dụng tài liệu NCKH của Trƣờng ĐHKHXH&NV
Thông qua thực trạng quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu NCKH nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy công tác tổ chức quản lý hồ sơ đề tài được thực hiện tốt đối với giai đoạn văn thư của tài liệu, đối với giai đoạn lưu trữ hiện hành thì hoàn toàn bỏ ngỏ. Do vậy, những nhận xét, đánh giá của chúng tôi tập trung vào vấn đề lưu trữ các hồ sơ đề tài NCKH.
Từ trước đến nay, toàn bộ hồ sơ đề tài được quản lý chặt chẽ tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH nhưng vai trò của lưu trữ cơ quan lại chưa được xác định. Hồ sơ đề tài đề tài NCKH 10 năm qua vẫn trong giai đoạn văn thư. Đây là một thực tế vô lý cần được khắc phục. Theo quy định, tài liệu hành chính sau một năm văn thư phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, vì vậy, dù căn cứ vào đặc thù riêng của tài liệu NCKH thì cũng không thể giao cho Phòng QLNCKH&ĐTSĐH nhiệm vụ lưu trữ 956 hồ sơ của các đề tài trong 10 năm qua và trong giai đoạn sắp tới.
Các hồ sơ đề tài hoàn chỉnh tương ứng khoảng 100 hồ sơ mỗi năm và toàn bộ số hồ sơ này đều được giữ tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Con số 956 hồ sơ đề tài NCKH nói trên đã và đang đặt ra yêu cầu tập trung bảo quản thống nhất tài liệu NCKH để tránh tình trạng quá tải cho bộ phận quản lý NCKH và góp phần đưa công tác lưu trữ loại hình tài liệu có nhiều giá trị này đi vào nền nếp. Đồng thời, yêu cầu trước mắt là phải tập trung bảo quản hồ sơ đề tài trong điều kiện đảm bảo các yêu cầu đối với bảo quản tài liệu. Trên thực tế số hồ sơ này phần lớn đều trong tình trạng bụi bặm và bị mối mọt gây hại và không được tổ chức khai thác sử dụng theo ý nghĩa là nguồn tài liệu lưu trữ quý giá, không phát huy được các giá trị của một nguồn tài liệu lưu trữ đặc thù.
Mặt khác, trong xu hướng phát triển hiện nay của Nhà trường, xu hướng phát triển thành một đại học nghiên cứu thì hoạt động NCKH càng được đẩy mạnh. Do đó, số lượng hồ sơ đề tài cũng tăng lên tương ứng. Nếu trong một năm chỉ xuất hiện 100 hồ sơ đề tài thì sau một thời gian ngắn khoảng 5-6 năm nữa nếu số hồ sơ này không được tập trung quản lý bởi bộ phận lưu trữ của Nhà trường với tư cách là lưu trữ hiện hành thì rất khó khăn trong việc triển khai các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ, không thể bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả một trong những nguồn thông tin nội sinh của Nhà trường. Sự lãng phí này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động NCKH của Nhà trường về phương diện năng lực nghiên cứu, định hướng nghiên cứu hoặc kinh phí nghiên cứu. Cao hơn nữa, sự lãng phí nguồn tri thức khoa học tích luỹ trong các công trình nghiên cứu mới là tác động tiêu cực lớn nhát đối với hoạt động nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên nhà trường.
Bộ phận quản lý NCKH cũng đã nhiều lần kiến nghị về việc xây dựng một kế hoạch tổ chức lưu trữ toàn bộ những hồ sơ đề tài NCKH của Nhà trường. Kế hoạch này không chỉ giải quyết yêu cầu trước mắt là giải phóng tình trạng bó gói, chất đống tài liệu trên tủ của những đề tài từ 1995 đến nay và chuẩn bị cho việc thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng những hồ sơ được hình thành trong thời gian tới. Tuy nhiên, bộ phận lưu trữ của Trường chỉ là lưu trữ hiện hành, do vậy, cần phải xác định được sau thời gian bao lâu những hồ sơ đề tài NCKH này sẽ được giao nộp vào lưu trữ lịch sử, cơ quan nào là nơi thu thập và quy trình giao nộp như thế nào...
