3.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: * Đối với khối tài liệu đã nộp lưu
Để Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc hoàn thiện cả về thành phần và nội dung tài liệu trong phông, phản ánh đƣợc đầy đủ các mặt hoạt động của Đảng uỷ qua các giai đoạn lịch sử, công tác thu thập, bổ sung những tài liệu lƣu trữ có giá trị cịn thiếu đƣợc đặt lên hàng đầu.
Tài liệu phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định có thời gian bắt đầu từ năm 1957 - năm Đảng uỷ đƣợc thành lập, song thực tế tài liệu lƣu trữ sớm nhất lƣu giữ đƣợc trong phông là từ năm 1983. Việc trống vắng mấy chục năm tài liệu và tình trạng tài liệu khơng đầy đủ qua các giai đoạn đang là một trách nhiệm nặng nề cho công tác thu thập, bổ sung, sƣu tầm tài liệu lƣu trữ.
Kho lƣu trữ Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định cần phối kết hợp với Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định lên kế hoạch vừa thu thập, bổ sung những tài liệu thuộc diện nộp lƣu song vì lý do nào đó mà các cá nhân, đơn vị thuộc diện nộp lƣu còn giữ lại đồng thời tổ chức sƣu tầm tài liệu ở những nơi khác có liên quan.
Vì khối lƣợng tài liệu địi hỏi sƣu tầm, bổ sung là rất lớn lại trải dài qua nhiều năm với bao biến cố thăng trầm của lịch sử đơn vị hình thành phơng nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu gặp nhiều khó khăn, phức tạp. Căn cứ vào lịch sử hình thành và phát triển của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, trên cơ sở nghiên cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hình thành phông và khảo sát kỹ thành phần, nội dung tài liệu trong phông để xác định nguồn tài liệu, lập bản kê những hồ sơ, tài liệu còn thiếu cụ thể bao gồm: * Toàn bộ tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trƣớc đây (giai đoạn từ 1957 đến 1983)
- Đảng uỷ Căn cứ tỉnh Nam Định: 1957-1961
- Đảng uỷ Dân chính Đảng tỉnh Nam Định: 1961-1965 - Đảng uỷ Dân Chính Đảng tỉnh Nam Hà: 1965-1976 - Đảng uỷ Dân Chính Đảng tỉnh Hà Nam Ninh: 1976-1978 - Đảng uỷ các cơ quan Tỉnh uỷ: 1978-1983
* Toàn bộ hoặc từng phần tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định qua các thời kỳ hoạt động từ năm 1983 đến nay. Trong đó:
- Tài liệu bổ sung cho các kỳ đại hội đại biểu đảng bộ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định: các biên bản, nghị quyết Đại hội, các bài tham luận tại Đại hội...
- Hầu hết tài liệu các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ, Thƣờng trực, hội nghị cán bộ...
- Bổ sung tài liệu tên gọi của Đảng uỷ: nghị quyết, báo cáo, thơng báo... các năm
- Tồn bộ tài liệu Ban Tổ chức Đảng uỷ, Uỷ ban Kiểm tra Đảng uỷ, Ban Tuyên giáo Đảng uỷ
- Toàn bộ tài liệu các đồn thể chính trị xã hội trong khối - Bổ sung tài liệu các đảng bộ, chi bộ trực thuộc
- Bổ sung phần lớn tài liệu phản ánh công tác nội bộ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Nguồn sƣu tầm có thể là ở các cá nhân, đơn vị đang hoạt động ở Đảng uỷ nhƣ các ban tham mƣu giúp việc, các đoàn thể trực thuộc, những cơ sở cách mạng, các cán bộ đã từng hoạt động ở Đảng uỷ và ở các kho lƣu trữ, bộ phận lƣu trữ có liên quan. Đáng chú ý là nguồn từ các đảng bộ, chi bộ trực thuộc, nguồn từ cơ quan chủ quản cấp trên (Tỉnh uỷ Nam Định).
Loại hình tài liệu bổ sung vào Phơng lƣu trữ bao gồm các loại hình mà Đảng uỷ khối đã sản sinh ra nhƣ tài liệu giấy, phim ảnh, băng từ, băng ghi âm, băng video và các vật mang tin khác. Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định hiện mới thu thập đƣợc tài liệu hành chính, các loại hình tài liệu khác chƣa đƣợc tập trung bảo quản trong phông.
