9. Bố cục của đề tài
1.3 Đặc điểm và yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tạ
Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội
1.3.1 Đặc điểm
Sự phát triển mạnh mẽ của các hoạt động kinh tế, khoa học, công nghệ, giáo dục, đào tạo đã làm gia tăng một cách nhanh chóng khối lượng thơng tin. Để khai thác nguồn thông tin một cách có hiệu quả, địi hỏi phải có một hệ thống các cơng cụ tra cứu. Trong đó, SP&DV TTTV là một hệ thống các công cụ giúp người dùng tin có thể tìm kiếm, truy nhập thơng tin một cách hiệu quả.
Hiệu quả hoạt động của các cơ quan TTTV nói chung, tại ĐHNTHN nói riêng phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của các SP&DV TTTV. Chỉ có trên cơ sở một hệ thống SP&DV TTTV đa dạng, phong phú, phù hợp mới có khả năng giúp NDT tìm đến với thơng tin một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Khi đánh giá các SP&DV TTTV, xác định mức độ hồn thiện của nó cần phải dựa vào những yêu cầu cụ thể được xác định về mặt lý thuyết, tiếp đó xem xét ở điều kiện hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan một cách khách quan và rút ra kết luận, làm sáng rõ những ưu, nhược điểm của chúng.
Trường ĐHNTHN là trường đại học hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại nên NCT chủ yếu về các ngành: kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngồi…Vì vậy, trong tổ chức và đánh giá hiệu quả khai thác và đáp ứng NCT từ các SP&DV TTTV cần chú trọng đến đặc điểm này.
1.3.2 Yêu cầu
Đối với sản phẩm thông tin - thư viện
Cũng như các sản phẩm khác, sản phẩm TT - TV trong quá trình tồn tại và phát triển của mình cần khơng ngừng được hồn thiện để tạo được sự thích ứng với nhu cầu của người sử dụng cả về nội dung và hình thức. Xác định mức độ hoàn thiện của sản phẩm thơng tin - thư viện (SP TTTV) có nhiều yêu cầu như: Mức độ bao quát nguồn tin; tính chính xác, khách quan; khả năng cập nhật và tìm kiếm thơng tin; mức độ thân thiện với người dùng tin.
+ Mức độ bao quát nguồn tin
Mức độ bao quát nguồn tin là khả năng bao quát toàn bộ nguồn tin nhằm mục đích giúp NDT khai thác được thông tin.Yêu cầu của mức độ bao quát nguồn tin đối với hệ thống SP TTTV thể hiện ở sự bao quát đầy đủ, đa dạng, phong phú các lĩnh vực thơng tin. Vì thế, khơng thể coi trọng lĩnh vực thơng tin này mà coi nhẹ lĩnh vực thông tin khác, không thể tập trung đáp ứng NCT này mà xao nhãng NCT khác.
Đó là yêu cầu đầu tiên thể hiện mức độ hồn thiện của SP TTTV, đây có thể coi là tiêu chuẩn “định lượng”, chỉ khi nào định lượng được mới có thể tiếp tục nghiên cứu để “định tính”.
Tính kịp thời, chính xác, khách quan của hệ thống SP TTTV là thước đo phản ánh hiệu quả và trình độ phát triển hoạt động thơng tin - thư viện tại Đại học Ngoại thương Hà Nội.
Do đối tượng phản ánh trong các sản phẩm và dịch vụ TTTV luôn biến động, nguồn tài liệu thay đổi không ngừng cả về số lượng và phạm vi, do vậy chu kỳ cập nhật thông tin phải hợp lý mang đến hiệu suất sử dụng cao.
Trong quá trình phát triển các sản phẩm và dịch vụ TTTV đòi hỏi phải sát thực với tài liệu gốc, đảm bảo những nguyên tắc trong việc xử lý thông tin từ: biên mục, phân loại, định từ khóa, tóm tắt…
Hệ thống SP TTTV được hình thành do NCT của NDT. Do vậy, khi tổ chức, phát triển một SP TTTV phải lưu ý đến tính khách quan, tức là sản phẩm tạo ra có phù hợp với nhu cầu, thói quen, tập qn, trình độ của NDT và khả năng khai thác thông tin qua các sản phẩm.
+ Khả năng cập nhật và tìm kiếm thơng tin
Việc cập nhật thông tin phải được tiến hành đều đặn, thường xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các phương tiện tra cứu phải giúp NDT dễ sử dụng và khai thác. Yêu cầu tìm tin được đáp ứng nhanh chóng, kịp thời. Các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng và khai thác.
Ngồi ra, khả năng tìm kiếm thơng tin phải được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ: cùng một tên tài liệu, NDT có thể tìm ở CSDL, thư mục hoặc hệ thống mục lục.
+ Thân thiện với người dùng tin
Hình thức trình bày của SP TTTV cần gây được sự chú ý, thiện cảm của người dùng tin.
Đối với dịch vụ thông tin - thư viện
Cũng như SP TTTV, dịch vụ thông tin - thư viện (DV TTTV) có những yêu cầu cơ bản để đánh giá như: Thời gian thực hiện dịch vụ; chất lượng dịch vụ; chi phí thực hiện dịch vụ; tính kịp thời và thuận tiện của dịch vụ.
+ Thời gian thực hiện dịch vụ
Mọi dịch vụ đều cần một khoảng thời gian xác định để thực hiện. Do vậy tính kịp thời được thể hiện ở chỗ các kết quả mà dịch vụ đem lại giúp người dùng tin sử dụng chúng một cách hợp lý và có hiệu quả.
+ Chất lượng dịch vụ
Chất lượng thể hiện ở việc người sử dụng thu được khối lượng thông tin phù hợp, nhanh chóng, chính xác.
+ Chi phí thực hiện dịch vụ
Chi phí in ấn, sao chụp, thuê dịch và bảo trì tài liệu.
+ Tính kịp thời và thuận tiện của dịch vụ
Yêu cầu này giúp NDT có thể sử dụng những dịch vụ đó một cách dễ dàng, nhanh chóng và thủ tục đơn giản nhất.
Có thể nói, các SP&DV TTTV chính là cơng cụ để thỏa mãn NCT của NDT, chất lượng của SP&DV TTTV được xem là tiêu chí để nghiên cứu và đánh giá hoạt động TTTV.
Ngày nay, trong điều kiện xã hội phát triển, nguồn thông tin gia tăng và biến đổi không ngừng, ĐHNTHN đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như thách thức trong việc tạo ra và triển khai các SP&DV TTTV nhằm thỏa mãn NCT của NDT. Các SP&DV TTTV chính vì lẽ đó mà khi tạo ra phải đảm bảo yêu cầu về tính đa dạng, linh hoạt, phù hợp với sự phát triển của thông tin - tài liệu và sự biến động NCT của NDT trong Trường.