III. Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng
2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử
2.2. Với tư cách là ngân hàng khởi tạo
+ Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng
Các khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng như thường lệ.
Trong trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế toán giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số dư tài khoản của khách hàng. Công việc này được ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng.
Nếu trên tài khoản của khách hàng còn đủ số dư, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế toán giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Trường hợp số dư trên tài khoản của khách hàng không còn đủ cho việc chuyển tiền, kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đó cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Kế toán giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức còn lại của khách hàng,
trong trường hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu còn hạn mức tín dụng kế toán sẽ thực hiện giao dịch bình thường. Nếu vượt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng không có tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế toán giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển.
Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh toán viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngày. Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đó, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 món trong tổng số 2853 món chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã được thay thế bằng các chuyển tiền ghi Có qua thanh toán điện tử.
+ Thanh toán viên
Khi nhận được chứng từ thanh toán điện tử. Thanh toán viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế toán giao dịch, tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán.
Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh chuyển tiền điện tử.
Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh toán viên vào từng thể thức thanh toán đều có mẫu sẵn, thanh toán viên chỉ cần nhập nội dung vào.
Sau khi chuyển hoá xong, thanh toán viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từ điện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thông qua các nội dung sau:
- Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản
- Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với người không mở tài khoản tại ngân hàng)
- Số tiền
- Nội dung thanh toán
Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh toán viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh toán, ký tên trên chứng từ điện tử in ra.
Ví dụ: Ngày 25/09/200 Công ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh toán tiền hàng cho Công ty vật liệu may Đại Mỗ có tài khoản tại ngân hàng công thương Ngô Quyền, thanh toán viên sẽ xử lý như sau:
NHCT Việt Nam
128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội UỶ NHIỆM CHI
(Doanh nghiệp) NH khởi tạo 128 ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng công thương Ngô Quyền
Mã tỉnh NHB Mã NHB
Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55
Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật
Loại nghiệp vụ Thông thường
………
Đơn vị trả tiền Công ty xăng dầu Hà Nội TK trung gian
Số tài khoản 710A.00010 TK Nợ
Tại NH Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng Hà Nội ………..
Đơn vị nhận tiền Công ty xăng dầu khu vực I
Số tài khoản 710D.00061 TK Có
Tại NH NHCT Ngô Quyền 5191.01.999
……… Số tiền bằng số 150.000.000
Nội dung thanh toán Trả tiền hàng
Số tiền bằng chữ (+) Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn.
NH khởi tạo ghi sổ ngày 25-09-2003 NH nhận ghi sổ ngày
Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh toán viên và của kế toán giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử được trao cho trưởng phòng kế toán. Chuyển chứng từ điện tử thanh toán sang cho trưởng phòng kế toán duyệt.
Nếu như trước kia, thời gian giao 1 khoản thanh toán phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh toán nhanh chóng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường.
+ Trưởng phòng kế toán
Khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh toán viên, trưởng phòng kế toán sẽ vào chương trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của trưởng phòng kế toán) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Trưởng phòng kế toán phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì toàn bộ nội dung của chứng từ sẽ được hiện lên màn hình và trưởng phòng kế toán tiến hành kiểm soát, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử.
Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế toán trưởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi. Chứng từ gốc và chứng từ điện tử được giao lại cho thanh toán viên để hạch toán và lưu trữ.
Các chứng từ trên máy sau khi đã tính ký hiệu mật sẽ tự động truyền đi đến trung tâm thanh toán. Việc truyền đi các chuyển tiền Đi tại ngân hàng còn được thực hiện 2 lần trong một ngày đối với các chuyển tiền thông thường còn đối với các chuyển tiền Khẩn được thực hiện ngay lập tức. Truyền các chuyển tiền Đi được thực hiện một lần vào buổi sáng (Tuỳ vào lượng chứng từ) vào một lần vào buổi chiều nhưng không quá 15 giờ theo quy định của NHCT Việt Nam. Việc chuyển tiền điện tử được thực hiện theo từng món cho từng ngân hàng tương ứng với thể loại chứng từ khách hàng nộp vào.
Về việc lệ phí cho chuyển tiền điện tử thì đối với mỗi khoản tiền thông thường khách hàng sẽ phải chịu mức phí là 0.045% số tiền chuyển đi. Tối thiểu 18.000đ/món (đối với chuyển tiền thường) và 25.000đ/món (đối với chuyển tiền khản). Tối đa là 550.000đ/món.
Sau hơn 5 năm áp dụng phương thức thanh toán điện tử, Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, được khách hàng tin yêu và đến với chi nhánh ngày càng đông, đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo, tính đến ngày 31/12/2004 chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà đã thực hiện tất cả 393.426 món. Điều này chứng minh thanh toán điện tử trên mạng vi tính đã có chuyển biến đáng kể. Việc kiểm tra, kiểm soát luân chuyển chứng từ mạng thanh toán điện tử diễn ra nhanh hơn, chính xác, an toàn hơn, phù hợp và đáp ứng được yêu cầu theo tình hình thực tế. Từ đó góp phần tăng lợi nhuận cho ngân hàng đảm bảo duy trì hoạt động và phát triển của ngân hàng công thương Hai Bà.
Tuy nhiên đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo trong hơn 5 năm thực hiện, Ngân hàng công thương Hai Bà còn gặp phải một số khó khăn:
- Việc thực hiện thanh toán điện tử qua mạng chưa đồng nhất, trong một số trường hợp vẫn còn phải sử dụng các hình thức thanh toán khác.
- Mặt khác, mạng lưới thanh toán điện tử chỉ được trang bị ở các trụ sở chi nhánh Ngân hàng công thương, chưa được trang bị tới các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm, gần các tụ điểm dân cư. Hoạt động tuyên truyền của Ngân hàng công thương về dịch vụ này chưa nhiều, trong khi các tầng lớp dân cư thường có thói quen sử dụng các dịch vụ chuyển tiền truyền thống (bưu điện).
- Hiện nay, việc chuyển tiền với các ngân hàng khác hệ thống như City Bank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Ngân hàng Đức Deutsche Bank bằng chương trình thanh toán điện tử qua trung tâm thanh toán, còn những ngân hàng khác hệ thống như Ngân hàng ngoại thương, Ngân hàng nông nghiệp, Kho bạc Nhà nước… thì chương trình thanh toán điện tử chỉ đáp ứng đối với những món từ 200 triệu đồng trở xuống. Trên mức 200 triệu đồng phải thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước như vậy phí dịch vụ cho dịch vụ này bị giảm do phải trả phí cho Ngân hàng Nhà nước.
- Một khó khăn nữa đó là những trục trặc về kỹ thuật như tắc nghẽn đường truyền tin, trục trặc về máy tính, Modem… Cũng gây ảnh hưởng tới dịch vụ này.
Nhưng điều đáng quan tâm là từ khi thanh toán điện tử thì công tác thanh toán ở Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã có những thành công đáng kể như: Rút ngắn được thời gian thanh toán qua ngân hàng, thời gian vốn có chu chuyển qua ngân hàng được rút ngắn, phục vụ kịp thời, nhanh chóng các nhu cầu, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tăng uy tín của Ngân hàng công thương, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng.