tiếng Anh trong quá trình đàm phán. Song có rất nhiều đối tác từ châu Âu nhưng công ty chỉ có 1 đoàn đàm phán, họ có thể phù hợp đàm phán với đối tác này nhưng lại không phù hợp với đối tác kia nên dẫn tới hiệu quả hoạt động chưa cao. Do đó, theo kết quả điều tra, phỏng vấn thì công tác chuẩn bị nhân sự đàm phán của công ty chỉ đạt ở mức khá với 3.0 điểm.
Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán:
Khi đàm phán bằng phương thức gặp mặt trực tiếp thì thường đối tác chủ động sang Việt Nam bởi vì các đối tác châu Âu có thể đi lại thuận tiện và nhanh chóng hơn và họ cũng có mong muốn được đến thăm Việt Nam, nhiều đối tác có điều kiện, có một số đối tác có văn phòng đại diện hay chi nhánh đặt tại Việt Nam. Tuy nhiên, hàng năm có nhiều cuộc đàm phán được diễn ra tại trụ sở của đối tác ở châu Âu.
Khi địa điểm đàm phán là tại Việt Nam thì công ty CP Việt Mỹ có thể chủ động lựa chọn thời điểm cho cuộc đàm phán. Đàm phán sẽ được diễn ra tại văn phòng của công ty vào giờ hành chính. Công ty chủ động lên lịch sau đó bàn bạc với đối tác châu Âu để xác định thời gian hợp lý. Công tác này của công ty chỉ được đánh giá ở mức độ khá với 3.0
điểm bởi một số hạn chế như các cuộc đàm phán đều diễn ra ở văn phòng công ty mà văn phòng thì không được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán, diện tích hạn hẹp, …
Chuẩn bị chương trình làm việc:
Với những đối tác khác nhau thì công ty có những chương trình làm việc khác nhau. Chẳng hạn, đối với những đối tác cũ như Exxon Mobil họ thích những cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng thì công ty không thể kéo dài chương trình làm việc được. Còn với những đối tác mới thì cần phải kéo dài chương trình làm việc để tìm hiểu rõ hơn về đối tác và có thời gian suy nghĩ các điều khoản trong hợp đồng.
Tiến hành đàm phán
Tùy thuộc vào từng thương vụ, từng đối tác mà công ty áp dụng các hình thức đàm phán khác nhau một cách linh hoạt. Việc lựa chọn được hình thức đàm phán phù hợp cho các cuộc đàm phán không những mang lại những hiệu quả mà còn giúp công ty tiết kiệm được những khoản chi phí đáng kể. Công ty CP Việt Mỹ áp dụng tất cả các hình thức đàm phán với các đối tác châu Âu. Trong đó, hình thức gặp mặt trực tiếp được sử dụng nhiều nhất với tỷ lệ sử dụng là 60%, 20% đàm phán qua thư tín và 20% đàm phán qua điện thoại.