Vĩ An trong giai đoạn mới
Theo quan điểm tiếp cận hệ thống, khi xét đến các yếu tố ảnh hưởng tới nguồn lực thông tin tại DNTT, chúng ta có thể chia ra thành hai nhóm đó là các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.
* Các yếu tố bên trong: đó là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp, đội ngũ cán bộ, đối tượng bạn đọc chủ yếu (ba yếu tố này đã được đề cập ở phần trên) và nguồn kinh phí.
* Các yếu tố bên ngoài: đó là mối quan hệ với các cơ quan, DNTT cùng chức năng khác, với các cơ quan xuất bản, phát hành và với tình hình phát triển của đất nước.
1.5.1. Các yếu tố nội tại
- Các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin:
Có nhiều yếu tố tác động đến nguồn lực thông tin của các đơn vị cung cấp thông tin như DNTT Vĩ An nhưng có thể nói yếu tố quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng lớn đến nguồn lực thông tin là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin. Cụ thể là các quy luật như: quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ; quy luật tập trung và phân tán thông tin; quy luật lỗi thời của thông tin; quy luật giá cả tài liệu tăng lên liên tục.
Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ xuất phát từ quan điểm của Ăngghen, khoa học luôn phát triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhân loại đã tích lũy được từ các thế hệ trước. Từ đó các nhà thư viện học đã thấy rằng sự gia tăng số lượng tài liệu mang tính quy luật và quy luật này được nhà trắc lượng thư viện Solla Price (1922 - 1983) mô phỏng bằng công thức:
33
Trong đó: A: là số lượng tài liệu có tại thời điểm to nào đó. e: cơ số logarit tự nhiên (e = 2,718)
k: hằng số đặc trưng cho tốc độ tăng khối lượng tri thức. Chính vì sự gia tăng một cách chóng mặt của tài liệu mà người ta gọi thời đại ngày nay là thời kỳ bùng nổ thông tin. Nguyên nhân chính dẫn đến sự bùng nổ thông tin là sự gia tăng không ngừng của đội ngũ các nhà nghiên cứu khoa học, đây là đội ngũ nòng cốt sản sinh ra tài liệu. Người ta đã thống kê được rằng, số lượng cán bộ khoa học kỹ thuật ngày nay chiếm 90% tổng số các nhà khoa học của nhân loại có từ trước đến nay và 99% tri thức nhân loại thuộc về các nhà khoa học đó. Vì vậy mà số lượng tài liệu ghi lại những thông tin, công trình nghiên cứu, tri thức của họ tăng lên tương ứng. Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, tài liệu không chỉ tăng lên về số lượng mà còn phong phú về loại hình. Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ đặt ra cho mỗi cơ quan thông tin một bài toán về xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin rất khó. Mỗi cơ quan thông tin phải xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin làm sao cân bằng được giữa sự bổ sung đầy đủ tài liệu với nguồn kinh phí có hạn, và đặc biệt thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc. Chính các DNTT, với chức năng cung cấp thông tin cũng không thoát khỏi sự ảnh hưởng của quy luật đó. Khối lượng tài liệu gia tăng, số lượng các loại hình báo chí tăng nhanh đã ảnh hưởng đáng kể đến chính sách phát triển nguồn lực thông tin của doanh nghiệp.
Một trong những quy luật nội tại của tài liệu có tác động đến nguồn lực thông tin là quy luật tập trung và phân tán thông tin. Nhà thư mục học người Anh – S.Bradford đã cho rằng khi nghiên cứu một chủ đề và tìm kiếm tài liệu về chủ đề đó qua một số tạp chí thì thấy rằng: chủ đề đang xét được đề cập trong số ít các tạp chí chuyên ngành – đây là những tạp chí quan trọng nhất về chủ đề đó và thường được gọi là tạp chí hạt nhân; tiếp theo chủ đề đang xét
34
cũng được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, số lượng các tạp chí này tăng một cách đáng kể so với số lượng các tạp chí hạt nhân; còn lại là những tạp chí không đề cập đến chủ đề tìm hiểu thì có số lượng rất lớn. Như vậy số tạp chí vùng hạt nhân và các vùng liên quan khác có mối tương quan với tỉ lệ: 1: n : n2. Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng, muốn thỏa mãn 100% nhu cầu của bạn đọc thì vốn tài liệu hay nguồn thu thập thông tin phải tăng gấp 0.5 lần khi thỏa mãn khoảng 33% nhu cầu của bạn đọc và gấp 25 lần khi thỏa mãn 66% nhu cầu. Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng muốn thực hiện tốt việc đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, cán bộ thông tin phải cân nhắc tỉ lệ tài liệu giữa số lượng tạp chí hạt nhân và các tạp chí có liên quan. Thông tin về một lĩnh vực cụ thể không chỉ có trong những tài liệu chuyên ngành mà còn được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, đặc biệt trong điều kiện có xu hướng liên kết, liên ngành giữa nhiều lĩnh vực khoa học đang ngày một gia tăng thì số lượng tài liệu ở những vùng ngoài lại càng gia tăng. Người làm công tác thu thập thông tin không chỉ có những kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải yêu cầu có kiến thức rộng rãi về các ngành khoa học nói chung để có thể bổ sung một cách đầy đủ tối đa cho nguồn lực thông tin của đơn vị mình, doanh nghiệp mình.
