a. Tình trạng vật lý của tài liệu
Khối tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn có số lƣợng lớn nhƣng do thời gian và điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật nên một số tài liệu đang có nguy cơ bị huỷ hoại do những tác động của môi trƣờng, khí hậu, đặc biệt là khối tài liệu trƣớc năm 1954. Những tài liệu này hầu hết đƣợc đánh máy trên giấy pơluya, viết tay chữ rất mờ, nhoè mực và khó đọc. Nhiều hồ sơ, tài liệu trong kho do bị di chuyển nhiều, chất liệu giấy không tốt và ý thức của trách nhiệm của độc giả không cao nên đã bị rách ; thậm chí nhiều hồ sơ, tài liệu còn bị mối xông...
Tài liệu giai đoạn 1954-1990 tuy không bị hỏng nhiều nhƣng tài liệu hầu hết đánh trên giấy đen, mực
lâu ngày đã bay màu nên chữ rất mờ . Chỉ có một số tài liệu hình thành trong thời gian gần đây (Sau năm 1990) đƣợc chế bản bằng máy tính, giấy tốt nên chất lƣợng tài liệu tƣơng đối tốt. Tài liệu các tỉnh, thành đoàn do cỡ giấy không thống nhất nên có những hồ sơ giấy dài hơn cả bìa hồ sơ gây nhiều khó khăn cho cán bộ lƣu trữ trong việc bảo quản văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (Tài liệu của các tỉnh, thành đoàn phía Nam sau năm 1975).
b.Về mặt thể thức :
Cũng giống nhƣ tài liệu của đại bộ phận các cơ quan, tổ chức khác, do chƣa có quy định về thể thức văn bản và do yêu cầu bảo đảm bí mật nên tài liệu của Trung ƣơng Đoàn trƣớc năm 1975 chƣa có sự thống nhất và hầu nhƣ không đầy đủ về mặt thể thức . Cụ thể :
- Nhiều tài liệu, văn bản thiếu một số yếu tố thông tin quan trọng nhƣ không có số, ký hiệu, không có chữ ký, không có dấu, không có địa danh,
ngày tháng ban hành văn bản. Một số tài liệu có chữ ký lại không có tên ngƣời ký… Tuy không đảm bảo về mặt thể thức nhƣng do nội dung quan trọng, phản ánh hoạt động Đoàn, Hội trong một thời kỳ nhất định, nên những tài liệu này vẫn đƣợc coi là căn cứ để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử Đoàn và các phong trào thanh thiếu niên.
- Nhiều tài liệu không có bản chính , bản gốc mà chỉ có bản sao hoặc bản thảo. Nhiều tài liệu ghi rõ là dự thảo (Có văn bản viết tay, có văn bản đánh máy) nhƣng không có ý kiến sửa chữa hoặc có ý kiến nhƣng không có tên ngƣời sửa.
- Nhiều văn bản tài liệu đánh máy dƣới dạng chữ không dấu, mực xanh mờ đã bay chữ nên việc đoán chữ và suy luận nội dung văn bản rất khó, nhiều khi không luận đƣợc dẫn đến việc hiểu sai nội dung văn bản.
Do những đặc điểm về nội dung, thành phần và khối lƣợng nhƣ vậy nên khối tài liệu đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn rất cần đƣợc quan tâm, đầu tƣ kinh phí để đầu tƣ cơ sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản và phục chế tài liệu.