3.2 Chuẩn hố cơng tác xử lý thông tin
3.2.2.2 Áp dụng chuẩn Dublincore trong xử lí tài liệu số
Xây dựng và phục vụ nguồn tài nguyên số đang là xu hướng tất yếu của các thư viện Việt Nam hiện nay. Khơng đứng ngồi xu thế đó, để tiến tới một thư viện hiện đại, TVĐHHN cần thiết phải định hướng xây dựng và tổ chức phục vụ nguồn tài nguyên số bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống hiện có. Thực tiễn TVĐHHN đã xây dựng được một số bộ sưu tập, tuy nhiên do chưa có phần mềm nên chưa thể tổ chức phục vụ người dùng tin. Bên cạnh việc cần
chuẩn bị các điều kiện quản trị tài nguyên số cần phải lựa chọn chuẩn cho việc xử lý các tài liệu số. Sau khi tìm hiểu một số chuẩn cho tài liệu số, xét thấy bên cạnh các chuẩn đang được sử dụng, TVĐHHN nên sử dụng Dublincore đối với tài liệu số. Hiện nay, các phần mềm thường tích hợp các chuẩn khổ mẫu để tạo điều kiện thuận lợi trong xử lí thơng tin và trong chia sẻ nguồn lực thơng tin. Vì vậy nên chọn các phần mềm có tích hợp chuẩn Dublincore.
Dubline Core được thiết kế để đạt được bốn mục tiêu là đơn giản hố việc tạo lập và bảo trì siêu dữ liệu, dể hiểu về nội dung, đạt tầm cỡ quốc tế và có độ tương thích cao. Dublincore hướng tới là một chuẩn đơn giản hơn MARC và chi tiết hơn các chuẩn siêu dữ liệu cho tài liệu dạng Web khác. Sự đơn giản này cho phép Dublincore mở rộng phạm vi sử dụng sang cả các cộng đồng thông tin khác như lưu trữ, bảo tàng hay quản lí sở hữu trí tuệ bởi vì người dùng DC chỉ cần qua các lớp hướng dẫn cơ bản hoặc tự tìm hiểu là có thể sử dụng được.
Chuẩn Dublin Core hiện tại có hai cấp độ mơ tả: Đơn giản (Simple) và Chi tiết (Qualified). Ở cấp độ Đơn giản, Dublincore bao gồm 15 yếu tố cơ bản nhan đề, tác giả, chủ đề, mô tả, nhà xuất bản, đồng tác giả, ngày, loại tài liệu, định dạng, nhận dạng, nguồn, ngôn ngữ, quan hệ, phạm vi và bản quyền. Ở cấp độ chi tiết, Dublincore bổ sung các phụ tố và các qui tắc (Qualifiers) chuẩn hóa nội dung mơ tả nhằm nâng cao chất lượng mơ tả và tìm kiếm tài liệu. Các yếu tố bổ sung chỉ nhằm làm rõ yếu tố mô tả hơn là mở rộng hay thay đổi nội dung yếu tố. Với những điểm mạnh này, Dublincore nhanh chóng được chấp nhận và trở thành một trong những chuẩn được áp dụng rất phổ biến hiện nay trong thư viện điện tử trên thế giới cũng như ở Việt Nam gần đây.
3.2.3.1 Cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo
Việc chuẩn hoá nghiệp vụ thư viện phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của cán bộ thư viện. Những cán bộ xử lí thơng tin cần phải được đào tạo về nghiệp vụ, nắm vững các nguyên tắc và phương pháp của các cơng đoạn xử lí thơng tin cũng như hiểu rõ về kết cấu, nguyên tắc của các chuẩn được lựa chọn áp dụng. Cán bộ của TVĐHHN hầu hết là cán bộ có trình độ đại học trở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành. Sau một thời gian làm việc tại TVĐHHN, họ cũng đã được trang bị những kiến thức cơ bản về việc áp dụng các chuẩn xử lí thơng tin, tuy nhiên do nhiều ngun nhân, các cán bộ xử lí thơng tin của TVĐHHN vẫn cịn có nhu cầu đào tạo thêm về việc sử dụng các chuẩn, đặc biệt là các chuẩn khó sử dụng như DDC, chuẩn mới như LCSH.
Hiện nay, Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Liên hiệp Thư viện các trường đại học khu vực phía Bắc thường tổ chức các khoá tập huấn ngắn hạn cho cán bộ thư viện như: biên mục theo AACR2, phân loại tài liệu với DDC, Hướng dẫn sử dụng Khổ mẫu MARC21. Đây là 3 chuẩn đã được Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch qui định sử dụng nên có khá nhiều các khố đào tạo được tổ chức nhằm phổ cập kiến thức sử dụng 3 chuẩn này.
Vì vậy, TVĐHHN khá thuận lợi trong việc cử những cán bộ chưa thực sự thành thạo trong việc áp dụng 3 chuẩn trên tham dự các khoá tập huấn. Sau khi các cán bộ được cử đi trở về làm việc, cần sắp xếp để họ được thực hành xử lí thơng tin cho đến khi thành thạo. Như vậy, sau khi cán bộ được luân chuyển vào vị trí khác, với những kiến thức đã được đào tạo và thực hành sẽ dễ lấy lại khi quay trở lại làm việc với các chuẩn.
Ngoài việc cử đi đào tạo về các chuẩn đã được qui định, TVĐHHN nên tìm kiếm các khố đào tạo, hướng dẫn về chuẩn LCSH - chuẩn đang được sử dụng tại TVĐHHN. Cho đến nay, có rất ít các khố đào tạo về LCSH ở Việt
Nam, về phía TVĐHHN chưa sử được cán bộ nào tham dự khoá đào tạo về LCSH. Có thể nói đó là một hạn chế, là nguyên nhân chính dẫn đến việc LCSH được sử dụng rất hạn chế tại TVĐHHN. Theo đó, cần thiết phải tìm kiếm các khoá đào tạo trong nước để cử cán bộ tham dự. Trong trường hợp cần thiết, có thể cử cán bộ đến các thư viện đã có kinh nghiệm và năng lực tốt trong sử dụng LCSH để học tập.
Với những chuẩn đang được nghiên cứu áp dụng cho xử lí thơng tin số hố, TVĐHHN cũng cần thiết phải đón đầu bằng cách đưa cán bộ đi học tập ở các thư viện đã từng sử dụng các chuẩn đó như chuẩn Dublincore. Việc học hỏi, nắm bắt những kiến thức sử dụng chuẩn cũng như những kinh nghiệm của đồng nghiệp không chỉ cho câu trả lời có nên chọn chuẩn đó hay khơng và sẵn sàng cho việc triển khai nếu được lựa chọn.
Ngoài kiến thức sử dụng các chuẩn, TVĐHHN cần hết sức quan tâm tới trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lí thơng tin. Các cán bộ của TVĐHHN được tuyển vào với yêu cầu tiếng Anh sau B, tuy nhiên sau việc ngoài một số cán bộ đang được theo học ngoại ngữ. Do vậy, khả năng sử dụng các chuẩn và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Anh không tốt trong khi tài liệu dịch sang tiếng Việt khơng nhiều. Vì vậy, để tránh việc thụ động chờ đợi những công cụ, tài liệu hướng dẫn được dịch sang tiếng Việt, TVĐHHN nên cử cán bộ đi đào tạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh song hành với việc cử cán bộ đi đào tạo thêm về chuyên môn nghiệp vụ. Mặt khác, TVĐHHN chủ yếu phục vụ các tài liệu ngoại văn trong đó chủ yếu là tiếng Anh, nếu khơng có ngoại ngữ tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn tới khả năng xử lý các tài liệu ngoại văn.
3.2.3.2 Đào tạo cán bộ tại chỗ
Bên cạnh việc cử cán bộ đi tham dự các khoá tập huấn sử dụng các chuẩn, về phía TVĐHHN cũng nên sử dụng khả năng tự có của cán bộ xử lí
thơng tin của mình. Trong q trình làm việc với các chuẩn, một số cán bộ xử lí thơng tin của TVĐHHN có khả năng và kinh nghiệm rất tốt trong việc sử dụng các chuẩn cũng như trong cơng tác xử lí thơng tin. Theo đó, những cán bộ này có thể tự xây dựng bài giảng và truyền đạt lại kiến thức cũng như kinh nghiệm đã tích luỹ được cho những đồng nghiệp chưa thành thạo. Việc tổ chức đào tạo tại chỗ có thể được tiến hành dưới nhiều phương thức như tập huấn, hướng dẫn, trao đổi chun mơn,…Đối với các chuẩn có khá nhiều cán bộ thành thạo như chuẩn AACR2, DDC, MARC21, việc đào tạo có thể tổ chức ở mức hướng dẫn. Tuy nhiên, đối với chuẩn LCSH chưa từng được tổ chức đào tạo. Vì vậy, TVĐHHN cần thiết phải tiến hành xây dựng bài giảng về chuẩn này nhằm cung cấp các kiến thức và hướng dẫn định chủ đề tài liệu với LCSH. Trong công tác định chủ đề tài liệu, cán bộ xử lí thơng tin cần tn thủ trên những nguyên tắc của IFLA và ngữ pháp của ngôn ngữ ĐMCĐ. Những nguyên tắc xây dựng ĐMCĐ được qui định trong cẩm nang biên mục đề mục của TVQH Hoa Kì.
