1.3. Tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
1.3.3 Nội dung của tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển
1.3.3.1. Nội dung của tổ chức vận tải xuất khẩu bằng đường biển
1. Chuẩn bị hàng hóa
Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủ tục cho phù hợp. Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS3 tại cảng để đóng hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mượn cont để đóng hàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi.
2. 2. Hợp đồng lưu khoang (booking note)
• Nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp. - Thủ tục mượn cont rỗng: nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), đóng hàng tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note.
B1: Chuẩn bị
hàng hóa B2: Hợp đồng lưu khoang B3: Chuẩn bị chứng từ
B4: Tổ chức nhận vận chuyển hàng đến cảng B5: Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan
B6: Khai báo hải quan
B7: Thanh lý tờ
- Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
- Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Người giao nhận Avina lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về làm hàng xuất.
3. Chuẩn bị chứng từ.
* Nhận bộ chứng từ
Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Hồ sơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1 bản chính). - Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan . - Phiếu ghi chép hồ sơ .
- Phiếu nộp/ nhận C/O. - Packing list (nếu có).
- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu copy.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính). - Hóa đơn thương mại.
- Vận tải đơn .
- Nếu xét thấy cần thiết, tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; giấy phép xuất khẩu; hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
=> Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến nơi có thẩm quyền cấp.Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tự đã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O. Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra sau đó trả lại người giao nhận gồm: Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai, Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra. Thông thường nếu nộp hồ sơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ phí và nhận C/O.
* Kiểm tra bộ chứng từ
Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này.
Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không.
Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó
4. Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở cont về cảng để xuất đi. Việc chở hàng có thể do công ty Avina làm dịch vụ vận tải hoặc do chủ hàng chở đến cảng.
5. Lên tờ khai và chuẩn bị thủ tục hải quan. • Lên tờ khai
Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan hàng xuất. Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết. Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải quan điện tử thì tờ khai có tên “Tờ khai Hải quan điện tử”. Tờ khai được lên theo mẫu tờ khai hải quan điện tử HQ/2009-TKĐTXK. Cụ thể là hàng hoá thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàng thực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh với các hàng hoá cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường không được quá cao hơn hoặc thấp hơn. Muốn được tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hoá đơn thương mại, bảng kê khai hàng hoá (packing list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng…
• Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo” nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờ khai và đưa ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra trên “Thông Báo- Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau đó được in ra 1 bản để làm thủ tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan địên tử.
Để tiến hành khai báo hải quan nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự sau:
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính). - Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”). - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính).
- Các chứng từ có liên quan khác (nếu có): 1 bản chính gồm giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật; chứng thư phun trùng; giấy phép đối với hàng xuất khẩu phải có giấy phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền...
Tất cả các bản copy điều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu kinh doanh của doanh nghiệp, những loại chứng từ nào có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai.
6. Khai báo hải quan.
• Mở tờ khai – kiểm tra thuế
Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố.
Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai – kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ truớc khi khai hải quan điện tử, vì lúc này theo quy định của cục hải quan đã nhập 2 bộ phận thành 1, vì vậy thủ tục sẽ nhanh hơn. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai. Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Hải quan sau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện tử để đưa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”.
Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Hồ sơ sẽ chuyển lại cho công chức bước 1 ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô 31 “xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát” trên tờ khai Hải quan điện tử. Sau khi ký, đóng dấu công chức vào ô 31 công chức bước 1 chuyển bộ hồ sơ
cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan.
Đối với mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Đối với mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở mức này hàng hoá có thể kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng; hoặc kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm; hoặc kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
• Kiểm tra hàng hoá
Thông thường hàng xuất khẩu ít xảy ra trường hợp kiểm hóa vì theo quy định của Luật Hải quan, thông tư số 32/2003/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành là hàng hoá xuất khẩu sẽ được miễn kiểm tra thực tế khi chủ hàng có quá trình 1 năm xuất khẩu không bị xử lý vi phạm hành chính về hải quan và tại thời điểm làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu. Những doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu trong thời gian ngắn, chưa đủ thời gian để xem xét quá trình chấp hành pháp luật thì hải quan thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá một số lần đầu xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan thì những lần sau sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Vì vậy công ty thông thường rất ít bị kiểm hóa, ngoại trừ những mặt hàng nhạy cảm, nguy hiểm.
