3.1. NHÓM GIẢI PHÁP THỎA MÃN NHU CẦU TIN CỦA CÁN BỘ QUẢN
3.1.2. Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin giúp cho cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ tiếp cận tới các nguồn tin được nhanh nhất, từ đó có những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của mình.
Việc tạo dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng sẽ tác động kích thích nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là động lực để các cơ quan thông tin thư viện cải tiến các hoạt động của thư viện mình và nâng cao vị trí, tạo dựng niềm tin với người sử dụng.
Phát triển các sản phẩm thông tin phù hợp với tập quán sử dụng thông tin
Hệ thống mục lục truyền thống: Là công cụ tìm tin quan trọng tại các thư viện thuộc Bộ đã được tổ chức tương đối tốt, các thư viện cũng đã thường xuyên hiệu chỉnh, củng cố và cập nhật mới. Hệ thống mục lục là rất quan trọng, nhất là những thư viện trong Bộ chưa có điều kiện tổ chức kho mở. Cần hoàn thiện hệ thống phích tiêu đề, phích chỉ chỗ, loại bỏ những phích phản ánh tài liệu đã thanh lý, cập nhật những tài liệu mới nhập về thư viện…Hiện nay hệ thống mục lục truyền thống đang dần được thay thế bằng mục lục điện tử người dùng tin có thể tự tra tìm thông tin trên máy tính giúp người dùng tin có thể tra tìm tài liệu được nhanh chóng và chính xác.
Thư mục là công cụ tìm tin hữu ích giúp cho cán bộ quản lý (người dùng tin) tra tìm thông tin về tài liệu cần tìm. Có thể nói thời gian qua hoạt động thư mục, sản phẩm thư mục của các thư viện chưa hoạt động đồng đều, chỉ có một số thư viện có các sản phẩm thư mục như thư viện Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Để
Bộ cần phải triển khai và hoàn thiện thư mục, thông báo sách mới, thư mục chuyên đề…
Hệ thống tra cứu điện tử: Các cơ sở dữ liệu điện tử được xây dựng nhằm quản lý nguồn tin, đồng thời giúp người sử dụng tra tìm tin một cách nhanh chóng, chính xác, tồn tại song song cùng với hệ thống mục lục truyền thống. Hiện nay các thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ hầu như chưa xây dựng được các cơ sở dữ liệu vì chưa trang bị hệ thống phần mềm cho thư viện, các thư viện trong Bộ mới đang ở giai đoạn lựa chọn phần mềm và chuẩn bị cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu điện tử. Cần phải đẩy mạnh việc xây dựng hệ thống mục lục điện tử, làm cơ sở cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các trung tâm thông tin – thư viện trong Bộ.
Tra cứu trên Internet hiện nay cũng được các cán bộ quản lý quan tâm và sử dụng, việc tra cứu tin trên Internet là việc làm cần thiết và mang lại hiệu quả cao, việc hướng dẫn và định hướng cho cán bộ quản lý tìm tin trên Internet là trách nhiệm của những người làm công tác thông tin.
Phát triển các sản phẩm mới như biên soạn các tạp chí tóm tắt. Đây là một loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, giúp cho việc tìm kiếm thông tin được thuận tiện, đầy đủ, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện tại, khắc phục được những khó khăn trong quá trình thông tin bị phân tán. Các nhà quản lý rất quan tâm đến loại sản phẩm này, vì nó giúp cho cán bộ quản lý giảm bớt được thời gian tìm kiếm. Nếu các thư viện phục vụ tốt sẽ giúp cho họ có thể đọc được nhiều tài liệu hơn, thông tin được tập trung. Tạp chí tóm tắt có mức độ cập nhật thông tin cao; chất lượng bài tóm tắt tốt đảm bảo tính chính xác của thông tin… Để có những bản tóm tắt ngắn gọn, đầy đủ, chính xác, phản ánh tốt nội dung tài liệu người làm tóm tắt cần phải có kiến thức chuyên môn, xác định được diện đề tài của tạp chí tóm tắt, tính đầy đủ và hợp lý phạm vi nguồn tài liệu bao quát để xây dựng tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy cập tới thông tin trong tạp chí cũng cần xác định chu kỳ xuất bản để đảm bảo tính cập nhật thông tin, hình thức tuyên truyền, quảng cáo, phổ biến tạp chí tới cán bộ quản lý cũng rất quan trọng.
Tiến hành biên soạn tổng luận: Tổng luận là bài trích cô đọng, có hệ thống các thông tin và sự tổng hợp khoa học về các vấn đề được cập nhật, hiện trạng, mức độ và xu hướng phát triển của vấn đề khoa học.
Cần từng bước triển khai các sản phẩm thông tin tổng luận, tạo ra sự phong phú và đa dạng trong các loại hình sản phẩm thông tin của các thư viện. Để có tổng luận có chất lượng, các thư viện trong Bộ phải chuẩn bị các yếu tố cần thiết như: Cán bộ có nghiệp vụ làm tổng luận, lựa chọn, tập hợp được những tài liệu chính xác và đầy đủ về các vấn đề mà thư viện dự định triển khai; tạo ra mối quan hệ và sự cộng tác chặt chẽ với các chuyên gia, nhà nghiên cứu về các lĩnh vực, vấn đề đó. Đây là những yếu tố cơ bản đảm bảo cho sự thành công trong việc tạo ra các sản phẩm thông tin tổng luận của thư viện.
Xây dựng bản tin điện tử: Bản tin điện tử là một loại tạp chí, bản tin được xuất bản dưới dạng điện tử và được truyền trong các mạng máy tính để phục vụ các đối tượng người dùng tin.
Các nội dung cần quan tâm trong việc xuất bản bản tin điện tử là: Xác định rõ phạm vi vấn đề được phản ánh trong bản tin; xác định rõ và đầy đủ các nguồn thông tin chính được lựa chọn và biên soạn nội dung cho bản tin; thu nhận và xử lý thông tin phản hồi của người dùng tin.
Có thể nói trong điều kiện hiện nay các thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ hệ thống máy tính đã được kết nối mạng Internet và trong các đơn vị lại được kết nối mạng LAN. Việc triển khai các bản tin điện tử là thuận lợi và khả thi. Điều này cũng tạo nên sự đa dạng về sản phẩm thông tin của các thư viện trong Bộ, đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng tin nhất là cán bộ quản lý trong bối cảnh xã hội thông tin ngày nay.
Đa dạng hoá các dịch vụ thông tin
Dịch vụ thông tin hiện nay không chỉ là mối quan tâm hàng đầu đối với các nhà nghiên cứu, những người trực tiếp làm công tác thông tin thư viện mà nó còn đóng vai trò rất quan trọng đối với những người làm công tác quản lý. Dịch vụ thông tin ngày nay đang được phát triển và dần hoàn thiện tại các cơ quan trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ.
Các loại hình dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu tin được hình thành trong quá trình nghiên cứu, đào tạo được đặc biệt chú trọng và phát triển tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ. Sự kết hợp chặt chẽ giữa các trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ là yếu tố trực tiếp tác động và chi phối tới việc phát triển các dịch vụ thông tin. Bên cạnh đó, sự phát triển các loại hình dịch vụ cụ thể cũng phụ thuộc vào chính sách và định hướng phát triển của mỗi trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ.
Tạo không gian đọc cũng là việc làm cần thiết, giúp người đọc liên kết với nhau trong quá trình đọc và giúp bạn đọc có điều kiện trao đổi thông tin với nhau. Số liệu khảo sát cho thấy đa số người đọc có xu hướng sử dụng tài liệu tại chỗ. Các trung tâm thông tin thư viện nên hoàn thiện dịch vụ đọc mở, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của cán bộ quản lý.
Triển khai các loại dịch vụ liên quan tới việc đáp ứng các dạng nhu cầu tin. Các trung tâm thông tin thư viện tại Bộ Nội vụ cần duy trì tốt các loại hình dịch vụ đã triển khai, đồng thời phát triển hơn nữa các loại hình dịch vụ như: Dịch vụ hỏi đáp; Dịch vụ tìm tin; Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại; Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề; Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc; Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu; Dịch vụ trao đổi thông tin…
Với sự phát triển mạnh mẽ của các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện nay các trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần chú trọng hơn nữa để phát triển các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin theo hướng thích hợp với nhu cầu và điều kiện khai thác, sử dụng thông tin cho phù hợp với yêu cầu của mọi đối tượng người dùng tin.
