2.3.1 Nhận thức về hoạt động marketing tại Trung tâm học liệu – Đại học Huế Huế
Hoạt động marketing của Trung tâm học liệu – Đại học Huế đã có từ những năm trƣớc từ khi Trung tâm mới thành lập, tuy chƣa đƣợc định hình rõ rệt và mới chỉ dừng lại ở yếu tố quảng cáo các sản phẩm/ dịch vụ của Trung tâm do các bộ phận chức năng khác nhau thực hiện. Trƣớc nhu cầu về công
tác quản lý của lãnh đạo Trung tâm học liệu muốn quảng bá hình ảnh của Trung tâm và các sản phẩm , dịch vụ đến với ngƣời dùng tin và làm cho hoạt động marketing đƣợc định hình rõ hơn.
Hiện nay, bộ phận marketing đƣợc tổ chức nhƣng do cán bộ quản lý Đại học Huế chƣa nhận thức đúng đắn vai trò của marketing nên không chấp nhận đây là một tổ chuyên mơn của Trung tâm học liệu và nó chỉ thực hiện những nhiệm vụ mang tính thời vụ do lãnh đạo đơn vị thành lập và tự quản. Còn đối với nhân viên thuộc bộ phận marketing do phải đảm nhận các cơng việc kiêm nhiệm, lại khơng có những chính sách ƣu đãi từ cấp trên nên họ vẫn hoạt động theo dạng cầm chừng, khơng có sự đầu tƣ.
Trung tâm học liệu – Đại học Huế hoạt động chủ yếu dựa vào ngân sách thƣờng xuyên của Đại học Huế cấp. So với hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học cả nƣớc thì nguồn ngân sách phục vụ cho hoạt động của Trung tâm chƣa cao và so với quy mô của hoạt động đáp ứng nhu cầu tin tại Trung tâm cịn thấp.
Trƣớc tình hình đó, Đại học Huế và Trung tâm học liệu đã tranh thủ các nguồn tài trợ của các tổ chức chính phủ và phi chính phủ nhƣ: Quỹ Atlantic Philanthropies, Dự án Việt Nam – Hà Lan, Quỹ Châu Á, Ngân hàng Thế giới... Trung tâm cũng đã thƣờng xuyên đón tiếp nhiều đoàn khách nƣớc ngồi đến tham quan, tìm hiểu cơ hội hợp tác nhƣ đồn Đại sứ quán Úc, Tổng lãnh sự Mỹ tại Hồ Chí Minh, Đại học Meiho - Đài Loan, Đại học KREMS – Áo, Đại học Washington - Mỹ, đoàn của nhà tài trợ AP , đoàn giám đốc Đại học Hawaii...
Ngồi ra, hiện Trung tâm cũng có đƣợc một nguồn thu khác từ các dịch vụ công cộng nhƣ: cho thuê hội trƣờng, phòng ốc để tổ chức hội nghị, tập huấn, cho thuê mặt bằng, phí dịch vụ từ thẻ đọc , photocopy và in tài liê ̣u ; nguồn thu tƣ̀ hoa ̣t đô ̣ng đào ta ̣o nhƣ chƣơng trình “Chuyên viên quản trị mạng
CISCO - CCNA” và “Chuyên viên quản trị hệ thống Mircosoft - MCSA”, dạy tiếng Việt cho ngƣời nƣớc ngoài, đào tạo phiên dịch chuyên nghiệp…
Về mặt tổng thể, tài chính cung cấp cho các hoạt động đáp ứng nhu cầu tin tại Trung tâm học liệu nhìn chung cũng tạm ổn định. Tuy nhiên, xu hƣớng phát triển trong tƣơng lai trƣớc yêu cầu đổi mới, phát triển hệ thống giáo dục đào tạo của Đại học Huế thì cần phải có chính sách phát triển thêm nguồn kinh phí mạnh hơn nữa để phát triển Trung tâm học liệu.