Trong trường hợp hàng hóa phải chịu kiểm hòa thì khi kiểm hoá nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu tiếp nhận tờ khai và biên lai ghi lệ phí hải quan đến bộ phận đăng ký kiểm hoá để cán bộ kiểm hoá vào sổ, đồng thời nhân viên giao nhận sẽ đến phòng điều độ cảng để làm thủ tục trải bãi kiểm hoá. Việc kiểm tra hàng xuất được thực hiện bởi hai cán bộ Hải quan và đại diện công ty. Đại diện của công ty gọi điện thoại mời cán bộ Hải quan đến vị trí hàng hoá để thực hiện kiểm tra và giao biên lai đã đóng lệ phí hải quan cho nhân viên kiểm hóa kẹp vào hồ sơ.
Sau khi kiểm hoá xong, đại diện công ty ghi ý kiến (nếu có), ký ghi rõ họ tên vào ô ghi ý kiến của đại diện công ty của tờ khai, gửi lại tờ khai cho cán bộ Hải quan kiểm hoá. Cán bộ Hải quan sẽ trở lại văn phòng để ghi kết quả kiểm tra vào ô “Ghi kết quả kiểm tra hàng hoá” và ký tên đóng dấu vào ô này.
+ Nếu kết quả kiểm tra thực tế phù hợp với khai báo của người khai trên tờ khai thì ký xác nhận đóng dấu vào ô 32 “Xác nhận đã thông quan”. Trong khi chờ đợi, chủ hàng sẽ lo đóng gói lại những thùng, kiện hàng vừa được mở ra để kiểm hoá, sau đó hun trùng và sau cùng là đóng lệ phí 30.000VNĐ, công chức ký tên đóng dấu xác định “Đã làm thủ tục hải quan” của Chi cục hải quan. Bộ phận trả tờ khai sẽ trả tờ khai cho nhân viên giao nhận để tiến hành thanh lý tờ khai.
+ Nếu kết quả kiểm tra sai lệch với khai báo của người khai Hải quan thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để xem xét, quyết định:
Kiểm tra tính thuế lại và quyết định điều chỉnh số thuế phải thu . Lập biên bản chứng nhận và biên bản vi phạm .
Quyết định thông qua hoặc tạm giải phóng hàng - Nộp thuế
Cán bộ hải quan tính thuế kiểm tra việc áp mã hàng hóa và tính thuế của doanh nghiệp. Thời điểm tính thuế xuất khẩu là ngày đối tượng nộp bộ hồ sơ hợp lệ đăng ký với cơ quan hải quan. Thuế xuất khẩu được tính theo thuế suất, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế tại ngày đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu. Quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai nhưng chưa có hàng thực xuất thì tờ khai đó không có giá trị làm thủ tục hải quan. Thời hạn nộp thuế xuất khẩu là trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Sau đó người khai đến bộ phận thu lệ phí để đóng phí. Hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục Hải quan”. Sau khi đóng lệ phí Hải quan xong người giao nhận liên hệ đóng hàng vào container và bấm seal, xuống Hải quan giám sát bãi ghi số container và thanh lý bãi.
7. Thanh lý tờ khai
Mang tờ khai đến hải quan giám sát bãi để thanh lý tờ khai. Nhân viên hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu vào ô 31 “Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát”.
• Đối với hàng lẻ
Nhân viên giao nhận cầm booking đến kho đóng hàng đưa cho người đại diện của hãng tàu hoặc giám sát kho hàng. Sau đó xin thủ kho phiếu đo hàng ghi kích thước số khối
lên và cầm phiếu này đi đóng phí CFS. Sau đó nhân viên giao nhận cầm biên lai thu phí CFS và tờ khai đến Hải quan kho thanh lý là xong.
Bước cuối cùng sau khi hãng tàu cấp B/L thì cầm tờ khai đã làm thủ tục, hoá đơn, B/L đến cảng làm thủ tục thực xuất. Khi đó Hải quan đóng dấu số hiệu công chức vào ô 33 “Xác nhận đã làm thủ tục thực xuất”.
• Đối với hàng nguyên container
Nhân viên giao nhận chỉ việc thanh lý tại Hải quan giám sát bãi và vào sổ tàu là hoàn