8. Cấu trúc của luận văn
2.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất hoạt động của thư viện nhờ vào tính hỗ trợ tích cực cho cơng tác quản lý; đa dạng hố sản phẩm, dịch vụ TT - TV; mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và nâng cao vai trị, vị trí của thư viện, những thay đổi hay cải tiến trong thư viện đều phải tính đến nhu cầu và sự thuận lợi cho NDT. Đồng thời đẩy mạnh, hỗ trợ NDT trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin và tăng khả năng đáp ứng những nhu cầu khác nhau của từng nhóm NDT trong Trường. Ứng dụng CNTT trong thư viện là sử dụng các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong công việc hàng ngày như: máy chủ và các máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh thư viện; thiết bị chuyên dụng sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ.
Ngồi các trang thiết bị hỗ trợ cịn cần đến các phần mềm chuyên dụng quản lý nhân sự, kế toán, các phần mềm văn phịng… và khơng thể thiếu là phần mềm quản lý thư viện.
Tại Trung tâm TT-TV Nhà trường, trước năm 2018 đã được trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho cơng tác văn phịng. Hệ thống máy tính tại phịng đọc Internet phục vụ cho NDT truy cập Internet, tìm kiếm thơng tin. NDT là sinh viên đến tra cứu thời khóa biểu, đăng ký lịch học, thực hiện các bài dự thi do Đoàn thanh niên, Hội sinh viên... phát động. Các khâu nghiệp vụ của thư viện vẫn làm theo phương thức truyền thống.
Đến năm 2018, Trung tâm tiến hành số hóa bộ sưu tập tài liệu nội bộ bao gồm giáo trình, tập bài giảng, tài liệu tham khảo do cán bộ, giảng viên trong trường biên soạn, luận văn của học viên để đưa lên Website Trường. Bạn đọc có thể tiếp cận tồn văn số giáo trình, tài liệu nội bộ có trong Trung tâm TT-TV Nhà trường.
Hình 2.1: Giao diện tài liệu nội bộ trên Website Nhà trường
Trung tâm TT-TV cũng đã tiến hành xây dựng thư mục giới thiệu tài liệu - giáo trình mới bổ sung theo kế hoạch của Nhà trường. Những tài liệu này sau khi nhập về thư viện được xử lý kỹ thuật xong sẽ được giới thiệu cho bạn đọc. Thơng qua bản tóm tắt nội dung tài liệu sẽ mang lại tiện lợi cho bạn đọc trong việc lựa chọn, sử dụng và khai thác NLTT của Trung tâm. Đối với TL-GT có trong kho, hàng tuần, CBTV lựa chọn những tên sách hay, có giá trị, tóm tắt nội dung để đăng trên trang Trung tâm TT-TV của Website Nhà trường. Hình thức tuyên truyền này đã đưa TL-GT đến gần hơn với bạn đọc. Đây cũng chính là hình thức marketing NLTT hiện có trong Trung tâm TT-TV Nhà trường.
Hình 2.2: Giao diện giới thiệu sách mới trên Website Nhà trường
Website của Trường được tích hợp phần mềm tra cứu tài liệu. Với tính năng này NDT có thể tìm cho mình những tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng mà khơng phải tìm theo cách thơng thường như tìm trên tủ mục lục phân loại. NDT có thể tra tìm TL-GT của Trung tâm TT-TV mọi lúc, mọi nơi mà khơng cần phải đến thư viện. Hệ thống tìm kiếm này là bước cải tiến của Trung tâm trong công tác hỗ trợ tra cứu tài liệu của NDT.
Hình 2.3: Giao diện hỗ trợ tìm kiếm thơng tin trên Website Nhà trường
Qua khảo sát mức độ NDT cho thấy mức độ rất thường xuyên và thường xuyên sử dụng dịch vụ tìm kiếm trên Website Trường là 83,2% chứng tỏ nhu cầu tìm kiếm tài liệu thơng qua mạng là rất lớn.
Bảng 2.7: Mức độ tìm kiếm tài liệu - giáo trình trên Website Trường
Mức độ tìm kiếm tài liệu - giáo trình trên Website Trƣờng Tổng số (196 phiếu) Cán bộ quản lý, lãnh đạo Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Học viên, sinh viên SL % SL % SL % SL % 196 100 20 100 35 100 141 100 Rất thường xuyên 38 19,4 3 15 15 42,8 20 14,2 Thường xuyên 125 63,8 12 60 16 45,7 97 40,4
Không thường xuyên 33 16,8 5 25 4 2,5 24 45,4
Tuy nhiên, do điều kiện kinh phí của Nhà trường chưa cho phép nên Trung tâm TT-TV chưa được trang bị phần mềm nghiệp vụ thư viện. Vì thế, tất cả các khâu của nghiệp vụ thư viện vẫn đang tiến hành theo phương thức truyền thống từ khâu bổ sung tài liệu, xử lý, bảo quản tới khâu phục vụ NDT.
Các công đoạn của khâu bổ sung tài liệu vẫn dùng trên các phần mềm văn phịng: từ cơng tác lên danh mục, tra trùng tới cơng tác hồn thiện hồ sơ bổ sung.
Cơng tác phục vụ NDT: khi NDT có nhu cầu mượn tài liệu bằng phiếu yêu cầu, CBTV tiến hành các thủ tục cho mượn tài liệu: vào kho lấy tài liệu, ghi vào sổ mượn và phiếu yêu cầu, đưa tài liệu cho NDT.
Công tác thống kê, báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm cũng được làm hồn tồn thủ cơng dựa trên sổ nhật ký thư viện.
Danh mục sách các mã của Trung tâm TT-TV được nhập vào phần mềm excel phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và báo cáo định kỳ.
2.5. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa hoạt động tại Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện Trƣờng