2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
SVTH: Đoàn Thị Thảo Trang Trang 21
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:
2.1.3.2. Chức năng các bộ phận
Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty đều chịu sự điều hành của ban giám đốc và mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ và quyền hạn riêng nhưng đều có quan hệ mật thiết với nhau.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty để quyết mọi vấn đề liên qan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông được quy định tại điều lệ công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước đại hội cổ đông về kết quả
hoạt động kinh doanh cũng như những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ tổ chức hoạt động của công ty, và vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty.
- Tổng giám đốc công ty: là người điều hành hoạt động hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Phó tổng giám đốc là người giúp việc cho tổng giám đốc công ty, do tổng giám đốc công ty đề nghị hội đồng quản trị bổ nhiệm. Thực hiện các công việc được chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc cơng ty trực tiếp giao phó và ủy quyền.
PHĨ TỔNG GĐ
P.KẾ HOẠCH
– CUNG ỨNG P.KẾ HOẠCH– TÀI CHÍNH
TỔNG GIÁM ĐỐC
- Phịng kế hoạch – tài chính: quản lý và sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch tổ chức, kế hoạch chi phí... hằng năm và dài hạn.
- Phòng kế hoạch – cung ứng: chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng, thực hiện các cơng việc giao hàng hồn thành đơn hàng đến khách hàng, triển khai lên kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức cơng tác kinh doanh mà quản lý phịng kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung.
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
Chức năng và nhiệm vụ từng phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: tham mưu cho giám đốc về quản lý tài chính, trực tiếp chỉ đạo phịng kế tốn và chỉ đạo kế toán tại các đơn vị. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ phụ trách chung, trực tiếp điều hành và xây dựng cơ chế tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty, theo dõi tình hình tài chính, tổ chức các phần hành kế tốn, thực hiện chế độ hạch tốn theo đúng chế độ tài chính kế tốn do Nhà nước ban hành.
- Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của tồn cơng ty về tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa, về các loại vốn, quỹ xây dựng kinh doanh, lãi, lỗ, các khoản phải nộp ngân sách.
- Kế toán thanh toán: theo giỏi phản ánh thu chi, Mở sổ quỹ, sổ ngân hàng, cập nhật số liệu và số dư hằng ngày trên TK111, TK112 Đồng thời phát triển việc tính lương.
- Kế tốn kho: theo dõi phản ánh vào sổ kế toán, chủ yếu là sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, tình hình nhập - xuất hàng hóa.
- Kế tốn cơng nợ: Theo dõi công nợ của khách hàng, công nợ của các đơn vị trực thuộc cơng ty, ngồi ra còn theo dõi các khoản tạm ứng, các khoản phải thu, phải nộp khác.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế tốn trưởng về tiền mặt, quỹ tồn hằng ngày, có trách nhiệm thu, chi và bảo quản tiền mặt, lập báo cáo quỹ mỗi tháng. 2.1.4.2. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TỐN KHO KẾ TỐN CƠNG NỢ THỦ QUỸ
Cơng ty đã áp dụng hình thức kế tốn “Chứng từ ghi sổ” nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới trong cơ chế quản lý kinh tế, đảm bảo được số liệu thông tin kịp thời.
SVTH: Đoàn Thị Thảo Trang Trang 25
CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ
GỐC
SỔ QUỸ SỔ CHI TIẾT
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ tại Cơng ty CP Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
Công ty đã vận dụng thêm phần mềm kế tốn vào trong hình thức này và có sơ đồ trình tự hạch tốn như sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG CHỨNG TỪ GHI SỎ PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ chi tổng hợp -Sổ chi tiết Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ trình tự hạch tốn tại Cơng ty CP Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
2.2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TỐN CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP & ĐẦU TƯ THỤY SĨ
SVTH: Đoàn Thị Thảo Trang Trang 27
Nhập số liệu hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra
2.2.1. Nội dung các khoản công nợ phải thu tại công ty.
Các khoản phải thu tại Công ty CP thép&đầu tư Thụy Sĩ bao gồm có: phải thu khách hàng, tạm ứng và các khoản phải thu khác.
- Phải thu khách hàng: khi bán hàng với số lượng nhỏ thì khách hàng thường thanh toán tiền ngay sau khi nhận được hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân Hàng, kế tốn cơng ty sẽ ghi phiếu thu đồng thời với hố đơn bán hàng giao cho khách hàng. Cịn khi bán hàng với số lượng lớn, có ký kết hợp đồng thì cơng ty cho thanh tốn chậm trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.