Như vậy, với các giải pháp nâng cao năng lực cho cán bộ xử lí thơng tin, chất lượng của hoạt động áp dụng các chuẩn trong xử lí thơng tin nói riêng và hoạt động thơng tin thư viện của ĐHHN nói chung sẽ được nâng lên đáng kể, đặc biệt là công tác định chủ đề tài liệu sẽ có khả năng được triển khai đồng bộ.
3.2.4 Các yếu tố hỗ trợ
3.2.4.1 Xây dựng tài liệu hƣớng dẫn
Nghiên cứu cho thấy các tài liệu và tài liệu hướng dẫn sử dụng chưa thực sự đáp ứng đặc biệt là tài liệu hướng dẫn sử dụng LCSH. LCSH chỉ được đưa vào sử dụng tại Việt Nam một vài năm gần đây và chỉ ở một số thư viện
hiện đại. Do đó, việc bổ sung những tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt là rất khó khăn. Vì vậy TVĐHHN cần chủ động tiến hành biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng LCSH dành cho cán bộ bên cạnh những tài liệu hướng dẫn sử dụng các chuẩn khác đã được bổ sung và biên soạn. Việc biên soạn tài liệu hướng dẫn cần được tiến hành bởi một số cán bộ có trình độ ngoại ngữ tốt, có kiến thức vững và có kinh nghiệm về cơng tác định chủ đề tài liệu với LCSH.
Vì tài liệu biên soạn nhằm mục đích hướng dẫn nên khi tiến hành biên soạn nên xây dựng qui trình thiết lập ĐMCĐ với LCSH, hướng dẫn cụ thể cách sử dụng các đề mục, phụ đề,…
3.2.4.2 Chuẩn hố hoạt động xử lí thơng tin trong Hệ thống Thƣ viện Việt Nam
Để đẩy mạnh việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thơng tin trong hệ thống thư viện Việt Nam nói chung và ở TVĐHHN nói riêng, các cơ quan quản lí chức năng cần quan tâm hơn nữa đến việc xây dựng và ban hành các văn bản pháp quy và các tiêu chuẩn về xử lí tài liệu nhằm đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong việc thực thi chuẩn hoá. Hiện nay chuẩn LCSH áp dụng vào Việt Nam đang gặp những trở ngại mà không phải thư viện nào cũng áp dụng được. Chính vì vậy, Vụ Thư viện là cơ quan quản lí cấp nhà nước ngành Thư viện nên tiến hành nghiên cứu chỉ đạo dịch và biên soạn một khung ĐMCĐ Tiếng Việt như là một chuẩn dùng cho các thư viện Việt Nam. Bên cạnh đó, Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Việt Nam cấn thường xuyên soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn hiện hành và xây dựng thêm các tiêu chuẩn Việt Nam mới liên quan đến cơng tác xử lí tài liệu, có thể triển khai áp dụng một số chuẩn quốc tế liên quan đến các khâu công tác này. Để hỗ trợ cho các hoạt động này, Hội Thư viện Việt Nam cũng cần xác định chuẩn hoá trong cơng tác xử lí tài liệu là một nội dung quan trọng.
3.2.4.3 Đẩy mạnh tuyên truyền, đào tạo, chỉ đạo nghiệp vụ
Đây là một hoạt động không thể bỏ qua nếu muốn thực thi đồng bộ việc áp dụng các chuẩn xử lí thơng tin. Theo đó, các thư viện đứng đầu hệ thống, thư viện Thư viện cần đẩy mạnh công tác chỉ đạo nghiệp vụ như: biên soạn các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, mở các lớp đào tạo, tập huấn hướng dẫn áp dụng các chuẩn cho những cán bộ xử lí thơng tin của các thư viện. Bên cạnh đó việc nâng cao trình độ cần tuyên truyền nhận thức về việc triển khai áp dụng chuẩn cũng như việc chuẩn hoá hoạt động.
