2.3 .Công tác tổ chức vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
3.2. Tổ chức vận tải hàng hóa xuất khẩu tại công ty
3.2.3. Tổ chức thực hiện phương án vận chuyển xuất khẩu mặt hàng
1. Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: Loại hàng: Nông sản (khoai sọ đông lạnh) , được đóng gói bao bì 8.800 kg
Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng, yêu cầu của khách hàng mà công ty chọn cont lạnh: 20’RF. Theo quy định của Nhật Bản về nhập khoai sọ thì cần có giấy kiểm dịch hàng hóa
Cảng đi: Cảng Hải Phòng; cảng đến: Cảng Osaka Nhật Bản Hãng tàu: EVERGREEN LINE
Thời gian dự kiến xuất hàng: 7/3/2019
2. Tổ chức vận tải và kế hoạch phương tiện đóng hàng
B1: Căn cứ vào đơn đặt hàng của công ty Hiền Lê, nhân viên phòng kinh doanh tại Avina lên kế hoạch vận chuyển lô hàng khoai sọ, liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và có lịch trình tàu chạy hợp lý và chọn hãng tàu EVERGREEN LINE có thế mạnh chạy các tuyến châu Á.
Đơn hàng vận chuyển 1 cont 20’RF khoai sọ sẽ có giá là: 17.350.000 VNĐ được thỏa thuận giữa hai bên theo điều khoản Incoterm 2010 là CFR và theo tuyến chạy từ cảng Hải Phòng đến cảng Osaka Nhật Bản
B3: Chấp nhận giá
Sau khi công ty Avina báo giá cước và đưa ra lịch tàu chạy hợp lý, bên Hiền Lê chấp nhận và gửi booking request (Yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại các thông tin liên quan:
Người gửi hàng: Hiền Lê Trading and Service Company Người nhận hàng: Nosui Corporation
Tên hàng: Frozen Taro, Mã HS: 07144010 GW: 8.800 KGS
Nơi đóng hàng: Tại nhà máy sản xuất của công ty Hiền Lê ở Hải Dương B4: Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu.
Bộ phận kinh doanh tại Avina sẽ căn cứ vào booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Lệnh cấp cont rỗng. Lệnh cấp công rỗng chứa những thông tin cần thiết như sau:
Số booking: 237900131235 Tên tàu: EVERGREEN LINE
Cảng xếp hàng: Hải Phòng, Viet Nam Cảng giao hàng: Osaka, Nhật Bản Cảng chuyển tải: Osaka, Nhật Bản Ngày tàu đến: 5/3/2019
Ngày tàu đi: 7/3/2019
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho công ty Hiền Lê để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan.
B5: Chuẩn bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận tại Avina sẽ đem lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lấy lệnh cont. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ sơ gồm:
Packing list container:
- Chủ hàng: công ty AVina
- Số booking: 237900131235
- Cảng đến: Osaka, Nhật Bản
- Cảng chuyển tải: Osaka, Nhật Bản
- Ngày tàu đến: 5/3/2019
- Ngày tàu đi: 7/3/2019
- Số cont:
- Số seal:
- Tên hàng: Frozen Taro, Mã HS: 07144010
- GW: 8.800 KGS
- Nhiệt độ: -18’C
Nhân viên giao nhận sẽ giao toàn bộ hố sơ này cho tài xế kéo cont đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp cont rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng cont cho phòng thương vụ và lấy cont rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
3. Chuẩn bị chứng từ cần thiết
Hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản cho hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán: 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (packing list) 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao ý kèm bản chính đối chiếu
- Giấy giới thiệu công ty xuất khẩu: 1 bản B2: Thông quan hàng xuất khẩu
- Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Dựa vào những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như thông tin về hàng hóa mà công ty được cung cấp; Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list,..Nhân viên giao nhận sử dụng phầm mềm khai báo hải quan Ecuss để truyền số liệu tờ khai hải quan qua mạng.
Các bước chính trong Khai báo Hải quan điện tử bao gồm như sau:
Giao diện tờ khai xuất khẩu
Khi phần mềm giao diện xuất hiện, ta sẽ tiến hành nhập thông tin trên cửa sổ “Thông tin chung”.
Tiến hành khai báo thông tin trên tờ khai
- Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.
- Số tờ khai: (hệ thống của cơ quan hải quan sẽ tự động trả về)
- Mã phân loại kiểm tra: luồng vàng
- Mã loại hình: B11
- Mã số thuế đại diện: 3569
- Cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi Cục Hải Quan Bắc Thăng Long
Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng).
- Công ty Tiếp vận Avina Logistic
- Địa chỉ: số 39 đường Tô Ngọc Vân phường Quảng An, Tây Hồ, Hà Nội
- Điện thoại 0436863939
Người ủy thác xuất khẩu: Công Ty HIEN LÊ TRADING AND SERVICE COMPANY LIMITED
Người nhập khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng):
- Công ty NOSUI CORPORATION
- Địa chỉ: 11 - 36, MITA 3 – CHOME, MINATO – KU, TOYOTA, 108 – 0073, JAPAN
Vận đơn
- Số lượng kiện: 800 CT
- Tổng trọng lượng hàng: 8.800 KGM
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: JPOSA, OSAKA
- Địa điểm xếp hàng: VNHPH, Cảng Hải Phòng
- Phương tiện vận chuyển: Hãng tàu EVERGREEN LINE
- Ngày hàng đi dự kiến: 7/3/2019
Thông tin hợp đồng
- Số hợp đồng: 01-2019/LPD
Thông tin hóa đơn
- Phân loại hình thức hóa đơn: A (Hóa đơn thương mại)
- Mã phân loại giá hóa đơn: A (Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền) - Phương thức thanh toán: LC (Tín dụng thư)
- Điều kiện giá hóa đơn: CFR (Tiền hàng và cước phí) - Tổng trị giá hóa đơn: 12300
- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Thuế và bảo lãnh
- Người nộp thuế: 1 (Người xuất khẩu)
Thông tin đính kèm
1, Invoice 2, B/L 3, Contract
Thông tin vận chuyển
- Ngày khởi hành: 7/3/2019 Sau đó chuyển qua “thông tin container”
Dương.
Tiếp đến là khai mục “Danh sách hàng”
- Tên hàng: Khoai sọ đông lạnh
- Mã HS: 07144010
- Xuất xứ: Việt Nam
- Trọng lượng: 8.800
- Đơn vị tính: KGS
- Trị giá hóa đơn: 12.300 USD
Sau khi khai chính thức tờ khai thành công ta sẽ nhận được phản hồi của hải quan về số tờ khai, đặc biệt quan trọng là kết quả phân luồng tờ khai. Hàng này được phân vào luồng xanh .
4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi phân luồng hàng khoai sọ đông lạnh là luồng xanh ta tiến hành các bước sau: B1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
B2: Trả tờ khai B3: Thanh lý tờ khai B4: Vào sổ xuất hàng
5. Lập chứng từ quyết toán và lưu sổ
B1: Lập chứng từ quyết toán B2: Lưu sổ