- Tạm ứng: Đối tượng tạm ứng trong công ty là các cán bộ cơng nhân viên tạm ứng với mục đích đi cơng tác, đi phép...
- Phải thu khác: Bao gồm có các khoản ký quỹ, bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh dự thầu,...
2.2.2. Nội dung công tác kế tốn cơng nợ phải thu tại cơng ty 2.2.2.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Tài khoản sử dụng
TK 131 – Phải thu khách hàng
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
Sổ sách sử dụng
- Bảng chi tiết công nợ phải thu
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu
- Sổ chi tiết TK 131
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái TK 131
Trình tự hạch tốn: trên thực tế đã phát sinh trong quý II năm 2016
Cơng ty đã xuất bán hàng hóa cho cơng ty CP Kỹ thuật SEEN được chi tiết bằng 2 hóa đơn GTGT.
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/05/2016 xuất bán cho công ty CP Kỹ thuật SEEN theo hóa đơn GTGT số 0000430, sản phẩm bao gồm Inox 201.
Nghiệp vụ 2: Ngày 19/05/2016 xuất bán cho cơng ty CP Kỹ thuật SEEn theo hóa đơn GTGT số 0000441, sản phẩm bao gồm Gạch 6 lỗ và Xi măng Sơng Gianh PCB 40.
Hóa đơn GTGT gồm 3 liên, liên 1 lưu tại cuốn của phòng kinh doanh. Sau khi giao đủ hàng, thủ kho phải yêu cầu người nhận hàng ký xác nhận vào Hóa đơn, giao liên 2 cho khách hàng, liên 3 chuyển cho thống kê kho sao kê và chuyển về phịng kế tốn.
Hóa đơn GTGT của các nghiệp vụ.
Nghiệp vụ 2: Hóa đơn GTGT số 0000441 ngày 19/05/2016
Căn cứ vào HĐ số 0000430 ngày 03 tháng 05 năm 2016, Công ty CP THÉP & ĐẦU TƯ THỤY SĨ lập phiếu xuất cho lô hàng Inox 201 như sau (có kèm phiếu
xuất)
Căn cứ vào HĐ số 0000441 ngày 19 tháng 05 năm 2016, Công ty CP THÉP & ĐẦU TƯ THỤY SĨ lập phiếu xuất cho lô hàng gồm Gạch 6 lỗ và Xi măng Sơng Gianh PCB 40 như sau (có kèm phiếu xuất)
Công Ty Cổ Phần Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
61 Nguyễn Phước Tần, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Quý II năm 2016
Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 2408137397 Số phát sinh trong kỳ 04/04/2016 401 04/04/2016 TẤM FORMICA 33311 509091 2408646488 04/04/2016 401 04/04/2016 TẤM FORMICA 5111 5090909 2413737397 04/04/2016 401 04/04/2016 THÉP HỘP 30*30 33311 163636 2413901033 04/04/2016 401 04/04/2016 THÉP HỘP 30*30 5111 1636364 2415537397 04/04/2016 401 04/04/2016 VÁN ÉP 33311 581818 2416119215 04/04/2016 401 04/04/2016 VÁN ÉP 5111 5818182 2421937397
05/04/2016 NTTK02/04. 05/04/2016 Thu tiền bán hàng của Cty tinh bột sắn Kon Tum 1121 3324000 2418613397
05/04/2016 NTTK04/04. 05/04/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Thanh Bình 1 1121 700000 2417913397
05/04/2016 NTTK05/04. 05/04/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Thanh Bình 1 1121 124712100 2293201297
06/04/2016 403 06/04/2016 THÉP HỘP 30*30 33311 43636 2224294270 06/04/2016 403 06/04/2016 THÉP HỘP 30*30 5111 436364 2224730634 06/04/2016 403 06/04/2016 VÁN ÉP 33311 145455 2224876089 06/04/2016 403 06/04/2016 VÁN ÉP 5111 1454545 2226330634 07/04/2016 404 07/04/2016 THÉP I200 33311 302182 2226632816 07/04/2016 404 07/04/2016 THÉP I200 5111 3021818 2229654634 07/04/2016 406 07/04/2016 THÉP H125 33311 2757338 2232411972 07/04/2016 406 07/04/2016 THÉP H125 5111 27573375 2259985347 07/04/2016 406 07/04/2016 THÉP H300 33311 8470252 2268455599 07/04/2016 406 07/04/2016 THÉP H300 5111 84702524 2353158123 MISA SME.NET 2012 1/28
Công Ty Cổ Phần Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
61 Nguyễn Phước Tần, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 29/04/2016 428 29/04/2016 THÉP D8 5111 33570190 5024270818 29/04/2016 429 29/04/2016 TÔN 1.5 LY 33311 3452273 5027723091 29/04/2016 429 29/04/2016 TÔN 1.5 LY 5111 34522727 5062245818
29/04/2016 NVK03/04 29/04/2016 Doanh thu hàng gia công HĐ:424 33311 969237 5063215055
29/04/2016 NVK03/04 29/04/2016 Doanh thu hàng gia công HĐ:424 5113 9692363 5072907418
29/04/2016 PT10/04 29/04/2016 Thu tiền bán hàng 1111 11061600 5061845818