Trong q trình tiến hành bổ sung, có thể dựa vào cán bộ, nhân viên của cơ quan đặc biệt là các đồng chí có thời gian gắn bó lâu dài với Đảng uỷ, cịn đang công tác hoặc đã về hƣu để xác định thêm thành phần cũng nhƣ nguồn tài liệu bổ sung vào lƣu trữ cơ quan.
Trên cơ sở xác định tài liệu cịn thiếu trong phơng và xác định nguồn sƣu tầm để lập sanh sách những tài liệu cần sƣu tầm gửi cho cơ quan, đơn vị, cá nhân và các kho lƣu trữ có thể có những tài liệu đó và sau đó cử cán bộ đến trực tiếp sƣu tầm tài liệu. Mặt khác, vận động quần chúng phát hiện và tự giác giao nộp tài liệu vào lƣu trữ. Trong những trƣờng hợp cần thiết có thể sao chụp, mua lại những tài liệu đó.
Nói tóm lại, cần tiến hành nhiều biện pháp nghiệp vụ khoa học, cơng phu, kiên trì mới thu thập, bổ sung, sƣu tầm đƣợc những tài liệu lƣu trữ có giá trị vào Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính tỉnh Nam Định.
* Đối với khối tài liệu sắp nộp lưu
Thực hiện chế độ bổ sung tài liệu thƣờng xuyên, định kỳ theo quy định và đạt yêu cầu nghiệp vụ. Tài liệu nộp lƣu phải lập thành hồ sơ, có mục lục hồ sơ khi giao nộp, tránh tình trạng tài liệu Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định để tích đống lại và dồn về Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ nhƣ trƣớc đây.
Thực hiện đúng theo qui định về công tác lƣu trữ hiện hành, cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh cần thành lập bộ phận có cán bộ làm lƣu trữ chung tồn cơ quan. Lƣu trữ cơ quan Đảng uỷ chịu trách nhiệm quản lý những tài liệu đã giải quyết xong ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan và sau một nhiệm kỳ (5 năm) nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ.
Thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành về công tác thu thập tài liệu vào Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định:
Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định là phơng mở, tài liệu đã đƣợc tập trung quản lý đến năm 2000. Việc tiếp tục bổ sung định kỳ tài liệu từ lƣu trữ hiện hành của cơ quan Đảng uỷ vào Phông đƣợc Quyết định 20 [31] quy định cụ thể tại điều 7 nhƣ sau: "Ở kho lƣu trữ tỉnh, thành uỷ: Tài liệu các cơ quan chuyên môn giúp việc tỉnh, thành uỷ (trừ Văn phòng Tỉnh uỷ), các Đảng uỷ, Đảng Đoàn trực thuộc, Tỉnh Đoàn đƣợc qui định là 5 năm; tài liệu các đơn vị, cá nhân (kể cả Bí thƣ, Thƣờng trực Tỉnh
uỷ) trong Văn phòng tỉnh uỷ: 1 năm. Hồ sơ của cán bộ đảng viên thuộc diện cấp uỷ quản lý chỉ giao nộp vào kho lƣu trữ cấp uỷ sau khi cán bộ đảng viên ấy qua đời". Nhƣ vậy, chế độ giao nộp tài liệu vào lƣu trữ Tỉnh uỷ đối với Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định là sau 5 năm tài liệu ở lƣu trữ hiện hành.
Để công tác thu thập tài liệu lƣu trữ đạt chất lƣợng, hiệu quả nhằm từng bƣớc hồn thiện Phơng lƣu trữ Quốc gia nói chung và Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định nói riêng, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu cần đặc biệt chú ý tới những tài liệu đƣợc hình thành ở cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định. Cơ quan Đảng uỷ khối cần có sự quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác này.
- Trƣớc hết cần xây dựng và ban hành một số văn bản: danh mục hồ sơ tài liệu và chế độ lập hồ sơ hiện hành; quy định cụ thể về chế độ giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu chất lƣợng của các hồ sơ khi giao nộp theo các văn bản quy định hiện hành; Bản danh mục các cá nhân, đơn vị tổ chức là nguồn nộp lƣu (trong đó chú ý đến tài liệu của các ban tham mƣu giúp việc, tài liệu của các đảng bộ, chi bộ trực thuộc khối).
- Đẩy mạnh công tác lập hồ sơ hiện hành. Tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan có mối liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc phải đƣợc cán bộ, chuyên viên đƣa vào hồ sơ cơng việc đầy đủ, kịp thời, chính xác. Hồ sơ đƣợc lập từ khâu hiện hành cho ta thấy đƣợc logic của vấn đề, thể hiện rõ nét q trình giải quyết cơng việc gắn với chức năng nhiệm vụ của cơ quan nói chung và mặt cơng tác, hoạt động của cán bộ, đảng viên nói riêng.
- Xây dựng bản kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu trong từng năm và dài hạn. Kế hoạch hàng năm phải thật chi tiết, cụ thể, nội dung đề cập đến danh sách đơn vị hoặc cá nhân sẽ giao nộp tài liệu, thời gian nộp tài liệu, thành phần, khối lƣợng, nội dung tài liệu giao nộp; các nguyên tắc, yêu cầu và
biện pháp tổ chức giao nộp tài liệu. Còn nội dung bản kế hoạch dài hạn gồm: nguồn giao nộp tài liệu, thời gian nộp, dự kiến khối lƣợng, giới hạn của tài liệu sẽ bổ sung vào kho; nguyên tắc và biện pháp tổ chức giao nhận tài liệu; các yêu cầu về cơ sở vật chất: kho, giá, tủ… cho việc tiếp nhận tài liệu.
Tóm lại, làm tốt cơng tác bổ sung tài liệu vào Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng khơng những góp phần hồn thiện thành phần, nội dung tài liệu trong phông, tạo điều kiện cho công tác tổ chức khoa học tài liệu thuộc phông, thúc đẩy sự phát triển của công tác lƣu trữ tỉnh nhà mà còn làm phong phú thêm thành phần Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; phục vụ tốt hơn cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý hàng ngày của cấp uỷ, đặc biệt là phục vụ các yêu cầu nghiên cứu trong đó có việc nghiên cứu biên soạn lịch sử Đảng bộ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
3.2.2. Cơng tác phân loại tài liệu
Nhằm mục đích tổ chức khoa học và giới thiệu nội dung và thành phần của tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh, chúng tơi đã tiến hành nghiên cứu sâu sắc thực trạng cũng nhƣ ƣu điểm và hạn chế của phƣơng án phân loại cũ; nghiên cứu nguồn tài liệu của Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, đặc biệt là về thành phần và nội dung tài liệu đang hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh hiện nay, trên cơ sở đó đề xuất phƣơng án phân loại mới nhằm tổ chức khoa học và bảo quản, khai thác tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định một cách toàn diện và hiệu quả nhất.
Những ƣu điểm và hạn chế chính của phƣơng án phân loại cũ là:
* Ưu điểm
- Tài liệu phân theo thời gian-cơ cấu tổ chức: thời gian tính theo giai đoạn hoạt động (mốc thay đổi tên gọi của Đảng uỷ), cơ cấu tổ chức là đại hội đại biểu và ban chấp hành.
- Bao quát hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh.
- Thể hiện rõ nét cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ bao gồm Đại hội đại biểu Đảng bộ khối - cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ khối, Ban Chấp hành Đảng bộ khối.
- Đảm bảo đƣợc sự hình thành tự nhiên của một số nhóm tài liệu quan trọng có sự liên hệ lơgic và lịch sử của tài liệu lƣu trữ tạo nên mối kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu nhƣ hồ sơ đại hội, hội nghị, tài liệu do Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ Đảng uỷ ban hành, hồ sơ vấn đề...
* Hạn chế:
- Tài liệu phân theo giai đoạn, trong mỗi giai đoạn phân nhóm các kỳ đại hội, nhóm tài liệu Ban Chấp hành, khơng phản ánh đƣợc q trình hoạt động của Đảng uỷ trong mỗi nhiệm kỳ.
- Tài liệu vừa phân theo cơ cấu tổ chức, vừa có một phần theo đề mục vấn đề (nhóm 2.3: Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc).
- Nhóm 2.2. Tài liệu Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ Đảng uỷ khối ban hành; 2.3. Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc: nhƣ vậy tài liệu nhóm 2.3 khơng cịn tài liệu của Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ Đảng uỷ khối thực hiện, triển khai các chuyên đề, vấn đề, vụ việc nữa vì đã phân về nhóm 2.2
- Chƣa thể hiện đầy đủ thành phần tài liệu của các ban chuyên môn giúp việc, các đoàn thể.
Dựa vào chủ nghĩa duy vật biện chứng và lịch sử, trên cơ sở các nguyên tắc và các đặc trƣng của phân loại khoa học tài liệu, đồng thời chú ý đến yếu tố thơng tin - ý nghĩa của vấn đề tra tìm tài liệu cũng nhƣ các vấn đề khác có liên quan nhƣ tính hệ thống, thống nhất trong quá trình phân loại tài liệu (tránh bẻ gãy sự thống nhất của tài liệu trong phông khi chỉnh lý tài liệu làm nhiều đợt), qua thực tế nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thƣờng tra cứu chúng tôi đề xuất phƣơng án phân loại tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối
Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cho khối tài liệu sắp nộp lƣu là phƣơng án: thời gian-cơ cấu tổ chức. Trong đó thời gian đƣợc tính là nhiệm kỳ Đại hội (5 năm) từ khi Đại hội bầu ra cấp ủy đó đến Đại hội lần sau.
- Cơ cấu tổ chức: + Đại hội
+ Ban Chấp hành
+ Tài liệu các ban chuyên môn giúp việc + Tài liệu các đoàn thể thuộc khối
+ Tài liệu của các cơ quan, đoàn thể và cá nhân gửi đến
Phƣơng án này về cơ bản thống nhất với phƣơng án phân loại đã tiến hành đối với khối tài liệu cũ. Nó đảm bảo sự hình thành tự nhiên của một số nhóm tài liệu quan trọng nhƣ: tài liệu Đại hội, hội nghị, các ban tham mƣu giúp việc, các đoàn thể thuộc khối... hạn chế đƣợc tình trạng trùng lặp tài liệu trong phơng, thuận lợi cho quá trình bổ sung tài liệu sau mỗi nhiệm kỳ hoạt động của Đảng bộ khối. Phƣơng án mới đề xuất có sự bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi, cụ thể hoá, chi tiết hoá so với phƣơng án cũ, khắc phục đƣợc cơ bản hạn chế của phƣơng án cũ để lại.
+ Lựa chọn phƣơng án này có ƣu điểm:
- Thể hiện rõ nét cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ khối: cơ quan lãnh đạo cao nhất là Đại hội đại biểu, tiếp đến là Ban Chấp hành; không làm phân tán, xé lẻ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các ban tham mƣu, giúp việc trên các lĩnh vực tổ chức, tuyên giáo, kiểm tra... tài liệu hình thành của các đồn thể trực thuộc.
- Đảm bảo đƣợc sự hình thành tự nhiên theo logic phát sinh, phát triển theo vấn đề của một số nhóm tài liệu quan trọng nhƣ tài liệu Đại hội, hội nghị, chuyên đề, vấn đề, vụ việc...
- Tạo điều kiện cho sự thống nhất chung của kho lƣu trữ cấp uỷ địa phƣơng, bởi tài liệu của cấp huyện, thành uỷ trực thuộc cũng đƣợc phân loại theo phƣơng án này, giúp cho cán bộ nghiệp vụ thuận tiện trong công việc.
- Giúp cho tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định có sự thống nhất về cơ bản giữa khối tài liệu đã chỉnh lý và khối tài liệu sắp nộp lƣu, thuận tiện cho quá trình phân loại cũng nhƣ các nghiệp vụ lƣu trữ khác (nhất là việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin).
- Chuyển nhóm tài liệu về thực hiện các chuyên đề, vấn đề, vụ việc lên trƣớc nhóm tài liệu tên gọi của Ban Chấp hành Đảng uỷ khối.
+ Hạn chế của phƣơng án này là:
- Tài liệu vừa phân theo cơ cấu tổ chức vừa có một phần phân theo đề