Do vậy, có thể nói, công tác lưu trữ các hồ sơ đề tài NCKH của Trường ĐH KHXH&NV chưa được thực hiện nghiêm túc theo các quy định hiện hành.
Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ như Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước, cơ quan quản lý chuyên môn như Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường và Trường chưa nhận thức rõ vai trò của công tác lưu trữ tài liệu NCKH và chưa thực sự quan tâm đến công tác này. Hệ thống văn bản chỉ đạo hầu như chưa có những quy định cụ thể, những vấn đề thuộc nghiệp vụ cũng không được đề cập đến.
Bát đầu từ khâu thu thập tài liệu, đối với tài liệu hành chính thì sau một năm sau khi kết thúc giai đoạn văn thư, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành và sau 5năm/10 năm được nộp vào lưu trữ lịch sử còn đối với tài liệu NCKH của Nhà trường hiện nay chưa có quy chế giao nộp. Khối tài liệu hồ sơ đề tài hình thành trong 10 năm được lưu giữ tại bộ phận quản lý khoa học đang được bó gói, lưu giữ tạm thời, phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà trường. Thực trạng này dẫn đến tình trạng không quản lý tập trung thống nhất một thành phần quan trọng của những tài liệu lưu trữ có giá trị kinh tế, văn hóa, xã hội... Hệ quả của vấn đề này là sự phục vụ không hiệu quả cho hoạt động quản lý NCKH, ảnh hưởng đến sự định hướng những hướng nghiên cứu lớn của Nhà trường và không phát huy hết giá trị của tài liệu trong sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường cũng như hạn chế khả năng xã hội hóa công trình nghiên cứu. Điều này cũng gây lãng phí nguồn nhân lực và kinh phí dành cho hoạt động NCKH, không phát huy triệt để trí tuệ của cán bộ, giảng viên và các nhà nghiên cứu cũng như các thế hệ sinh viên đã và đang theo học tại Trường, là trở ngại trong quá trình phát triển theo hướng đại học nghiên cứu của Nhà trường.
Tiếp theo, toàn bộ hồ sơ đề tài hiện nay mới chỉ phân loại sơ bộ để phục vụ hoạt động tra tìm của cán bộ phụ trách các mảng đề tài. Trong từng năm, những hồ sơ này được phân loại và sắp xếp theo tiêu chí cấp độ đề tài, trong từng loại đề tài, hồ sơ được xếp theo thứ tự mã số đề tài.
Việc phân loại và sắp xếp như vậy mang tính chất thủ công và chất lượng tuỳ theo nhận thức và trình độ của cán bộ quản lý. Khi có sai lệch thì rất khó có thể tìm thấy hồ sơ đề tài và thực tế là đã có những hồ sơ không thể tìm thấy.
Việc không thu thập cũng như không lựa chọn được một khung phân loại hợp lý đã khiến cho việc bảo quản tài liệu rất khó khăn. Do diện tích chật chội nên bộ phận quản lý khoa học đã gửi nhờ hai phần ba số hồ sơ đề tài lưu giữ tại kho lưu trữ của Trường. Việc quản lý và lưu giữ những hồ sơ này vẫn thuộc thẩm quyền của phòng Khoa học. Những hồ sơ giữ tại kho chủ yếu là hồ sơ đề tài từ năm 2002 trở về trước, những hồ sơ này được bó gói để tạm trên giá. Việc bảo quản như vậy đã gây thất lạc, hư hại cho tài liệu, nếu không kịp thời chỉnh sửa sẽ dẫn đến tình trạng hỏng tài liệu. Hơn nữa, số lượng hồ sơ đề tài không ngừng tăng lên theo từng năm đã đòi hỏi phải có một kế hoạch lưu trữ hoàn chỉnh những hồ sơ này.
Vấn đề xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử cũng rất khó phân định. Nếu theo quy định thông thường như đối với tài liệu hành chính là sau một năm kết thúc giai đoạn văn thư là tài liệu chuyển sang giai đoạn lưu trữ hiện hành thì tài liệu NCKH rất khó để xác định giá trị hiện hành của đề tài. Trên thực tế có những công trình dù đã được thực hiện hơn mười năm nhưng hiện nay vẫn còn những giá trị thực tiễn, giá trị hiện hành chưa hoàn toàn chấm dứt, những kết quả nghiên cứu của đề tài vẫn được sử dụng trong thực tế hiện nay. Do vậy, đây là một vấn đề khó khăn cho việc xác định khi nào hồ sơ đề tài NCKH được chuyển sang giai đoạn lưu trữ hiện hành. Ngoài ra, với đặc thù là loại tài liệu nghiên cứu, tuỳ theo cấp độ từng đề tài mà thời gian thực hiện khác nhau. Ví dụ như đề tài NCKH cấp Đại học Quốc gia được thực hiện trong 2 năm, đề tài NCKH cấp Trường được thực hiện trong 1 năm và đề
tài NCKH cấp Nhà nước thực hiện trong 5 năm... Do vậy, không thể áp dụng những quy chuẩn như đối với tài liệu hành chính. Hơn nữa, giả sử khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành thì việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cũng khó xác định và việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ đề tài là bao nhiêu năm cũng rất khó.
Một điểm nữa là do không được tổ chức lưu trữ theo quy định nên hiệu quả trong việc khai thác những hồ sơ đề tài rất hạn chế. Ngoài những giá trị phục vụ hoạt động quản lý của Nhà trường, nhu cầu cung cấp thông tin cho cá nhân chủ trì đề tài thì việc đưa thông tin của hồ sơ tiếp cận với những độc giả có nhu cầu nghiên cứu là rất hạn chế. Đề tài sau khi được nghiệm thu và thanh quyết toán là coi như kết thúc. Hồ sơ được cất vào tủ sắt. Những kết quả nghiên cứu chỉ được xã hội hóa theo hình thức công bố các bài báo liên quan đến đề tài, biên soạn giáo trình, bài giảng các bậc đào tạo còn hầu như không có độc giả nào tìm đọc các công trình đã được nghiệm thu.
Thực tế này có hai khả năng, một là chất lượng công trình không cao nên độc giả không tham khảo; hai là người có nhu cầu thì chưa biết khai thác thông tin của đề tài. Trong khi đó, để được giao nhiệm vụ nghiên cứu thì các đề tài đều phải thông qua sự xét duyệt của Hội đồng khoa học đào tạo các cấp và khi đã thực hiện còn phải được sự đánh giá của Hội đồng nghiệm thu thì mới được thông qua nên tính khoa học cũng như giá trị thực tiễn của các công trình nghiên cứu đã được khẳng định. Do vậy, khả năng nhiều hơn là do các công trình sau khi nghiệm thu không được công bố rộng rãi nên những người có nhu cầu tham khảo không thể tiếp cận được.
Tóm lại, điểm qua một số hạn chế về các vấn đề liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH, chúng ta có thể khẳng định, hồ sơ tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV chưa được quản lý tập trung thống
nhất, công tác lưu trữ hồ sơ các đề tài NCKH chưa được quan tâm đúng mức. Thực trạng này dẫn đến công tác phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ đề tài còn nhiều hạn chế. Việc tổ chức khai thác sử dụng chỉ mang tính chất tự phát. Khi cán bộ giảng viên hoặc các chuyên viên quản lý, lãnh đạo có nhu cầu khai thác tài liệu thì cán bộ Phòng QLNCKH&ĐTSĐH cung cấp các tài liệu cần thiết. Thẩm quyền duyệt cho phép khai thác cũng chưa được xác định dẫn tới không đảm bảo tính bảo mật của nội dung tài liệu. Mặt khác, khi tài liệu chưa được tổ chức lưu trữ quy củ thì hoạt động giới thiệu về tài liệu hầu như không được thực hiện, gây hạn chế đến khả năng tiếp cận thông tin về đề tài của các đối tượng có nhu cầu.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng nói trên có nhiều nhưng chúng ta có thể đưa ra một số nguyên nhân chủ yếu như sau:
Nguyên nhân thứ nhất là thiếu sự chỉ đạo của cơ quan quản lý ngành, đứng đầu là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. Cơ quan này chưa có bất kỳ một văn bản nào đề cập đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu NCKH của các trường đại học. Hiện nay, Trường ĐH KHXH&NV chịu sự chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHNHN, dựa trên những quy định của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Bộ Giáo dục & Đào tạo và Bộ Khoa học Công nghệ. Bản thân Nhà trường cũng chưa có sự chỉ đạo sát sao đối với công tác này. Mặc dù bộ phận lưu trữ đã được bố trí cơ sở vật chất, nhân lực song việc thu thập và bảo quản tài liệu NCKH không được thực hiện. Văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quy định về lưu trữ tài liệu NCKH của Trường cũng chưa được ban hành.
