9. Bố cục của đề tài
2.4 Các yếu tố hỗ trợ
2.4.3 Các chuẩn biên mục
Sản phẩm TTTV chính là kết quả của q trình xử lý thông tin. Dịch vụ thông tin được tổ chức trên cơ sở sử dụng các sản phẩm TTTV. Vì vậy, muốn có SP&DV TTTV có chất lượng cao thì cơng tác xử lý thống tin phải đảm bảo độ chính xác cao và đảm bảo tính thống nhất.
TVĐHNTHN hiện nay đang áp dụng chuẩn mô tả AACR2 (Anglo- American Cataloguing Rules 2) để biên mục tài liệu. AACR2 trình bày các quy định về mơ tả trước các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai tại phần lớn các thư viện và cơ quan thư mục. Quy tắc biên mục này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mơ tả sách và các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư mục.
Trong các quy định về tiêu đề mơ tả, AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức của bản mơ tả chính và bản mơ tả phụ, tạo ra khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ.
AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm giá thành. Do cung cấp một
mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên quy tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện. Quy tắc này giảm được thời gian tìm kiếm tin cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn.
AACR2 nói rõ trong q trình mơ tả, người biên mục có thể phải tra cứu nhiều chương. Ví dụ: một xuất bản phẩm nhiều kỳ có thể được sản xuất dưới dạng đĩa quang (CD-ROM). Trong tình huống này, họ vừa phải dựa vào các qui định trong chương mô tả xuất bản phẩm nhiều kỳ, vừa phải tra cứu các chương quy định về mô tả các tư liệu đa phương tiện.
Các qui tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt, mềm dẻo với ba mức độ mô tả chi tiết tuỳ theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ của thư viện sử dụng, nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế.
Trong quá trình chuyển đổi mục lục phiếu truyền thống sang mục lục đọc máy và các mục lục truy nhập trực tuyến (OPAC), các thư viện Anh-Mỹ đều xây dựng tiêu đề theo AACR2.
Sử dụng chuẩn mô tả AACR2, tài liệu trong TVĐHNTHN được xử lý trên máy theo chuẩn Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy (Machine - Readable Cataloging 21st - MARC21). Tuy nhiên, TVĐHNTHN chỉ sử dụng một số trường chính, phù hợp với việc xử lý tài liệu đặc thù trong trường.
Thư viện đã kết hợp với công ty CMC xây dựng nên Phiếu nhập tin như sau:
PHIẾU NHẬP TIN
Loại tài liệu: 041$a. Ngôn ngữ tài liệu:
[#] [#] 852. Nơi lưu trữ:
$a Cơ quan: $b Kho: $j Đăng ký cá biệt: $a Cơ quan: $b Kho: $j Đăng ký cá biệt: [#] [#] 020$a. Số ISBN:
[#] [#] 080$a. UDC/TVQG $b.Số thứ tự, Cutter: [#] [#]082$a.DDC: $b.Số thứ tự, Cutter: [#] [#]084$a.BBK: $b.Số thứ tự, Cutter:
[0] [#]100$a.TĐMTC-TG cá nhân: $e.Vai trò: [2] [#]110$aTĐMTC- TG tập thể: b. Đơn vị phụ thuộc: [] [#] 111. TĐMTC-Tên hội nghị:
$a. Tên hội nghị: $n. Lần họp: $c. Nơi họp: $d. Năm họp: [1] [] 245.Nhan đề và thông tin trách nhiệm:
$a Nhan đề chính:
$b Thơng tin khác về nhan đề:
$c Thông tin trách nhiệm:
$n Số phần, tập, loại: $p Tên phần tập loại:
[#] [#] 242$a.Nhan đề dịch: [] [] 240$a.Nhan đề đồng nhất:
[0] [] 246$a. Nhan đề song song, nhan đề ngồi bìa: [#] [#] 250$a. Lần xuất bản:
[#] [#] 260. Thông tin xuất bản:
$a. Nơi xuất bản: $b. Tên NXB $c. Năm xuất bản: $a. Nơi xuất bản: $b. Tên NXB
[#] [#] 300. Mô tả vật lý:
$a. Số lượng trang: $b. Minh họa $c.Khổ cỡ: $e.Tài liệu kèm theo:
[0] [#]490.Tùng thư: $a. Nhan đề tùng thư: $v.Số thứ tự trong tùng thư: $x. Số ISSN: [#] [#] 500$a. Phụ chú:
[#] [#] 504$a.Phụ chú thư mục: [] [] 505$a. Phụ chú phần tập: [][]521$a.Đối tượng sử dụng: [#] [#] 546$a.Phụ chú ngơn ngữ: [] [] 650$a.ĐMCĐ/TK có kiểm sốt: [#] [#] 653$a.từ khóa khơng kiểm sốt:
700. Tiêu đề mô tả bổ sung cho tác giả cá nhân:
[0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [0] [#]700$a.Tên: $e.Trách nhiệm [#] [] 866$a.Các số hiện có (Dùng cho bách khoa tồn thư): [3] [#]520$a. Tóm tắt:
Người nhập và hiệu đính biểu ghi: Người hiệu đính biểu ghi trên CSDL:
Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội sử dụng MARC21 theo xu hướng đơn giản hóa tức là chỉ sử dụng một số trường: về tiêu đề mô tả (1XX, 6XX, 7XX), trường nhan đề và thông tin trách nhiệm (2XX), trường mô tả vật lý (3XX), trường phụ chú (5XX),.. Thư viện không tiến hành làm đầu biểu và danh bạ, không sử dụng chỉ thị xử lý.
Việc nhập tin vào các trường của MARC21 ở Thư viện Trường Đại học Ngoại thương như sau:
Tên trường Nhãn Chỉ thị Giá trị trường
Ngôn ngữ 041 ## $Eng
Số phân loại 082 ## $a 421 $b LAN
Tiêu đề mô tả 100 Langan, John
Nhan đề chính 245 $a College wrtting skill$c
Lần xuất bản 250 6th.ed Các yếu tố xuất
bản
260 ## $a Boston$b Mc Graw –
Hill$c 2000
Mô tả vật lý 300 ## $s900tr.$c24cm$eCD- ROM
Tóm tắt tài liệu 520
Từ khóa tự do 653 ## $s Ngôn ngữ
$a Ngữ pháp $a Tiếng Anh
Tiêu đề bổ sung 700 $a