1.2. NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG
1.2.1. Đặc điểm người dùng tin là cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan
trực thuộc Bộ
Người dùng tin là một trong những yếu tố cấu thành trong hoạt động thông tin thư viện, đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động tại các cơ quan thư viện. Người dùng tin vừa là người sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, vừa là chủ thể của nhu cầu tin, yếu tố nguồn gốc của hoạt động thông tin thư viện. Khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển thì nhu cầu tin của người dùng tin ngày càng đa dạng và nâng cao. Đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin được nhanh chóng, đầy đủ là mục tiêu hướng tới của các cơ quan thư viện trong giai đoạn phát triển hiện nay.
Người dùng tin là cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc thực hiện các mục tiêu chung của Bộ Nội vụ. Từ sau Đại hội IX (năm 2001), chức năng, phương thức hoạt động của Chính phủ được điều chỉnh và cải tiến: phân công, phân cấp; tách cơ quan hành chính công quyền với tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công; tiếp tục cải cách doanh nghiệp nhà nước, tách rõ
chức năng quản lý nhà nước với sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp; tiếp tục cải cách thủ tục hành chính; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực; thiết lập trật tự kỷ cương, chống quan liêu, tham nhũng… [20]
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Là Bộ đi đầu trong công tác tổ chức hành chính nhà nước, công tác đào tạo cán bộ công chức viên chức, công tác chính quyền địa phương… Bộ Nội vụ luôn tổ chức thực hiện triển khai các nghị quyết mới, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra. Ngoài ra Bộ cũng thường xuyên tổ chức các cuộc hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức trong Bộ và các tỉnh thành trong cả nước.
So với các Bộ thuộc khối các cơ quan Trung ương khác, Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ có những đặc thù riêng. Bộ Nội vụ là bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực gồm hai khối là khối hành chính sự nghiệp và khối trường học nên đối tượng người dùng tin rất đa dạng … Mỗi nhóm người dùng tin có nhu cầu tin khác nhau, phụ thuộc vào tính chất hoạt động của từng nhóm đối tượng đó.
Trong những năm gần đây cải cách hành chính đã có những bước tiến rõ nét, các thủ tục hành chính đã được cải thiện, các hoạt động đổi mới trong toàn ngành nội vụ đã tạo điều kiện cho người dùng tin là cán bộ quản lý có nhiều cơ hội tiếp xúc với các thông tin mới trong nước và trên thế giới, thể hiện ở các công trình nghiên cứu khoa học trong các cơ quan Bộ hàng năm đều tăng lên, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học làm rút ngắn thời gian giữa lý thuyết và thực tiễn tạo ra hiệu quả cao trong công việc, nâng cao đời sống vật chất và đời sống văn hoá tinh thần, có ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin của người dùng tin.
Hoạt động cải cách hành chính và đào tạo cán bộ từ Trung ương tới địa phương đang được chú trọng và phát triển, tạo ra đội ngũ những người cán bộ có tài, có đức gánh vác trọng trách xây dựng đất nước. Bằng các chính sách phát triển và cải cách hành chính Bộ Nội vụ đang từng bước triển khai các hoạt động như “tăng cường 600 trí thức trẻ về làm Phó Chủ tịch UBND xã thuộc 62 huyện nghèo”; cải cách các thủ tục hành chính đơn giản, hiệu quả; chương trình đào tạo
dài hạn nhằm phát triển một cách toàn diện từ Trung ương tới địa phương. Trong các chương trình mục tiêu phát triển, Bộ Nội vụ cũng đã chú trọng đến đặc điểm vùng miền, địa phương trong cả nước, có những chính sách cho phù hợp, nhằm đưa thông tin tới các địa phương được thuận tiện và hiệu quả.
Với việc quản lý đa ngành, đa lĩnh vực tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, để phục vụ tốt nhu cầu tin của người dùng tin là cán bộ quản lý, các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ cần cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phong phú hoạt động thông tin linh hoạt, mềm dẻo để tạo ra được các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp cho đối tượng là cán bộ quản lý.
