Chương 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.2. Thực trạng hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thành
thành phố Tuyên Quang giai đoạn 2018 - 2020
3.2.1. Tổ chức bộ máy hoạt động
Thực hiện theo Quyết định số 120/QĐ-STNMT ngày 14/8/2015 của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường về việc quy định chức năng, nhiệm
51
vụ và cơ cấu tổ chức các phòng, chi nhánh của Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Tuyên Quang.
Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Tuyên Quang gồm: 01 Giám đốc; 01 Phó giám cốc. Các bộ phận chuyên môn của Chi nhánh gồm:
- Bộ phận tổng hợp.
- Bộ phận Đăng ký và cấp giấy chứng nhận. - Bộ phận kỹ thuật địa chính;
- Bộ phận thông tin lưu trữ.
3.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai được thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Đăng ký đất đai trong phạm vi địa bàn được giao quản lý; cụ thể:
- Thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký, thu phí, lệ phí. - Tổng hợp xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của chi nhánh tháng, quý, năm, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất và các báo cáo theo yêu cầu.
- Thực hiện việc đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; kiểm tra hồ sơ, lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (trong trường hợp cần thiết) để làm cơ sở báo cáo Văn phòng Đăng ký đất đai xét cấp giấy chứng nhận trong trường hợp cấp mới, cấp đổi, cấp lại; thẩm định, báo cáo phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện xem xét trình UBND huyện, thành phố cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu; cung cấp thông tin cho Chi cục thuế để xác định tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, lệ phí trước bạ; chuẩn bị hồ sơ trình duyệt; đăng ký giao dịch bảo đảm. Đối tượng thực hiện là hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư lựa chọn nộp hồ sơ tại chi nhánh hoặc tại UBND cấp xã.
- Thực hiện thủ tục chỉnh lý bản đồ, trích lục, trích đo thửa đất; kiểm tra sơ đồ tài sản gắn liền với đất; tham gia xây dựng hoàn thiện hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất trên địa bàn hành chính cấp huyện.
52
- Thực hiện xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu địa chính và cơ sở dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai trên địa bàn hành chính cấp huyện, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số; cung cấp thông tin đất đai dạng giấy; chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ kho lưu trữ (dạng giấy và dạng số) đối với tài liệu hồ sơ đất đai của chi nhánh.
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản, trang thiết bị của chi nhánh, lập dự toán và các hoạt động về tài chính của cơ quan theo qui định.
3.2.1.2. Nguồn nhân lực:
Bảng 3.2. Nhân sự của Chi nhánh VPĐK đất đai thành phố Tuyên Quang
TT Hạng mục Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng nhân sự 08 I Trình độ học vấn 1 Sau đại học 02 25,00 2 Đại học 06 75,00 3 Cao đẳng, Trung cấp II Giới tính 1 Nam 03 37,50 2 Nữ 05 62,50 III Độ tuổi 1 Dưới 35 tuổi 04 50,00 2 Trên 35 tuổi 04 50,00 IV Chức danh nghề nhiệp
1 Địa chính viên hạng III 08 100,0
2 Địa chính viên hạng IV 3 Đo đạc bản đồ viên hạng III 4 Đo đạc bản đồ viên hạng IV
53
Nhân lực của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang được điều chuyển từ phòng Tài nguyên Môi trường thành phố sang và một phần từ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang với số lượng nhận sự ít không đủ để giải quyết công việc nên thường xuyên phải có sự điều động, tăng cường con người từ Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh để đáp ứng yêu cầu công việc đảm bảo thực hiện các TTHC theo quy định. Tuy nhiên với số lượng nhân lực hiện nay của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang vẫn còn thiếu do vậy gặp không ít khó khăn trong việc giải quyết các TTHC về đất đai.
3.2.1.3. Cơ sở vật chất
Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang được Uỷ ban nhân dân thành phố bố trí 01 nhà làm việc với tổng diện tích là 210 m2, gồm 03 phòng và 01 kho lưu trữ. Ngoài ra, Chi nhánh còn được bố trí 05 máy vi tính, 04 máy in, 01 máy scan, 01 máy phô tô, 01 máy đo đạc điện tử để phục vụ thực hiện công tác chuyên môn của Chi nhánh.
Mặc dù Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang đã được bố trí nhà làm việc và trang thiết bị máy móc để phục vụ công việc, tuy nhiên nhà làm việc đã xuống cấp, diện tích phòng làm việc đều chật hẹp, kho lưu trữ nhỏ không thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ lâu dài ảnh hưởng đến việc tra cứu, khai thác cập nhật HSĐC, kho lưu trữ không được trang bị máy hút ẩm, máy điều hòa theo quy định của kho lưu trữ.
3.2.2. Cơ chế hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Tuyên Quang phố Tuyên Quang
Thống nhất thực hiện nguyên tắc điều hành công việc báo cáo, xin ý kiến đề xuất theo cơ chế giữa Giám đốc chi nhánh với Phó giám đốc chi nhánh, các viên chức trong đơn vị.
