Để công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định thực hiện đƣợc thuận lợi, theo đúng với lý luận và đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra chúng tơi có một số kiến nghị nhƣ sau:
Thứ nhất: Cần tiếp tục đi sâu nghiên cứu về mặt lý luận và thực tiễn
cơng tác lƣu trữ, hồn thiện hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ, ban hành văn bản mới phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội của nƣớc ta hiện nay.
- Chính phủ cần đƣa vào kế hoạch và trình Quốc hội xây dựng ban hành Luật Lƣu trữ, Luật Văn phịng, Luật văn thƣ đồng thời Chính phủ chỉ đạo xây
dựng các văn bản dƣới luật kèm theo để tạo ra cơ sở pháp lý cần thiết đẩy mạnh công tác văn thƣ, lƣu trữ trong tồn ngành lƣu trữ trong đó có tỉnh Nam Định.
- Trung ƣơng Đảng cần ban hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thƣ, lƣu trữ trong hệ thống các cơ quan đảng trong cả nƣớc, tạo cơ sở cho công tác tổ chức khoa học tài liệu thực hiện thống nhất trong toàn quốc. Trong đó nổi lên các vấn đề về xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu các đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, các công cụ xác định giá trị tài liệu nhƣ bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu và tiêu biểu của các Đảng uỷ. Riêng Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh là Đảng uỷ ra đời tƣơng đối sớm, trải qua quá trình hoạt động lâu dài và tƣơng đối phức tạp nên Trung ƣơng cần đi sâu nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông, thành phần, nội dung tài liệu để ban hành các văn bản chỉ đạo sát hợp. Chú ý giải quyết tốt vấn đề xác định giới hạn phông, thành phần, nội dung tài liệu thuộc phơng đảm bảo tính khoa học trong việc tổ chức tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định nói riêng và tổ chức khoa học tài liệu trong hệ thống kho lƣu trữ các tỉnh, thành uỷ trong cả nƣớc nói chung.
- Tỉnh uỷ Nam Định cần sớm ban hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong tồn tỉnh nhƣ quy định về công tác lƣu trữ và hồ sơ tài liệu lƣu trữ, danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử, danh mục thành phần, nội dung tài liệu nộp lƣu... Trong đó quy định cụ thể nội dung, thành phần của Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
- Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần chủ động nghiên cứu ban hành những văn bản nhằm củng cố, kiện tồn cơng tác văn thƣ, lƣu trữ ở Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định và các cơ quan trong toàn khối. Chấn chỉnh và chỉ đạo việc xây dựng mới các quy định, quy chế làm việc, quy chế cơng tác văn phịng trong đó có cơng tác văn thƣ, lƣu trữ.
Chỉ đạo chặt chẽ, thƣờng xuyên việc ban hành văn bản trong khối đảm bảo chất lƣợng, đúng thể thức, thẩm quyền. Thực hiện quy trình xử lý đối với văn bản: văn bản đi, văn bản đến chặt chẽ, khoa học, đăng ký đầy đủ tạo tiền đề cho công tác lƣu trữ. Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan để quản lý tốt và tạo nguồn nộp lƣu hồ sơ thƣờng xuyên vào lƣu trữ hiện hành theo quy định, tiến tới tự chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu ở cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định để nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định khi đến hạn.
Thứ hai: Đẩy mạnh khoa học – công nghệ – tin học. Kho lƣu trữ Tỉnh
uỷ Nam Định thực hiện xây dựng và hoàn thiện các cơ sở dữ liệu, liên kết các cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ trong toàn bộ hệ thống các cơ quan Đảng ở tỉnh Nam Định trong đó có Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh (1983-2000). Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu văn kiện và mục lục hồ sơ tài liệu của Đảng uỷ khối từ năm 2000 trở về sau đảm bảo sự kế thừa và tính liên tục của Đảng uỷ. Từng bƣớc có sự liên kết, chia sẻ thơng tin với các cơ quan trong hệ thống Đảng trong tỉnh và trên toàn quốc, tạo lập một không gian thông tin thống nhất trong các cơ quan Đảng trong cả nƣớc tiến tới chia sẻ với bên ngồi hệ thống Đảng để thơng tin đƣợc cập nhật toàn diện, đầy đủ, đa chiều.