Do điều kiện làm việc cũng như tính chất công việc của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ khác nhau, lĩnh vực thông tin mà họ quan tâm cũng khác nhau. Sự phát triển của xã hội cũng như yêu cầu mới trong công việc tác động đến người dùng tin khiến họ năng động hơn, nhu cầu tin của họ cũng phong phú và sâu sắc hơn. Nhu cầu tin của người dùng tin tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cũng có đặc điểm thời đại: tính định hướng vĩ mô được xác định trên cơ sở định hướng chiến lược của Đảng và Nhà nước, tính chính trị xã hội cao, tính tổng hợp đa ngành và liên ngành, xu hướng toàn cầu hóa đòi hỏi chất lượng đáp ứng nhu cầu tin ở trình độ cao. Cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ không chỉ có nhu cầu tin về chuyên ngành của mình mà họ còn có nhu cầu tin ở các lĩnh vực khác có liên quan như khoa học tự nhiên và khoa học xã hội. Là một Bộ gắn với trong tổ chức bộ máy hành chính Nhà nước trong thời kỳ đổi mới, nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ ngày càng phong phú, đa dạng hơn đỏi hỏi cần phải được đáp ứng bằng những phương tiện hiện đại.
Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý rất cần các thông tin bao quát, ngắn gọn, mang tính thời sự cao vì họ là những người phải đưa ra quyết định chỉ đạo kịp thời, liên tục… nên các sản phẩm thông tin phù hợp là bản tin hàng ngày, hàng tuần được tập hợp từ các loại báo chí, phương tiện truyền thông liên quan đến lĩnh vực họ quản lý.
Cán bộ quản lý là đối tượng có trình độ văn hoá và chuyên môn cao, được đào tạo tin học và ngoại ngữ tốt. Bộ Nội vụ đã có các đề án như: “Đề án cải cách thể chế giai đoạn 2011-2020”; dự án ODA nhằm hỗ trợ các nước đang phát
triển… Để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới, đại bộ phận cán bộ quản lý có trình độ trên đại học, khả năng sử dụng tin học, ngoại ngữ khá thông thạo nên họ có thể khai thác được triệt để các nguồn thông tin trong và ngoài nước, nhất là các thông tin trên Internet.
Thông tin cho đội ngũ cán bộ quản lý, lãnh đạo phục vụ cho các mục tiêu phát triển: thông tin về cải cách hành chính, thông tin về đào tạo cán bộ, thông tin về khoa học công nghệ mới, định hướng phát triển ngành, chính sách của nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành.
Đội ngũ cán bộ quản lý tại 06 cơ quan của Bộ Nội vụ chiếm số lượng khá lớn. Đối tượng cán bộ quản lý được chia làm 2 nhóm đối tượng chính: Nhóm người dùng tin là cán bộ đứng đầu cơ quan như Bộ Trưởng, Thứ trưởng, Cục Trưởng, Hiệu Trưởng... cần các thông tin mang tính chiến lược, nhóm cán bộ quản lý trực tiếp gồm trưởng, phó các phòng, ban là những người quản lý trực tiếp triển khai công việc nên thông tin mà đối tượng quản lý này cần là các thông tin mang tính tác nghiệp.
Cán bộ quản lý là những người có năng lực chuyên môn cao, vừa có khả năng tổ chức và quản lý. Do tính chất công việc ở mỗi bộ phận chức năng khác nhau nên đội ngũ cán bộ quản lý không chỉ cần những thông tin về lĩnh vực chuyên môn mà họ còn có nhu cầu tin về các lĩnh vực khác, bởi đó là những thông tin quan trọng trong việc hoạch định các chính sách, ra quyết định quản lý đúng đắn, thích hợp.
Ở mỗi cơ quan khác nhau lại có nhu cầu tin khác nhau như cơ quan Bộ cần những thông tin có tính tổng thể như về cải cách hành chính, thông tin về hệ thống hành chính, thông tin về đường lối chính sách của Đảng; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội quan tâm nhiều tới các thông tin về đào tạo phát triển nguồn nhân lực….
Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý là những người có trình độ chuyên môn cao, chuyên sâu về lĩnh vực mà họ đang quản lý, đồng thời họ đóng vai trò quyết định tới sự tồn tại cũng như phát triển của cơ quan đơn vị. Cán bộ quản lý vừa là người sử dụng thông tin vừa là người sản xuất ra thông tin mang tính
quyết định trong đơn vị. Mặt khác họ là những người thực hiện trách nhiệm chuyển tải thông tin tới nhân viên cấp dưới trong đơn vị mình.
Đối tượng cán bộ quản lý chuyên trách là họ dành toàn bộ thời gian cho công tác quản lý của mình, họ là những người có năng lực, uy tín và các điều kiện để đảm nhiệm vai trò của mình trong cơ quan đơn vị. Cán bộ quản lý có thể lên kế hoạch, sáng kiến và quy định cho cấp dưới của mình thực hiện trong phạm vi và quyền hạn của họ để góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của cơ quan đơn vị mình.
Cán bộ quản lý trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ ở nhiều độ tuổi khác nhau nhưng đều có đặc điểm chung là có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, sáng tạo, nên họ có sự hiểu biết về mọi lĩnh vực trong cuộc sống, có tầm nhìn xa và sắc sảo về các lĩnh vực trong đời sống như kinh tế, chính trị, xã hội… của đất nước. Nên thông tin mà cán bộ quản lý cần là những thông tin có độ bao quát lớn, chính xác cao để từ đó họ có thể đưa ra các quyết định giải quyết công việc kịp thời và mang tính chiến lược lâu dài trong công cuộc cải cách đất nước.
Trình độ học vấn của cán bộ quản lý trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ tương đối đồng đều. Ở cương vị lãnh đạo, họ đã đạt được trình độ học vấn nhất định, có người đã ở đỉnh cao của sự nghiệp. Chính vì vậy họ rất am hiểu về chính sách pháp luật, các thủ tục cải cách hành chính, hệ thống hành chính nhà nước… Do tính chất công việc nên thông tin mà cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ sử dụng cũng rất đa dạng và có chọn lọc. Thông tin họ cần phải cập nhật, chuyên sâu và có độ chính xác cao, để cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý đầy đủ cần phải nghiên cứu nắm vững nhu cầu tin của họ.
Bộ Nội vụ được hình thành và phát triển từ khi đất nước ta giành được độc lập dưới nhiều hình thức và tên gọi khác nhau, đến nay đã đạt được nhiều thành tích trong quá trình xây dựng và phát triển. Ngoài việc thực hiện chức năng cải cách hành chính, các đơn vị tại Bộ còn có chức năng đào tạo.
Hiện nay các đơn vị thực hiện chức năng đào tạo tại Bộ Nội vụ gồm Trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức; Học viện kỹ thuật Mật mã; Trường Cao đẳng Nội vụ là những nơi thực hiện chức năng đào tạo. Để phù hợp với điều kiện cũng như trách nhiệm của mình một số cán bộ quản lý được bổ
nhiệm và kiêm nhiệm thêm các chức danh khác nhau. Họ vừa làm công tác quản lý vừa tham gia vào công tác giảng dạy, đồng thời tham gia vào nghiên cứu khoa học… Đây là là nhóm cán bộ kiêm nhiệm bao gồm người dùng tin là cán bộ quản lý và giảng dạy.
Người dùng tin là cán bộ quản lý kiêm giảng dạy tại các đơn vị trong Bộ là những người có độ tuổi trên 30. Đây là đội ngũ cán bộ quan trọng thúc đẩy sự đổi mới và phát triển trong các cơ quan thuộc Bộ.
Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý kiêm giảng dạy không chỉ làm công tác quản lý mà họ còn tham gia truyền đạt kiến thức cho các đối tượng có trình độ thấp hơn, những người tham gia giảng dạy có trình độ học vấn cao, có năng lực công tác, có kinh nghiệm trong quản lý và giảng dạy, đặc biệt học là những cán bộ rất năng động và nhiệt huyết trong quản lý và giảng dạy.
Do phải thường xuyên cập nhật thông tin để phục vụ cho công tác giảng dạy nhằm không ngừng đổi mới và nâng cao kiến thức nên nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý kiêm giảng dạy học cũng rất tích cực tham gia nghiên cứu khoa học, cho ra những sáng kiến mới có tính thực tiễn cao nên thông tin mà họ cần rất phong phú và đa dạng cả về nội dung và hình thức, các thông tin tài liệu mà họ cần gồm cả tài liệu gốc và các tài liệu đã qua xử lý….