54
thuộc; có con dấu riêng và được Nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc theo quy định của pháp luật, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường
- Lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai: Giám đốc Chi nhánh là người đứng đầu và là người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, chịu trách nhiệm trước Giám đốc văn phòng đăng ký đất đai và pháp luật về toàn bộ nhiệm, quyền hạn của chi nhánh theo quy định của nhà nước.
Quyền hạn và trách nhiệm của chi nhánh:
+ Quản lý, chỉ đạo, điều hành chi nhánh thực hiện toàn bộ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh theo quy định; Tự chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao về nội dung, chất lượng đúng, phù hợp với các quy định của pháp luật mới ký theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ký. Trường hợp hồ sơ có vấn đề gì đó chưa rõ, chưa có cơ sở pháp luật cụ thể để giải quyết phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trước khi ký hoặc trình ký;
+ Điều hành, phối hợp mọi hoạt động của chi nhánh với chính quyền cấp xã, cấp huyện trên địa bàn đảm bảo rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và lợi ích (nếu có) để thực thi nhiệm vụ đồng bộ, thông suốt tránh đùn đẩy, ách tắc; Giúp giám đốc văn phòng đăng ký đất đai thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai trên địa bàn cấp huyện theo thẩm quyền và nhiệm vụ được giao, chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng đăng ký đất đai và Sở Tài nguyên và Môi trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ thu phí và lệ phí theo quy định và nộp vào tài khoản tiền gửi của Văn phòng đăng ký đất đai tại Kho bạc nhà nước tỉnh Tuyên Quang định kỳ vào cuối tháng, quản lý tài sản và cơ sở vật chất của chi nhánh theo quy định của pháp luật;
75
3.3.7.3. Tồn tại, hạn chế
Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang còn hạn chế, không gian làm việc cho cán bộ văn phòng tương đối chật, hẹp, trang thiết bị máy móc cũ và thiếu nên gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Công tác cập nhật, chỉnh lý HSĐC gặp nhiều khó khăn do hệ thống bản đồ được đo vẽ từ năm 1997, qua nhiều giai đoạn phát triển của ngành hệ thống bản đồ, HSĐC nhiều năm qua không được cập nhật, chỉnh lý theo quy định, ngoài ra một số HSĐC đã bị thất lạc, việc thực hiện TTHC về đất đai cần phải đo đạc, xác minh ngoài hiện trường để đảm bảo hồ sơ theo quy định, vì vậy mất nhiều thời gian giải quyết các TTHC về đất đai. Việc thu thập các tài liệu liên quan đến công tác đo đạc, đền bù, giải phóng mặt, tài liệu về thu hồi, chuyển mục đích những năm trước đây gặp rất nhiều khó khăn do hồ sơ lữu trữ ở nhiều nơi, thậm chí còn thất lạc, hơn nữa công tác cập nhật, chỉnh lý HSĐC không được quan tâm chú trọng. Công tác cập nhật, chỉnh lý biến động HSĐC chỉ được quan tâm, chú trọng từ khi VPĐKĐĐ một cấp được thành lập.
Đội ngũ viên chức, người lao động của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang được tuyển dụng đúng yêu cầu nhiệm vụ, tuy nhiên do tuổi còn trẻ kinh nghiệm công tác chưa nhiều, chưa linh hoạt trong việc giải quyết hồ sơ. Với số lượng viên chức, người lao động còn hạn chế, khối lượng hồ sơ tiếp nhận nhiều cũng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng tới quá trình giải quyết công việc chuyên môn.
Công tác phối hợp giữa Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang với các cơ quan chuyên môn của thành phố, UBND các xã, phường trong việc giải quyết TTHC về đất đai chưa được thống nhất, xuyên suốt ảnh hưởng đến quá trình giải quyết hồ sơ.
3.3.7.4. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế a) Hệ thống văn bản pháp luật
76
Hiện nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đất đai được ban hành quá nhiều và những văn bản này luôn thay đổi trong thời gian ngắn, do vậy người dân không nắm bắt được những quy định về hồ sơ khi thực hiện các TTHC về đất đai nên phải đi lại nhiều lần.
Một số Điều, khoản quy định trong Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn chưa cụ thể hoặc mâu thuẫn về nội dung nên dẫn đến cách hiểu không thống nhất ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc.
b) Cơ cấu tổ chức, nhân lực, cơ chế hoạt động
Khi thành lập Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang được phân bổ 05 chỉ tiêu biên chế, 03 hợp đồng lao động (trong đó: 01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc), về cơ bản bộ máy tổ chức của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố đã được kiện toàn, các bộ phận thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, phụ trách địa bàn đã được phân công cụ thể cho từng viên chức và người lao động. Với nhân lực ít (08 người, trong đó có 05 người trực tiếp làm công việc chuyên môn, 01 người trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) khối lượng công việc nhiều, cán bộ chưa có kinh nghiệm thực tế nên việc thực hiện nhiệm vụ còn gặp nhiều khó khăn. Cán bộ hợp đồng không yên tâm công tác do thực hiện chủ trương tinh giảm biên chế theo chỉ đạo của UBND tỉnh Tuyên Quang theo lộ trình hàng năm, ngoài ra kinh phí để hợp đồng lao động được lấy từ nguồn thu của hệ thống VPĐKĐĐ.
