3.1.1. Trước hết phải nâng cao nhận thức của các cấp uỷ đảng, cán bộ, đảng viên trong khối về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
Tỉnh uỷ Nam Định cần có chủ trƣơng, đƣờng lối, bƣớc đi thích hợp để thúc đẩy cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong tỉnh. Các cơ quan giáo dục (hệ thống các trƣờng Đảng tỉnh, huyện) cơ quan truyền thông (báo, đài) cần đẩy mạnh tuyên truyền, giáo dục để từng bƣớc nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ, làm cho các cấp uỷ đảng, cán bộ, đảng viên trong khối thấy đƣợc những thành quả mà công tác này đem lại cũng nhƣ những yếu kém của công tác này khiến cơ quan, cá nhân phải trả giá ngay trong hiện tại cũng nhƣ ở tƣơng lai.
Ban Chấp hành Đảng bộ khối Dân Chính Đảng cần có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo đúng mức, tạo điều kiện để cơng tác văn phịng cấp uỷ, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong khối ngày một phát triển mạnh mẽ cả về số lƣợng và chất lƣợng, phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, điều hành của các cấp uỷ Đảng trong khối và toàn xã hội.
Từ đội ngũ cán bộ lãnh đạo cho đến cán bộ, đảng viên trong khối cần thay đổi tƣ duy từ việc cịn xem nhẹ cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, coi công tác này là phần việc đơn thuần của cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, ít sử dụng tài liệu lƣu trữ trong cơng việc, đặt vị trí của cơng tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đúng với tầm quan trọng của cơng tác này sang một cách nhìn, tƣ duy mới để có những cải cách trong công tác văn thƣ, lƣu trữ hƣớng tới hiện đại hố cơng tác văn phòng cấp uỷ. Coi trọng tài liệu lƣu trữ, tạo dựng thói quen, tác phong, nề nếp làm việc khoa học đối với tài liệu và thƣờng xuyên sử dụng tài liệu lƣu trữ trong công việc của mỗi cán bộ, đảng viên.
3.1.2. Củng cố, kiện tồn tổ chức bộ máy, cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ
Trong thời gian tới Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần kiện tồn tổ chức, rà sốt tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ hiện hành của cơ quan Đảng uỷ khối, dần tiến tới định mức lao động trong cơng tác này. Bố trí đủ biên chế, đảm bảo tối thiểu cơ quan Đảng uỷ khối có một cán bộ chun trách làm cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, trƣớc mắt phải qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, về lâu dài có hƣớng tuyển dụng cán bộ văn thƣ lƣu trữ đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn và tiêu chuẩn chính trị, có khả năng tham mƣu, hƣớng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với các đảng bộ, chi bộ trong tồn khối, trình độ từ trung cấp văn thƣ, lƣu trữ trở lên.
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh cần tăng cƣờng công tác đào tạo, hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho đội ngũ lãnh đạo, cán
bộ, chuyên viên ở tất cả các ban tham mƣu giúp việc của Đảng uỷ khối, các đảng bộ, chi bộ trực thuộc Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
3.1.3. Tiếp tục triển khai và thực hiện nghiêm chế độ quy định về công tác văn thư, lưu trữ
- Tỉnh uỷ Nam Định tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo, định hƣớng cho công tác văn thƣ lƣu trữ trong tỉnh hoạt động hiệu quả, theo hƣớng tin học
hoá và hiện đại hố. Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định tiến hành việc rà soát, bổ sung, điều chỉnh và xây dựng mới các quy chế, quy trình
nghiệp vụ cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong tồn khối.
- Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần quy định rõ trách nhiệm của cá nhân trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành thời hạn là sau 1 năm kể từ khi cơng việc đó kết thúc. Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm lập hồ sơ đại hội, hồ sơ hội nghị, hồ sơ tên gọi của Đảng uỷ khối ban hành. Tất cả mọi ngƣời trong cơ quan trong q trình làm việc có liên quan đến tài liệu phải có trách nhiệm lập đầy đủ các hồ sơ công việc thuộc chức trách, nhiệm vụ của mình và nộp lƣu vào lƣu trữ khi đến hạn. Đặc biệt chú trọng việc lập hồ sơ hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.
- Tiếp tục thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lƣu trữ vào Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Lƣu trữ hiện hành của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định phải thu thập toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ theo đúng tiến độ, chỉnh lý hoàn chỉnh và nộp lƣu vào kho lƣu trữ Tỉnh uỷ đúng theo quy định phân công, phân cấp.
- Tăng cƣờng phát huy hiệu quả của tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trong việc khai thác, sử dụng, đáp ứng các yêu cầu về văn bản, yêu cầu về xây dựng lịch sử Đảng bộ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Kho lƣu trữ Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định – cơ quan quản lý tài liệu lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần chủ động tuyên truyền, quảng bá, nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lƣu trữ; tổ chức công bố, xuất bản, triển lãm tài liệu theo chuyên đề; làm cho tài liệu của Đảng uỷ khối không chỉ phục vụ trong nội bộ Đảng uỷ mà cịn phục vụ nhu cầu của đơng đảo nhân dân để tài liệu lƣu trữ thật sự phát huy giá trị trong phục vụ các yêu cầu của đời sống xã hội.
3.1.4. Đầu tư cơ sở vật chất thích đáng cho cơng tác văn thư, lưu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần quan tâm bố trí nguồn kinh phí thƣờng xuyên cho hoạt động văn thƣ, lƣu trữ, có kế hoạch đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật bền, đẹp theo hƣớng hiện đại. Bố trí đủ phịng làm việc, phịng kho lƣu trữ hiện hành có đầy đủ giá, tủ, cặp... bảo đảm cho việc thu thập và chỉnh lý tài liệu kịp thời, bảo quản an toàn tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hiện hành đƣợc thuận lợi. Đặc biệt trƣớc thực trạng tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định hiện nay, cơ quan cần đặc biệt quan tâm về kinh phí cho việc thu thập, bổ sung tài liệu những năm 1983 trở về trƣớc để hoàn thiện về thành phần, nội dung tài liệu Phông lƣu trữ của Đảng uỷ.
3.1.5. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đổi mới phƣơng thức quản lý tài liệu từ môi trƣờng thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin, làm tốt chức năng bảo đảm thông tin phục vụ hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng trong khối và toàn xã hội.
- Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng nói chung, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng theo phƣơng châm tiết kiệm, thiết thực, kết hợp hiệu quả trƣớc mắt và lâu dài. Khẩn trƣơng thực hiện
việc quản lý, gửi nhận, xử lý và lƣu trữ văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính. Xây dựng và hồn thiện, đƣa vào sử dụng có hiệu quả hệ thống cơ sở dữ liệu văn kiện đảng và mục lục hồ sơ Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trên mạng thơng tin nội bộ và diện rộng của Đảng, góp phần phục vụ tốt các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của các cấp uỷ, cơ quan đảng trong khối.
Trên đây là một số giải pháp về tổ chức quản lý cần thực hiện trong thời gian tới nhằm đƣa công tác văn thƣ, lƣu trữ trong khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đi vào nề nếp và tạo bƣớc chuyển biến mới cho công tác tổ chức khoa học tài liệu, đáp ứng đƣợc yêu cầu cho công tác quản lý, bảo quản tài liệu, phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, nhu cầu biên soạn lịch sử Đảng và các nhu cầu khác của xã hội.
Để tiếp tục hoàn thiện về thành phần và nội dung Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh kết hợp với Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định lên kế hoạch sƣu tầm, bổ sung những tài liệu cịn thiếu để hồn chỉnh về thành phần, nội dung tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trong Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ. Đồng thời tiến hành các biện pháp nghiệp vụ cụ thể về công tác lƣu trữ để tiếp tục hồn thiện Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.