3.2.4.4 Biên mục tại nguồn
Thực hiện biên mục tại nguồn là giải pháp hỗ trợ cho việc chuẩn hố trong cơng tác xử lí thơng tin. Qua một thời gian xử lý những tài liệu ngoại văn cho thấy rất nhiều nước trên thế giới đã triển khai việc biên mục tại nguồn. Theo đó các kết quả của cơng tác xử lí thơng tin như thơng tin mơ tả, chỉ số phân loại, ĐMCĐ được thể hiện ngay trong ấn phẩm in. Công tác biên mục tại nguồn nên được tiến hành bởi các thư viện đầu ngành, có năng lực chun mơn cao. Với hình thức đó, các thư viện trong hệ thống khi bổ sung tài liệu cho thư viện có thể tận dụng ngay kết quả biên mục đã được xử lý hoặc giúp định hướng và gợi ý cán bộ xử lí thơng tin, giảm bớt cơng sức và thời gian xử lí thơng tin của cán bộ. Với những ưu việt đó, Việt Nam cần sớm hình thành các Thư viện biên mục tại nguồn. Trách nhiệm này có thể do TVQG Việt Nam và một số thư viện lớn đảm nhiệm. Đây là giải pháp hỗ trợ nhưng là giải pháp tối ưu giúp thực thi việc áp dụng các chuẩn và tiết kiệm cơng sức, chi phí, thời gian.
3.3 Bảo quản tài liệu
Tăng cường áp dụng công nghệ mới trong cơng việc gìn giữ và bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu trên các vật mang tin hiện đại bởi vì, một trong những nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội là xây dựng một mơ hình thư viện hiện đại – thư viện điện tử, mà một trong những điều kiện khơng thể thiếu để chuyển đổi mơ hình thư viện truyền thống sang mơ hình thư viện hiện đại là việc xây dựng và tạo lập nguồn thông tin điện tử bao gồm những tài liệu và nguồn thơng tin được số hố, được lưu trữ trên các thiết bị như: đĩa từ, CD – ROM…Đặc biệt là việc số hố những tài liệu q hiếm, tài liệu ít bản, tài liệu chất xám mang giá trị khoa học cao và có nhu cầu sử dụng lớn. Điều này sẽ mang lại những ý nghĩa rất quan trọng và hữu ích đối với việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ cho cán bộ, giảng viên, sinh viên… trong trường
3.4 Đa dạng hố các sản phẩm và dịch vụ thơng tin - thƣ viện
Nhu cầu về sản phẩm thông tin - thư viện là luôn ln thay đổi. Nó tương ứng và phù hợp với sự phát triển các nguồn thông tin cũng như nhu cầu nhận thức của con người. Do vậy, đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ là xu hướng có tính lâu bền đối với cơ quan thơng tin – thư viện nhằm không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu của người dùng tin.
Bên cạnh việc tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có, TVĐHHN cần hướng tới việc phát triển những SP&DV TTTV mới.
* Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có - Nâng cao chất lượng các sản phẩm TTTV hiện có
Cụ thể : Nhanh chóng hồn thiện việc xây dựng các CSDL toàn văn, đặc biệt là CSDL toàn văn về luận văn/luận án và CSDL toàn văn các đề tài nghiên cứu khoa học để phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của nhiều nhóm NDT. Thư viện cần chú ý tới việc tạo một thói quen mới đối với NDT trong việc khai thác và sử dụng sản phẩm thông tin dạng mới.
Trang chủ của thư viện cần tiếp tục được nâng cấp, cải tiến với nội dung phong phú hơn, hình thức bắt mắt hơn và được quảng bá đến NDT rộng rãi hơn nữa. Những thơng tin mà NDT quan tâm thì Thư viện phải chú ý để đăng tải trên website thư viện, ví dụ như thơng tin về khóa luận/luận văn/luận án sắp bảo vệ hoặc mới bảo vệ,...
Các thông tin được cung cấp trên website của Thư viện cần được đa dạng hơn nữa để thu hút lượng người dùng tin truy cập và tìm kiếm thơng tin, các thông tin cần được cập nhật hơn, nội dung phong phú hơn để người dùng tin có thể tìm kiếm được các thơng tin họ cần, giúp họ sử dụng thư viện một cách hiệu quả nhất
- Nâng cao chất lượng các dịch vụ TTTV hiện có
Dịch vụ mượn/trả tài liệu, dịch vụ phục vụ tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử. Các phịng đa phương tiện với các trang thiết bị hiện đại gồm nhiều