03/05/2016 430 03/05/2016 INOX 201 33311 60093750 5121939568
03/05/2016 430 03/05/2016 INOX 201 5111 60093750
0 5722877068
04/05/2016 NTTK01/05 04/05/2016 Thu tiền bán hang fcuar Cty Seen 1121 347390780 5375486288
06/05/2016 NTTK05/05 06/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Bê tông ly tâm Dung Quất 1121 124874940 5250611348
06/05/2016 NTTK06/05 06/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Bê tông ly tâm Dung Quất 1121 55575000 5195036348
07/05/2016 431 07/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 33311 8737500 5203773848
07/05/2016 431 07/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 5111 87375000 5291148848
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP D10 33311 7323906 5298472754
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP D14 5111 4652427 5376829481
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP D6 33311 681819 5377511300
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP D6 5111 6818190 5384329490
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP TẤM 12 LY 33311 2890231 5387219721
07/05/2016 432 07/05/2016 THÉP TẤM 12 LY 5111 28902307 5416122028
09/05/2016 NTTK08/05 09/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Seen 1121 1000479722 4415642306
10/05/2016 NTTK09/05 10/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Seen 1121 1500273106 2915369200
11/05/2016 NTTK10/05 11/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty thủy điện Miền Trung 1121 89765500 2825603700
13/05/2016 NTTK17/05 13/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty Trường Lộc 1121 267485200 2558118500
MISA SME.NET 2012 8/28
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số dư
Ngày, tháng ghi sổ TK đối ứng Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4
14/05/2016 436 14/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB30 33311 2278400 2560396900
14/05/2016 436 14/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB30 5111 22784000 2583180900
14/05/2016 436 14/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 33311 12596000 2595776900
14/05/2016 436 14/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 5111 125960000 2721736900
14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP BUỘC 33311 281819 2722018719 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP BUỘC 5111 2818188 2724836907 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D12 33311 3453787 2728290694 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D12 5111 34537870 2762828564 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D16 33311 239980 2763068544 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D16 5111 2399797 2765468341 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D20 33311 2000866 2767469207 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D20 5111 20008657 2787477864 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D28 33311 18340385 2805818249 14/05/2016 438 14/05/2016 THÉP D28 5111 183403851 2989222100
16/05/2016 NTTK19/05 16/05/2016 Thu tiền bán hàng của HTX trục vớt đóng sửa tàu
thuyền Bắc Mỹ An 1121 75284640 2913937460
17/05/2016 439 17/05/2016 THÉP TẤM 8 LY 33311 6844059 2920781519
17/05/2016 439 17/05/2016 THÉP TẤM 8 LY 5111 68440581 2989222100
19/05/2016 441 19/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 33311 14562500 3302409784
19/05/2016 441 19/05/2016 XI MĂNG SÔNG GIANH PCB40 5111 145625000 3448034784
19/05/2016 NTTK21/05 19/05/2016 Thu tiền bán hàng của Cty 29 1121 640574000 2807460784
19/05/2016 NTTK22/05 19/05/2016 Cty 512 tạm ứng tiền thi công nhà xưởng SXVL theo
HD số 17.IX.HDXL.2016.TS.512 NG09.5.2016 1121 460000000 2347460784 20/05/2016 NTTK24/05 20/05/2016 Cty tinh bột sắn Kon Tum thanh tốn tiền hàng 1121 56731055 2290729729
MISA SME.NET 2012 9/28
Cơng Ty Cổ Phần Thép & Đầu tư Thụy Sĩ
61 Nguyễn Phước Tần, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng