1.5.5 .Trách nhiêm của người giao nhân khi đóng vai trò là đại lý
1.6. Tổ chức giao nhận hàng hóa vận tải bằng đường hàng không
1.6.1. Chứng từ trong giao nhận hàng không
ST T
Tên chứng từ
Nội dung Chức năng TH sử dụng
1 Airway bill Chứng từ vận tải hàng không là loại vận đơn dùng trong vận chuyển hàng hóa, là bằng chứng về hợp đồng thỏa thuận được ký kết giữa bên gửi hàng và bên chuyên chở trên máy bay, các điều kiện nêu ra trong hợp đồng và văn bản về tình trạng giao nhận hàng trong lúc vận chuyển. - Là bằng chứng của một hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng
- Là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận hàng - Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không - Là chứng từ kê khai hải quan của hàng hoá
- Là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hoá.. Vận đơn sử dụng trong hàng xuất và hàng nhập
2 Packing list
Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên packing list thể hiện rõ người bán đã bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không
- Để liệt kê danh mục hàng hóa chở trên máy bay.
- Thống kê hàng hóa xuất nhập khẩu. - Là 1 trong những giấy tờ phải khai báo và nộp cho hải quan khi làm thủ tục thông quan Vận đơn sử dụng trong hàng xuất và hàng nhập 3 Phiếu đặt chỗ trên máy bay Là chứng từ mà khách hàng có nhu cầu đặt chỗ trên các chuyến bay yêu cầu các hãng bay giữ chỗ cho mình.
- Số chuyến bay - Ngày giờ khởi hành - Nơi đi, nơi đến - Số lượng, chủng
- Thư đề nghị các hãng bay (người vận chuyển) giữ chỗ trên các chuyến bay. - Đối với các hãng bay (người vận chuyển) thì booking request sẽ giúp cho việc sắp xếp hàng hóa trên các chuyến bay thuận tiện hơn.
Vận đơn sử dụng trong hàng xuất và hàng nhập
loại hàng hóa 4 Phiếu cân đo hàng hóa Tờ cân là chứng từ mà ở đó người gởi hàng khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng (Số kiện, tổng trọng lượng, trọng lượng tính cước, v.v...), chuyến bay mà học muốn gửi hàng - Xác định khối lượng của lô hàng. - Xác nhận đã tiếp nhận hàng của các hãng hàng không (Người vận chuyển) đối với người gởi hàng. - Là chứng từ để các hãng hàng không (Người vận chuyển) phát hành AWB và tính cước phí. - Thể hiện đầy đủ các thông tin về lô hàng của người gởi.
Vận đơn sử dụng trong hàng xuất và hàng nhập 5 Tờ khai hàng hóa nguy hiểm
Là tài liệu liên quan đến hàng nguy hiểm đang được xử lý, cung cấp cho người vận chuyển, có chứa các thông tin theo yêu cầu.
Cung cấp thông tin về mức độ nguy hiễm hàng hóa cho nhà vận chuyển và người vận chuyển để đảm bảo sự an toàn cho người chuyên chở và hàng hóa. Tùy từng mặt hàng của lô hàng thì sẽ cần phải có chứng từ 6 Thông báo hàng đến
Cung cấp thông tin về mức độ nguy
- Báo cho khách hàng lô hàng của
Dùng trong lô hàng nhập
hiễm hàng hóa cho nhà vận chuyển và người vận chuyển để đảm bảo sự an toàn cho người chuyên chở và hàng hóa.
doanh nghiệp đã đến nơi qui định
- Giúp cho doanh nghiệp không quên hoặc bỏ sót lô hàng, và doanh nghiệp biết chính xác cụ thể về lô hàng của mình khi nào đến nơi để sắp xếp nhận hàng.
khẩu
1.6.2. Nhập khẩu hàng hóa vận tải bằng đường hàng không
Bước 1 - Ký kết hợp đồng ngoại thương
Đây bước đầu tiên sau khi nhà nhập khẩu đồng ý về hàng mẫu, chất lượng hàng, giá cả mà nhà xuất khẩu đã gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và cũng là để bắt
đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lỗ hàng và bao gồm những nội dung cần thiết như:
- Thông tin người xuất khẩu - Thông tin người nhập khẩu - Thông tin hàng hóa
- Giá cả, thanh toán - Điều kiện giao hàng - Quy cách đóng gói - Bảo hành, bảo hiểm - Khiếu nại .v.V..
Nội dung chi tiết sẽ được 2 bên mua bán đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Nhà nhập khẩu cũng lưu ý nên đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng như: Bảo hành, khiếu nại, bởi thường. Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi không may phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng hoặc xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.
Bước 2 - Xin giấy phép nhập khẩu
Tùy theo loại hàng, có thể nhà nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Công ty nhập khẩu nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu cont tại cảng, cách tốt nhất là bạn nên xin giấy phép nhập khẩu trước hàng lên tàu.Một số mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:
- Thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện
- Thuốc thành phẩm, Trang thiết bị y tế, hóa chất - Tiền chất công nghiệp, Tiền chất thuốc nổ
- Thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng, động thực vật hoang dã - Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sống
- Vắc xin, sinh phẩm y tế; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng
Bước 3:Thanh toán tiền hàng
Sau khi đã ký kết hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu thì doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên, thông thường nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)... trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.
Bước 4 -Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ người bán
Theo hợp đồng đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule). Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu cần thực hiện những bước công việc khác nhau ít nhiều.
Bước 5: Hãng hàng không chuyển hàng về Việt Nam
Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ sân bay khởi hành đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.
Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.
Bước 6 : Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Sau khi hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển, thì người xuất khẩu sẽ làm chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi các chứng từ đã được kiểm tra kỹ thì nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc chứng từ scan cho người nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng nhập, thông thường hàng sẽ được khai thác và đưa vẻ kho CFS. Lúc này công ty nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến cảng từ đại lý Forwarder hoặc công ty Consol.
Tại nước nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:
- Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không hoặc bên Freight Forwarder.
- Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)... và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa
- Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)
- Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không
- Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan cho hàng Air nhập khẩu - Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không
Bước 7 - Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập Air
Sau khi tờ khai được đóng dấu thông quan và ký giám sát thì người nhập khẩu sẽ cầm phiếu xuất kèm mã vạch xuống kho CFS nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong thì thuê phương tiện vận chuyển để chở hàng về kho và hoàn thành quy trình lấy hàng nhập tại kho cảng hàng không.
1.6.3.Xuất khẩu hàng hóa vận tải bằng đường hàng không
Bước 1 - Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên như: Thông tin hàng hóa, Giá cả, phương thức thanh toán, Thời gian giao hàng, Quy cách đóng gói, Bảo hành, bảo hiểm, Khiếu nại .V.V... Nội dung chi tiết được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.
Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu
TH1 : Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, đề xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, ... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị
định 187 Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng. Do đó, người bán sẽ yêu cầu bên mua đặt cọc tiền hàng trước khi giao hàng ra sân bay, thông thường các công ty xuất khẩu Việt Nam yêu cầu đặt cọc 30% giá trị lô hàng xuất.
Bước 4 - Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ người mua, doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa, lên lịch đóng hàng và vận chuyển hàng ra sân bay quốc tế.
Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng hàng không (freight forwarder)
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyền rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê hãng bay đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterms 2010.
Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:
- Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
- Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến bay và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vận chuyển hàng về sân bay, thông quan tờ khai hải quan, giao hàng tại kho vận.
- Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
- Đặt Booking note với hãng bay hoặc với bên freight forwarder.
Thông thường nội dung chính của booking note gồm: Tên người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo.Mô tả hàng hoá: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích.Tên sân bay đi, tên sân bay đến.Cước phí và thanh toán..
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng
Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyên về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của hãng hàng không hoặc bên freight forwarder.
- Trong trường hợp bạn giao hàng cho người chuyên chở thì bên Forwarder cấp cho bạn giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of
Receipt), xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng đề vận chuyển. - Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder's warehouse receipt).
Bước 7 - Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường hàng không
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ thường gồm: - Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện phải xin phép)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) -Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng - Phiếu đóng gói
- Packing List
- Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
TẠI CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS 2.1. Giới thiệu chung về công ty Melody Logistics
2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty:
- Tên tiếng chính thức: Chi Nhánh Công Ty TNHH Melody Logistics Tại Hà Nội
- Loại công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên ngoài NN - Thành lập: 23-10-2015
- Mã số thuế: 0309499306-003
- Địa chỉ: Tầng 7, số 52 phố Chùa Hà, Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: 0432003162
- Fax: + 84 28 355 11 675 - Người đại diện: Trần Quang Bửu - Website: https://melodylogistics.com/ - Email: info@melodylogistics.com
Hình 2.1. Logo biểu tượng công ty Melody Logistics
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Được thành lập vào năm 2015, ban đầu với đội ngũ nhân viên khiêm tốn là 5 người và trụ sở chính tại Hà Nội. Ngày nay, công ty đã ngày càng mở rộng phát triển, đã mở thêm một chi nhánh ở Hồ Chí Minh với gần 50 nhân viên thân thiện và chuyên nghiệp cùng với mạng lưới đối tác mạnh mẽ và đáng tin cậy trong nội địa.
Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH Melody Logistics đã và đang trên hành trình phát triển hoàn thiện liên tục không ngừng để gặt hái được nhiều thành tích đáng kể trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Với phương châm làm việc “chuyên nghiệp – tận tâm – tin tưởng – đồng hành – hiệu quả”, công ty đã đã từng mang bước đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Để làm được
điều đó công ty đã không ngừng nỗ lực cố gắng, tìm kiếm khách hàng thông qua việc chủ động các hiệp hội khác nhau liên quan đến ngành logistics, xuất nhập khẩu nội địa và thế giới.
*Lĩnh vực kinh doanh
Bảng 2.1: Lĩnh vực đăng kí kinh doanh của Công ty Melody Logistics Ngành ,
nghề kinh doanh
Tên ngành, nghề kinh doanh
4299 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 4511 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
4530 1
4610 .2+-
chi tiết: Đại lý. Môi giới (trừ môi giới bất động sản). 4620
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống
(không hoạt động tại trụ sở). 4641 Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép
chi tiết: Bán buôn vải
4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
(trừ hóa lỏng khí để vận chuyển)