* Trách nhiệm quản lý
Điều 40 của Quy định phân cấp và quy trình hoạt động quản lý trong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn có đề cập đến trách
lý NCKH & ĐTSĐH có nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và trực tiếp lưu giữ hồ sơ các hoạt động khoa học công nghệ của Trường
Theo quy định này, toàn bộ các đề tài sau khi được nghiệm thu và hoàn chỉnh hồ sơ được Phòng QLNCKH&ĐTSĐH cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu quản lý đề tài và lưu giữ hồ sơ gốc của đề tài. Như vậy, về phương diện lý thuyết, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH là nơi quản lý hồ sơ đề tài trong giai đoạn văn thư, sau đó, những hồ sơ này phải được quản lý tập trung và thống nhất tại lưu trữ của cơ quan. Nếu những hồ sơ này tiếp tục được lưu giữ tại Phòng Khoa học thì sẽ không thể tiến hành các khâu nghiệp vụ của lưu trữ để bảo quản an toàn những hồ sơ đề tài và khó có thể tạo tiền đề cho việc tổ chức khai thác, sử dụng những tài liệu này nhằm phục vụ có hiệu cho dối với công tác quản lý cũng như nghiên cứu khoa học, đào tạo.
* Biện pháp quản lý tài liệu NCKH
Thu thập và bổ sung tài liệu NCKH
Sau khi hết thời hạn của hợp đồng và chủ trì đề tài hoàn thành việc nghiên cứu, trên cơ sở công văn đề nghị nghiệm thu của cấp có thẩm quyền và hồ sơ đã có bao gồm: phiếu đăng ký đề tài, quyết định giao đề tài, hợp đồng nghiên cứu, bộ phận quản lý hoạt động NCKH của Trường chuẩn bị các thủ tục nghiệm thu cho chủ trì đề tài.
Để có thể được nghiệm thu, chủ trì đề tài phải nộp những loại tài liệu sau:
- Công văn đề nghị nghiệm thu các cấp, trong đó có dự kiến thành viên của Hội đồng nghiệm thu
- Báo cáo quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu
- Tóm tắt nội dung đề tài bằng tiếng việt và tiếng Anh - Bản toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển - Các tài liệu điều tra khảo sát, thực nghiệm...
- Các bài báo, công trình khoa học đã công bố có nội dung liên quan đến đề tài.
- Các tài liệu khác.
Sau khi bộ phận quản lý khoa học kiểm tra mức độ chính xác của các tài liệu nói trên so với các quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội về mặt hình thức và nội dung sẽ tiến hành đề nghị Trường ra quyết định/đề nghị ĐHQGHNHN thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài.
Quá trình nghiệm thu đề tài sẽ hình thành nên các tài liệu như: - Biên bản họp hội đồng nghiệm thu
- Nhận xét của các thành viên hội đồng - Phiếu đánh giá đề tài
Những tài liệu này sẽ được chủ trì đề tài bổ sung vào hồ sơ và nộp cho bộ phận quản lý nghiên cứu khoa học sau khi buổi họp Hội đồng nghiệm thu kết thúc.
Hiện nay về cơ bản toàn bộ các đề tài đã nghiệm thu đều được tập hợp đầy đủ các tài liệu nêu trên, trừ các đề tài cấp Nhà nước hầu như không lưu giữ được nhiều do loại đề tài này không thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Trường. Các đề tài của sinh viên nghiên cứu khoa học đạt giải cấp Trường và dự thi cấp Bộ chỉ được lưu giữ toàn văn báo cáo. Các tài liệu hành chính liên quan đến việc tổ chức hoạt động NCKH của sinh viên được tập hợp theo hồ sơ công việc và được quản lý giống như những tài liệu hành chính khác.
Dưới đây là danh mục các tài liệu cơ bản có trong hồ sơ đề tài NCKH các cấp.
Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH cấp Trường, gồm:
1. Phiếu đăng ký đề tài NCKH cấp Trường
2. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp Trường 3. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu
4. Tóm tắt nội dung và kết quả nghiên cứu của đề tài
5. Báo cáo tình hình thực hiện và kết quả nghiên cứu của đề tài 6. Toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển (các bài cáo, bài viết liên quan đến đề tài được công bố)
7. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài 8. Biên bản họp Hội đồng đánh giá - nghiệm thu đề tài 9. Bản nhận xét đề tài của phản biện
10. Phiếu đánh giá đề tài của các thành viên Hội đồng
11. Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều chỉnh nội dung nghiên cứu,...)
