2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự của công ty xuất nhập khẩu Candenly
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
a. Giám đốc: Là người đứng đầu và điều hành chỉ đạo mọi hoạt động của
các phòng -ban của Công ty. Hoạch định các ra các chiến lược như: Xác định mục tiêu của Công ty, xây dựng các chiến lược lâu dài để đạt mục tiêu, thiết lập các kế hoạch để hội nhập và phối hợp các hoạt động của Công ty. Là người tạo mối quan hệ đối ngoại, trực tiếp kí kết các hợp đồng với các đối tác nước ngoài. Đồng thời là người chịu mọi trách nhiệm đối với pháp luật và tập thể nhân viên về mọi hoạt động của Công ty. Có quyền quyết định tài sản cả Công ty trong việc chuyển nhượng, mua bán hay cầm cố các loại tài sản cố định của Công ty. Quyết định trong việc phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật. Ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong Công ty.
b. Phó giám đốc: Là người có quyền hạn trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức,
mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận cá nhân, xây dựng tiêu chuẩn công việc và phân công thẩm quyền trách nhiệm đối với các phòng ban. Trực tiếp điều hành các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng giao nhận, phòng kế toán. Thay mặt Giám đốc điều hành mọi công việc của Công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt. Chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong Công ty.
c. Phòng chứng từ: Đây là bộ phận rất quan trọng trong công tác thực hiện
dịch vụ giao nhận hàng hóa. Bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận phải phối hợp chặt chẽ với nhau thì công việc mới được hoàn thành nhanh chóng và đúng lịch trình đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng:
+ Nhận Booking confirmation ( Xác nhận đặt chỗ của Hãng Tàu)
+ Nhận Chứng từ khách hàng gửi (qua email và fax) như : Invoice, Packing List, Contract, Bản kê khai định mức… tùy theo loại hàng xuất hay hàng nhập mà cần những chứng từ kèm theo để làm hướng dẫn B/L và gửi cho hãng tàu 1 bản và gửi cho khách hàng 1 bản nháp để khách hàng kiểm tra, trước khi phát hành B/L gốc. + Chuẩn bị những chứng từ và thông tin cần thiết cho bộ phận giao nhận lên tờ khai làm thủ tục Hải quan.
+ Liên lạc với các bộ phận giao nhận lấy số liệu kiểm tra và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà ( House Bill Of Lading) cho khách hàng.
+ Theo dõi quá trình và thời gian của từng lô hàng xuất hay nhập để kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận khác và kịp thời xử lý khi có vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng và theo sát tiến trình của lô hàng, liên lạc với khách hàng để hối thúc khách chuẩn bị hàng hóa trước giờ closing time.
d. Phòng kinh doanh: Được chia làm 2 bộ phận là bộ phận Sales và bộ
phận Booking.
- Bộ phận Sales: Đây là bộ phận tiên phong và quan trọng của công ty, bộ phận này hoạt động tốt thì các bộ phận khác mới hoạt động được và Công ty mới phát triển. Với chức năng tìm kiếm và lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty,
các thành viên của bộ phận Sales luôn hoạt động tích cực nhằm tìm nguồn hàng từ những khách hàng của Công ty sẵn có và mở rộng thị phần đến những khách hàng mới và tiềm năng. Bộ phận Sales luôn cập nhật những thông tin mới nhất liên quan đến giá cả, lịch tàu, .. để báo giá cho khách hàng và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng như tư vấn giá, thời gian tàu chạy,… và các vấn đề liên quan đến việc giao nhận.
- Bộ phận Booking: Khi khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ của Công ty, bộ phận Booking sẽ tiến hành các công việc bao gồm:
+ Nhận thông tin đầy đủ và chi tiết về lô hàng từ khách hàng gồm: Số lượng, loại hàng, Net weight, Gross weight, thông tin và địa chỉ bên bán và bên mua, thời gian dự kiến tàu đi và tàu đến.
+ Liên lạc với Hãng hàng không và đặt chỗ với Hãng hàng không từ những thông tin từ khách hàng cung cấp ( Booking request)
+ Sau đó nhận Booking Confirmation từ Hãng hàng không sau khi đã đồng ý việc đặt chỗ và gửi cho bộ phận giao nhận xem xét kĩ để cân đối thời gian làm hàng phù hợp và gửi cho bộ phân chứng từ giấy hướng dẫn B/L (SI) để làm B/L
+ Gửi xác nhận đặt chỗ cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị hàng hóa đúng thời gian để cho bộ phận giao nhận thực hiện quy trình trước giờ cắt máng (closing time). Bộ phận Booking và Giao nhận phải kết hợp hỗ trợ lẫn nhau. Nếu trong trường hợp hàng đóng không kịp giờ so với quy định giờ cắt máng gọi là “rớt hàng” thì nhân viên bộ phận Booking trực tiếp gọi điện thoại thông báo cho khách hàng biết để khách hàng nhanh chóng liên hệ với bộ phận Sales thông báo cho bên người nhận hàng. Đồng thời bộ phận Booking liên lạc với hãng hàng không tìm chuyến đi phù hợp mà gần nhất để đặt chỗ lại cho lô hàng nhằm bảo đảm về thời gian và an toàn cho lô hàng. Nhân viên kinh doanh cần nắm rõ thông tin về các hãng hàng không, tuyến đường đi, luôn cập nhật giá cước một cách thường xuyên, và những thay đổi về chi phí đóng hàng, địa điểm đóng hàng, giờ closing time…, luôn theo dõi lộ trình đi của máy bay để biết biết hàng đi và đến địa điểm nào nhằm thông báo cho chủ hàng biết khi cần. Nhân viên luôn trong tình thế sẵn sàng giải đáp những thắc mắc và yêu cầu của khách hàng.
e. Phòng giao nhận: Liên hệ với các bộ phận chứng từ để lấy những thông
tin cần thiết phục vụ cho công việc liên quan đến giao nhận: + Chuẩn bị các chứng từ cần thiết và lên tờ khai.
+ Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa thực tế để phục vụ cho công việc đóng hàng. + Xử lí công việc hiện trường từ đầu đến cuối cả khâu làm thủ tục Hải quan ( lấy D/O, mở tờ khai hải quan, nếu hàng có kiểm hóa phải hỗ trợ và hợp tác với cán bộ Hải quan thực hiện tốt công việc, hỗ trợ hải quan kẹp chì, bấm seal, thanh lí hải quan)
+ Lấy B/L, kiểm dịch mẫu thử,…
+ Xử lý các giấy tờ, văn bản cần thiết của quá trình giao nhận vận tải.
g. Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về các khoản thu và chi của Công ty.
+ Theo dõi sổ sách kế toán, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán và các giấy báo nợ của đại lý trong và ngoài nước. Kiểm soát công nợ, ghi giấy báo nợ đến khách hàng.
+ Kiểm tra và xuất hóa đơn cho khách hàng, kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
+ Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại đơn vị cơ sở.
+ Liên lạc và giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện nộp thuế vào ngân sách của Nhà nước đúng thời hạn. Đồng thời giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán.
+ Luôn linh động trong việc dữ trữ nguồn tài chính cho Công ty để cung cấp kịp thời cho Công ty về các khoản chi khi cần.
+ Nhận và kiểm tra các chứng từ về tổng mức phí, giá bán cước hay dịch vụ.
+ Lập báo cáo tài chính cho từng tháng, từng quý, từng năm. Đồng thời báo cáo tình hình kinh doanh của Công ty cho Ban giám đốc, giúp Ban giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của Công ty, tình hình sử dụng vốn để tìm ra hướng giải quyết và kinh doanh tốt.
+ Tính lương và thanh toán tiền lương cho nhân viên, mua bảo hiểm và chi trả bảo hiểm cho các nhân viên theo quy định.
f. Phòng Vận Tải
*Chức năng và nhiệm vụ
- Quản lý xe của khách hàng vận chuyển từ cảng về hoặc chuyển từ kho đến cảng.
- Lắp ráp các trang thiết bị đi kèm theo yêu cầu của khách hàng - Giao xe tới các đại lý theo yêu cầu của khách hàng.