tại UBND xã Hương Mạc, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh
2.3.1 Giới thiệu khái quát về bộ phận một cửa của UBND xã Hương Mạc,thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính trực thuộc UBND xã do Phó Chủ tịch UBND xã làm Trưởng “một cửa”, các cán bộ, công chức do UBND xã điều động từ cán bộ chuyên môn có liên quan tới lĩnh vực một cửa và chịu sự quản lý trực tiếp của Phó Chủ tịch UBND xã bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân xã có mối quan hệ mật thiết với Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân xã và các cán bộ công chức chuyên môn trong việc phối hợp hoạt động giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân tổ chức.[7,tr.3].
Để bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có thể hoạt động được theo đúng quy định của luật pháp đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác trong Ủy ban nhân dân và có sự chỉ đạo giám sát chặt chẽ của lãnh đạo
Lãnh đạo UBND xã phụ trách bộ phận “một cửa” có nhiệm vụ riêng; các bộ phận chuyên môn liên quan có nhiệm vụ phối hợp với bộ phận một. Như vậy bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của các cán bộ có thẩm quyền cũng như bộ phận chuyên môn có mối liên hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau cán bộ công chức làm việc tại bộ phận một cửa là cánh tay đắc lực của UBND xã đảm bảo cho việc giải quyết yêu cầu hồ sơ hành chính của dân được nhanh gọn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc đồng thời hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính đạt được nhiều hiệu quả thì sẽ nâng cao hơn nữa lòng tin của nhân dân vào bộ máy chính quyền nhà nước địa phương. Có thể nói cải cách hành chính theo cơ chế “một cửa” góp phần tăng cường mối quan hệ giữa cán bộ bộ phận chuyên môn tạo ra một hệ thống phối hợp hoạt động nhịp nhàng của bộ máy hành chính nhà nước tại địa phương.
2.3.2 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch theocơ chế một cửa cơ chế một cửa
Theo quy chế: “Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông phối hợp giữa các cơ quan giải quyết đằng kí hộ tịch , quốc tịch, lý lịch tư pháp tại tỉnh Bắc Ninh” (Ban hành kèm theo Quyết định số: 29/2018/QĐ-UBND ngày 15 tháng 12 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh). Tại UBND xã Hương Mạc trong lĩnh vực hộ tịch thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa được giải quyết như sau:
- Trình tự, thủ tục xin cấp lại bản chính giấy khai sinh và cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch
Tổ tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu của công dân, ghi đầy đủ những thông tin cần thiết để truy lục sổ Hộ tịch: gồm họ, tên, ngày tháng năm sinh, ngày tháng năm đăng ký, yêu cầu cấp bao nhiêu bản sao vào sổ tiếp nhận và chuyển ngay cho phòng Hộ tịch giải quyết.
Phòng Hộ tịch có trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày làm việc và trả kết quả lại cho Tổ tiếp nhận trả cho công dân theo qui định.
- Trình tự, thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch
1. Tổ tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra (01 bộ) hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
a. Tờ khai thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính (theo mẫu).
b. Bản chính Giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.
c. Các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính.
d. Đối với trường hợp xin xác định lại giới tính, thì phải nộp văn bản kết luận của tổ chức y tế đã tiến hành can thiệp để xác định giới tính.
đ. Đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có sự đồng ý của người đó.
2. Trình tự và thời gian giải quyết:
a/.Hồ sơ xin thay đổi, cải chính xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính:
Tổ tiếp nhận viết phiếu hẹn cho công dân trong vòng 05 ngày làm việc, thời gian giải quyết cụ thể như sau:
Tổ tiếp dân: 01 ngày làm việc
Cán bộ thẩm định và in ấn: 02 ngày làm việc.
Đối với hồ sơ phức tạp cần xác minh thêm thì thời gian được kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc và cán bộ xác minh phải xác minh trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày lãnh đạo phê duyệt.
b/. Hồ sơ bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch:
Tổ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ giải quyết trong ngày cho công dân.
2.3.3 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực lao độngthương binh và xã hội theo cơ chế một cửa thương binh và xã hội theo cơ chế một cửa
Bộ phận giao dịch "một cửa” tiếp nhận hồ sơ của tổ chức cá nhân có nhu cầu giải quyết công việc:
+ Hồ sơ đầy đủ theo quy định ghi vào sổ tiếp nhận hồ sơ, viết giấy hẹn thời gian trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời làm thủ tục chuyển cho phòng, ban chuyên môn nghiên cứu giải quyết hoặc trình lãnh đạo giải quyết theo thẩm quyền.
+ Hồ sơ không đầy đủ theo quy định hoặc hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành thì hướng dẫn và trả lại hồ sơ cho tổ chức, cá nhân bổ sung hoặc liên hệ cơ quan khác có thẩm quyền giải quyết.
- Lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn sau khi nhận hồ sơ do bộ phận "một cửa" chuyển đến phải phân công cán bộ hoặc trực tiếp nghiên cứu xem xét giải quyết hoặc trình lãnh đạo Sở giải quyết theo thẩm quyền, đúng quy trình, đảm bảo thủ tục hành chính và thời gian quy định. Sau khi có kết quả giải quyết chuyển trả kết quả (bao gồm cả hồ sơ, nếu cần) về bộ phận giao dịch "một cửa" để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.
2.3.4 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai theocơ chế một cửa cơ chế một cửa
Các thủ tục hành chính về đất đai được giải quyết theo cơ chế một cửa: Đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp không phải xin phép: thời hạn giải quyết 18 ngày đối với trường hợp có Giấy chứng nhận; 39 ngày nếu chưa được cấp Giấy chứng nhận; Đính chính giấy chứng nhận đã cấp: thời hạn giải quyết 4 ngày; Đăng ký cho thuê, cho thuê lại QSD đất, tài sản gắn liền với đất: thời hạn giải quyết 5 ngày; Xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại QSD đất, tài sản gắn liền với đất: thời hạn giải quyết 5 ngày; Đăng ký giao dịch bảo đảm bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất: thời hạn giải quyết hồ sơ trong ngày. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo, trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết vì lý do khách quan thì cũng không quá 3 ngày làm việc; Đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất đã đăng ký: thời hạn giải quyết hồ sơ trong ngày. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo, trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết vì lý do khách quan thì cũng không quá 3 ngày làm việc; Đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất: thời hạn giải quyết hồ sơ trong ngày. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo, trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết vì lý do khách quan thì cũng không quá 3 ngày làm việc; Sửa chữa sai sót về đăng ký giao dịch bảo đảm do lỗi của người thực hiện đăng ký: thời hạn giải quyết hồ sơ trong ngày; Xóa đăng ký giao dịch bảo đảm bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất: thời hạn giải
ngay trong ngày làm việc tiếp theo, trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết vì lý do khách quan thì cũng không quá 3 ngày làm việc; Đăng ký góp vốn bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất: Trường hợp góp vốn mà không hình thành pháp nhân mới, không phải thực hiện việc cấp giấy chứng nhận thì giải quyết trong ngày, nếu người đăng ký góp vốn nộp hồ sơ cho sau 15 giờ thì hoàn thành thủ tục đăng ký chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp góp vốn nhưng phải thực hiện việc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp phải cấp giấy chứng nhận ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã cấp giấy chứng nhận nhưng chưa có sơ đồ thửa đất hoặc góp vốn hình thành pháp nhân mới đối với một phần thửa đất, thời hạn giải quyết 20 ngày; Xoá đăng ký góp vốn bằng QSD đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất: Trường hợp xóa đăng ký góp vốn đối với trường hợp đã đăng ký góp vốn bằng QSD đất, tài sản gắn liền với đất vào giấy chứng nhận đã cấp, thời hạn giải quyết 5 ngày. Trường hợp xóa đăng ký góp vốn đối với trường hợp khi góp vốn đã cấp giấy chứng nhận cho pháp nhân mới, thời hạn giải quyết 18 ngày; Cung cấp thông tin đất đai: Trường hợp tra cứu thông tin, thời hạn giải quyết 1 ngày. Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính, thời hạn giải quyết 2 ngày. Trường hợp tổng hợp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính, thời hạn cung cấp thông xác định theo thoả thuận giữa Văn phòng đăng ký QSD đất và người có yêu cầu cung cấp thông tin.
2.3.5 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựngtheo cơ chế một cửa theo cơ chế một cửa
Nội dung của quy chế quy định rõ cách thức thực hiện, cơ chế phối hợp, thẩm quyền trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc giải quyết đối với thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực xây dựng gồm: Cấp giấy phép quy hoạch dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã; Cấp giấy phép xây dựng (giấy phép xây dựng mới, giấy phép sửa chữa, cải tạo, giấy phép di dời công trình) đối với công trình cấp I, II; công trình tôn giáo; công trình di tích lịch sử - văn hóa, tượng đài, tranh hoành tráng được xếp hạng; công trình trên các tuyến, trục đường phố chính trong đô thị;
Để nâng cao trách nhiệm của UBND trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm góp phần đẩy nhanh việc giải quyết TTHC về xây dựng; đồng thời đảm bảo các thủ tục khác liên quan về xây dựng được thực hiện song song, đồng bộ, chặt chẽ, chính xác và đúng quy định pháp luật.
2.3.6 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thựctheo cơ chế một cửa theo cơ chế một cửa
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã.
- Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Trong giờ hành chính vào tất cả các ngày làm việc trong tuần (trừ các ngày lễ, tết).
Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. - Đối với trường hợp chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.