quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu NCKH
Tài liệu NCKH của Trường ĐHKHXH&NV là một loại tài liệu đặc biệt, là sản phẩm của quá trình nghiên cứu và triển khai các nhiệm vụ khoa học công nghệ, giữ vai trò quan trọng trong công tác đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường. Tuy nhiên, ý nghĩa và tầm quan trọng của những tài liệu này chưa thực sự được đánh giá đúng mức. Đây là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả của công tác quản lý tài liệu NCKH. Tác dụng của tài liệu thì ai cũng có thể nhận thấy, song việc lưu trữ chúng ra sao để có thể phát huy được giá trị thông tin chứa đựng trong những tài liệu này lại không hề dễ dàng. Do vậy yêu cầu trước hết là cần phải nâng cao nhận thức không chỉ đối với các cơ quan quản lý ngành, cụ thể là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Ban Giám hiệu Nhà trường, các cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý công tác NCKH của trường về vấn đề này. Từ trước đến nay, hầu hết các quy định đối với công tác lưu trữ chỉ đề cập chủ yếu đến tài liệu hành chính mà để ngỏ một bộ phận quan trọng là các tài liệu NCKH. Do vậy, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước với tư cách là cơ quan quản lý ngành cần dành sự quan tâm xứng đáng cho loại hình tài liệu này, đặc biệt là tài liệu NCKH của các đơn vị giáo dục đào tạo - một trong số những đơn vị sản sinh khối lượng lớn các công trình nghiên cứu phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác quản lý tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV đặc biệt là công tác lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu NCKH là do hệ thống văn bản của Nhà nước nói chung và của trường nói riêng còn thiếu và chưa cụ
thể. Do vậy, yêu cầu trước mắt là cần xây dựng hệ thống văn bản quy định về công tác này, cụ thể là đối với các hoạt động thu thập, tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng và các nghiệp vụ chuyên môn khác để tạo cơ sở pháp lý đưa công tác này của Nhà trường đi vào nền nếp.
Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước cần có sự phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc xây dựng và ban hành các văn bản về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu NCKH:
- Văn bản hướng dẫn công tác thu thập tài liệu NCKH. - Tiêu chuẩn tài liệu giao nộp vào lưu trữ
- Hướng dẫn công tác tổ chức khoa học tài liệu, đặc biệt là công tác xác định giá trị tài liệu
- Các tiêu chuẩn về công cụ tra cứu tài liệu - Quy định về khai thác sử dụng tài liệu...
Mặt khác, Ban Giám hiệu Trường cần chỉ đạo bộ phận chức năng khẩn trương xây dựng kế hoạch lưu trữ tài liệu NCKH, bố trí cơ sở vật chất, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác lưu trữ khối tài liệu này, khẩn trương xây dựng quy chế về giao nộp, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu NCKH.
Tài liệu nghiên cứu khoa học sẽ được quản lý nghiêm túc và chặt chẽ hơn nếu như bản thân mỗi cán bộ có ý thức đúng đắn đối với loại tài liệu này. Riêng đối với cán bộ làm công tác thu thập và quản lý tài liệu NCKH, để nâng cao nhận thức của cán bộ, Trường cần tổ chức những lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ nói chung và về lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học nói riêng. Bên cạnh đó, cơ quan cũng nên tạo điều kiện để những cán bộ được tham gia các khóa học nhằm bồi dưỡng chuyên môn, nâng cao trình độ nghiệp vụ.