2.2 .Khái niệm văn hóa công sở
4. Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở
Có rất nhiều các yếu tố công sở đều có mối liên hệ chặt chẽ qua lại với nhau: Đó là hệ thống giá trị, đạo đức của cán bộ công chức, tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ, thiết kế và bài trí trụ sở cơ quan, giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong công sở, phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc.
+Hệ thống giá trị: Hệ thống giá trị trong công sở tạo niềm tin, xác định động cơ, thái độ làm việc của các thành viên, tạo nên bầu không khí, môi trường trong tổ chức.
Mục tiêu, phương hướng hoạt động của công sở tạo nên giá trị của nó.Công sở hoạt động vì mục tiêu đặc thù mà không có tổ chức nào khác, đó nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước và phục vụ chung của xã hội, hướng tới phục vụ nhân dân, bảo vệ các quyền lợi và giải quyết nhu cầu chính đáng của dân. Trong xu hướng chuyển từ nền hành chính “cai trị” sang nền hành chính “phục vụ” hiện nay ở nhà nước Việt nam dân chủ, nhà nước “của dân, do dân và vì dân”, cán bộ công chức là công bộc của dân. Các giá trị cần được xây dựng và phát huy trong công sở là: Coi trọng rèn luyện các phẩm chất của cán bộ công chức, tinh thần vì lợi ích chung, vì lợi ích của nhân dân, tôn trọng phát huy dân chủ, công khai, minh
bạch các hoạt động công sở.
+Đạo đức của cán bộ công chức: Đạo đức của cán bộ công chức được đánh giá qua hành vi, thái độ lối sống, phong cách làm việc của cán bộ công chức, thể hiện trong mối quan hệ công chức với nhân dân, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau. Các phẩm chất cách mạng “ cần, kiệm, liêm chính, chí công vô tư”, sự nỗ lực để hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ, không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu của công việc luôn là những chuẩn mực hành vi của cán bộ công chức.
+Tính tuân thủ trong hoạt động công vụ: Hoạt động công vụ là hoạt động có tổ chức, có tính thứ bậc chặt chẽ. Mọi cá nhân hay các phòng, ban chỉ thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn của mình theo pháp luật và quy chế hoạt động. Cán bộ công chức được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi nhiệm vụ. Xuất phát những đặc điểm trên mà yếu tố tạo nên VHCS chính là tính tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong thực thi công vụ.
+Thiết kế và bài trí trụ sở của cơ quan: Trụ sở là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động của cơ quan vì đó là nơi làm việc của cán bộ công chức là nơi hoạt động của nhà nước, là nơi đưa ra những quyết sách quan trọng của đất nước, nơi đón tiếp hay giải quyết nhu cầu và lợi ích của công dân tổ chức. Dưới góc độ văn hóa trụ sở của cơ quan phải thể hiện đúng tầm quan trọng từ hình dáng uy nghiêm bên ngoài đến sự ngăn nắp gọn gàng, sự khoa học trong sắp xếp, bài trí nội thất bên trong. Trụ sở cơ quan phải là nơi dễ nhận thấy, tiện lợi cho việc đi lại, tiện lợi cho việc giao tiêp, đi lại của nhân dân.
+Giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong công sở: Giao tiếp trong công sở là quá trình trao đổi thông tin, suy nghĩ bày tỏ tình cảm giữa các đồng nghiệp trong cơ quan với nhau, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa cấp dưới với cấp trên, hoặc giữa cán bộ công chức với các tổ chức và nhân dân . Thông qua giao tiếp chủ thể có được các thông tin cần thiết để quyết định công việc của mình. Hoạt động giao tiếp trong công sở vừa thể hiện tính được tính uy nghiêm của quyền lực nhà nước vừa thể hiện được các chuẩn mực xã hội, lối sống, phong
cách của mỗi cán bộ công chức luôn hướng đến sự hoàn thiện chân, thiện,mĩ. Có thể nói hình thức và thái độ của những cán bộ công chức là người đại diện của cơ quan khi tiếp xúc với dân sẽ có ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý và cách cư xử của người dân, đồng thời cũng là biểu hiện văn hóa công sở. Tính chuẩn mực trong giao tiếp, ứng xử thể hiện ở cách xưng hô cách nghe, cách nói, cử chỉ nét mặt, ánh mắt nụ cười, ở tác phong và nghi thức giao tiếp như (chào hỏi, bắt tay, trang phục, tiếp khách….) . Điều này được cảm nhận rõ khi bước chân vào công sở, từ thái độ, giao tiếp ứng xử của cán bộ giải quyết công việc đến lãnh đạo.
+Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc của cơ quan công sở : Tổ chức và điều hành hoạt động của công sở luôn hướng tới hiệu quả tối ưu trong những điều kiện cụ thể nhất định. Vì vậy yếu tố văn hóa công sở luôn gắn với việc tìm kiếm và áp dụng phương pháp, cách thức quản lý trong cơ quan, áp dung các phong cách tổ chức điều hành nhằm đem lại hiệu quả cao nhất, loại bỏ những điều kiện hoạt động, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động lạc hậu, thiếu hiệu quả. Đồng thời, đặc trưng VHCS còn thể hiện ở việc thực hiện chúng trở thành thói quen, được mọi cán bộ, nhân viên trong cơ quan thực hiện một cách tự giác, nhất quán.
Xây dựng văn hóa tổ chức tại cơ quan công sở là xây dựng nề nếp, phương thức làm việc co kỷ cương, dân chủ, thống nhất, đồng bộ, khoa học, chủ động, sáng tạo.
Biểu hiện khác của văn hóa tổ chức có thể thấy trong việc chú trọng đề ra các nội quy, quy định, quy chế hoạt động của cơ quan. Thể chế nội bộ cơ quan cần quan tâm xây dựng và hoàn thiện như quy chế, nội quy hoạt động: vd nội quy hoạt động của bộ phận một cửa…., ban hành các văn bản quy định việc phân công nhiệm vụ cho từng ban,ngành, trách nhiệm rõ ràng trong nội bộ cơ quan. Các văn bản này có vai trò hết sức quan trọng trong điều hành hoạt động công sở trong cơ quan vì chúng xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác, chế độ kiểm tra, báo cáo, cách thức, quy trình giải quyết công việc, soạn thảo và lưu trữ văn bản… Đây là một trong những cơ sở tạo nên trật tự, nề nếp, văn minh, văn
hóa hành chính trong hoạt động quản lý điều hành hoạt động công sở.