Thứ ba: Đề nghị Trung ƣơng, tỉnh tăng cƣờng công tác đào tạo, tập
huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ để đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh đảm bảo yêu cầu cho công tác trƣớc mắt và lâu dài. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các cơ quan Đảng tỉnh Nam Định, phần lớn đang là kiêm nhiệm và chƣa đáp ứng đƣợc về trình độ chun mơn nghiệp vụ [2] [3]. Cần tăng cƣờng hơn nữa cán bộ đƣợc đào tạo chính quy chuyên ngành văn thƣ - lƣu trữ. Có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng đối với những cán bộ đang làm công tác văn thƣ - lƣu trữ bằng nhiều hình thức thích hợp: tỉnh đứng ra mở lớp đào tạo tại chức hệ đại học, cao đẳng
trung học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ; cử cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ đi học các lớp tập trung ở Hà Nội và thƣờng xuyên bổ túc kiến thức cho đội ngũ cán bộ văn thƣ lƣu trữ bằng các lớp tập huấn ngắn hạn do Trung ƣơng hoặc tỉnh mở...
Thứ tư: Hiện nay ngân sách đầu tƣ cho công tác tổ chức khoa học tài
liệu lƣu trữ ở các cơ quan Đảng tỉnh Nam Định trong đó có Đảng uỷ Khối Dân Chính Đảng tỉnh nói chung cịn thấp, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ, làm hạn chế hiệu quả cơng tác này. Ngân sách đƣợc bố trí vào nguồn kinh phí thƣờng xuyên của mỗi cơ quan, song việc giải quyết tồn tại của lịch sử để lại đối với khối tài liệu cũ chƣa đƣợc thu thập, bổ sung, chỉnh lý là không nhỏ, nếu sử dụng vào nguồn kinh phí thƣờng xuyên hàng năm của cơ quan thì vấn đề giải quyết đối với khối tài liệu cần đƣợc sƣu tầm và tiến hành các biện pháp nghiệp vụ khó có thể đáp ứng đƣợc. Đề nghị Trung ƣơng có sự chỉ đạo, tỉnh có những biện pháp quyết liệt dành nguồn kinh phí thoả đáng riêng cho cơng tác tổ chức khoa học tài liệu các cơ quan lƣu trữ trong toàn hệ thống cơ quan Đảng tỉnh Nam Định trong đó có Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh.
Thứ năm Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định là Đảng uỷ
trực thuộc Tỉnh uỷ (tƣơng đƣơng cấp uỷ huyện) nhƣng khác với cấp huyện, theo điều 5 Quyết định số 20-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ƣơng ngày 23-9-1987 về hệ thống các cơ quan lƣu trữ của Đảng, [43, 173] Đảng uỷ khối không thành lập Kho lƣu trữ cấp uỷ. Tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh sau một thời gian quy định đƣợc nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định quản lý. Để tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đạt chất lƣợng, Đảng uỷ khối phải tiến hành đồng loạt các biện pháp từ việc nâng cao nhận thức, thay đổi tƣ duy đối với công tác văn thƣ lƣu trữ đến việc ban hành và thực hiện nghiêm mọi quy định hiện hành của Đảng, Nhà nƣớc về cơng tác này. Trong đó vai trị của cán bộ chuyên môn làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của Đảng uỷ khối là rất quan trọng trong
việc tham mƣu với cấp uỷ khối, hƣớng dẫn và triển khai thực hiện các nghiệp vụ cụ thể của công tác này tại Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Nhƣ vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, bên cạnh các giải pháp về công tác tổ chức quản lý nhƣ ban hành những văn bản quy định cụ thể về công tác này, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần tiến hành nhiều biện pháp nghiệp vụ về thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị, xây dựng cơng cụ tra tìm đối với khối tài liệu đã nộp lƣu, khối tài liệu sắp nộp lƣu. Ngoài các giải pháp trên, yếu tố con ngƣời là rất quan trọng, điều này đòi hỏi cán bộ làm công tác lƣu trữ của Đảng uỷ khối phải vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ; cán bộ lãnh đạo phải hiểu, quan tâm, tạo điện kiện cần và đủ để cơng tác này đƣợc thực hiện thuận lợi, tồn thể cán bộ, đảng viên trong Đảng uỷ khối phải nhận thức đầy đủ và làm tốt chức trách, nhiệm vụ liên quan đến phần việc của mình đối với cơng tác văn thƣ lƣu trữ nói chung, cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng.
Những giải pháp mà chúng tôi đề cập trong luận văn mới chỉ là những giải pháp chính, trong thực tế các giải pháp này cần đƣợc triển khai thành những biện pháp cụ thể và thích hợp. Để cơng tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định khắc phục những tồn tại đòi hỏi sự nỗ lực vƣợt bậc trong thời gian tới và phải liên tục phấn đấu, duy trì trong những năm tiếp theo. Có nhƣ vậy Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định mới ngày một nâng cao chất lƣợng, phục vụ hiệu quả nhu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng uỷ khối và các nhu cầu khác của xã hội.