Các trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần chú trọng phát triển các lọai hình dịch vụ trao đổi thông tin. Nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng rõ nét trong mọi lĩnh vực hoạt động chuyên môn và nghề nghiệp. Trong hoạt động thông tin thư viện, kênh thông tin phi hình thức (sự trao đổi thông tin thông qua các tiếp xúc trực tiếp giữa người dùng tin) đã được xem là một trong các khả năng quan trọng trong việc tiếp nhận và cung cấp thông tin. Ngày nay, khả năng và điều kiện của công nghệ đã cho phép việc trao đổi thông tin diễn ra hết sức đa dạng.
Một trong số các định hướng rõ nét trong quá trình phát triển dịch vụ hiện nay là vấn đề phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông. Cũng chính trong môi trường này, tính thân thiện, tiện lợi, khả năng thích nghi với việc có thể khai thác, sử dụng thông tin, sử dụng dịch vụ thông tin tại mọi nơi và mọi lúc. Cũng chính trong môi trường này, việc khai thác, sử dụng thông tin và dịch vụ thông tin được thực hiện trên một quy mô rộng rãi nhất, theo một cách bình đẳng nhất đối với mọi thành viên trong mỗi cộng đồng người dùng tin.
Các sản phẩm, dịch vụ thông tin phải không ngừng được đổi mới bởi chúng được sinh ra từ các yếu tố không ngừng thay đổi và phát triển là: nguồn thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin và các loại nhu cầu thông tin. Bởi vậy sự xuất hiện các loại sản phẩm, dịch vụ thông tin mới là tất yếu. Bên cạnh đó, trong công cuộc cải cách hành chính, đổi mới đất nước hiện nay việc xây dựng phát triển các loại hình dịch vụ thông tin thích hợp đáp ứng tốt cho người dùng tin là một yêu cầu cần thiết.
Cải tiến phương thức phục vụ cán bộ quản lý
Để phục vụ tốt cho người dùng tin, đối tượng là các cán bộ quản lý, tại các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ đã có những cải tiến mới đó là các phương thức phục vụ nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người dùng tin như các trung tâm thông tin thư viện đã cải tiến cách tổ chức, sắp xếp kho tài liệu khoa học hơn dễ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu.
Tạo thuận lợi để độc giả tiếp cận kho sách, tự do vào kho, trực tiếp chọn lựa sách theo yêu cầu;
Áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện trong quản lý và thông tin chính xác và nhanh chóng;
Việc cải tiến phương thức phục vụ cho cán bộ quản lý là nâng cao cũng như đổi mới quan điểm phục vụ trong mỗi cán bộ nhân viên thư viện. Nếu ở những cơ quan dịch vụ coi "khách hàng là thượng đế" thì ở thư viện độc giả cũng phải được xem là “thượng đế". Mỗi yêu cầu của độc giả phải được thủ thư quan tâm, nhất là đối tượng là các cán bộ quản lý do yêu cầu của họ cao và nguồn tài liệu họ cần vừa có chiều rộng và sâu nên cần được phục vụ tốt.
đẳng Nội vụ Hà Nội… tài liệu được sắp xếp theo chuyên môn, những tài liệu liên quan với nhau về cùng một lĩnh vực sẽ được tập trung trong một khu vực.
Ví dụ, khu vực tài liệu về tâm lý, ngôn ngữ, văn học,.... Mức độ phong phú
của tài liệu về từng lĩnh vực phản ánh rất rõ. Bạn đọc được tự do vào kho, tiếp cận sách. Sau khi được thủ thư hướng dẫn, biết được khu vực tài liệu, bạn đọc dễ dàng và nhanh chóng tìm chọn tài liệu cho mình.
Với hệ thống kho mở, bạn đọc dễ tiếp xúc được với tài liệu, dễ tìm được những tài liệu họ yêu thích tránh được những hạn chế trước kia khi phục vụ theo hình thức kho kín: độc giả không trực tiếp vào kho, tìm chọn tài liệu qua hệ thống mục lục. Thực tế, giữa kho sách và sách được giới thiệu qua mục lục không luôn luôn khớp; một số sách đã được rút đem đi đóng lại, hoặc sách đã được độc giả mượn, cũng có khi thủ thư đã vô ý xếp không đúng vị trí sách trên kệ....