Nguyên nhân thứ hai là nhận thức về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu NCKH nói riêng của các cán bộ làm công tác quản lý chưa triệt để, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ... chưa được nhận thức sâu sắc nên công tác này chưa được quan tâm thích đáng.
Hiện nay, Trường mới chỉ lưu trữ được khối công văn đi và công văn đến, mọi hồ sơ công việc của phòng ban thì hoàn toàn không được tập trung lưu trữ thống nhất. Tài liệu đang được bó gói, lưu tại các phòng ban đã nhiều năm nhưng không được thu thập.
Thứ ba, cơ quan quản lý chưa có quy định thống nhất về tổ chức bộ phận lưu trữ và quy định về nghiệp vụ lưu trữ cho các trường đại học nói chung. Ngành Lưu trữ chưa có sự quan tâm, chỉ đạo và chính sách thoả đáng đối với công tác lưu trữ của toàn ngành giáo dục cũng như đối với các trường đại học, một loại hình cơ quan sản sinh khối lượng lớn tài liệu có giá trị khoa học, kinh tế, văn hóa... Nằm trong tình trạng chung của các trường đại học, tài liệu NCKH được hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV chưa được tổ chức thu thập và bảo quản tập trung, gây nên rất nhiều hạn chế như không phát huy được hiệu quả của hoạt động NCKH vốn được đầu tư kinh phí và và trí tuệ rất lớn; các nhiệm vụ NCKH dễ bị trùng lặp do không nắm được thông tin về các kết quả đã được thực hiện; hạn chế định hướng nghiên cứu lớn của Nhà trường; tác động tiêu cực đến hoạt động nghiên cứu trong khoa học.
Thứ tư, mặc dù Trường đã tổ chức một số buổi tập huấn để phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ song vì thời gian quá ít nên chưa đáp ứng được yêu cầu bồi dưỡng và tăng cường nhận thức cho cán bộ làm công tác lưu trữ và cán bộ trực tiếp quản lý các sản phẩm NCKH.
Thứ năm, cơ sở vật chất dành cho công tác lưu trữ còn hạn hẹp, chưa đảm bảo; cán bộ làm công tác lưu trữ chưa thực sự chủ động vận dụng kiến thức nghiệp vụ phục vụ công tác đổi mới và hoàn thiện nền nếp làm việc.
Thứ sáu, Trường chưa xây dựng được quy định về trách nhiệm lập hồ sơ của hoạt động NCKH và thời hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành,
chưa có hướng dẫn về thời hạn cũng như thành phần tài liệu NCKH cần giao nộp.
Tóm lại, trên đây là một số nhận xét đánh giá về thực trạng tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV. Bên cạnh một số ưu điểm, công tác này còn nhiều hạn chế. Thông qua việc nhận định một số nguyên nhân về khách quan và chủ quan của những hạn chế này, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ đề tài NCKH của Trường trong chương 3 của luận văn.
Chƣơng 3. Một số giải pháp để tổ chức quản lý và nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu NCKH của Trƣờng ĐHKHXH&NV