Như chúng ta đã biết, thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin có thể xác định được mức độ đóng góp của cơ quan thông tin vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội nói chung. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin càng phát triển đa dạng, càng thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của đơn vị thông tin đó. Sản phẩm và dịch vụ thông tin là một hệ thống hết sức năng động, luôn biến động bởi vì chúng phụ thuộc chặt chẽ vào nhiều yếu tố có tính đặc trưng như: nhu cầu thông tin, sự phát triển của khoa học và công nghệ, sự biến động của các nguồn thông tin….Nội dung của sản phẩm và dịch vụ thông tin thay đổi theo các điều kiện không gian và thời gian, nó phụ thuộc vào nguồn lực và sự lựa chọn khuynh hướng phát triển của mỗi cộng đồng nơi nó tồn tại.
Thêm vào đó, bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào cũng có “chu trình sống” của nó. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ thông tin đều trải qua các giai đoạn phát triển là: ươm tạo (tức là phát triển ý tưởng), xuất hiện và phát triển, bão hòa và suy thoái. Trong giai đoạn ươm tạo: từ xu thế phát triển của xã hội, nhu cầu thông tin, số lượng khách hàng và cơ chế quản lý thông tin thì cơ quan thông tin sẽ hình thành ý tưởng. Từ đó cơ quan thông tin sẽ chuẩn bị tiềm lực, đề cương dự án để cho ra đời sản phẩm và dịch vụ thông tin. Đến giai đoạn hai, giai đoạn xuất hiện và phát triển, sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ xuất hiện và chịu sự tác động của nhu cầu xã hội và cấu trúc của nhu cầu tin. Từ đó nhà cung cấp thông tin có định hướng phát triển cho mỗi sản phẩm và dịch vụ, tổ chức sản xuất và hoạt động marketing để quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Giai đoạn ba, lúc này thị trường đã có sự bão hòa, đồng thời có sự cạnh tranh của các cơ quan thông tin khác, thêm vào đó là công nghệ mới. Do đó, doanh nghiệp càng tăng cường marketing, hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ, đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ.
Chính vì thế cơ quan, doanh nghiệp thông tin cần có chiến lược và chính sách phát triển sản phẩm và dịch vụ một cách đúng đắn và kịp thời, để
73
không ngừng nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ, để có thể phát triển và cạnh tranh được trên thị trường.
3.2.1. Hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ thông tin
Dựa trên lý thuyết về “chu trình sống” của mỗi sản phẩm và dịch vụ thông tin như nói trên, DNTT Vĩ An cần phải thường xuyên khảo sát nhu cầu của người dùng tin, vì nhu cầu của họ thường xuyên biến động; tìm hiểu các xu thế phát triển mới; tự đánh giá những bất cập của sản phẩm và dịch vụ hiện tại, như về hiện trạng cơ chế quản lý và tổ chức đã thích hợp chưa, chất lượng sản phẩm và dịch vụ như thế nào…Từ đó, doanh nghiệp xem xét những tiềm lực của mình về tài lực, tin lực, vật lực và nhân lực để tổ chức hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ.
* Đối với bản tin điện tử:
- Các sản phẩm thông tin là bản tin điện tử của DNTT Vĩ An vẫn còn một số hạn chế (như đã phân tích ở chương 2), để khắc phục hạn chế này bên cạnh việc tăng cường các trang thiết bị hiện đại, Vĩ An cần phải đẩy mạnh hơn nữa việc đào tạo và đào tạo lại các kỹ năng về xử lý thông tin cho các cán bộ thông tin, có như vậy các sản phẩm thông tin mới được đảm bảo về chất lượng.
-Về hình thức bản tin điện tử : Vĩ An có thể chuyển từ dạng file word sang file PDF để đảm bảo tính bản quyền của sản phẩm thông tin.
* Đối với trang chủ:
- Cần phải có biện pháp để củng cố vị trí trang website số một về thông tin địa phương, hiện nay Trang chủ của Vĩ An là trang tổng hợp thông tin về các tỉnh trên cả nước một cách tổng hợp và đa dạng nhất, những biện pháp đó là:
74
+ Để nhiều người dùng tin biết đến trang chủ của Vĩ An, doanh nghiệp cần đăng ký với các phương tiện tìm kiếm trên mạng như Google Search, Altavista, Yahoo.
- Cần tạo đường link liên kết với các cơ quan TT – TV để tăng số lượng truy cập cho website.
- Cần bổ sung thêm một số nội dung như: + Thông tin về tổ chức bộ máy DNTT Vĩ An;
+ Thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh và tôn chỉ kinh doanh của doanh nghiệp; + Về mục thị trường cần có thông tin về dự báo xu thế thị trường;
+ Về mục quản lý cần có thêm thông tin về các kinh nghiệm quản lý hay ở trong nước cũng như thế giới;
+ Về mục chứng khoán cần có các bài viết về những nhận định, quan điểm và các phân tích đánh giá của các chuyên gia.
3.2.2. Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin
Để đa dạng hóa sản phẩm thông tin, cơ quan thông tin cần tập trung vào việc mở rộng đối tượng xử lý thông tin để xây dựng các sản phẩm mới; đồng thời họ phải tập trung xử lý sâu vào nội dung thông tin của đối tượng. Thêm vào đó, việc đa dạng hóa các hình thức sản phẩm thông tin nhằm thích ứng với thói quen và tập quán sử dụng và khai thác thông tin của người dùng tin.
Việc đa dạng hóa dịch vụ thông tin luôn gắn liền với việc đa dạng hóa và phát triển sản phẩm. Là doanh nghiệp cung cấp thông tin, Vĩ An cần tập trung phát triển một số dịch vụ sau:
- Phát triển các loại dịch vụ giúp người dùng tin sử dụng được một cách có hiệu quả các nguồn thông tin của đơn vị mình;
- Phát triển các loại dịch vụ có giá trị gia tăng như cung cấp thông tin qua hệ thống nhắn tin qua tổng đài;
75
- Phát triển các loại dịch vụ thuận tiện và thân thiện với người dùng: ví dụ, doanh nghiệp Vĩ An có thể hợp tác với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông (VNPT) – đơn vị quản lý các điểm bưu điện văn hóa xã - để cung cấp các gói sản phẩm thông tin đến tay người nông dân…
- Phát triển các bản tin điện tử thành CSDL News:
DNTT Vĩ An có nguồn lực thông tin khá đa dạng song sản phẩm thông tin chỉ mới ở dạng bản tin điện tử, sản phẩm này chỉ mới đáp ứng được nhu cầu tin của số ít người dùng tin và việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng vẫn còn nhiều hạn chế. Do đó, DNTT Vĩ An cần phát triển các bản tin điện tử thành CSDL News. Đặc điểm nổi bật của CSDL News là:
+ CSDL News là loại CSDL bao quát các nguồn tin của các phương tiện thông tin đại chúng – chủ yếu là báo in hàng ngày, hàng tuần. Khi xây dựng được CSDL News, Vĩ An có thể đáp ứng được nhu cầu của đại đa số người dùng tin, nhất là các nhà chính trị, thương gia, những chuyên gia làm công tác xử lý phân tích thông tin của những nhà cung cấp thông tin…
+ CSDL News khắc phục được các hạn chế trong việc tổ chức khai thác và sử dụng thông tin vì nó có các ưu điểm nổi bật như: gọn nhẹ, tiện lợi cho việc lưu trữ, nhanh chóng trong việc tìm kiếm thông tin, nhất là các thông tin hồi cố, mức độ cập nhật thông tin cao.