Về ngân sách cho hoạt động marketing của Trung tâm học liệu – Đại học Huế hiện nay vẫn cịn nằm trong kế hoạch chi phí khác, chƣa đƣợc hoạch định thành một hoạt động tài chính cụ thể. Tùy vào điều kiện ngân sách cụ thể của tổ chức, Trung tâm cần lập một nguồn kinh phí có thể để phục vụ cho hoạt động marketing.
Mục đích của marketing trong hoạt động thông tin – thƣ viện là làm thỏa mãn những nhu cầu và mong muốn của ngƣời dùng tin mà cơ quan hƣớng tới phục vụ. Tuy nhiên, để hiểu đƣợc ngƣời dùng tin về mọi khía cạnh thì khơng hề đơn giản, nhƣng dù sao thì những ngƣời làm marketing vẫn phải nghiên cứu những mong muốn, nhận thức, sở thích và các hành vi lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ thông tin – thƣ viện của ngƣời dùng tin. Việc nghiên cứu về họ tạo cơ sở cho chúng ta hình thành những ý tƣởng về phát triển sản phẩm/ dịch vụ mới, mở rộng giá trị sản phẩm, xác định chi phí, mở rộng các hình thức phân phối và thực hiện những yếu tố khác trong phối thức marketing
2.3.2 Điểm mạnh của hoạt động
Hoạt động marketing đƣợc triển khai tại Trung tâm học liệu – Đại học Huế đã đạt đƣợc những kết quả khả quan, đƣa các sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh của Trung tâm đến gần hơn với ngƣời dùng tin không chỉ thuộc các
trƣờng trong hệ thống Đại học Huế mà còn ở ngồi khu vực khác. Để có đƣợc kết quả đó, hoạt động marketing tại Trung tâm đã có những điểm mạnh cơ bản sau:
- Về kinh nghiệm, kiến thức marketing: Đa số các thành viên đều có
chuyên mơn thƣ viện đƣợc tu nghiệp ở nƣớc ngồi, và thƣờng xuyên đƣợc cử đi tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ và hoạt động marketing.
- Môi trường làm việc tốt:
Trung tâm học liệu – Đại học Huế đƣợc tọa lạc trên một vị trí thuận tiện Trung tâm của thành phố Huế, lại ít chịu tác động của bão lụt. Trung tâm cũng có điểm thuận lợi khác là Trung tâm có đối tƣợng sử dụng thông tin chủ yếu là sinh viên và cán bộ của trƣờng Đại học Huế, tất cả họ đƣợc bao quát trong phạm vi học tập và làm việc tại trƣờng. Do đó, các điều kiện về mơi trƣờng địa lý tự nhiên mang nhiều thuận lợi cho hoạt động đáp ứng nhu cầu tin của Trung tâm, nhƣ: bảo quản tài liệu có tuổi thọ lâu, vận chuyển tài liệu thuận lợi, khơng mất chi phí lƣu trữ cơ sở dữ liệu ở nơi khác, dễ dàng triển khai hoạt động quảng bá hình ảnh Trung tâm học liệu hay sản phẩm, dịch vụ thông tin – thƣ viện, tạo điều kiện tiện lợi cho triển khai các chƣơng trình đáp ứng nhu cầu tin...
- Ban lãnh đạo có kinh nghiệm, năng động và có tầm nhìn chiến lược.
Đội ngũ cán bộ trẻ năng động quan tâm đến hoạt động đáp ứng nhu cầu tin và đƣợc đào tạo có trình độ cao.
Tổng số cán bộ của Trung tâm là 48 ngƣời (16 nam, 32 nữ), trong đó có 01 Giáo sƣ - Tiến sĩ, 13 Thạc sĩ (8 Thạc sĩ chuyên ngành thông tin – thƣ viện), 25 cử nhân, 2 cao Đẳng và trung Cấp, 07 nhân viên có trình độ Trung học cơ sở hoặc Phổ thơng trung học. Nhìn vào số liệu này dễ dàng nhận thấy đội ngũ cán bộ ở Trung tâm học liệu – Đại học Huế vừa nhiều về số lƣợng, vừa mạnh về chất lƣợng chuyên môn.
