8. Cấu trúc của luận văn
2.2. Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu
2.2.1. Tổ chức kho
Các phòng (kho) phục vụ của thư viện gồm: phòng đọc tổng hợp, phịng đọc báo, tạp chí được tổ chức theo hình thức kho đóng.
Mặc dù diện tích sử dụng nhỏ hẹp nhưng Trung tâm TT-TV đã cố gắng tận dụng, bố trí các kho tài liệu một cách phù hợp với diện tích và nhu cầu hoạt động của mình.
Hiện nay, kho TL-GT khá chật chội gây khó khăn cho việc tổ chức kho sách. Vì mỗi khi có tài liệu mới về, CBTV phải tiến hành công tác dồn giá thì mới có chỗ trống để xếp tài liệu lên giá. Vì thế về lâu dài, Trung tâm phải tính đến việc mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn.
* Phương thức sắp xếp tài liệu:
Để quản lý tốt kho tài liệu và phục vụ kịp thời NCT của NDT, kho tài liệu của Trung tâm đã được tổ chức theo những yêu cầu sau:
Thuận lợi cho CBTV nắm vững kho, dễ dàng khi tiến hành kiểm kê, thanh lý tài liệu; tiết kiệm diện tích trên giá, trong kho; giảm bớt công sức của CBTV khi làm việc với kho sách và làm tốt công tác phục vụ NDT và cũng để bảo quản tốt tài liệu của thư viện.
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu:
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu trong kho được đảm bảo như sau: Xếp tài liệu trong kho: xếp từ trong ra ngoài.
Xếp tài liệu trên giá: xếp từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
Tài liệu được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng Bảng phân loại của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn.
Tài liệu sắp xếp trên giá theo môn loại kết hợp với vần chữ cái tên TL-GT.
* Hệ thống ký hiệu kho:
- Kho TL-GT: Mã N.
- Kho tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và tài liệu nội sinh: KL, KN, VL, VN, A, Đ, NV: Trong đó:
+ KL, KN: Sách bổ sung theo khoa khổ lớn, nhỏ + VL, VN: Sách tiếng việt khổ lớn, nhỏ
+ A: Từ điển, sổ tay, cẩm nang + Đ: Đồ án, luận văn, luận án
+ NV: Sách ngoại văn
Kho TL-GT: sách được xếp theo môn loại kết hợp với vần chữ cái tên sách. Kho tài liệu tham khảo: xếp theo khổ, số đăng ký cá biệt và chủng loại sách.
* Ký hiệu xếp giá: Ký hiệu này được dán trên gáy của tài liệu, được sử dụng
để chỉ vị trí của tài liệu trên giá. Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm: - Ký hiệu mã sách
- Số đăng ký cá biệt
Ví dụ nhãn tài liệu xếp giá:
2.2.2. Bảo quản tài liệu
Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc giữ gìn, tăng cường và nâng cao chất lượng NLTT. Việc bảo quản tài liệu được phân chia thành hai loại: bảo quản ngăn chặn sự xuống cấp của tài liệu và bảo quản nhằm khắc phục sự xuống cấp về mặt vật lý của tài liệu. Hiện nay Trung tâm TT-TV đã tiến hành các biện pháp để bảo quản như:
Môi trường trong kho sách luôn được đảm bảo ổn định về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng vì Trung tâm TT-TV được đặt trên tầng 2 của tòa nhà, quay hướng nam do vậy tránh được các điều kiện thời tiết như nồm, ẩm mốc, mối mọt. Các phịng có hệ thống phịng cháy chữa cháy, một số phịng có hệ thống điều hịa. Trung tâm TT- TV thường xuyên vệ sinh sách và toàn bộ kho. Tiến hành kiểm kê, thanh lọc tài liệu
Tên trường, đơn vị Ký hiệu kho Số đăng ký cá biệt TRƯỜNG ĐHSPKTNĐ TRUNG TÂM TT-TV VL ----- 1960
định kỳ và tu bổ thường xuyên các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng. Kho sách được sắp xếp một cách hợp lý.
Những tài liệu quý hiếm, Trung tâm TT-TV đang có kế hoạch chuyển đổi sang dạng số nhằm bảo quản lâu dài và thuận tiện hơn trong công tác phục vụ NDT.