Quy chế phối hợp giữa VPĐKĐĐ trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường với các phòng chuyên môn, cơ quan đơn vị của huyện, thành phố và các đơn vị khác có liên quan trong việc thực hiện chức năng, nghiệm vụ, quyền hạn của VPĐKĐĐ đã được UBND tỉnh ban hành, tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn gặp nhiều khó khăn do không phân định thời gian cụ thể của từng đơn vị liên quan đến TTHC về đất đai dẫn đến thời gian giải quyết hồ sơ thường kéo dài.
77
Thực hiện cải cách TTHC về đất đai UBND tỉnh Tuyên Quang đã công bố Danh mục các TTHC lĩnh vực thuộc ngành Tài nguyên và Môi trường quản lý áp dụng trên địa bàn tỉnh, theo đó nhiều TTHC có thời gian thực hiện ngắn, cùng với khối lượng hồ sơ nhiều, hệ thống hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất hạn chế, không đồng bộ, không được cập nhật chỉnh lý trong thời gian dài, cơ sở dữ liệu đất đai chưa được xây dựng. Do đó, trong quá trình giải quyết các TTHC về đất đai cần phải xác minh làm rõ, việc kiểm tra thẩm định và phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết hồ sơ cán bộ Chi nhánh VPĐKĐĐ phải trực tiếp đi làm trong khi đo số lượng cán bộ không đủ nên còn tình trạng quá hạn trả kết quả theo quy định.
c) Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị làm việc
Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang đã được Sở Tài nguyên và Môi trường bố trí nhà làm việc, tuy nhiên đã xuống cấp, diện tích phòng làm việc, kho lưu trữ nhỏ. Trang thiết bị, máy móc làm việc chủ yếu là nhận từ phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố trước kia để lại, các trang thiết bị khác thường xuyên hỏng hóc, phải sửa chữa nên ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết công việc theo TTHC.
Hạ tầng công nghệ thông tin UBND tỉnh đầu tư theo đường công vụ với mục tiêu luôn chuyển hồ sơ dạng số, liên thông các cơ quan, đơn vị liên quan. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống này chưa đồng bộ, không kết nối hệ thống VPĐKĐĐ với các phòng ban, cơ quan, đơn vị, chính quyền các cấp. Hiện tại, việc luôn chuyển hồ sơ của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang theo cách thủ công nên mất nhiều thời gian.
Hệ thống hồ sơ, tài liệu về đất đai trước đây được lưu trữ ở dạng giấy và chưa đầu đủ, không theo dõi cập nhật, chỉnh lý biến động thường xuyên trong thời gian dài, khi VPĐKĐĐ một cấp được thành lập chỉ nhận một phần hồ sơ, tài liệu về đất đai từ Phòng Tài nguyên và Môi trường nên gặp rất nhiều khó khăn trong giải quyết TTHC và tra cứu thông tin.
78
3.4. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tuyên Quang
3.4.1. Giải pháp chính sách
Luật Đất đai năm 2013 cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành Luật tạo thành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật khá hoàn chỉnh, thể hiện những quan điểm đổi mới của Đảng phù hợp với cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước, góp phần đáng kể vào phát triển kinh tế, ổn định chính trị, xã hội. Tuy nhiên, sau khi triển khai thực hiện Luật Đất đai năm 2013 đã phát sinh những hạn chế, bất cập. Nguyên nhân chủ yếu chính là do Luật Đất đai và các Luật khác có liên quan còn mâu thuẫn, chồng chéo, không đồng bộ và thống nhất, dẫn tới không rõ trách nhiệm quản lý, gây khó khăn cho tổ chức thực hiện; một số nội dung quy định của Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn chưa phù hợp với thực tiễn, có một số nội dung phát sinh mới trong thực tiễn nhưng pháp luật chưa có quy định điều chỉnh. Để giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình áp dụng các quy định của pháp luật cần thiết phải rà soát, sửa đổi, hoàn thiện hệ thống pháp luật về đất đai để đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong hệ thống pháp luật về đất đai và các bộ luật khác có nội dung liên quan đến đất đai.
3.4.2. Giải pháp kỹ thuật, nghiệp vụ, CSDL
Để đáp ứng tốt yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về đất đai trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang nói chung và thành phố Tuyên Quang nói riêng, cần xây dựng CSDL về đất đai trên địa bàn thành phố nhằm quản lý, cập nhật, xử lý thông tin đất đai thống nhất giữa 3 cấp. Để xây dựng được CSDL đất đai trên địa bàn thành phố Tuyên Quang cần phải có hệ thống bản đồ, hồ sơ địa chính được chỉnh lý cập nhật thường xuyên, kịp thời. Hiện nay, trên địa