III. Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng
2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử
2.3. Với tư cách là ngân hàng nhận lệnh
Ngân hàng công thương Hai Bà luôn bố trí một bộ phận thanh toán điện tử, một cán bộ điện toán, trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) trực đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến.
Khi máy báo có phát sinh nghiệp vụ thanh toán đến (trong trường hợp mọi yếu tố đều phù hợp), bộ phận thanh toán điện tử thông báo ngay cho trưởng phòng kế toán, trưởng phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử thanh toán, kế toán trưởng tiến hành giải mã điện thanh toán rồi kiểm tra ký hiệu mật và chữ ký điện tử trên màn hình. Sau đó kế toán trưởng chuyển cho thanh toán viên, thanh toán viên sẽ in ra 2 liên chứng từ thanh toán điện tử đến.
1 liên giấy báo cáo cho khách hàng 1 liên làm cơ sở để hạch toán
Sau khi in chứng từ thanh toán điện tử đến, thanh toán viên sắp xếp riêng chứng từ vế nợ, vế có theo thứ tự số hiệu của ngân hàng khởi tạo từ nhỏ đến lớn và ký tên vào nơi quy định trên chứng từ và chuyển cho trưởng phòng kế toán ký kiểm soát. Nhận được chứng từ do trưởng phòng kế toán chuyển cho, thanh toán viên phải hạch toán kịp thời các khoản chuyển tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả cho khách hàng.
Trong trường hợp có chứng từ đi bù trừ in ra 2 liên và giao cho thanh toán viên bù trừ xử lý.
Ví dụ: Khi nhận được chứng từ điện tử đến là giấy nộp tiền mẫu điện in ra
NHCT Việt Nam
128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội GIẤY NỘP TIỀN
(cá nhân) NỢ NH khởi tạo 480 Ngân hàng công thương Đà Nẵng
NH nhận 128 Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội Mã tỉnh NHB
Mã NHB
Số giao dịch 480 E02926 Ngày lập chứng từ 26-11-2003 14:09:55 Số chứng từ gốc 66 Ký hiệu mật 894 Loại nghiệp vụ Khẩn
……… Người nộp tiền Nguyễn Thanh Hà TK trung gian
Địa chỉ TK Nợ Số tài khoản 1011.01.001 5191.01.999 Người nhận tiền Nguyễn Thị Hoà TK Có
Số CMT 101.074.144 Nơi cấp Hà Nội Số tiền bằng số Ngày cấp 15-02-2001 140.000.000 Địa chỉ
Số tài khoản 880A 99999
Tại NH Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội Nội dung thanh toán Chuyển tiền
Số tiền bằng chữ (+) Một trăm bốn mươi triệu đồng chẵn
Thanh toán viên Kiểm soát
Sau khi kế toán trưởng kiểm soát chứng từ điện tử Đến sẽ chuyển cho thanh toán viên (xử lý bước tiếp theo).
Trường hợp chứng từ thanh toán điện tử Đến của đơn vị phòng giao dịch thì thanh toán viên phải in thêm 2 liên chứng từ, nếu các chứng từ thanh toán điện tử Đến mà sai tên đơn vị hoặc số tài khoản bên nhận thì lập tức gửi điện tra soát sang NHA.
Quá trình hạch toán của kế toán nhận chuyển tiền Đến diễn ra nhanh gọn và chính xác trên máy, nếu không có gì sai sót thì toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận chuyển tiền Đến cho đến khi hạch toán vào tài khoản nội bảng chỉ diễn ra trong vòng 5-10 phút.
Tại chi nhánh khối lượng chuyển tiền Đến so với chuyển tiền Đi tương đối ít hơn. Doanh số thanh toán điện Đến quý I (2004) là 106 tỷ đồng chỉ chiếm hơn 40% doanh số chuyển tiền Đi. Trung bình một ngày ngân hàng nhận được 15 món chuyển tiền Đến với tổng số tiền gần 2 tỷ đồng mỗi ngày. Số tiền trên một món chuyển tiền Đến trung bình 130 triệu đồng.
Trong ba tháng đầu năm 2004, số lượng món chuyển tiền Đến 1.114 món. So với ba tháng đầu năm 2003 thì số lượng chuyển tiền Đến là 1037 món. Chi nhánh luôn chú trọng đảm bảo sự thông suốt trong toàn hệ thống, đảm bảo chính xác, an toàn tuyệt đối khối lượng dịch vụ qua thanh toán điện tử ngày càng tăng. Đó là dấu hiệu đáng mừng cho việc khai thác dịch vụ thanh toán điện tử trong NHCT Hai Bà nói riêng và trong toàn hệ thống NHCT nói chung. Góp phần tích cực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội nâng cao uy tín của NHCT trong nội địa và trên toàn thế giới.