1.5.5 .Trách nhiêm của người giao nhân khi đóng vai trò là đại lý
2.1. Giới thiệu chung về công ty Melody Logistics
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty:
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Melody Logistics
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, công ty TNHH Melody Lostics Tổng Giám đốc
Giám đốc điều hành
(CEO) Kế toán trưởng Giám đốc tài chính (CFO)
Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Cần Thơ Chi nhánh Đồng Nai Chi nhánh Bình Dương Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hồ Chí Minh
Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Melody Logistics chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, công ty TNHH Melody Lostics Chức năng và nhiệm vụ của các Phòng thuộc văn phòng quản lý Hà Nội:
Giám đốc chi nhánh Hà Nội: đại diện chi nhánh, điều hành, quản lý giám sát và đưa ra quyết định hoạt động chi nhánh Hà Nội.
Kế toán, nhân sự:
• Ghi chép, thu thập, xử lý và lưu trữ các hoá đơn, chứng từ kế toán, lên kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn và dài hạn của công ty.
• Quản lý tài sản, tính công, lương cho toàn bộ nhân viên. • Quản lý nhân sự của công ty.
Phòng ban chứng từ
Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng... Giám đốc chi nhánh Hà Nội Kế toán Sales (Kinh doanh) Cus (chứng từ) Operation (Khai Hải quan) Giao nhận
Phòng ban kinh doanh:
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng (khách hàng công nghiệp và khách hàng thương mại) tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Xem xét, báo giá, hai bên thỏa thuận và cuối cùng ký kết hợp đồng.
Phòng ban khai hải quan:
• Kiểm tra giấy tờ, đảm bảo các giấy tờ hợp lệ, đúng pháp luật; • Kiểm tra hàng hóa, đảm bảo hàng hóa hợp pháp;
• Hoạt động khai báo trên phần mềm hải quan;
Phòng ban giao nhận:
• Thực hiện tất cả các công việc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu: từ khi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ.
• Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng.
2.1.3.2. Tình hình nhân lực của công ty
- Với nhiều sự thay đổi về cơ cấu tổ chức phòng ban từ trước đến nay, hiện tại công ty đã có bộ máy hoàn thiện và phù hợp để thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải quốc tế. Toàn bộ các phòng ban của Công ty Cổ phần SP Việt Nam với số lượng nhân viên hiện tại là 48 người, với phân công lao động cụ thể như sau. Dưới đây là bảng phân công lao động theo độ tuổi:
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi của Chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội năm 2021
Độ tuổi Số lao động (người) Tỉ trọng CBNV (%)
Dưới 30 25 53
Từ 30-40 18 37
Trên 40 5 10
TỔNG 48 100%
Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự Melody
Công ty có một chính sách tuyển dụng khá khắt khe và rõ ràng nên đã tập hợp được một tập thể lao động có chất lượng tương đối, kỷ luật, đoàn kết, trách nhiệm, sáng tạo, được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên. Ta thấy độ tuổi chủ yếu tại các phòng ban là 40 tuổi trở về, ở độ tuổi này các thành viên luôn cố gắng cống hiến, làm việc với sự năng động, nhiệt huyết cao. Hiện nay với phân công lao động này thì lượng nhân viên công ty đủ để đáp ứng công việc kinh doanh của công ty. Số lao động độ tuổi từ 30 – 40 tuổi đa số làm ở phòng kinh doanh, bởi đây là những nhân viên có kinh nghiệm của công ty, khá thành thạo các khâu trong nghiệp vụ dich vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu . Độ tuổi dưới 30 chủ yếu là đội hình kế toán, nhân viên phòng nhân sự, bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận.
2018 2019 2020 2021 0 5 10 15 20 25 Cao đẳng cao học Trung học phổ thông Trung cấp nghề
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu lao động theo trình độ tại Công Ty TNHH Melody Logistics
- Đội ngũ nhân sự của công ty hiện nay hầu hết đều đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt huyết với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí và phân công công việc cụ thể, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động. Nhìn chung, nguồn nhân lực của Melody Logistics tương đối trẻ, năng động, tác phong nhanh nhẹn và có trách nhiệm với công việc. Các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình làm việc, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, mỗi nhân viên cẩn tự giác nghiên cứu, trau dồi kinh nghiệm và khả năng giải quyết vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp kịp thời, tiết kiệm nhất khi có vấn đề xảy ra.
2.3.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty TNHH Melody Logistics chi nhánh Hà Nội có văn phòng tại tầng 7 tòa nhà Bách Anh, 52 Chùa Hà, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội, Việt Nam. Công ty đã trang bị hệ thống đầy đủ thiết bị kỹ thuật phục vụ trong hệ thống giao nhận như sau :
Hệ thống máy tính, điện thoại bàn, (mỗi nhân viên được trang bị 1 máy vi tính và 1 điện thoại bàn phục vụ cho quá trình làm việc), máy in, máy photo,
máy fax, các phần mềm làm việc chuyên dụng phục vụ cho các nghiệp vụ riêng biệt, hệ thống bàn ghế, giá kệ tủ gỗ để lưu trữ chứng từ...
Công ty còn đầu tư các kho tại Nội Bài và cửa khẩu , kho lạnh lưu trữ ở các cảng ICD Hà Nội, Bắc Ninh.. các sản phẩm thiết bị y tế cùng với việc trang bị đầy đủ các dụng cụ kỹ thuật để vận hành sửa chữa.
Melody phát triển đội xe lớn với hơn 30 chiếc, đa dạng trọng tải từ 500 kg đến 40 tấn, có khả năng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hoá liên tục 24/7 cho cá nhân/tổ chức
2.2. Tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Melody Logistics Logistics
2.2.1. Cơ cấu dịch vụ của công ty (2018-2021)
Melody cung cấp khá đầy đủ các loại hình dịch vụ trong kinh doanh giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Dưới đây là bảng tổng hợp doanh thu và tỷ lệ các loại hình dịch vụ của công ty trong thời gian từ năm 2018 đến năm 2021.
Bảng 2.3 : Doanh thu các loại hình dịch vụ của Melody Logistics ( Nguồn phòng kế toán- chứng từ Melody Logistics)
Các loại DV
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Gía trị Tỷ lệ Gía trị Tỷ lệ Gía trị Tỷ lệ Gía trị Tỷ lệ Trucking nội địa 3.52 11.44% 5.36 11.01% 4.86 11.33% 4.02 10.43% Giao nhận hàng không 9.68 31.43% 15.36 31.56% 13.55 31.59% 12.24 31.76% Giao nhận đường biển 8.54 27.28% 12.47 25.62% 11.14 25.97% 9.92 25.74% Uỷ thác XNK 4.98 16.16% 8.36 17.17% 7.09 16.53% 6.81 17.67% Khai thuế hải quan 4.08 13.25% 7.12 14.63% 6.25 14.57% 5.54 14.37% Tổng 30.8 100% 4867 100% 42.89 100% 38.53 100 Nhận xét
Nhìn chung Melody Logistics kinh doanh các dịch vụ đều đạt doanh thu biến động trong giao đoạn 2018-2021 cụ thể như sau :
- Tổng doanh thu từ hoạt động cung cấp các dịch từ trong năm 2019 tăng so năm 2018 tỷ lệ chênh lệch tăng 9.84 % , năm 2021 ảnh hưởng toàn cầu của đại dịch covid doanh thu có chiều hướng biến động giảm mạnh các năm cung giai đoạn năm 2020 giảm 5.79 % năm 2021 giảm mạnh còn 10.15%.
Giai đoạn từ 2018- 2021 doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng luôn chém tỷ trọng cao . Cụ thể doanh thu năm 2018 doanh thu giao nhân hàng hóa bằng đường hàng không chiếm 9.68 giá trị tổng doanh thu dich
vụ, 2021 đạt 12.24 giá trị doanh thu đỉnh cao doanh thu của giao nhạn hàng không năm 2019 đạt 15.36 giá trị doạn thu chiếm 31.56% doanh thu dịch vụ của cả năm 2019 . Tiếp theo đó là doanh thu dịch vụ vận chuyển đường biển chiếm tỷ trọng cao thứ 2 , năm 2018 doanh thu từ 8.54 giá trị dịch vụ qua các năm tăng trưởng doanh thu của dịch vụ tăng dần đều qua các năm trong giao đoạn 2018- 2021.
Bởi vì thế mạnh của công ty chính là cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không nên quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn được công ty chú trọng cải thiện đề ngày càng hoàn thiện hơn, thu hút được nhiều khách hàng hơn, nên doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của công ty và ngày càng tăng cao. Bên cạnh đó, doanh thu thu từ dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa, dịch vụ khai thuế hải quan cũng chiếm tỷ trọng khá cao nên công ty cũng không ngừng cải thiện quy trình giao nhận, trang bị các phương tiện hiện đại hơn nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên lên cao hơn để hoàn thành tốt công việc nhanh nhất và chính xác nhất. Còn doanh thu từ các dịch vụ khác như dịch vụ liên quan đến chứng từ, C/O, Bill of Lading. Packing List. Invoice,...chi chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng doanh thu công ty nhưng không vì thế mà công ty bỏ bê, nhân viên của công ty vẫn luôn không ngừng học hỏi, cải thiện trình độ nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Chính vì thế mà chất lượng của các loại hình dịch vụ của công ty ngày càng được nâng cao hơn, thu hút được nhiều khách hàng hơn và quan trọng là giữ chân được các khách hàng cũ tiếp tục lựa chọn, tin tưởng dịch vụ của công ty, góp phần làm tăng doanh thu cho công ty.
Tóm lại với kết mà đạt được trong giai đoạn năm 2018-2021 phần nào cho thấy được sự nỗ lực tinh thần trách nghiệm của các thành viên trong công ty mặc dù đại dịch covid đã ảnh hưởng không hề nhỏ đến lợi nhuậm doanh thu trong giao đoạn 2018-2021.
2.2.2. Cơ cấu thị trường giao nhận Melody Logistics
Bảng 2.4: Doanh thu về cơ cấu thị trường giao nhận của công ty(2018-2020)
ĐVT:Tỷ đồng Thị trường
KD
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Trong nước 4,823 26,02% 4,924 18,63% 3,298 13.58% Trung Quốc 6,392 34,48% 9,601 36,33% 9,017 31.14% Hoa Kì 3,092 16,68% 5,821 25.03% 6,147 25.32% Đức 1,503 8.11% 2.217 8,39% 3.683 15.17% Thị trường khác 2,728 14.72% 3,861 14,61% 2.132 8.78% Cộng 18,538 100% 26,424 100% 24,277 100%
(Nguồn:Phòng kinh doanh) Nhận xét: Có thể thấy mặc dù giá trị thị trường đang tăng dần song tốc độ tăng trưởng giảm dần, việc phát triển các thị trường phân bổ chưa đồng đều.
Thị trường Trung Quốc luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá trị thị trường của công ty qua các năm(2018-2020),đây là một thị trường đầy hứa hẹn với tỷ lệ luôn tăng. Cụ thể là 6,392 tỷ tương đương 34,48% vào năm 2018, 9,601 (36,33%) năm 2019, 9,017 tỷ (31.14%) năm 2020.. Điều này thể hiện mối quan hệ tốt của công ty với đối tác, do đó công ty cần phải thực hiện những chính sách ưu đãi với khách hàng để khách hàng luôn tin tưởng và sử dụng dịch vụ của mình
Thị trường trong nước chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị thị trường, đứng ở vị trí thứ 2 với doanh thu từ năm 2018 đến năm 2020 lần lượt là 4,823 tỷ, 4,924 tỷ, 3,298 tỷ. Năm 2019 tăng 101 tỷ so với năm 2018 và tỷ lệ này giảm nhẹ vào năm 2020 (giảm 1525tỷ) so với năm 2019.
Thị trường Hoa Kỳ là thị trường đứng sau thị trường trong nước, chiếm tỷ trọng nhỏ, hầu hết là các thị trường mới khai thác, có tiềm năng để phát triển.Với giá trị biến động tăng giảm qua các năm
Các thị trường khác(như Hàn Quốc, Thái Lan, New Zeland,…) tuy chiếm giá trị nhỏ song tốc độ tăng trưởng khá nhanh rồi lại tụt giảm. Năm 2019 tăng 1133 tỷ so với năm 2018. Năm 2020 giảm 1729 tỷ so với năm 2019. Đây là biểu hiện không tốt, công ty cần xem xét lại chính sách kinh doanh khu vực này
2.2.3. Kết quả giao nhận hàng hóa trong giao đoạn (2018-2021)
Trong những năm vừa qua, vận tải hàng không của Việt Nam tăng trưởng mạnh mẽ. Giai đoạn 2018 -2021, mức tăng trưởng bình quân đối với hàng hoá đạt 34%/ năm và với hành khách là khoảng 35%/ năm, được xếp vào loại cao nhất thế giới và tăng gấp 4 lần tổng sản phẩm quốc dân (GDP). Số liệu về lượng hàng hóa vận chuyển qua các năm của HKVN đến cuối tháng12 2021 được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 2.4: Số liệu giao nhận hàng hóa XNK 2018-2021
Năm
Hàng hóa giao nhận của Melody
Tổng lượng hàng hóa giao Tăng trưởng
nhận Sản lượng (Nghìn Tấn) Tăng trưởng (%) Sản lượng (Nghìn Tấn) Tăng trưởng (%) 201 8 3.068 Kỳ gốc 3.185 Kỳ gốc 6.253 Kỳ gốc 201 9 6.044 97.00 3.373 18.46 9.817 57.00 202 0 8.866 46.69 4.891 29.63 13.753 40.09 202 1 6.739 -76.01 4.050 -82.51 12.689 -92.26
( Nguồn: Phòng kinh doanh cty Melody )
Nhìn vào bảng biểu ta thấy, từ năm 2018-2020 sản lượng hàng hóa giao nhận của Melody có xu hướng tăng dần qua các năm. Năm 2020 đạt 13.753 nghìn tấn hàng hoá năm 2019 đạt 9817 nghìn tấn tăng trưởng 57% so với kì đầu. Năm 2021, công ty giao nhận được 12689 nghìn tấn hàng hoá, năm 2020 là 13753 nghìn tấn hàng hoá tức là tăng trưởng âm
-92.26 %.
Năm 2020, tình hình kinh doanh của công ty gặp nhiều biến động do dịch covid diễn ra hoành hành trên thế giới hoạt động giao thương, XNK giữa các doanh nghiệp trở lên khó khăn. Vì vậy mà các hoạt động, dịch vụ mà công ty cung cấp cũng gặp nhiều biến động dẫn tới doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty bị sụt giảm rất nhiều so với cùng kì của những năm trước. Lợi nhuận và doanh thu đều tăng trưởng âm so với 2019.
Tuy nhiên, nửa cuối năm, khi các hoạt động XNK của các doanh nghiệp dần đi vào hoạt động lại bình thường, ngoài tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của bạn hàng quen thuộc, công ty còn đẩy mạnh nhiều chiến lược nhằm thu hút thêm được các khách hàng mới, gỡ lại các khoản bị sụt giảm của công ty trong nửa đầu năm
2020.Tuy tăng trưởng âm so với 2019 nhưng trong tình hình kinh tế, giao thương trì trệ của 2020 thì kết quả doanh thu, lợi nhuận mà công ty thu lại vẫn cao hơn so với 2018, mặc dù những con số này là không nhiều, nhưng đây cũng là một kết quả vô cùng xuất sắc. Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng từ nhiều phía song công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình. Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà ban lãnh đạo của công ty vạch ra là hoàn toàn đúng
Để đánh giá chính xác mức độ hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa của Melody ta có thể tham khảo bảng số liệu dưới đây
Chỉ tiêu 2018 2019 2020 2021 Doanh thu 12.475.007.480 16.738.926.174 14.909.432.269 13.230.241.93 0 Chi phí 10.153.470.597 13.633.456.334 12.016.270.252 11.832.614.537 Lợi Nhuậm 2.321.536.883 3.105.469.840 2.893.162.017 1.397.627.393 Từ các số liệu đó, ta có biểu đồ so sánh về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty TNHH Melody như sau:
2018 2019 2020 2021 0 2,000,000,000 4,000,000,000 6,000,000,000 8,000,000,000 10,000,000,000 12,000,000,000 14,000,000,000 16,000,000,000 18,000,000,000
Sơ đồ 2.2: Doanh thu chi phí lợi nhuận của công ty Melody Logistics 2018- 2021
Nhận xét: - Về doanh thu:
Doanh thu của Melody trong giai đoạn 2018 – 2021 luôn có xu hướng tăng