Qua bảng và biểu đồ trên cho thấy, kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của văn phòng HĐND và UBND huyện đã có sự thay đổi qua các năm:
Năm 2016, tiếp nhận hồ sơ là 3042 hồ sơ.
Năm 2017 tiếp nhận hồ sơ đã có sự thay đổi theo chiều hƣớng tăng lên là 3115 hồ sơ.
Năm 2018 việc tiếp nhận hồ sơ tăng lên là 3429, so với năm 2016 tăng lên 387 hồ sơ. Sự thay đổi trên cho thấy, việc cải cách thủ tục hành chính ở huyện đã có những bƣớc tiến mới, đƣợc nhân dân đồng tình ủng hộ và đánh giá ở mức hài lòng cao, giúp các tổ chức, cá nhân tiết kiệm đƣợc công sức và thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc
3042 3115 3429 2846 3004 3085 196 111 344
Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
vẫn còn có những hồ sơ, vụ việc chƣa đƣợc giải quyết kịp thời cho nhân dân. Vì vậy, đây cũng là những điểm cần khắc phục để đảm bảo sao cho phục vụ nhân dân một cách thuận lợi nhất.
* Về công tác đổi mới lề lối làm việc:
- Trong thực tế, hoạt động của cơ quan đƣợc thực hiện bởi nhiều đơn vị, mỗi đơn vị có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên, sự riêng biệt đó chỉ có tính tƣơng đối vì chúng luôn có mối quan hệ với nhau. Văn phòng là nơi giúp cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt. Việc điều hòa đó đƣợc thực hiện thông qua xây dựng và thực thi quy chế làm việc trong cơ quan, thông qua các cuộc họp giao ban hàng tuần do Văn phòng đảm nhiệm.
Văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện chức năng tham mƣu, phối hợp với các cơ quan chuyên môn giải quyết nhanh, gọn, giảm sự phiền hà cho tổ chức và công dân, đảm bảo lề lối làm việc, trật tự văn minh nơi công sở. Bên cạnh đó, cải tiến tác phong làm việc, quy chế làm việc của cơ quan, rà soát các thủ tục hành chính, thực hiện tốt qui tắc ứng xử của CBCCVC làm việc trong bộ máy chính quyền địa phƣơng để từng bƣớc nâng cao hiệu quả việc tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính. Ngoài ra, Văn phòng còn tham mƣu, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác cho Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện, phối hợp với Văn phòng Huyện ủy tham mƣu, chuẩn bị các điều kiện giao ban Thƣờng trực Huyện ủy hàng tuần. Đổi mới công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, khách quan. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế nhất định trong công tác quản lý hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo, biên tập và chuyển nhận văn bản.
2.3.5. Tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong công tác tiếp nhận, xử lý văn bản đến, văn bản đi và ban hành văn bản
- Công tác tiếp nhận, xử lý văn bản đến và văn bản đi đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội
vụ về việc hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức và Quy chế về công tác Văn thƣ, lƣu trữ tại Văn phòng.
- Quy định về chế độ thu nộp hồ sơ, tài liệu và lƣu trữ tại UBND huyện đảm bảo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về cơ bản đã vận hành tốt và xử lý hiệu quả. Các văn bản đến, văn bản đi đều đƣợc quản lý bằng sổ sách truyền thống, ngoài ra đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thƣ, lƣu trữ, chuyển nhận văn bản thông qua mạng internet. Việc quản lý và lƣu trữ trên phần mềm đƣợc đảm bảo không nhầm lẫn, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng. Những công văn đi, công văn đến đƣợc chuyển tải kịp thời đến đúng nơi nhận qua phần mềm quản lý văn bản và hòm thƣ điện tử, nhằm giảm tải đƣợc số lƣợng giấy tờ trong khi phát hành văn bản, thực hiện tốt việc tiết kiệm, chống lãng phí, đảm bảo thời gian nhanh chóng, kịp thời. Dƣới đây là bảng tiếp nhận và ban hành văn bản đến trong các năm 2016, 2017 và 2018.
Bảng 2.5. Công tác tiếp nhận và ban hành văn bản
Năm
Hình thức Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tiếp nhận 4736 4833 4913
Ban hành VB 6579 5988 5820
(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện)
Để minh họa rõ hơn ta có biểu đồ sau: