3 .Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty
3.2.1. Căn cứ xây dựng quy trình
3.2.1.1. Hợp đồng gia công
- Các khái niệm:
Gia công trong thương mại là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công để hưởng thù lao.
Hình thức gia công Nhận nguyên liệu, giao thành phẩm tức là bên đặt gia công giao nguyên liêu cho bên nhận gia công và sau thời gian sản xuất chế tạo sẽ thu hồi thành phẩm và trả chi phí gia công. Trong mỗi lô hàng đều có định mức nguyên phụ liệu chi tiết cho từng loại sản phẩm mà cả 2 bên đã thỏa thuận và được các cấp quản lý xét duyệt. Người nhận gia công chỉ việc tổ chức sản xuất theo đúng mẫu của khách và giao lại cho người đặt gia công.
Hợp đồng gia công là sự thỏa thuận giữa các bên đặt gia công và bên nhận gia công mà trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình gia công.
- Hợp đồng gia công VNH-FIL20173
Công ty Cổ phần VinaHan ( Bên B : bên nhận gia công)có địa chỉ tại ngõ 43 đường Thân Khuê- Xã Song Mai- tỉnh Bắc Giang và Công ty FIL ( Bên A:
Bên đặt gia công) có trụ sở tại Hàn Quốc có trụ sở tại 1402 Kolon Digital Tower,
308- 4 Sungu-Dong 2GA, SungDong-Gu, Seoul, Hàn Quốc có ký với nhau một
thỏa thuận nhận gia công với sản phẩm may mặc. Hợp đồng gia công VNH- FIL20173 là bằng chứng pháp lý cho sự thỏa thuận đó. Hợp đồng đã tuân thủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam về cả hình thức và các điều khoản thực hiện. Nội dung chính được thể hiện dưới đây:
Ø Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá gia công, trị giá
• Tên hàng: Sản phẩm may các loại
• Số lượng: khoảng 500000 chiếc
• Đơn vị tính: Chiếc
• Đơn giá bình quân (USD ) :15
• Trị giá gia công( khoảng USD) : 75.000.000
• Số lượng này chỉ là số dự kiến cho cả hợp đồng
Ø Điều 2: Mẫu mã, quy cách, phẩm chất, tài liệu kỹ thuật
Mẫu và tài liệu kỹ thuật được Bên A cung cấp cho Bên B trước khi sản xuất ít nhất 2 tuần . Bên B làm mẫu và gửi cho Bên A duyệt trước khi vào sản xuất và gửi vật liệu và mẫu thành phẩm trước khi giao hàng
Ø Điều 3: Giao nhận nguyên phụ liệu
Bên A cung cấp toàn bộ nguyên phụ liệu cho Bên B miễn phí dựa trên định mức tiêu hao nguyên phụ liệu đã thống nhất cộng thên 3-5% hao hụt để đảm bảo sản xuất chất lượng cao nhất.
Bên A phải đảm bảo hàng hóa thực tế xuất đúng thoe chứng từ gửi hàng
Ø Điều 4: Nguyên phụ liêu, vật tư cung ứng tại Việt Nam
Tùy theo tình hình cung câp nguyên phụ liệu của từng mã hàng, 2 bên thỏa thuận Bên B sẽ cung ứng một số nguyên phụ liệu tại thị trường Việt Nam. Chi tiết từng mã sẽ được Bên A thông báo cho Bên B trước khi sản xuất và được thể hiện chi tiết trên từng phụ lục đính kèm
Ø Điều 5: thanh lý, thanh khoản hợp đồng
+Sau khi kết thúc hợp đồng gia công hai bên phải thanh lý hợp đồng và bên B phải làm thanh khoản hợp đồng với cơ quan Hải quan
+Số nguyên phụ liệu còn ít, không đủ, không đúng chủng loại để sản xuất cho các đơn hàng tiếp theo sẽ được Bên A tặng cho Bên B .
+Bên B sẽ làm thủ tục nhập, phí mậu dịch và có trách nhiệm nộp các loại thuế theo quy định
+Phế thải, phế phẩm, phế liệu sẽ được Bên B thuê bên thứ 3 có chức năng thu gom, xử lý, tiêu hủy theo quy định
Ø Điều 6: Giao thành phẩm
+Bên B giao đủ số lượng thành phẩm theo đúng lịch giao hàng của bên A chỉ địn và giao theo điều kiện FOB Hải Phòng, Việt Nam
+Hàng hóa do Bên B gia công sản xuất có xuất xứ tại Việt Nam. Toàn bộ sản phẩm gia công sẽ xuất khẩu theo chỉ định của Bên A
+ Bên A cam kết chịu mọi trách nhiệm pháp lý và giải quyết các tranh chấp có liên quan đến việc cung cấp và sử dụng tên gọi, nhãn hiệu hàng hóa, tên gọi xuất xứ được gắn trên bao bì
+Bên B cam kết không mua bán, san nhượng sản phẩm gia công trên thị trường Việt Nam và chịu trách nhiệm về tính bí mật và sở hữu hàng hóa
+Bên B chịu trách nhiệm với Bên A về chất lượng thành phẩm cho tới khi khách hàng nước ngoài nhận được hàng và không có khiếu nại gì về chất lượng
+ Bên chịu trách nhiệm giao hàng đúng thời hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu chậm giao hàng Bên B phải chịu toàn bộ thiệt hại do việc giao hàng chậm đó
Ø Điều 7: Thanh toán, tạm ứng tiền gia công +Điều khoản này quy định:
+Đồng tiền thanh toán: USD
+ Phương thức thanh toán: thư tín dụng không hủy ngang do khách hàng ngoại của Bên A mở cho Bên B để thanh toán trực tiếp tiền gia công cho Bên B theo ủy quyền của Bên A. Tiền gia công được thanh toán vào tại khoản USD của Bên B.
Ø Điều 8: Chứng từ giao hàng
Trong vòng 5 ngày kể từ ngày gioa hàng, Bên B hoàn thiện và gửi cho Bên A các chứng từ giao hàng sau:
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Packing list
• Giấy chứng nhận xuất xứ
Ø Điều 9: Các điều khoản khác
+ Các tình huống giải quyết tranh chấp, khiếu nại
+ Thời hạn hợp đồng co giá trị 1 năm kể từ thời điểm ký
3.2.1.2. Hợp đồng dịch vụ giao nhận
Công ty KTO ( Bên A) có ký kết với công ty VinaHan ( Bên B) hợp đồng dịch vụ giao nhận xuất khẩu sang Hàn Quốc toàn bộ thành phẩm gia công trong suốt thời gian Công ty VinaHan thực hiện gia công cho Công ty FIL, hợp đồng có nội dung được thể hiện trong các điều khoản dưới đây:
Ø Điều 1: Nội dung
Bên A cung cấp Hợp đồng dịch vụ vận chuyển nội địa và khai báo hải quan cho bên B theo yêu cầu của bên B cụ thể:
+Hàng hóa: Dệt may
+ Số lượng, quy cách đóng hàng, địa điểm nhận hàng, điều kiện mua bán, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, mã số đơn hàng,.v.v. sẽ được quy định theo từng đơn hàng cụ thể được hai bên trao đổi với nhau qua email và fax.
Ø Điều 2: Trách nhiệm các bên
1.Trách nhiệm của bên A
+Bên A gửi báo giá cho bên B qua email
+Bên A chịu trách nhiệm giữ bí mật về thông tin, tài liệu liên quan đến tất cả các lô hàng của bên B (như giá cả, xuất xứ hàng hóa, nhà sản xuất…)
+ Bên A chịu trách nhiệm theo tỉ lệ tổn thất thực tế cho các trường hợp thiệt hại, mất mát trong quá trình vận chuyển nếu do lỗi của bên A căn cứ vào quy định của pháp luật
+Bên A không chịu trách nhiệm về chất lượng, số lượng hàng hóa bên trong
+Bên A không chịu trách nhiệm về hàng sai, hàng lậu, ma túy và các loại hàng cấm khác
+Bên A bàn giao tất cả các chứng từ hải quan cho bên B sau khi hoàn thành mỗi giao dịch
+Bên A chịu trách nhiệm cung cấp Hóa đơn giá trị gia tăng, phí dịch vụ các văn bản
2. Trách nhiệm của bên B
+Cung cấp “Giấy ủy quyền” cho bên A để làm thủ tục Hải quan và xử lý các lô hàng tại cảng
+Cung cấp kế hoạch vận tải các lô hàng cho bên A trước (1) tuần
+Cung cấp tất cả các tài liệu vận chuyển cần thiết trước khi nhập khẩu/xuất khẩu hàng hóa để bên A khai báo và thông quan kịp thời
+Thanh toán cho bên A theo thỏa thuận ở điều 3 và điều 4 của Hợp đồng
Ø Điều 3: Giá dịch vụ
Căn cứ theo bảng báo giá mà bên A gửi cho bên B theo từng lô hàng cụ thể thông qua email hoặc/và fax hoặc/và văn bản.
Ø Điều 4: Thanh toán
+Bên A làm bảng đối chiếu công nợ theo lô hàng trong vòng (02) ngày kể từ ngày tàu rời cảng đi.
+Bên B thanh toán cho bên A trong vòng (07) ngày kể từ ngày tàu rời cảng đi
+Loại tiền thanh toán: VND
Ø Điều 5: Bất khả kháng
+ Trong các trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, thiên tai, động đất, lũ lụt, tình trạng bất thường khác của thời tiết, bạo động, biểu tình, đình công, hoặc bất cứ tình trạng khẩn cấp nào là nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ mà ngoài tầm kiểm soát của các bên, không phải do lỗi của các
bên thì các bên có quyền ngưng thực hiện công việc hoặc nghĩa vụ theo hợp đồng. Khi đó, bên gặp trường hợp bất khả kháng phải báo cáo tình trạng thực hiện công việc cho bên còn lại trong vòng (01) ngày kể từ thời điểm xảy ra trường hợp bất khả kháng.
Ø Điều 6: Vi phạm Hợp đồng
+ Nếu Bên B chậm thanh toán cho Bên A theo thỏa thuận tại Điều 4 Hợp đồng này thì phải chịu mức phạt trễ hãn bằng 0.15% (không chấm mười lăm phần trăm) tổng giá trị cần thanh toán cho mỗi ngày chậm thanh toán. Thời gian trễ hạn thanh toán tối đa không vượt quá 15 ngày
Ø Điều 7: Trọng tài
+Hợp đồng này sẽ được xây dựng và điều chỉnh theo Pháp luật Việt Nam
Ø Điều 8: Hiệu lực hợp đồng
+Hợp đồng dịch vụ này có hiệu lực 1 năm kể từ ngày ký
+ Hợp đồng dịch vụ này được tự động gia hạn trong các năm tiếp theo nếu trong vòng 1 tháng trước khi kết thúc hiệu lực, các bên không có ý kiến gì khác.
3.2.1.3. Phân tích thông tin và yêu cầu để xây dựng quy trình tổ chức giao nhận từ 2 bản hợp đồng
Trong thực tế, khi làm dịch vụ giao nhận xuất khẩu, nếu là bên được ủy thác giao nhận thì chỉ quan tâm tới hợp đồng giữa mình và khách hàng của mình ( tức bên nhận gia công trong trường hợp này) hay nói cách khác là chỉ cần quan tâm tới hợp đồng dịch vụ giao nhận đã ký kết và không được biết đến hợp đồng giữa 2 đối tác kia để bảo mật thông tin . Tuy nhiên, trong bài viết này, để đưa ra góc nhìn tổng thể khách quan nhất trong quá trình xây dựng quy trình nên em đã trích dẫn, kết hợp phân tích cả 2 bản hợp đồng, vì nội dung 2 bản hợp đồng: gia công – thuê giao nhận đều có liên quan đến nhau và có các thông tin bổ sung cho nhau.
a. Thông tin từ hợp đồng: cơ sở xây dựng phương án
- Các bên tham gia trong đơn hàng gia công
Đơn hàng gia công này có giá trị gia công rất lớn, gồm tổng khoảng 500.000 đơn vị hàng hóa được chia thành nhiều đơn hàng nhỏ, sản xuất và xuất khẩu theo chỉ định từ phía Hàn Quốc trong vòng 1 năm. Có 2 quá trình logistics quan trọng nhất trong đơn hàng gia công này là: Giao nhận nguyên vật liệu từ Hàn Quốc gửi sang – Giao nhận thành phẩm gia công. Phía Công ty VinaHan đảm nhiệm tổ chức sản xuất, giám sát chất lượng, còn các quá trình giao nhận khác đều thuê ngoài bên thứ 3. Trong đó KTO là một trong những đối tác thuê ngoài của VinHan đảm nhiệm quá trình giao nhận thành phẩm gia công
- Đơn hàng giao nhận của công ty KTO
+ Dịch vụ KTO cung cấp cho VinaHan
Vì giao hàng theo điều kiện FOB nên thuê vận chuyển quốc tế sẽ do bên FIL và đơn vị được ủy thác từ FIL thực hiện. Các dịch vụ giao nhận KTO được VinaHan ủy thác:
• Dịch vụ vận tải nội địa
• Khai báo Hải quan
• Một số thủ tục giao nhận khác cho Công ty từ lúc đóng hàng đến khi hàng được chuyển cho người chuyên chở
+ Sản phẩm : các sản phẩm may mặc ( áo khoác, áo vest nam nữ loại dài, ngắn tay, nhiều lớp từ 2-5 lớp lót)
+ Số lượng hàng giao nhận: Khoảng gần 500.000 đơn vị hàng hóa trên toàn bộ hợp đồng
+ Số đơn hàng giao nhận không cố định, phụ thuộc vào chỉ định sản xuất từ phía Hàn Quốc
+ Thời gian giao nhận cụ thể từng đợt hàng sẽ được thông báo qua email và được thống nhất bằng văn bản có chữ ký 2 bên
+ Địa điểm giao: Hải Phòng -Việt Nam
+ Địa điểm nhận: Incheon- Hàn Quốc
+ Đối tác giao nhận tại Hàn: FIL Company hoặc đại diện được ủy thác giao nhận từ FIL
b. Yêu cầu từ hợp đồng
- Điều kiện giao hàng: FOB ( tùy thuộc vào phía Hàn Quốc chỉ định)
- Nơi giao: Hải Phòng (tùy thuộc vào điều kiện giao hàng)
- Phương thức vận chuyển quốc tế: đường biển (Do FIL chỉ định)
- Phương thức vận chuyển nội địa: đường bộ
- Chỉ đảm nhiệm các nhiệm vụ và dịch vụ nằm trong thỏa thuận đã ký kết giữa 2 bên
- Mọi bao bì đóng gói hàng hóa đều phải có tên nhãn hiệu, xuất xứ
- Trong vòng 5 ngày kể từ khi giao hàng phải hoàn thiện ( hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ) cho phía Hàn Quốc
- Phải có các thông tin về số hiệu hợp đồng gia công đã đăng ký, bảng định mức và đầu vào nguyên phụ liệu cấu thành nên sản phẩm có trong lô hàng vì ảnh hưởng đến trị giá tính thuế ( nếu nguyên phụ liệu là sản phẩm tại Việt Nam thì sẽ bị tính thuế, còn 100% nguyên phụ liệu từ Hàn Quốc thì được miễn thuế theo Điều 16 của Luật thuế xuất nhập khẩu dành cho hàng gia công)