Ví dụ: Hồ sơ đề tài NCKH cấp Trường mã số T.2003.12
Chủ trì đề tài: ThS. Vũ Thị Thu Hương, Khoa Đông phương học Hồ sơ gồm những tài liệu sau:
1. Phiếu đăng ký đề tài NCKH cấp Trường năm 2003
2. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp Trường năm 2003
3. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài của Khoa Đông phương học
4. Tóm tắt nội dung và kết quả nghiên cứu của đề tài
5. Báo cáo tình hình thực hiện và kết quả nghiên cứu của đề tài 6. Toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển theo quy định
7. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài 8. Biên bản họp Hội đồng đánh giá - nghiệm thu đề tài 9. Bản nhận xét đề tài của phản biện
Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH cấp Đại học Quốc gia
1. Phiếu đăng ký đề tài NCKH Đại học Quốc gia Hà Nội
2. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN (giai đoạn 1) 3. Báo cáo kiểm tra tiến độ đề tài
4. Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài
5. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN (giai đoạn 2) 6. Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài
7. Tóm tắt nội dung đề tài
8. Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu 9. Toàn văn công trình nghiên cứu
10. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài của Khoa 11. Công văn đề nghị và dự kiến thành lập Hội đồng nghiệm thu của Trường ĐH KHXH&NV
12. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu của Đại học Quốc gia Hà Nội
13. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu
14. Bản nhận xét của uỷ viên nhận xét và các thành viên Hội đồng (nếu có)
15. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu 16. Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều chỉnh nội dung nghiên cứu,...)
Ví dụ: Hồ sơ đề tài cấp Đại học Quốc gia mã số QX.2001.08
Chủ trì đề tài TS. Lê Anh Tuấn, Khoa Văn học Hồ sơ gồm những tài liệu sau:
1. Phiếu đăng ký đề tài NCKH Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2001 2. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN năm 2001 (giai đoạn 1)
4. Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài
5. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN năm 2002 (giai đoạn 2)
6. Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài 7. Tóm tắt nội dung đề tài
8. Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu 9. Toàn văn công trình nghiên cứu
10. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu của Khoa Văn học
11. Công văn đề nghị và dự kiến thành lập Hội đồng nghiệm thu của Trường ĐH KHXH&NV
12. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu của Đại học Quốc gia Hà Nội
13. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu 14. Bản nhận xét đề tài của phản biện
15. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu
Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH trọng điểm, đề tài NCKH đặc biệt
1. Đề cương chi tiết đề tài NCKH
2. Quyết định bổ nhiệm chủ trì đề tài của ĐHQGHNHN 3. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH (giai đoạn 1)
4. Báo cáo kiểm tra tiến độ đề tài 5. Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài
6. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH (giai đoạn 2) 7. Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài 8. Tóm tắt nội dung đề tài NCKH
10. Toàn văn công trình nghiên cứu
11. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp cơ sở của Khoa
12. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp cơ sở của Trường.
13. Bản nhận xét của uỷ viên nhận xét và các thành viên Hội đồng (nếu có)
14. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở
15. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu nghiệm thu đề tài cấp cơ sở 16. Báo cáo chỉnh sửa đề tài theo góp ý của Hội đồng nghiêm thu cấp cơ sở
17. Công văn đề nghị và dự kiến thành lập Hội đồng nghiệm thu của Trường ĐH KHXH&NV
18. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu của Đại học Quốc gia Hà Nội
19. Bản nhận xét của uỷ viên nhận xét và các thành viên Hội đồng (nếu có)
20. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp ĐHQGHNHN
21. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp ĐHQGHNHN 22. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp ĐHQGHNHN
23. Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều chỉnh nội dung nghiên cứu,...)
Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH cơ bản
1. Đề cương nghiên cứu đề tài NCKH
3. Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN 4. Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài 5. Tóm tắt nội dung đề tài
6. Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu 7. Toàn văn công trình nghiên cứu
8. Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài của Khoa 9. Công văn đề nghị và dự kiến thành lập Hội đồng nghiệm thu của Trường ĐH KHXH&NV
10. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu của Đại học Quốc gia Hà Nội
11. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu 12. Bản nhận xét đề tài của phản biện
13. Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu 14. Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều chỉnh nội dung nghiên cứu,...)
Hiện nay, về cơ bản, giá trị pháp lý của các tài liệu nêu trên được đảm bảo song các tài liệu của mỗi đề tài được tập hợp trong một túi bìa hồ sơ, không được sắp xếp theo trật tự hình thành tài liệu, không có biên mục cũng như tờ kết thúc. Toàn bộ tài liệu chỉ được tập hợp chung vào túi hồ sơ cho đầy đủ thành phần, chưa sắp xếp theo một trật tự nhất định.