Phịng Dịch vụ thơng tin là phòng trực tiếp giao tiếp với ngƣời dùng tin. Phòng hoạt động theo phƣơng châm cung cấp thông tin chất lƣợng cao, nhiệt tình trong cơng tác hỗ trợ ngƣời dùng tin; và năng động, sáng tạo trong công việc.
Phịng Tài ngun Thơng tin phụ trách việc mua sắm, xử lý nghiệp vụ và lƣu trữ nguồn tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin. Điểm thuận lợi của Trung tâm học liệu – Đại học Huế là nguồn tài liệu đƣợc xây dựng mới hồn tồn, khơng kế thừa từ các thƣ viện truyền thống. Có thể nói Trung tâm học liệu – Đại học Huế là một trong những đơn vị tiên phong thực hiện hiện đại hóa cơng tác biên mục.
Bên cạnh đó, nhằm phục vụ tốt cán bộ sinh viên và giảng viên, phịng Tài ngun Thơng tin rất chú trọng đến cơng tác bổ sung tài liệu. Phịng đã phối hợp với cán bộ liên lạc của phịng Dịch vụ Thơng tin để nắm bắt nhu cầu về thông tin và tài liệu của ngƣời dùng tin dựa trên đề cƣơng mơn học, khung chƣơng trình đào tạo của các trƣờng và ý kiến đóng góp của cán bộ giảng dạy. Ngoài liên hệ trực tiếp với cán bộ các khoa thông qua đội ngũ liên lạc viên, Trung tâm cũng đăng tải lên trang web mẫu yêu cầu tài liệu, tạo điều kiện để cán bộ giảng dạy đóng góp ý kiến về việc bổ sung nguồn tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin ngồi cơng tác chun mơn, phịng Cơng nghệ Thông tin cịn tổ chức các khóa đào tạo có chất lƣợng nhƣ đào tạo chuyên viên quản trị mạng Cisco CCNA và chuyên viên quản trị hệ thống Microsoft-MSCA.
Phịng Đào tạo Quốc tế góp phần hỗ trợ Trung tâm thực hiện nhiệm vụ này. Phòng đã thực hiện các chƣơng trình đào tạo hợp tác với các đơn vị trong hoặc ngồi nƣớc nhƣ chƣơng trình giảng dạy E-learning dành cho cán bộ ngành Y, chƣơng trình đào tạo phiên dịch tiếng Anh chuyên nghiệp,
chƣơng trình điều dƣỡng xuất khẩu… Một nhiệm vụ khá quan trọng của phòng Đào tạo Quốc tế chính là tìm kiếm và viết các dự án kêu gọi tài trợ nhằm đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động phát triển bền vững của Trung tâm. Ngoài ra, với đội ngũ cán bộ có trình độ tiếng Anh cao, phịng Đào tạo Quốc tế đảm nhận cơng việc tiếp các đồn khách quốc tế, tổ chức và cung cấp cán bộ biên phiên dịch cho các hội thảo quốc tế. Với phƣơng châm mở rộng quan hệ giao lƣu với bạn bè trong và ngồi nƣớc, sự tồn tại của phịng Đào tạo Quốc tế là cần thiết đối với Trung tâm học liệu. Đây cũng chính là điểm khác biệt giữa Trung tâm so với nhiều thƣ viện và Trung tâm thông tin tƣ liệu khác.
- Cơ sở vật chất – trang thiết bị hiện đại:
Trung tâm học liệu – Đại học Huế đƣợc trang bị mô ̣t hê ̣ thống về công nghệ thông tin đồng bộ và vững mạnh, bao gồm: 15 máy chủ, 01 hệ thống tƣờng lửa Pixfirewall, 02 bộ định tuyến Router Cisco, 02 bộ chuyển mạch Core Switch 4506, 01 bộ lƣu trữ 2T, 528 cổng cho máy trạm, 14 máy in (1 máy in màu), 278 PC, 226 Thin-Client, 02 máy tính cao cấp, 01 đƣờng leased-line tốc độ 1Mbps, 01 đƣờng ADSL tốc độ 4Mbps, 02 đƣờng FTTH 32Mbps, 04 đƣờng ISDN tốc độ 512Kbps.
Trung tâm học liệu tổ chức, sắp xếp tài liê ̣u theo mơ hình kho mở , gồm 5 khu vực tài liệu sau:
+ Tầng 1: Tài liệu dành riêng (gồm l uận văn thạc sĩ ); Tài liệu tham khảo và đặc biệt.
+ Tầng 2: Tài liệu chuyên khảo
+ Tầng 3: Báo, tạp chí và tài liệu nghe nhìn.
Trung tâm cung cấp không gian ho ̣c tâ ̣p rơ ̣ng rãi , thống đãng và đƣợc sắp xếp khoa ho ̣c với tổng số chỗ ngồi cá nhân là 650 chỗ (có và khơng có máy tính).
Dành cho các hoạt động hội nghị hội thảo , TTHL có 2 phịng máy tính, 1 phịng thu âm, 1 hội trƣờng, 5 phịng hội thảo (trong đó có 1 phịng hội thảo truyền hình).
Trung tâm hiê ̣n có 1 máy in thẻ nhựa , 7 máy scan (trong đó có 1 máy chuyên du ̣ng cho công tác số hóa), 12 máy in và 11 máy photocopy.
- Trung tâm thường xuyên tổ chức các lớp học hướng dẫn người dùng
tin:
Trung tâm thƣờng xuyên tổ chức đào tạo định kỳ vào đầu các năm học giúp cho phần lớn ngƣời dùng có thể sử dụng tốt các sản phẩm/ dịch vụ của mình. Theo định kỳ vào tháng 10, 11, 12 hàng năm, Trung tâm tổ chức khoảng 100 lớp hƣớng dẫn sƣ̉ du ̣ng Trung tâm học liệu cho sinh viên năm 1. Trung tâm học liệu cũng đã tổ chức các lớp hỗ trợ tin học nhằm nâng cao kỹ năng tin học cho sinh viên vào đầu năm học 2007, 2008 với hơn 2.000 sinh viên đăng ký tham gia.
Ngoài các lớp tập huấn định kỳ là các lớp tâ ̣p huấn chuyên đề bổ trợ các kỹ năng cần thiết cho ngƣời dùng tin nhƣ tìm kiếm thông tin the o chủ đề, đánh giá thơng tin, kỹ năng thuyết trình, trích dẫn tài liệu, truy cập và sử dụng cơ sở dƣ̃ liê ̣u điện tử của Trung tâm, của ngân hàng thế giới hoặc các ng̀n thơng tin trƣ̣c tún miễn phí…
- Trung tâm đã chú trọng quan tâm tới việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình.
Trung tâm học liệu – Đại học Huế đƣợc xem là một thƣ viện điển hình ở miền Trung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Với một số ứng dụng điển hình:
+ Phần mềm quản lý thƣ viện tích hợp Lạc Việt Vebrary gồm 6 phân hệ chính là quản tri ̣ hê ̣ thớng , biên mu ̣c, bổ sung, lƣu thông, kiểm kê và mƣợn liên thƣ viê ̣n cung cấp đầy đủ các chƣ́c năng hỗ trợ nghiệp vụ thƣ viện.
+ Hệ thống tra cƣ́ u thƣ mu ̣c tr ực tuyến Web OPAC (thuô ̣c phần mềm Lạc Việt) giúp ngƣời dùng tin tìm tài liệu nhanh, chính xác và cho phép ngƣời dùng tin gia hạn tài liệu hoặc kiểm tra thông tin cá nhân một cách chủ động.
