3.2 Chuẩn hố cơng tác xử lý thông tin
3.2.3.1 Cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo
Việc chuẩn hoá nghiệp vụ thư viện phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của cán bộ thư viện. Những cán bộ xử lí thơng tin cần phải được đào tạo về nghiệp vụ, nắm vững các nguyên tắc và phương pháp của các cơng đoạn xử lí thơng tin cũng như hiểu rõ về kết cấu, nguyên tắc của các chuẩn được lựa chọn áp dụng. Cán bộ của TVĐHHN hầu hết là cán bộ có trình độ đại học trở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành. Sau một thời gian làm việc tại TVĐHHN, họ cũng đã được trang bị những kiến thức cơ bản về việc áp dụng các chuẩn xử lí thơng tin, tuy nhiên do nhiều ngun nhân, các cán bộ xử lí thơng tin của TVĐHHN vẫn cịn có nhu cầu đào tạo thêm về việc sử dụng các chuẩn, đặc biệt là các chuẩn khó sử dụng như DDC, chuẩn mới như LCSH.
Hiện nay, Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Liên hiệp Thư viện các trường đại học khu vực phía Bắc thường tổ chức các khố tập huấn ngắn hạn cho cán bộ thư viện như: biên mục theo AACR2, phân loại tài liệu với DDC, Hướng dẫn sử dụng Khổ mẫu MARC21. Đây là 3 chuẩn đã được Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch qui định sử dụng nên có khá nhiều các khoá đào tạo được tổ chức nhằm phổ cập kiến thức sử dụng 3 chuẩn này.
Vì vậy, TVĐHHN khá thuận lợi trong việc cử những cán bộ chưa thực sự thành thạo trong việc áp dụng 3 chuẩn trên tham dự các khoá tập huấn. Sau khi các cán bộ được cử đi trở về làm việc, cần sắp xếp để họ được thực hành xử lí thơng tin cho đến khi thành thạo. Như vậy, sau khi cán bộ được luân chuyển vào vị trí khác, với những kiến thức đã được đào tạo và thực hành sẽ dễ lấy lại khi quay trở lại làm việc với các chuẩn.
Ngoài việc cử đi đào tạo về các chuẩn đã được qui định, TVĐHHN nên tìm kiếm các khố đào tạo, hướng dẫn về chuẩn LCSH - chuẩn đang được sử dụng tại TVĐHHN. Cho đến nay, có rất ít các khố đào tạo về LCSH ở Việt
Nam, về phía TVĐHHN chưa sử được cán bộ nào tham dự khoá đào tạo về LCSH. Có thể nói đó là một hạn chế, là nguyên nhân chính dẫn đến việc LCSH được sử dụng rất hạn chế tại TVĐHHN. Theo đó, cần thiết phải tìm kiếm các khố đào tạo trong nước để cử cán bộ tham dự. Trong trường hợp cần thiết, có thể cử cán bộ đến các thư viện đã có kinh nghiệm và năng lực tốt trong sử dụng LCSH để học tập.
Với những chuẩn đang được nghiên cứu áp dụng cho xử lí thơng tin số hố, TVĐHHN cũng cần thiết phải đón đầu bằng cách đưa cán bộ đi học tập ở các thư viện đã từng sử dụng các chuẩn đó như chuẩn Dublincore. Việc học hỏi, nắm bắt những kiến thức sử dụng chuẩn cũng như những kinh nghiệm của đồng nghiệp không chỉ cho câu trả lời có nên chọn chuẩn đó hay khơng và sẵn sàng cho việc triển khai nếu được lựa chọn.
Ngoài kiến thức sử dụng các chuẩn, TVĐHHN cần hết sức quan tâm tới trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lí thơng tin. Các cán bộ của TVĐHHN được tuyển vào với yêu cầu tiếng Anh sau B, tuy nhiên sau việc ngoài một số cán bộ đang được theo học ngoại ngữ. Do vậy, khả năng sử dụng các chuẩn và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Anh không tốt trong khi tài liệu dịch sang tiếng Việt khơng nhiều. Vì vậy, để tránh việc thụ động chờ đợi những công cụ, tài liệu hướng dẫn được dịch sang tiếng Việt, TVĐHHN nên cử cán bộ đi đào tạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh song hành với việc cử cán bộ đi đào tạo thêm về chuyên môn nghiệp vụ. Mặt khác, TVĐHHN chủ yếu phục vụ các tài liệu ngoại văn trong đó chủ yếu là tiếng Anh, nếu khơng có ngoại ngữ tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn tới khả năng xử lý các tài liệu ngoại văn.