Quy luật lỗi thời của thông tin là một trong những quy luật nội tại của tài liệu. Mọi tài liệu đều có tuổi thọ của nó, tốc độ giảm tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tri thức và giá trị nội dung của tài liệu. Nhu cầu về tài liệu giảm dần tỉ lệ nghịch với thời gian xuất bản chúng. Để biểu thị mức độ lão hóa của tài liệu và lượng hóa mức độ lão hóa, năm 1960 các nhà khoa học R.Barton và R.Kebler đã đưa ra khái niệm “nửa chu kỳ sống” của tài liệu. Nửa chu kỳ sống của tài liệu là khoảng thời gian kể từ lúc công bố đến lúc nó được sử dụng nhiều nhất. Sau đó thì giá trị sử dụng của tài liệu giảm dần. Qua nghiên cứu hai nhà khoa học đã kết luận nửa chu kỳ sống của một số lĩnh vực khoa học như: vật lý: 4,6 năm; sinh vật: 7,2 năm; hóa học: 8,1 năm; thực vật: 10
35
quy luật lỗi thời của tài liệu phải được áp dụng một cách linh hoạt, người làm công tác cung cấp thông tin truyền thông cần phải biết loại báo, tạp chí nào thường đưa tin chậm hơn so với thời điểm chính thức, những báo, tạp chí nào mặc dù đưa tin muộn nhưng thường có những bài đánh giá, phân tích, có giá trị cao. Cán bộ bổ sung cần phải đánh giá nhu cầu của khách hàng để có chính sách bổ sung và thanh lý kịp thời.
Hiện nay, một trong những quy luật có tác động đáng kể đến nguồn lực thông tin của DNTT là quy luật giá cả tài liệu tăng liên tục. Giá cả tài liệu được tính đến ở đây là bao gồm cả giá của thông tin được chứa đựng bên trong và vật chất chứa đựng thông tin cộng với các dịch vụ khác như chi phí quảng cáo, phát hành. Giá cả của tài liệu tăng lên chủ yếu là do sự tăng lên của phần giá của thông tin chứa trong tài liệu đó. Theo khảo sát của các nhà nghiên cứu, giá cả tài liệu tăng trung bình từ 5% đến 10%, thậm chí có những loại tài liệu tăng 15%. Việc tăng giá của tài liệu trước hết là do sự tác động của tình hình lạm phát ở các quốc gia, do sự tăng giá của các nguyên vật liệu cho việc in ấn tài liệu, do sự cải tiến công nghệ trong in ấn, phát hành…Giá cả tài liệu ngày một tăng lên trong khi đó những DNTT tư nhân như doanh nghiệp Vĩ An với vốn kinh phí khiêm tốn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu báo và tạp chí.
Tất cả các quy luật nội tại của tài liệu có tác động mạnh mẽ đến nguồn lực thông tin của DNTT, đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ thông tin, số lượng và giá cả tài liệu tăng cao, trong khi đó nhu cầu thông tin của người dùng tin ngày càng phong phú về số lượng và đòi hỏi cao về chất lượng. Với nguồn kinh phí có hạn, để thực hiện có một nguồn lực thông tin mạnh thực sự là bài toán khó đối với cán bộ thu thập thông tin nói riêng và người quản lý DNTT nói chung.
- Nguồn lực tài chính
Nguồn lực tài chính có thể nói là yếu tố quan trọng nhất tác động đến nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. DNTT phải xây dựng, tính toán để cân
36
đối giữa số lượng những đầu báo, tạp chí cần bổ sung và nguồn kinh phí hiện có. Đây là vấn đề khó khăn nhất đối với mỗi cơ quan thông tin cũng như những DNTT.
1.5.2. Các yếu tố bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài tác động đến nguồn lực thông tin của DNTT đã được nói ở trên, đó là sự phối hợp giữa các DNTT với cơ quan xuất bản, phát hành và sự phù hợp với định hướng phát triển kinh tế xã hội của đất nước và vùng miền.
- Mối liên kết giữa các DNTT
Hiện nay giữa các DNTT có cùng chức năng cung cấp thông tin ở Việt Nam chưa có sự phối hợp trong việc phát triển nguồn lực thông tin. Việc phối hợp phát triển nguồn lực thông tin đem lại cho các DNTT nhiều lợi ích song xu hướng này vẫn chưa được phát triển. Sự phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm đưa lại cho doanh nghiệp khả năng đáp ứng nhu cầu tin một cách tối đa, đồng thời góp phần tiết kiệm kinh phí và thời gian để xử lý thông tin.