+ Phần mềm in tài liê ̣u PCounter giúp quản lý hiê ̣u quả dịch vụ in ấn. + Phần mềm Ezproxy cho phép ngƣời dùng tin truy câ ̣p cơ sở dữ liệu điê ̣n tƣ̉ tƣ̀ xa.
+ Hệ thống mạng LAN và đƣờng truyền Internet đảm bảo phục vụ khoảng 500 ngƣời dùng tin cùng một lúc và có thể nối mạng để thực hiện hội thảo truyền hình với bất cứ hệ thống nào trên thế giới thông qua địa chỉ IP hoặc ISDN.
- Trung tâm thường xuyên đẩy mạnh hoạt động liên kết thư viện và hợp tác đối ngoại:
Trung tâm học liệu – Đại học Huế và các thƣ viện của các trƣờng đại học trực thuộc Đại học Huế cùng sƣ̉ du ̣ng chung mô ̣t phần mềm quản lý thƣ viên La ̣c Viê ̣t Vebrary. Trung tâm đã thƣ̣c hiê ̣n khóa tâ ̣p huấn về sƣ̉ du ̣ng phần mềm cho cán bô ̣ thƣ viê ̣n Đ ại học Huế, đồng thời hỗ trợ nghiê ̣p vu ̣ thƣờng xuyên cho cán bô ̣ khi có nhu cầu. Tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ miễn phí cho cán bô ̣ thƣ viê ̣n trong Đại học Huế và các thƣ viê ̣n đại học, cao đẳng khác trong thành phố Huế.
Liên kết chă ̣t chẽ với các Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Cần Thơ, Thái Nguyên trong hoạt đô ̣ng chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ nhƣ phối hợp biên soa ̣n bô ̣ tiêu đề chủ đề , xuất bản bản tin các Trung tâm học liệu. Liên kết trong viê ̣c cung cấp tài liê ̣u cho ba ̣n đo ̣c với các Trung tâm học liệu và Đại học Y Dƣợc Thành phố Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đó, Trung tâm cịn thiết lập mối quan hệ tốt với các thƣ viện của các trƣờng đại học nơi cán bộ Trung tâm đƣợc cử đến đào tạo nhƣ Đại học Boston (Mỹ), Đại học Quảng Đông (Trung Quốc), Đại học Victoria (New
Zealand), Đại Học Suan Dusit Rajabhat (Thái Lan).Tổ chức cho cán bộ thƣ viện tham quan học tập kinh nghiệm tại các thƣ viện nƣớc ngoài ở Trung Quốc, Malaysia, Thái Lan, Singapore...
- Nhìn chung, hệ thống sản phẩm/ dịch vụ thơng tin tại Trung tâm học liệu – Đại học Huế đã phần nào đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin:
Hệ thống mục lục cho phép cùng một lúc nhiều ngƣời có thể truy cập đƣợc. Hệ thống mục lục đƣợc tổ chức khoa học hợp lý, chi tiết đến từng đề mục, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin tiếp cận với ngôn ngữ mà mình sử dụng đƣợc một cách dễ dàng. Các tủ mục lục đƣợc bố trí hợp lý tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin tra cứu đƣợc dễ dàng, giúp cán bộ Trung tâm kịp thời trả lời những câu hỏi của ngƣời dùng tin, hƣớng dẫn ngƣời dùng tìm tin.
Cơ sở dữ liệu đƣợc cập nhật và sửa đổi thƣờng xuyên giúp ngƣời dùng tin tra cứu đƣợc nhanh chóng và dễ dàng. Việc tra cứu bằng máy tính giúp ngƣời dùng tin tốn ít thời gian và đem lại hiệu quả hơn. Hiện tại, cơ sở dữ liệu đã đƣợc Trung tâm chỉnh sửa tƣơng đối hoàn chỉnh gồm các biểu ghi về sách, báo – tạp chí...
Để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, Trung tâm học liệu – Đại học Huế đã triển khai nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, trong đó có các dịch vụ truyền thống và cả hiện đại. Trung tâm tập trung tổ chức và triển khai dịch