Việc tổ chức hệ thống các công cụ tra cứu thông tin tại Trung tâm quyết hiệu quả của việc tổ chức quản lý nguồn lực thông tin, là cầu nối để ngƣời dùng tin tiếp cận tới nguồn lực thông tin, cầu nối giữa cán bộ Trung tâm với nguồn lực thông tin và giữa ngƣời dùng tin với cán bộ Trung tâm Thông tin - Thƣ viện.
Hệ thống các công cụ tra cứu thông tin phải phù hợp với yêu cầu của ngƣời dùng tin. Hệ thống các công cụ tra cứu tin tại Trung tâm bao gồm:
- Hệ thống mục lục. - Các cơ sở dữ liệu.
Hệ thống mục lục tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại hoc Lao động – Xã hội đƣợc tổ chức dƣới dạng các mục lục:
- Chữ cái tên sách - Phân loại
- Chuyên đề
Đây là hệ thống tra cứu tin truyền thống phù hợp đối với tất cả mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin, nó làm thoả mãn đƣợc nhu cầu thông tin về
các loại hình nguồn lực thơng tin hiện có tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện.
Đối với cán bộ Thông tin - Thƣ viện, hệ thống mục lục này có tác dụng tích cực vì thơng qua đó cán bộ Thơng tin – Thƣ viện hình dung đƣợc nội dung kho nguồn lực thơng tin mà họ đang quản lý, giúp việc bổ sung kịp thời những nguồn lực thơng tin thiếu hoặc có nhu cầu cao. Những điều trên đây giúp cho việc hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác, sử dụng nguồn thơng tin hiên có một cách có hiệu quả hơn.
Mỗi loại mục lục có những ƣu điểm riêng biệt và rõ ràng, ngƣời dùng tin có thể chỉ biết nhan đề nguồn thơng tin, chỉ biết tên tác giả cũng có thể tìm đƣợc nguồn lực thơng tin thơng qua hệ thống mục lục chữ cái. Nếu ngƣời dùng tin yêu cầu về một lĩnh vực khoa học cụ thể nào đó thì hệ thống mục lục phân loại đáp ứng đƣợc yêu cầu này một cách hiệu quả. Nếu ngƣời dùng tin cần biết về một chuyên đề nhất định thì mục lục chủ đề sẽ giúp họ tìm đƣợc nguồn thơng tin cần thiết, thích hợp.
Cơng nghệ thơng tin phát triển với tốc độ rất nhanh chóng và thâm nhập vào họat động của các cơ quan Thông tin - Thƣ viện, làm biến đổi về căn bản các hình thức lƣu trữ và tìm kiếm thơng tin. Khả năng truy nhập thông tin qua các cơ sở dữ liệu trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với các bộ máy tra cứu truyền thống (hệ thống mục lục, thƣ mục, bảng tra…).
Việc xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu tin tự động hoá là một yêu cầu cấp bách cho hoạt động Thông tin - Thƣ viện trong giai đoạn hiện nay. Hệ thống tra cứu tin điện tử và cơ sở dữ liệu có nhiều điểm truy cập nhƣ: từ khoá, tên tài liệu, tên tác giả… cho phép ngƣời dùng tin thực hiện việc truy cập tới các nguồn thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Các cơ sở dữ liệu cho phép tra cứu tìm tin linh hoạt, tiện lợi, nhanh chóng nhƣ: Tìm tin có trợ giúp, tìm tin theo từ điển, tìm tin tự do…. Các cơ sở dữ liệu cịn cho phép ngƣời dung tin có thể truy cập cùng một lúc tới nhiều vấn đề mà ngƣời dùng tin quan tâm, không hạn chế nhiều ngƣời dùng tin cùng truy cập tại một thời điểm. Ngoài ƣu điểm về mặt tìm kiếm thơng tin, các cơ sở dữ liệu còn cho phép thực hiện việc cập nhật thơng tin, bổ sung dữ liệu, hiệu đính, sao lƣu và bảo trì các file dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Hiện nay, trung tâm đang tổ chức tìm tin theo chế độ mạng. Nhờ vậy đã liên kết đƣợc các cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận của Trung tâm, tích hợp chúng thành cơ sở dữ liệu chung. Ngƣời dùng tin có thể truy cập tại bất kỳ một máy tính nào trong bộ phận phục vụ của Trung tâm để khai thác tìm tin.
Việc đƣa mạng Internet vào phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm đã tạo nhiều thuận lợi cho ngƣời dùng tin: tiết kiệm thời gian, tăng số lƣợng tài liệu tìm kiếm, với trình độ về ngoại ngữ, tin học và chuyên ngành khoa học sâu đông đảo ngƣời dùng tin đã khai thác tìm kiếm đƣợc.
Tiến hành tổ chức xây dựng, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm bƣớc đầu đã tạo ra đƣợc nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú, điều này giúp cho ngƣời dùng tin chỉ cần một máy tính cá nhân, đƣợc trang bị thiết bị đa phƣơng tiện là có thể truy nhập tìm kiếm thông tin đƣợc lƣu trữ trên các CD - ROM, và các cơ sở dữ liệu (bài trích tạp chí, luận văn, luận án…) của trung tâm.
Nhƣ vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin đã bƣớc đầu làm thay đổi và nâng cao chất lƣợng hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội. Quy trình xây dựng và khai
thác cơ sở dữ liệu đã đi vào nề nếp, công nghệ thông tin đã mở ra khả năng thúc đẩy việc chia sẻ nguồn lực thơng tin hiện có trong tồn bộ hệ thống góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng giáo dục và đào tạo tại Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội trong lộ trình hội nhập của đất nƣớc.