Ảnh 1: Ảnh túi bìa hồ sơ đề tài NCKH
Tóm lại, sau khi đề tài đã được hoàn thành và nghiệm thu, tác giả phải nộp công trình nghiên cứu đó và các tài liệu kèm theo cho đơn vị phụ trách công tác nghiên cứu khoa học của trường. Do được thực hiện theo hợp đồng nên hồ sơ các công trình NCKH loại này thường thu thập được đầy đủ tất cả các tài liệu liên quan. Tuy nhiên, sau khi đã thu thập đầy đủ tất cả tài liệu của một đề tài nghiên cứu thì việc giao nộp các tài liệu này vào đâu để bảo quản và sử dụng lâu dài thì chưa được thực hiện nền nếp, nghiêm túc và chặt chẽ. Từ những ngày đầu thành lập đến nay, bộ phận Lưu trữ của Trường chưa thu thập bất kỳ hồ sơ lưu trữ đề tài NCKH nào để tổ chức thực hiện các nghiệp vụ đối với loại tài liệu này. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các hồ sơ đề tài luôn được quản lý ở giai đoạn văn thư, hoàn toàn không có sự kết thúc giá trị hiện hành như đối với các tài liệu hành chính sau một năm văn thư sẽ được chuyển sang lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra, việc giao nộp các công trình nghiên cứu này vào các lưu trữ lịch sử cũng hoàn toàn chưa được đề cập đến. Theo những văn bản của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường thì Trường ĐH KHXH&NV là một trong những nguồn nộp lưu các kết quả nghiên cứu khoa học cho
Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường. Tại Điều 8 của Quyết định số 271/QĐ ngày 06/6/1980 về đăng ký Nhà nước các đề tài nghiên cứu có quy định nguồn thu bao gồm:
- Ban chủ nhiệm các đề tài NCKH cấp Nhà nước, các chương trình NCKH cấp quốc gia do Thủ tướng Chính phủ trực tiếp giao nhiệm vụ
- Các đơn vị quản lý khoa học công nghệ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
- Các đơn vị quản lý khoa học công nghệ của Sở KHCN các tỉnh - Một số cơ quan đặc biệt khác như Văn phòng Quốc hội, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
- Các đơn vị quản lý khoa học công nghệ của các Viện, các Trung tâm NCKH cấp quốc gia
Theo quy định này thì với tư cách là một thành viên của Đại học Quốc gia – cơ quan ngang Bộ, Trường ĐH KHXH&NV có trách nhiệm giao nộp kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học do cán bộ Nhà trường thực hiện trong phạm vi kế hoạch và ngân sách hàng năm.
Cho đến nay, Trường chưa quy định thời gian giao nộp các kết quả nghiên cứu khoa học vào lưu trữ của trường cũng như chưa quy định bộ phận nào có trách nhiệm quản lý các báo cáo nghiên cứu đó. Mặc nhiên là các hồ sơ này được lưu giữ tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Điều này khiến cho bộ phận quản lý NCKH của trường luôn trong tình trạng chật chội về không gian, tài liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn của lưu trữ nên dễ gây hư hại cho tài liệu. Hiệu quả của công tác khai thác sử dụng vì thế cũng không phát huy được.
Sau khi các hồ sơ đề tài được thu thập đầy đủ, Phòng QLNCKH& ĐTSĐH có nhiệm vụ quản lý những hồ sơ này. Theo lý thuyết thì khi hết thời gian văn thư, những hồ sơ này phải được giao nộp vào lưu trữ của
Trường. Trên thực tế toàn bộ hồ sơ đề tài NCKH hình thành từ năm 1995 trở lại đây hiện đang được quản lý và lưu giữ tại phòng QLNCKH& ĐTSĐH.
Phân loại
Như đã trình bày ở trên, thành phần tài liệu của mỗi hồ sơ rất đa dạng, song có thể tạm phân định thành các nhóm như: nhóm tài liệu pháp lý, nhóm tài liệu kết quả nghiên cứu và nhóm tài liệu nghiệm thu. Có quan điểm cho rằng nhóm tài liệu pháp lý và nhóm tài liệu nghiệm thu sẽ được ghép với nhau và tách ra khỏi nhóm tài liệu kết quả nghiên cứu. Các báo cáo tổng quan sẽ được chuyển vào thư viện làm tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, cách phân loại này sẽ dẫn đến hồ sơ không toàn vẹn, không thể hiện được quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của đề tài nghiên cứu.
Các hồ sơ đề tài NCKH của Trường ĐH KHXH&NV hiện nay được tập hợp đầy đủ bao gồm cả nhóm tài liệu pháp lý, kết quả nghiên cứu và tài liệu nghiệm thu, quản lý tập trung tại bộ phận quản lý hoạt động NCKH. Tuy các tài liệu trong một hồ sơ chưa được hệ thống theo trình tự song thành phần tài liệu trong các hồ sơ về cơ bản đã thể hiện đầy đủ quá trình thực hiện nghiên cứu và nghiệm thu đề tài.
Hiện nay, toàn bộ hồ sơ đề tài được phân loại theo năm, theo cấp độ đề tài, trong từng loại đề tài, các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự mã số đề tài.
Ví dụ: Năm 2001, tổng số đề tài NCKH của Trường ĐH