- Mối quan hệ với các cơ quan xuất bản, phát hành
Nếu DNTT, nhà cung cấp thông tin có mối quan hệ tốt với cơ quan xuất bản hay phát hành thì đơn vị đó sẽ nhận được những ưu tiên đặc biệt trong việc mua bán tài liệu. Để xây dựng được mối quan hệ tốt với các cơ quan xuất bản và phát hành chủ yếu phụ thuộc khả năng của người quản lý.
- Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin trên cơ sở đường lối phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và địa phương
Vì mục tiêu của doanh nghiệp cung cấp thông tin là đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin - những nhà lãnh đạo vì vậy doanh nghiệp phải xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên định hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước cũng như của từng địa phương mà doanh nghiệp cung cấp để xây dựng chính sách bổ sung tài liệu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khách hàng.
37
Đánh giá được tầm quan trọng của nguồn lực thông tin, vì vậy DNTT hoạt động với chức năng cung cấp thông tin cần phải có giải pháp nhằm xây dựng một chính sách phát triển nguồn lực thông tin khoa học và hợp lý.
1.5.3. Những yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Vĩ An
Qua phân tích trên chúng ta thấy vai trò của nguồn lực thông tin rất quan trọng, không thể thiếu được trong bất kỳ cơ quan thông tin, truyền thông nào. Đặc biệt, DNTT Vĩ An đang hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp khác. Do đó để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, DNTT Vĩ An cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản nhất nhằm tạo được uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng các dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin. Vì vậy, những yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt cụ thể như là:
- Nguồn lực thông tin phải đa dạng, phong phú, nội dung đảm bảo các yêu cầu của người dùng tin, phù hợp với đối tượng người dùng tin;
- Đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngày càng phong phú của người dùng;
- Tuân thủ theo những tiêu chí, nguyên tắc, yêu cầu chuẩn về thuật ngữ, nghiệp vụ để có thể chia sẻ, liên thông và khai thác nguồn thông tin;
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả.
38
Chương 2
THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN 2.1. Xây dựng nguồn lực thông tin tại Vĩ An
2.1.1. Tiêu chí xây dựng nguồn lực thông tin
DNTT chuyên cung cấp thông tin cũng giống như bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải xác định diện bổ sung của đơn vị mình. Diện bổ sung được thể hiện cụ thể trong chính sách phát triển nguồn tin. Như chúng ta đã biết, chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin nào. Đó là văn bản để xác định để xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính cũng như đạt hiệu quả tối đa trong phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, nó là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin. Chính sách phát triển nguồn tin xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng yêu cầu của họ. Chính sách phát triển nguồn tin thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu. Chính sách phát triển nguồn tin làm giảm tính chủ nghĩa cá nhân khi lựa chọn tài liệu, giúp đảm bảo tính liên tục và nhất quán trong bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban lãnh đạo có sự thay đổi. Qua đó, chúng ta thấy, chính sách phát triển nguồn tin là văn bản hết sức quan trọng đối với bất cứ cơ quan thông tin nào.
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại DNTT Vĩ An, doanh nghiệp này chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin. Việc xây dựng diện bổ sung còn hết sức đơn giản. Doanh nghiệp dựa trên nhu cầu đã thỏa thuận với
39
khách hàng để đưa ra các tiêu chí lựa chọn thông tin. Sau đó, những biên tập viên sẽ dựa trên các tiêu chí này để lựa chọn thông tin.
Ví dụ: Tiêu chí của bản tin dầu khí là: những thông tin về chính sách quản lý mới của nhà nước về lĩnh vực dầu khí, các tin hoạt động của tập đoàn dầu khí, thông tin về các dự án của ngành dầu khí, về nhân lực của ngành dầu khí, thông tin về giá cả xăng, dầu trên thị trường trong nước và thế giới, hoạt động của các tập đoàn dầu khí quốc tế…
2.1.2. Các loại hình tài liệu
Dựa trên các tiêu chí được đưa ra cho mỗi khách hàng cụ thể, Vĩ An sẽ lựa chọn các nguồn thu thập thông tin khác nhau. Nguồn lực thông tin của Công ty Vĩ An được xây dựng từ đa dạng các đầu báo và tạp chí giấy cũng như báo điện tử cả tiếng Việt và tiếng Anh. Hình thức bổ sung chủ yếu thông qua việc mua tài liệu, mua tin tức từ các nhà xuất bản, hãng thông tấn xã. Bên cạnh đó cũng có một số nguồn tin được khai thác miễn phí từ các website.
2.1.2.1. Các nguồn tài liệu in
Về tài liệu in, Vĩ An xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên hơn 200 tên báo và tạp chí. Các đầu báo chủ yếu là các xuất bản phẩm trong nước, các loại