2.4.1. Ƣu điểm
Công tác tổ chức tài liệu tại Trung ƣơng Đoàn đã bƣớc đầu đạt đƣợc những kết quả nhất định :
- Tài liệu Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn đã đƣợc tổ chức nhƣng chƣa khoa học. Tài liệu bƣớc đầu đã đƣợc lập hồ sơ, phần nhiều hồ sơ đã đƣợc
đƣợc biên mục bên trong và bên ngoài, bƣớc đầu phục vụ đƣợc nhu cầu khai thác và sử dụng của độc giả trong và ngoài cơ quan.
Theo thống kê, hàng năm đã có hàng trăm lƣợt độc giả đến khai thác tài liệu tại kho lƣu trữ với hàng trăm đầu hồ sơ tài liệu (Từ năm 2000-2007, phục vụ gần 2000 lƣợt độc giả với 4000 hồ sơ)[25 ]. Mục đích khai thác và sử dụng để phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu niên của BCH, BTV, BBT Trung ƣơng Đoàn ; phục vụ cho việc viết lịch sử các tổ chức và phong trào thanh niên ;cung cấp tài liệu chocác cuộc thi tìm hiểu 75 năm thành lập Đoàn, 60 năm thành lập Đội, phục vụ cho sinh viên các trƣờng Đại học nghiên cứu khoa học và làm cá luận văn, đề tài tốt nghiệp…
- Những hồ sơ lập ra tuy chƣa đầy đủ tài liệu nhƣng cơ bản đã phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Trung ƣơng Đoàn, Trung ƣơng Hội qua các thời kỳ lịch sử
2.4.2. Tồn tại
Tuy đã tiến hành tổ chức lập hồ sơ tài liệu, nhƣng do sự thiếu hụt về đội ngũ cán bộ và kinh phí, tình trạng tài liệu tồn đọng vẫn còn chiếm khối lƣợng lớn (Khoảng 70/250 m giá tài liệu) ; nhiều tài liệu đã hết giá trị lƣu trữ hoặc giá trị lƣu trữ thấp chƣa đƣợc tổ chức đánh giá lại hiện vẫn đang đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ ; nhiều tài liệu quý hiếm (tài liệu trƣớc năm 1954) bị hƣ hỏng hoặc xuống cấp chƣa đƣợc tiến hành tu bổ và phục chế…
Việc phân phông trong kho lƣu trữ và việc xác định phƣơng án phân loại chƣa đƣợc tiến hành, tài liệu trong kho mới chỉ dừng ở việc phân loại sơ bộ, chƣa áp dụng đƣợc các biện pháp nghiệp vụ để tổ chức khoa học trong công tác lƣu trữ vào việc chỉnh lý và hoàn chỉnh khối tài liệu này.
Ví dụ : Trong kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, hồ sơ đƣợc sắp xếp theo tên loại văn bản khá nhiều. Điều đó khiến độc giả rất khó tra tìm tài liệu theo
vấn đề và nếu tìm đƣợc cũng phải mất rất nhiều thời gian. Bởi khi tra cứu mục lục hồ sơ, độc giả chỉ biết đó là tập văn bản của cơ quan ban hành trong một khoảng thời gian nhất định mà không biết đƣợc nội dung tập văn bản đó đề cập đến những vấn đề gì để sử dụng cho hiệu quả và hợp lý.
Bên cạnh đó, còn một số hồ sơ (Hồ sơ sau 1990) chƣa có mục lục tài liệu văn kiện. Nếu mỗi hồ sơ đƣợc biên mục bên ngoài và bên trong đầy đủ những yếu tố thông tin nhƣ tên loại văn bản, trích yếu nội dung, tác giả ban hành văn bản, thời gian ban hành…văn bản tài liệu trong hồ sơ đƣợc đánh số thứ tự sẽ không chỉ giúp độc giả thuận tiện trong việc tra cứu, tiếp cận thông tin mà còn giúp việc quản lý văn bản, tài liệu trong hồ sơ đƣợc chặt chẽ…
Nguyên nhân của những ưu điểm:
- Về mặt nghiệp vụ, công tác lƣu trữ ở Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh sau năm 1987 đã nhận đƣợc sự chỉ đạo trực tiếp của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Sau khi pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia đƣợc ban hành năm 2001 và thực hiện Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng về việc « tăng cường, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ », Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã đặc biệt quan tâm chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên. Hàng năm, Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đều tiến hành kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ và tổ chức cho cán bộ làm công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn đƣợc tham gia các lớp tập huấn ; định kỳ 2 năm một lần, Văn phòng Trung ƣơng Đảng tổ chức Hội nghị tổng kết công tác văn thƣ-lƣu trữ của Đảng đã đƣa ra những định hƣớng và phƣơng hƣớng hoạt động cho các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội. Điều đó giúp cho lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ..
- Về sự quan tâm, chỉ đạo của các đồng chí lãnh đạo Trung ương Đoàn : Trong những năm gần đây lãnh đạo cơ quan Trung ƣơng Đoàn đã bắt đầu có sự quan tâm chỉ đạo đối với công tác văn thƣ lƣu trữ, các trang thiết bị đƣợc cấp đầy đủ, diện tích phòng kho đƣợc mở rộng.
- Cán bộ làm công tác lưu trữ Trung ương Đoàn, với tinh thần chủ động, tích cực và trách nhiệm, đƣợc đào tạo bài bản, đã cố gắng tìm tòi để sắp xếp, chỉnh lý tài liệu phục vụ việc nghiên cứu và tra tìm phục vụ công tác trƣớc mắt và lâu dài của độc giả.
Nguyên nhân của những tồn tại
Thứ nhất : Do nhận thức của lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn về công tác lƣu trữ chỉ coi là một hoạt động chuyên môn đơn thuần nên chƣa có sự quan tâm sâu sắc đến công tác này. Tâm lý coi thƣờng công tác lƣu trữ còn tồn tại ở cán bộ và cả lãnh đạo các ban, đơn vị nên việc đôn đốc, nhắc nhở cán bộ nhân viên thực hiện theo yêu cầu chƣa cụ thể, sát sao. Việc lập hồ sơ, văn bản hàng năm hoặc cuối nhiệm kỳ giao nộp vào lƣu trữ cơ quan chƣa đƣợc thực hiện. Tài liệu giao nộp vào lƣu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu rời lẻ, gây rất nhiều khó khăn cho cán bộ lƣu trữ trong việc sắp xếp, chỉnh lý và tổ chức khoa học tài liệu. Nhiều cán bộ sau khi nghỉ hƣu hoặc chuyển công tác không chuyển giao và không nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan mà chƣa có chế tài bắt buộc. Nhiều cán bộ trƣớc khi chuyển công tác còn tự ý tiêu huỷ những tài liệu liên quan đến những công việc đã giải quyết, làm thất thoát một số tài liệu có giá trị tại Trung ƣơng Đoàn.
Thứ hai : Việc xây dựng danh mục hồ sơ ở giai đoạn văn thƣ hàng năm chƣa thực hiện đƣợc vì vậy đã ảnh hƣởng đến chất lƣợng của tài liệu lƣu trữ Theo lý thuyết, việc phân loại, lập hồ sơ hoàn toàn không thuộc trách nhiệm của bộ phận lƣu trữ mà thực hiện ở khâu văn thƣ, thuộc trách nhiệm của tất cả cán bộ làm những công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ. Tuy nhiên,
trong thực tế, phần lớn các ban, đơn vị trong cơ quan chƣa thực hiện tốt công tác này
Thứ ba : Về phía cán bộ làm công tác lƣu trữ : Do biên chế của bộ phận lƣu trữ của cơ quan Trung ƣơng Đoàn quá ít (Trƣớc năm 1994 : 01 cán bộ ; 7/1994-8/2008 : 02 cán bộ ; 9/2008 đến nay chỉ có 01 cán bộ ) nên không thể dành thời gian và công sức đầu tƣ cho việc nghiên cứu khoa học để đƣa ra phƣơng án tối ƣu trong việc bảo quản khối tài liệu đang lƣu trữ tại kho Trung ƣơng Đoàn. Chỉ riêng việc bổ sung tài liệu và sắp xếp văn bản tài liệu trong kho phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả đã chiếm phần lớn thời gian của cán bộ làm công tác lƣu trữ tại đây. Ngoài ra, do trực thuộc phòng Hành chính, cán bộ lƣu trữ thƣờng xuyên phải hỗ trợ cho cán bộ của bộ phận văn thƣ trong việc giải quyết các công việc hàng ngày (bộ phận văn thƣ cũng chỉ có 02 cán bộ) ; giúp việc sắp xếp, phát hành văn bản tài liệu các đại hội, hội nghị…Chính vì thế, việc kiểm tra và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các ban, đơn vị trong cơ quan không thực hiện đƣợc, việc thu hồi tài liệu cũng không thƣờng xuyên dẫn đến việc tài liệu nộp vào lƣu trữ tuy nhiều nhƣng tài liệu thực sự có giá trị (các hồ sơ công việc phản ánh những hoạt động thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan) không có bao nhiêu. Việc xây dựng các hồ sơ có tính chất chuyên đề phục vụ độc giả chủ yếu do cán bộ lƣu trữ sàng lọc từ tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn không nhiều.
Thứ tư, công tác lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn chƣa thực sự phát huy đƣợc giá trị và khẳng định đƣợc tầm quan trọng của mình trong hoạt động của cơ quan. Văn bản, tài liệu thiếu nhiều khiến cho chất lƣợng phục vụ khai thác của độc giả không cao ; cán bộ lƣu trữ chƣa tham mƣu cho lãnh đạo những biện pháp cụ thể , có sức thuyết phục, khẳng định đƣợc vị trí không thể thiếu của công tác lƣu trữ trong hoạt động của cơ quan. Tâm lý coi công tác lƣu trữ là một công việc thuần tuý chuyên môn và sự quan tâm chƣa đúng
mức đối với công tác và cán bộ làm công tác này là một rào cản lớn khiến công tác lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn chƣa thực sự phát huy tác dụng và thế mạnh mà nó vốn có.
Tiểu kết chương 2
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và các tổ chức thanh niên có giá trị cao phục vụ thực tiễn và công tác nghiên cứu lịch sử, phản ánh quá trình hình thanh, phát triển trên các lĩnh vực công tác của Đoàn và các tổ chức thanh niên. Khối tài liệu ở đây đã đƣợc tổ chức phục vụ khai thác nhƣng chƣa thật sự phát huy đƣợc giá trị do công tác tổ chức tài liệu chƣa khoa học.
Qua khảo sát , chúng tôi nhận thấy, công tác lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn đã đƣợc quan tâm, nhận thức của cán bộ, chuyên viên và lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn đã có nhiều chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, nhiều vấn đề còn tồn tại trong công tác lƣu trữ chậm đƣợc khắc phục. Những tồn tại này một phần xuất phát từ nhận thức của các cấp lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành, nhƣng lỗi lớn thuộc về cán bộ lƣu trữ, khi chƣa thật sự tâm huyết và có trách nhiệm trong công việc.
Những tồn tại trên cần sớm đƣợc khắc phục, nhằm tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của cán bộ Đoàn, Hội .
CHƢƠNG 3